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【交通費の領収書が必要な場合】就活生が知っておくべき発行場所と宛名

交通費の領収書について理解しておこう

学生にとってはあまりなじみがないかもしれませんが、領収書は社会人にとって重要なものです。社会人になれば、仕事でお金がかかる場合は領収書を受け取る必要があります。そして、それを忘れてしまうことが会社に大きな損失を生むこともあるのです。

領収書のことを、レシートと同様にそこまで必要性のないな存在だと感じることもあるでしょう。しかし、領収書はビジネスシーンにおいて重要な書類として、受け取ること、保存することが求められます。この記事では、領収書の中でも就活生に直接関係のある交通費について紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

就活中の領収書は必須?

就活において、以前よりも就活生の移動に関して企業側に配慮が求められることが多くなりました。

配慮の内容としては、例えば交通費の支給があげられます。これは就活生にとって、非常に喜ばしいことといえるでしょう。ただし、交通費が支給される場合、注意点があります。それは領収書が必要になることです。必要な場合は、企業側から指示があるため、それに従うと良いでしょう。

領収書を発行できる場所

領収書を発行できる場所

企業側が就活生の交通費を負担すること、それに領収書が求められることを知った上で、肝心の領収書はどうやって手に入れればいいのでしょうか。会社によっては、ただのレシートでよい場合もありますが、公共交通機関などが発行した領収書でなければならない企業もあります。レシートよりどちらかといえば領収書の方が無難ですので、迷ったときは領収書をもらった方がよいと覚えておきましょう。

ここからは、後者の正式な領収書の提出が求められた場合のことを中心に説明していきます。

新幹線の場合

地方から東京、東京から地方など、就活における長距離移動はさほど珍しいものではありません。中には飛行機を使うという人もいるかもしれませんし、夜行バス、電車という人もいるかもしれません。しかし、就活生にとって費用は抑えたいものであり、宿泊は現実的でないことも珍しくないため、多くの人は新幹線などを使うことでしょう。

新幹線の領収書は出張族ともいえるビジネスパーソンでなければ意識したことすらなく、入手方法が分かりにくいですが、基本的には券売機で取ることが可能です。また、取り忘れても各駅の窓口で発行してもらうことができるため、慌てる必要はありません。取り忘れたことを説明し、窓口で発行してもらいましょう。

高速バスの場合

新幹線の場合は、券売機や窓口で入手することが可能というのはまだイメージしやすいかもしれません。しかし、ところによっては窓口がない高速バスの場合はどうすればよいのでしょうか。高速バスの場合、支払い方法によって若干異なります。たとえばコンビニ支払いではコンビニで発行可能です。インターネット上の高速バスサイトでクレジットカード決済をした場合は、そのホームページで印刷することが可能になっています。

コンビニ決済の場合、再発行が難しいこともあるため、忘れないように気をつけてください。そのため、基本的にはインターネットで予約をした上で、領収書の発行し忘れがあっても再発行できる体制を整えておく方が無難であり、良いといえるでしょう。

電車などの公共交通機関の場合

ここまでは長距離移動を中心に説明しました。では、都内の移動など比較的短距離の移動の場合はどうなるでしょうか。この場合、企業によって判断は分かれます。例を出すと、どれくらいの費用がかかったか会社側が把握するため、口頭で利用したルートや公共交通機関を伝えるだけで良いという会社もありますし、あらかじめ定額を払う会社もあるといった具合です。

その他、領収書を求める企業もあります。高速バスでない一般のバスの場合は、領収書の発行が難しいことがほとんどであるため口頭で伝えるしかありませんが、電車の場合は券売機や窓口で取得することが可能です。できれば、自分が利用した路線などを覚えておくと良いでしょう。

Suicaを利用した場合も、領収書を発行することが可能です。Suicaインターネットサービスの「ご利用明細(領収書)」をクリックしてページを開いた後、クレジットカードによる入金(チャージ)履歴の一覧が表示されます。ご利用明細書は印刷できるため、任意の宛名で印刷しましょう。ただし、印刷した書類が経費精算等に利用できるかは、事前に確認するのを忘れないようにしましょう。

宛名の書き方とその他ポイント

宛名の書き方とその他ポイント

領収書を発行してもらう際に、必ず求められるのが「宛名」です。これは、誰(どこ)に対して発行されたのか、どのような理由で発行されたのかを証明するために必要となります。しかし、たとえばこれまで領収書というものに触れたことがない学生の場合、この宛名をどのように書いてもらえば良いか困ることでしょう。

そもそも就活生は、その時点で社員ではありません。宛名を求められたところで、どうして良いか悩むのが自然ともいえます。ここでは、就活生にとって悩みどころとなる宛名について解説しましょう。これも就職後には、仕事で外出する度に必要になる知識ですので、ここでしっかりと覚えてください。

個人名と企業名がある

領収書を発行してもらう際に宛名として求められるのは個人名か企業名です。個人名を記載する場合は、自分の名前か、もしくは企業によって指定された人物の名前を書くことになるでしょう。そのため、担当者の名前の確認漏れはないようにしてください。企業名の場合は、自分に対して交通費を支給してくれる企業の名称を書いてもらいます。応募先の企業名が分からないということはないでしょうから、こちらは対応に困るということもないでしょう。

いずれにせよ、交通費を支給する会社の多くは、事前にこの記名に関して何らかの指示をしている場合が多いです。それは、宛名が無記名であると、その後の処理に手間がかかることになるためです。

基本的に企業側の指示に従う

もし事前に宛名についての連絡がなかった場合は、事前に担当者に確認しておくのが良いでしょう。交通費について担当者に連絡するのは気が引けるかもしれませんが、後で失敗するよりは良いです。領収書の宛名がなかっただけで、大きく評価を下げるほど企業側は不寛容ではありませんが、それでも企業側に後から手間をかけるよりは、かけない方が無難でしょう。

何より、このことを気がかりにして、後々の採用試験に変なプレッシャーやネガティブな感情を抱くのが最も避けたいことです。そのため、会社のためという以上に、自分のために分からないことは事前に訊くという姿勢を身につけておきましょう。

往復分を購入する

通常、公共交通機関の料金を支払うとき、多くの人は往復分ではなく片道分を支払って、行きと帰りは別に乗車券を購入することでしょう。移動は基本的に予定通り行われるものではないため、この方法は間違いではありません。しかし、こと就活においては往復分を購入するのが良いといえます。

その理由は、料金がいくらか安くなるという理由もありますが、企業側の事務処理の手間がいくらか楽になるためです。企業は数十人から数百人の就活生の対応を強いられるため、行き帰り別の領収書を出されると処理する量が増え、時間を無駄にしてしまいます。そのため、可能な限り往復分の乗車券を購入するのがお勧めです。

就活の移動距離が長い場合は交通費を確認しよう

就活生にとって、移動にかかる費用は決して軽視することのできない大きな負担です。とくに長距離移動が必要になる人にとっては、その費用負担がそのままプレッシャーにもなることでしょう。しかし、昨今企業側はより多くの就活生に振り向いてもらうべく、今回説明したように交通費の支給をおこなっているところも少なくありません。

そのため、採用試験にしても企業訪問にしても、企業側が交通費の支給をおこなっていないかを確認するようにすると良いでしょう。このとき忘れていけないのは、領収書の保管や宛名などについてもそうですが、なんといっても分からないことがあったらしっかりと確認するということです。質問することは恥ずかしいことではないので、これだけは忘れないようにしてください。

監修者プロフィール

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吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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