就活のマナー

【就活時によく使う郵送とは何か】知っておきたい発送との違いから送り方のマナーまで

就活時によく使う郵送について把握しておこう

就職活動において、エントリーシートの提出時等、郵送を行う機会は非常に多いです。しかし、郵送についてしっかりと理解していない就活生は意外と多いでしょう。書類の郵送を行う際には守るべきマナーも存在しています。マナーの守られていない形で郵送を行ってしまうと、思わぬ減点を招いてしまい、内定が遠のいてしまう恐れもあるのです。

ここでは郵送について、その概要と守るべきマナーを解説していきます。郵送は就活時だけ利用するものではありません。社会人になってからも仕事の中で利用するものであり、郵送についての知識とマナーは、いずれにしても身につけなければならないものなのです。これを機に郵送について学び、社会人としてのスキルを高めておくようにしましょう。

郵送と発送の違い

郵送について学ぶにあたって、まずは郵送と発送との違いを理解しておかないといけません。「郵送も発送も同じ意味なんじゃないの?」と思う就活生も多くいることでしょう。たしかに日常生活において、これらは同じ意味として使われていることもあります。

しかし厳密には、郵送と発送の意味は異なるのです。以下、郵送と発送についてそれぞれの意味を解説していきます。それぞれの違いをしっかりと押さえ、使い分けを行うことが出来るようにしておきましょう。

郵送の意味とは

郵送とは、日本郵便を使って送りたいものを送ることを意味しています。もし自分がエントリーシートなど、企業に書類を送る際、送り手は自分となり、郵送の受け手は企業になります。郵送の場合、送り手の代わりに日本郵便が書類の送付を行うのです。郵便局で定められている一定の料金を払うことで、郵便事業者が宛先への配達を行ってくれるというものです。

日本郵便は差出人である自分と受取人の企業の間に入り、書類を預かり、その書類を企業へと届ける役割を担っています。そのため「〇月〇日までに応募書類を郵送してください」と企業から求められている際には、応募書類を郵便局に持ち込むか、料金相当分の切手を貼り、ポストに投函することが必要となります。

発送の意味とは

一方発送とは、差出人が窓口やポストに投函することです。つまり、送り手が送りたいものを送り出すことを意味しています。郵送の場合、日本郵便を使って送りたいものを送ることを意味していると述べましたが、発送の場合、そのような制約のない、より広い意味での送付を意味しているのです。そのため発送は、郵便局だけでなく宅配便で送るときにも使われる言葉になります。

就職活動において「〇月〇日までに応募書類を郵送してください」と明記されていれば、日本郵便を使って応募書類を送らなければなりません。しかし「〇月〇日までに応募書類を送ってください」と記されていた場合には、日本郵便に限らず、企業へ応募書類を送ることが出来るのです。

レターパックとゆうパックの郵送は何が違う?

レターパックとゆうパックの郵送の違いを正確に把握している就活生は少ないです。「どちらも何となく言葉だけ聞いたことがある」という人が多いでしょう。ここではレターパックとゆうパックの郵送の違いについて解説していきます。

就職活動において利用することは少ないかと思いますが、企業から利用を求められる可能性もあります。いずれにしても社会人として生活していく上では必要な知識になりますので、併せて押さえておくようにしましょう。

ゆうパックのサイズは決まっていない

ゆうパックは瓶、スキー、ボストンバッグなどさまざまな品に合わせた包装で送れるサービスです。郵便局だけでなく、コンビニからも送ることが出来るのが大きな特徴となっているものです。郵送におけるサイズには決まりがないため、ゴルフ場と自宅間のゴルフグラフの郵送等にも利用されています。

また、信書の取り扱いを行っていないことも大きな特徴です。信書とは特定の人物に宛て、通信文を記載した文書のことであり、契約書や申込書、戸籍謄本など証明書類が該当します。履歴書やエントリーシートも信書に該当するのです。就職活動において企業に書類を送付するのは、ほとんどの場合、応募書類や内定承諾書の送付です。そのため就職活動においてゆうパックを利用することはほとんどありません。

レターパックのサイズは決まっている

レターパックはA4サイズ・340㎜×248㎜の4kgまで全国一律料金で郵送を行うサービスのことです。ポスト投函も可能であり、追跡サービスも付いている点に大きな特徴があります。レターパックにはレターパックプラスとレターパックライトの2種類が存在します。レターパックプラスは郵送先に対面で配達する一方、レターパックライトは郵便受けに配達を行うので、用途に合わせて使い分けを行うことが可能です。

またレターパックの場合、信書も送ることが可能であるという点に大きな特徴があります。レターパックはゆうパックとは異なり、履歴書やエントリーシートの送付を行うことが出来るので、就職活動においても書類の送付の際に利用することの出来るものになります。

選考書類を郵送する際のマナー

選考書類を郵送する際、そこには守るべきマナーが存在しています。何も考えずに適切なマナーを守らずに郵送を行ってしまうと、「郵送に関するマナーを調べて送ることも出来ないのかな」と採用担当者にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。

郵送マナーでマイナスの評価を受け、選考を自ら不利なものにしてしまってはもったいないです。マナーについてもしっかりと学び、採用担当者に好感を与えられるように準備しておきましょう。

封筒にはのり付けをして〆マークを書く

書類を郵送する際、封筒にはしっかりとのり付けして〆マークを書くようにしましょう。封筒の口の部分をのり付けせずに、クリップで止めて郵送しようとする就活生がたまにいます。クリップで止めただけでは郵送中に他の郵送物と擦れる中でクリップが外れてしまい、中の書類が散乱してしまう恐れがあるので、必ずのり付けを行い、中の書類が外に出てしまうことの無いようにしておきましょう。

また、のり付けをしたうえで〆マークを書くようにしましょう。〆マークは途中で封筒を開封されないように、また未開封であるということを伝えるために記すものです。郵送過程で封筒が開封され、応募書類に手が加えられてしまっては困ったことになってしまいます。そのようなことの無いよう、公的な文書の郵送の際にはのり付け後、〆マークを書くのがマナーです。

担当者名がわかる場合の敬称は「様」・不明な場合は「御中」

封筒の宛名を書く際、その敬称は注意して選択するようにしましょう。「~様と記せば問題ないのでは?」と考える就活生も中にはいますが、もちろん「様」で正しい場面もあります。しかしそれでは不適切な場合もあります。担当者名がわかる場合、敬称は「様」を用いるのが正しいです。「〇〇株式会社人事部人事課 〇〇様」と記し、郵送を行えば問題はありません。

一方、担当者名がわからない場合は「御中」を用いるようにしましょう。「〇〇株式会社人事部人事課 御中」と記し、郵送を行うのが正しいマナーです。担当者名がわからない場合はチーム名を記して郵送を行うことになります。そのようにチーム単位を宛先として郵送を行う場合には、「様」ではなく「御中」を敬称として用いて郵送を行うのです。

就活時は郵送を使う機会があるので下調べしておこう!

ここまで郵送について、その概要と行うにあたっての注意点について解説してきました。郵送は一度送付してしまえば、たとえ郵送にあたってのマナーが守られていない状態であっても相手に届いてしまうものです。マナーの守られていない郵送物を送ってしまうと、採用担当者にマイナスの印象を与えてしまい、選考を突破するのが困難になるリスクがあります。

郵送を使う機会があるのは就活時だけではありません。社会で働き出すと、さまざまな場面で郵送を行う機会があるでしょう。そのような場で不適切なマナーで郵送を行ってしまうと、自分自身、さらには自社の評判を大きく下げてしまいます。就活を良い機会と捉え、今のうちに郵送についてしっかりと調べ、学んでおくようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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