【送付状を縦書きする際のポイント】手書きで書く際の注意点

送付状は横書きが一般的

志望する企業にエントリーシートや履歴書を送る際、一緒に「送付状（そうふじょう）」を同封することは、守るべきビジネスマナーのひとつです。「送付状」は「添え状（そえじょう）」とも呼ばれ、就活時だけではなく、入社後でも対応すべきマナーなので、今のうちからしっかりと頭に入れておきましょう。

就活生の中には、横書き・パソコン入力で「送付状」を記入している人もいるかもしれません。しかし、縦書き・手書きで対応してもマナー違反というわけではないのです。本記事では、縦書きで送付状を書く際のポイントや注意点をご紹介します。いくら履歴書の内容を完璧に仕上げたとしても、「送付状」の内容を疎かにしたり、封筒に入れ忘れてしまえば、内定に大きく関わることでしょう。

就活で送付状を同封する理由

なぜ送付状を同封するのか理由がわからない人もいるかもしれません。エントリーシートや履歴書などの書類を作成するだけでも、ある程度時間がかかります。封筒に宛名などを記入する時も、細かいところまで気を配るでしょう。その上、送付状を作成するのには、理由があるのです。もちろん、単純に「ビジネスマナーだから」の一言に尽きる話ではありますが、いい加減な理由でそのマナーが存在しているわけではありません。

書類を郵送する方法やマナーはこちらを参考にしてみましょう。

• 【書類の郵送方法とマナー】封筒や送付状の正しい書き方をご紹介

企業側が郵送書類の概要を確認しやすくなる

履歴書などの書類を面接で手渡しする場合、送付状の同封は必要ありませんが、企業に送付する場合は、必ず書類と一緒に封筒に入れることになります。郵送だけでなく、FAXで送信する際も、同様の対応をしてください。送付状が必要な理由は、「誰宛の書類か」、「誰から送られてきたのか」、「何が送られてきたのか」、「何枚あるのか」など、封筒内などにある書類の概要が一目でわかるからです。

就活の時期になると、企業にはたくさんの就活生から履歴書が送られてくるはずです。それらを確認する作業は、大変労力のかかる仕事になるでしょう。なので、人事担当者の目線になって何が入っているのかすぐにわかるようにすることは、立派なビジネスマナーとなります。

企業側に良い印象を与えることが出来る

送付状をつけないことは、マナー違反です。企業側や人事担当者に対する配慮が欠けている行為といっても過言ではありません。封筒に宛名を書き、「履歴書在中」などを記入しておけば、誰宛なのか、何が入っているのかはわかるかもしれません。しかしそれでも、送付状は同封しなければなりません。

送付状がついている書類とついていない書類、企業側はどちらに良い印象を抱くでしょうか。もちろん正解は、前者です。送付状をつけることにより、「誠実さ」、「真面目さ」などが伝わり、少なくともわ悪い印象になることはありません。企業としても、礼儀があり、しっかりしている就活生を採用したいはずですので、「手間がかかるから」という怠惰な理由で、送付状を無視してはいけません。

送付状を縦書きで書く際のポイント

送付状は横書きの方が一般的かもしれませんが、もちろん縦書きで記入しても構いません。ただし、縦書きには横書きとは違う注意ポイントなどがあるので、縦書きのルールをしっかり守りながら記入しましょう。具体的には、数字の書き方、自分の名前・企業名の場所などです。これらには横書きと異なる記入方法があるので、しっかりと頭に入れておきましょう。間違って記入してしまうと、違和感のある送付状になってしまうのでご注意ください。

①頭語・結語

送付状を書く際には、頭語と結語を書く必要があります。これらは送付状に限らず、ビジネス文章で求められるものですので、この機会に正しく使えるようにしておくと良いでしょう。頭語と結語は、「あいさつ」に当たる言葉です。頭語は、文章の冒頭に書くことで「こんにちは」と同じような意味合いとなります。一方結語は、本文の一番最後に書き、「さようなら」といった意味を表します。

頭語や結語には種類があり、一般的なビジネス文書では、頭語に「拝啓」、結語に「敬具」が使われることが多いです。このほかにも、例えば改まった文書などでは頭語に「謹啓」、結語に「謹白」を使う場合などもあります。ただし、これらを使うケースはまれでしょう。ここで注意したいのは、頭語と結語には正しい組み合わせがあり、間違うとマナー違反ということです。頭語に「拝啓」を使い、結語に「謹白」などを使うと、文書のルールをきちんと踏まえていない印象を与えてしまうので気をつけてください。

時候の挨拶一覧

送付状を初めとするビジネス文書には、上記のように時候の挨拶を入れることも一般的です。上記のように、「○○の候」という形になっているものと、「木々の葉も色づいてまいりました」のように独立しているものがあります。

基本的に、手紙や何かのお祝いなど、情感を伝える文書では長い時候の挨拶を使うこともありますが、ビジネス文書であれば短めのものを使うことが多いでしょう。時候の挨拶は、上旬・中旬・下旬などで使い分けされるものもあるので注意してください。

②本文

続いて、送付状の本文を書いていきましょう。頭語、時候の挨拶に続いて「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などの挨拶文を続けます。その後、書類を送付する旨を簡潔に伝えましょう。２行目の最初は1文字分下げて書き始めるようにします。送付書類の内容は、本文中に書くようにしましょう。また、横書きの送付状と同様に、記書きを使っても問題ありません。履歴書やエントリーシートは複数枚になる場合もありますので、枚数も忘れずに正しく記載してください。

④日付

結語の「敬具」の次の行に、日付を記入することになります。横書きのように日付が一番右上にはなりませんのでご注意ください。

縦書きの場合、日付は必ず和暦・漢数字にしましょう。西暦・アラビア数字は、基本的には横書きの時に用いるものなので、NGです。「平成十年十月十日」のように記入してください。「2010年10月10日」のような書き方は避けましょう。また日付は、必ず送付日にしてください。記入日や面接日などに間違えてしまう可能性があるので、注意が必要です。

⑤自分の名前

和暦・漢数字で送付日の日付を記入した後に、自分の名前を書きます。横書きの場合は、日付のように右上に記入することになるので、間違えないようにしましょう。縦書きの場合は、基本的には、日付の次の行に自分の名前です。日付は上の方から記入していきますが、名前は下の方に位置するので、ご注意ください。

最後に1文字分の空きがあるとキレイに見えるでしょう。「就活　太郎」のように名字と名前の間にスペースがあると読みやすいはずです。もちろん名前は、フルネームで書いてください。添え状だけではなく、封筒などに自分の名前を記入する時も、「就活　太郎」のように名字と名前の間に空きがある方が良いでしょう。マナーを守りつつ、読みやすさも重視してください。

⑥宛名

日付・氏名を書き終え、最後に企業の宛名です。横書きの場合、左上に企業名・担当者名などの宛名を記入しますが、縦書きは最後に書きますので覚えておきましょう。最初に記入するパターンもあるようですが、基本的には最後です。その際、会社名は必ず正式名称で記入してください。略称や通称などは控えましょう。また、「（株）」「（有）」という省略形ではなく、「株式会社」「有限会社」と書くようにしましょう。

また、「御中」「様」などの敬称も間違えてはいけません。企業宛などである場合は「御中」、個人宛は「様」なので注意してください。企業名・部署名・個人名などの間に、スペースがあると見やすいので、対応するようにしましょう。

送付状を手書きで書く際の注意点

縦書きで送付状を作成する時は、パソコン入力ではなく、基本的には手書きです。企業によっては、履歴書のように手書きに良い印象を抱くケースも考えられます。企業柄などを考慮して、対応してみてください。もちろん手書きには、パソコン入力にはない注意ポイントがいくつかあります。万年筆を使用しないことや誤字脱字に気を配ること、1文字1文字丁寧に書くことなどが挙げられるでしょう。「手書きに慣れていない」という人は、ぜひ参考にしてください。

A4サイズで白色の便せんを使う

送付状は内容だけでなく、紙にもこだわるようにしてください。紙は、A4サイズで白色の便せんを使うのが良いでしょう。それ以外の紙を使った場合、マイナスの印象が付いてしまう可能性があるからです。白色の便せんで書くのが一般的ですのでそれに合わせ、余計なリスクを発生させないようにしましょう。

送付状の役目は、送付した書類などを、受取手が漏れなく確認できるようにすることです。そのため、見やすくシンプルなものが最もTPOに合っていることになります。一般的に、先行書類を含め、企業で扱われる紙のサイズはA4サイズです。それ以外のサイズの用紙を使用すると、他の書類と揃えることができないなど、ちょっとしたストレスの原因になりますので注意してください。

また、情報をわかりやすく相手に伝えるのに、色つきや柄付きの便せんは不要です。むしろ、色や柄が付くことで大切な内容が読みにくくなってしまい、見落としたり誤読するリスクが発生します。色や柄の付いた便せんを使うと、相手への配慮がないと受け止められますので、必ず白色の便せんを使うようにしてください。

就活で用いる封筒についてはこちらの記事で紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

• 【就活で提出する封筒の書き方】色やサイズの正しい選び方をご紹介

ボールペンを使用する

手書きにもっとも適した筆記用具は、黒のボールペンです。青色などではなく、書類などに記入する際にスタンダードな色とされている黒色が良いでしょう。もちろん、赤色などその他の色は避けてください。そして黒色だとしても、万年筆やインクペンなどは使用しないようにしましょう。

種類や慣れによっては、万年筆の方が書きやすいかもしれませんが、インクが滲んでしまい、見栄えがわるくなってしまう可能性があります。そのため、ボールペンを用いる方が良いでしょう。縦書き・手書きの場合、白い便箋などを使用します。種類によってはとてもデリケートに作られていますので、万年筆やインクペンなどを用いた場合、より滲みやすいかもしれません。

誤字脱字に気を付ける

送付状に限らずの話ではありますが、誤字脱字には十分注意してください。正式な書類を間違えた文字のまま提出することは、大変失礼な行為です。企業名や担当者氏名などを誤字脱字してしまっては、印象が良くないでしょう。封筒・エントリーシート・履歴書なども1文字1文字に気を配ってください。住所などを誤ってしまえば、大切な書類が届かない危険性もあります。

もし仮に、書き間違えしまったら、必ず最初から書き直しましょう。書き方でごまかしたり、修正液・修正ペンなどを使用してはいけません。「漢字の形がおかしい」、「この部分だけ色が違う」などとすぐにわかってしまうものなので、書き直す以外の対応は避けてください。志望する企業から内定を得るためには、細かい配慮が必要なのです。

字は丁寧に書く

文字には、人柄が表れると言われています。そのため、送付状に記入する時は、できるだけ時間をかけて丁寧に書くことを意識しましょう。読めないような字を書いてしまうと、いい加減な人、適当な人と思われてしまう危険性があります。送付状だけではなく、履歴書や封筒なども同様に丁寧な字を心がけてください。

企業によっては筆記試験があり、読めないような字を書いてしまえば、正解も正解ではなくなってしまうかもしれません。「字が汚い」と言われることがある人は、お手本となる文字を見て、それを真似して書く練習をすると良いでしょう。日頃の手書きでも、ゆっくり丁寧に記入することを意識していれば、判読できないような文字を書くことはなくなるはずです。

書き方に注意して印象アップを目指そう

送付状は、宛名の企業側に対して「何が入っているのか」など書類の概要を確認しやすくするために同封するものです。基本的なビジネスマナーですので、しっかり対応するようにしましょう。縦書きで送付状を作成する時、日付は必ず漢数字を用いてください。そして自分の名前は、その後に記入します。最後に送り先の企業名などを書きますが、「御中」・「様」などの使い分けに注意しましょう。

手書きの注意ポイントは、インクがにじまないようにボールペンを使用することです。もし誤字脱字をしてしまったら、修正液・修正ペンなどを使用せず、はじめから書き直すようにしましょう。そして、字はできるだけ丁寧に書くことを心がけてください。1つ1つのことに気を配って対応すれば、印象がアップすること間違いなしです。ぜひ正しい送付状の書き方を身に付け、少しでも有利に就活を進めていってください。

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