【郵送とは何か】就活時に知っておきたい郵送方法とマナーを解説

就活では書類を郵送することが多い

就職活動において、エントリーシートや履歴書などの書類を郵送する機会は非常に多いです。しかし、郵送についてしっかりと理解していない就活生もいるしょう。書類を郵送する際には、守るべきマナーがいくつかあります。マナーの守られていない形で郵送してしまうと、思わぬ減点を招いてしまい、内定が遠のいてしまう恐れもあります。

ここでは郵送について、その概要と守るべきマナーを解説していきます。郵送は就活時だけ利用するものではありません。社会人になってからも仕事で利用する機会は多いため、郵送についての知識とマナーは、いずれにしても身につけなければならないことです。これを機に郵送について学び、社会人としてのスキルを高めておくようにしましょう。

郵送と発送の違い

郵送について理解するにあたって、まずは郵送と発送との違いを知っておかないといけません。「郵送も発送も同じ意味なんじゃないの」と思う就活生も多いでしょう。たしかに日常生活において、これらは同じ意味として使われていることもあります。

しかし厳密には、郵送と発送の意味は異なります。以下、郵送と発送についてそれぞれの意味を解説していきます。それぞれの違いをしっかりと押さえ、使い分けをおこなうことができるようにしておきましょう。

郵送は日本郵便で送ること

郵送とは、日本郵便を使って送りたいものを送ることを意味しています。もし自分がエントリーシートや履歴書などの書類を企業に送る際、送り手は自分となり、郵送の受け手は企業になります。郵送の場合、送り手の代わりに日本郵便が書類の送付をおこないます。郵便局で定められている一定の料金を払うことで、郵便事業者が宛先への配達をおこなってくれます。

日本郵便は差出人である自分と受取人の企業の間に入り、書類を預かり、その書類を企業へと届ける役割を担っています。そのため「〇月〇日までに応募書類を郵送してください」と企業から求められている際には、応募書類を郵便局に持ち込むか、料金相当分の切手を貼り、ポストに投函することが必要となります。

発送は日本郵便に限らず送ること

発送とは、差出人が窓口やポストに投函することです。つまり、送り手が送りたいものを送り出すことを意味しています。郵送の場合、日本郵便を使って送りたいものを送ることを意味していると述べましたが、発送の場合、そのような制約のない、より広い意味での送付を意味しています。そのため、発送は、郵便局だけでなく宅配便で送るときにも使われる言葉になります。

就職活動において「〇月〇日までに応募書類を郵送してください」と明記されていれば、日本郵便を使って応募書類を送らなければなりません。しかし「〇月〇日までに応募書類を送ってください」と記されていた場合には、日本郵便に限らず、企業へ応募書類を送ることができます。

ゆうパックとレターパックの郵送の違い

レターパックとゆうパックの郵送の違いを正確に把握している就活生は少ないです。「どちらも何となく言葉だけ聞いたことがある」という人が多いでしょう。ここではレターパックとゆうパックの郵送の違いについて解説していきます。

就職活動において利用することは少ないでしょうが、企業から利用を求められる可能性もあります。いずれにしても社会人として生活していくうえでは必要な知識です。あわせて押さえておくようにしましょう。

ゆうパックのサイズは決まっていない

ゆうパックは瓶、スキー、ボストンバッグなどさまざまな品に合わせた包装で送れるサービスです。郵便局だけでなく、コンビニからも送ることが出来るのが大きな特徴です。郵送のサイズには決まりがないため、ゴルフ場と自宅間のゴルフグラフの郵送等にも利用されています。

また、信書の取り扱いをおこなっていないことも大きな特徴です。信書とは特定の人物に宛て、通信文を記載した文書のことであり、契約書や申込書、戸籍謄本などの証明書類が該当します。

履歴書やエントリーシートも信書に該当します。就職活動において企業に書類を送付するのは、多くの場合、応募書類や内定承諾書の送付です。そのため就職活動においてゆうパックを利用することは少ないです。

レターパックはサイズが決まっている

レターパックはA4サイズ・340㎜×248㎜の4kgまで全国一律料金で郵送をおこなうサービスのことです。ポスト投函も可能であり、追跡サービスも付いている点に大きな特徴があります。

レターパックにはレターパックプラスとレターパックライトの2種類が存在します。レターパックプラスは郵送先に対面で配達する一方、レターパックライトは郵便受けに配達をおこないます。これらは、用途に合わせて使い分けることが可能です。

また、レターパックの場合、信書も送ることが可能であるという点に大きな特徴があります。レターパックはゆうパックとは異なり、履歴書やエントリーシートを送付できるため、就職活動においても書類の送付の際に利用することができます。

選考書類を郵送する際のマナー

選考書類を郵送するときは、守るべきマナーがあります。何も考えずに適切なマナーを守らないで郵送してしまうと、「郵送マナーを調べて送ることも出来ないのかな」と採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

郵送マナーでマイナスの評価を受け、選考を自ら不利なものにしてしまってはもったいないです。マナーについてもしっかりと学び、採用担当者に好感を与えられるように準備しておきましょう。

封筒にはのり付けをして〆マークを書く

書類を郵送する際、封筒にはしっかりとのり付けして〆マークを書くようにしましょう。封筒の口の部分をのり付けせずに、クリップで止めて郵送しようとする就活生がたまにいます。クリップで止めただけでは郵送中に他の郵送物と擦れる中でクリップが外れてしまい、中の書類が散乱してしまう恐れがあります。そのため、のり付けをおこない、中の書類が外に出てしまうことのないようにしましょう。

また、のり付けをしたうえで〆マークを書くようにしましょう。〆マークは途中で封筒を開封されないように、また未開封であるということを伝えるために記すものです。郵送過程で封筒が開封され、応募書類に手が加えられてしまっては困ったことになってしまいます。そのようなことの無いよう、公的な文書の郵送の際にはのり付け後、〆マークを書くのがマナーです。

「様」と「御中」を正しく使い分ける

封筒の宛名を書く際は、敬称に注意しましょう。「～様と記せば問題ない」と考えている就活生もいますが、「様」では不適切な場合もあります。

担当者名がわかる場合、敬称は「様」を用いるのが正しいです。「〇〇株式会社人事部人事課　〇〇様」と記し、郵送すれば問題はありません。

一方、担当者名がわからない場合は「御中」を用いるようにしましょう。「〇〇株式会社人事部人事課　御中」と記し、郵送するのが正しいマナーです。担当者名がわからない場合はチーム名を記して郵送することになります。そのようにチーム単位を宛先として郵送する場合には、「様」ではなく「御中」を敬称として用いて郵送をおこないます。

料金の不足に注意する

就活で書類を郵送する時は、料金にも注意が必要です。郵送料金が不足していると、郵送物が企業へ届かずに返送されてくるか、最悪の場合、企業に不足料金の請求がいってしまいます。

受取人である企業に不足料金の請求がいってしまうことは、大変失礼にあたるでしょう。また、金銭面の確認がしっかりできない、ズボラな印象も与えてしまいます。

定形外郵便の場合、50ｇ以内であれば120円、50ｇ以上100ｇ以内であれば140円の料金がかかります。切手を貼る前によく確認をするようにしましょう。郵便を出すことに慣れていない人は、郵便窓口へ持っていくことが一番確実な方法です。そのため、少しでも不安があれば、窓口を活用することをおすすめします。

就活時によく使う郵送とは何か下調べしておこう

ここまで郵送について、その概要と注意点を解説してきました。郵送は一度送付してしまえば、たとえ郵送にあたってのマナーが守られていない状態であっても相手に届いてしまいます。マナーの守られていない郵送物を送ってしまうと、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまい、選考を突破するのが困難になるリスクがあるでしょう。

郵送を使う機会があるのは就活時だけではありません。社会で働き出すと、さまざまな場面で郵送する機会があります。そのような場で不適切なマナーで郵送してしまうと、自分自身、さらには自社の評判を大きく下げてしまいます。就活をよい機会と捉え、今のうちに郵送についてしっかりと調べ、学んでおくようにしましょう。

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