就活のマナー

【内々定を辞退するときの連絡方法】企業への正しい対応とマナー

内々定を辞退したい

就活によってせっかくいただいた企業からの内々定ですが、これを辞退したいということもあり得ないことではありません。例えば他の意中の企業の内定をもらったり、いろいろと就活をしている間に自分の進路についての疑問が生じ、思い切って異なった職種へと進路変更をする決心をしたりなど、就活生自身の事情により状況や進路の方向性が変わってしまったというような場合です。

早々と内々定をいただいたことは、ありがたいことなのですが、とはいえ就活生がこれから構築する人生の問題ですから、自分自身の意志に従うことが望ましいのは言うまでもありません。こうした時には、企業の担当者に内々定を辞退したいという意思をどのように伝えるのが良いのでしょうか。

内々定は「労働予定通知」

「内定」と「内々定」という言葉がありますが、これらはどう違うのでしょうか。「内定」とは通常でもよく使われているので知っている就活生も多いと思いますが、「内定」は「正式な労働契約」ということです。正式な労働契約ですから、企業と就活生の双方の承諾を得て成立するものになります。例えば、この「内定」を企業が取り消す場合は解雇と同じ意味合いを持ちます。

これに対し「内々定」は「労働予定通知」といい、企業が就活者に対して行う採用予定を知らせる通知で、まだ正式な労働契約は結んでいない状態です。この状態は「労働契約が締結される前段階」とされることから、労働契約による相互の拘束関係はありません。つまり、内々定を辞退することで、就活生に法的な問題が発生することはないです。

いつまでが辞退の期限なのか

それでは、この内々定を辞退する場合、いったいいつの時期までに伝えたらよいのでしょうか。これには明確な期限はありませんが、内定通知を受け取った月内が無難な期間といわれています。入社予定日の2週間以前までには申し出ましょう。

あまりに入社直前の内定辞退は、トラブルになりかねない危険性があります。内々定は正規の労働契約ではありませんが、内定となると相互に拘束関係のある法的契約です。これは内定通知をいただいて、これを承諾するところから契約が成立します。内定辞退をおこなう場合は、適切な時期に通知しないと企業によってはリスクがある可能性もあるのです。ここは、きっちりと対処する必要がありますので注意してください。

しかし、内々定においてはその辞退することに対しての法的な問題は発生しません。しかし、ここは社会人のマナーとしても、決断したらなるべく早く伝えるのが大切です。

内々定辞退の正しいやり方

企業は就活生であるあなたを評価し、内々定を通知したのです。これを辞退することは、企業のあなたへの期待を裏切ることになります。このことをしっかり認識して、内々定の辞退という問題に対処しなければなりません。確かにあなたにとっては一生に関わる問題としての決断ではありますが、企業にとってみれば、あなたのその決断が優秀な人材を逃してしまうという痛手にもなります。

あなたを評価してくれている企業だからこそ、丁寧にそして誠意をもってこの内々定辞退を伝えることが望ましいでしょう。企業に対して失礼でない、誠意のみえる内々定辞退の通知をすることが、社会人としての基本的なマナーになります。ここでは、これから社会人となる就活生の基本的なマナーとしての、内々定辞退の正しい方法を見ていきましょう。

理由は素直に伝える

就活生が内々定を辞退するのは、他の企業への入社を決意した場合などが多いでしょう。他にも様々な理由で内定辞退をする学生がいるのですが、どのような事情であれ本人にとっては切実なものに違いありません。また、その決断をすることに対しても十分に悩んだ末のことでしょう。そんな就活生の気持ちを素直に伝えることが、自分を評価してくれた企業に対する誠意です。

社会人としてのマナーの上からも、正直な気持ちで内々定辞退の意思を伝えることが大切になります。しっかりとした理由をもって内々定の辞退を通知するのであれば、決して失礼にはあたりません。企業の担当者も社会人であり大人ですから、就活生の事情を理解して快く納得してもらえるはずです。

メールで伝える

【例文】

件名:内定辞退のご連絡

株式会社〇〇
人事部人事課 〇〇様

お世話になっております、〇〇大学〇〇部〇〇科の〇〇です。
この度は採用内定の通知を頂き、誠にありがとうございます。
貴社に評価をして頂けた事は大変嬉しく、光栄に思っております。

このような機会を頂きながら誠に恐縮なのですが、
自身の就職活動を熟考した結果、他の企業とご縁を感じたため
貴社の内定を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

本来なら直接お伺いしてお詫びしなければならないところ、
メールでのご連絡になりますことを重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、貴社ますますのご発展をお祈り申し上げます。

いろいろな葛藤があったかもしれませんが、内定辞退を決意したらいち早く企業に知らせましょう。ここでは内々定辞退のご連絡メールの定型文を紹介していますが、大事なのは相手に失礼を感じさせない文面で辞退の意思を伝えることです。そのために、基本的な書式に則ったメールを作成してください。

例文の辞退理由では、他の企業への就職を決めたことを理由としていますが、就活生にはさまざまな辞退の理由があるかもしれません。ここではそれぞれの本当の理由を正直に記すことが誠意を示すこととなります。例えば、家族の都合で家業を継ぐこととなり企業就職をできなくなったことであったり、専攻学業の研究を深めたく、進学を決断した等というようなこともあるかと思いますが、誠意をもって事実を伝えましょう。

電話でもOK

内々定辞退の決意を告げるにあたっては、メールではなく電話や手紙でも問題ありません。気をつけなくてはいけないことは、決断をしたらより早く企業に対してその旨を伝えるようにするということです。内々定であっても、採用予定者として捉えられているわけですから、企業側では新人に対するスケジュール作成や育成プログラムの準備をしています。場合によっては、営業の戦力としてのセクション配置など、実際の業務について方向性を構築していることも考えられます。

内々定を受けた採用予定者も、既にそのプログラムのなかに組み入れられている場合が多いのです。自分を評価してくれた企業に余分な負担をかけさせない気遣いもまた、社会人としてのマナーということができます。

辞退する前に意思確認を徹底する

就活生が、決断した内々定の辞退を伝えたいと迅速に行動するのは良いのですが、企業に伝えるにあたって、もう一度自分自身に対しその意思を確認することが必要です。自分自身の判断に間違いがないか、まだ迷いはないか、徹底的に自分自身に問い直してみてください。

一度辞退を伝えてしまえば、もう後戻りはできません。後悔のない就活を推進するためにも、その判断は慎重にしていくことが大切です。就活の結果は自分自身の責任にかかっています。だからこそ、就活中の判断は適確なものである必要があるのです。

企業側のデメリットも把握しよう

就活生が自身の決断で内々定辞退をするのはもちろん就活生の事情としてやむを得ないのですが、その決断は企業にとってさまざまなデメリットをもたらします。企業にとって人材は欠くことのできない戦力であり資産です。

毎年、新しい人材を募集し確保するのは、多くの時間やコストを要します。企業が選考、評価して確保したはずの人材が一度承諾した内々定を辞退してしまうということは、これらの労力が無駄になるということに等しいものです。次に企業が内定辞退された場合のデメリットをご紹介します。

採用枠に穴が空いてしまう

慎重に慎重を重ねた選考によって採用したいと判断し、内々定を通知した優秀な人材を得られなくなったわけですから、企業にとって大きな損失です。就活生が内々定を承諾した時点で、企業はその就活生を自らの組織の一員としてプログラムを構築していきます。採用者の配置などを採用者の能力や特性に合わせバランスよく組み、より効率的な組織体制をつくっていくわけです。

そのような時に採用予定者が一人欠けるということは、採用枠に穴があいてしまうということですから、その後の組織体制にも穴があくという事態に陥ります。このことを認識しているかどうかで、就活生の就活に向き合う姿勢というものの違いが出てきます。

時間とコストが無駄になる

また企業が人材を採用確保するにあたっては、さまざまに時間とコストをかけ、また内々定を出しこれを承諾された時点から、研修や入社後のスケジュールや組んでいたものが無駄になるわけです。大手の企業では人材採用の際、外部の専門コンサルに発注し採用事業を実施するため、そのコストは数百万円にものぼるともいわれています。

中規模企業においても状況は同じで、社内組織でこの採用事業を実施する際には、その時間やコストはある意味測りきれないほどのものとなっているに違いありません。就活生が自身の就活に必死となっているのと同様に、各企業においても人材採用は企業の生き残りをかけた大事業です。就活生の皆さんはそのこともしっかり認識して行動することが重要です。

決断したら早めに伝える

企業と就活生が、ともに不快になることなく納得できる内々定辞退ということに対処するためには、迅速に行動することが必要です。内々定の辞退を決断したら、より早くその旨を企業の担当者に伝えることで、企業の側もそのことから生じるさまざまな事態にいち早く対処することができます。

採用枠に穴があいても、早い時期であればそのあいた枠を埋めるために対応できる可能性があり、追加の時間やコストのロスも最小限にとどめることも可能になるでしょう。就活生であっても将来の企業人の一人であることは間違いないのですから、企業の側に立った思考というものをシミュレーションできる良い機会となるかもしれません。

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就活における電話・メールのマナーを知っておこう

就活には、さまざまなマナーが存在します。内々定辞退のメールや電話をするなら、就活マナーを知っておかなければなりません。就活マナーを知らずにいると、思わぬところで採用担当者に悪い印象を与えてしまうでしょう。就活マナーは社会人になってからも役に立ちますので、しっかりマスターしておきましょう。

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将来のためにも誠意ある対応を

内々定の辞退という決断をした時の企業に対する対処の仕方についてご紹介しました。何においても不測の事態というものは起こりえますが、心構えと相手に対する誠意でリスクを回避することはできます。ましてや内々定の辞退は不測の事態ではなく、あなた自身の決断によって生じる事態ですので、しっかり自覚して対処してください。無用なトラブルは、就活生にとってこそ無駄なものです。

また辞退した企業の担当者とその後、それぞれ異なる企業の一員としてビジネスの現場で顔を合わせることだってあり得ないことではありません。誠意ある対応で内々定辞退という問題に対処していきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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