【入社書類の添え状の書き方】就活生が知っておきたい基本のマナー

失礼にならない添え状の書き方基本ルール

入社書類を作成し、企業へ送付する際、送付状も併せて送ることが社会人として求められるマナーとなります。入社を決意したのであれば、入社手続きの担当者の方は将来自分の上司になる可能性もあります。正しいマナーで郵送を行い、良い印象を与えておくに越したことはないのです。ここでは添え状の書き方と基本的なルールについて解説していきます。郵送マナーは社会人として働く上でも必要となるものです。この機会に覚えておくようにしましょう。

そもそも添え状とは

「そもそも添え状って何？」と思う就活生もいることでしょう。添え状とは封筒にどのような書類を入れているかを一目で分かるよう記述したものです。添え状には封筒の中に封入する書類について箇条書きで列挙していきます。「内定承諾書　1通」、「卒業証明書　1通」というように列挙していくことで、その封筒にどのような書類が入っているのかを示すのです。

添え状があることで担当者の方は、いちいち封筒の中にどのような書類が入っているかを見る必要がなくなります。添え状を見るだけで、その封筒がどのような要件で送られてきたものなのかを瞬時に判断することが可能になるのです。担当者の方も日々業務に励んでいるため、余計な時間を使わせるわけにはいきません。相手への配慮として送付状を作成することは社会人として当然行うべきことなのです。

添え状に記載する基本項目は6つ

添え状に記載する項目は①日付、②宛先、③送り主、④挨拶、⑤本文、⑥記書きの6項目です。基本的には①～⑥に向け、番号順に記載を進めれば問題はありません。②宛先と、③送り主の位置には注意して作成を進めましょう。目上の方については、自身より高い位置に記述するのがマナーです。また④挨拶では、時候の挨拶を述べる必要があります。その季節に合った挨拶が出来るよう、しっかりと確認してから記述するようにしましょう。

そして⑤本文においては、「書類を一式送る旨の説明」に加え、「入社に向けての意気込み」を簡潔に述べておくとよいでしょう。単なる定型文言で作成して送るよりも、そのようにすることで担当者の方に好感を与えることが出来るのです。最後に⑥記書きで添付書類をそれぞれ箇条書きしていけば、添え状の完成となります。

添え状はパソコンで作成してOK

添え状を作成する際、手書きで作成しなければならないということはありません。パソコンによる作成で何の問題もありません。添え状は添付書類を確認するために付けるものなので、見やすいものでなくては意味がありません。「字がちょっと苦手」という就活生は無理に手書きで作成しようとせず、パソコンで作成するようにしましょう。

作成する際は、縦書きで問題があるわけではないですが、基本的にはA4横書きが一般的です。また添付書類の多くはA4サイズであることが多いため、見栄えを整える意味でもA4サイズに統一して作成しておいたほうが無難だといえるでしょう。

書類提出直前にチェックするべきこと

書類提出直前にチェックすべきことは主に2つあります。1つ目は、添え状の内容と添付書類に誤りがないかのチェックです。添え状に記載の漏れている項目が無いか、もしくは添付漏れしている書類は無いか、しっかりとチェックしてから封入するようにしましょう。封入してしまってから気付くのでは遅いです。担当者の方がスムーズに処理することが出来るよう、内容物のチェックは入念に行いましょう。

2つ目のチェックポイントは添え状の位置です。添え状は全ての添付書類の先頭に入れるようにしましょう。封筒を開けた時、真っ先に添え状を見てもらう必要があります。そのため、すべての書類の先頭に添え状を入れ、最初に見てもらえるようにしておく必要があるのです。

入社書類に添え状を添付する際のポイント

入社書類に添え状を添付する場合は、上記のポイントを守ることが大切です。これらの点を守れているかどうかで、企業からの評価が変わることも少なくありません。入社書類を提出する段階でも企業からの評価は重要です。

ここでいかに評価されるかによって、入社後の評価に影響することも多いため、少しでも好印象を与えられるようにしておきましょう。

書類を郵送する場合に添え状が必要

企業に書類を提出する際には、別途添え状を添付しますが、これはあくまで郵送で提出する場合のルールです。入社書類やその他の書類であっても、手渡しでの提出の場合は添え状を添付する必要はありません。

添え状は封筒の中身を確認するだけではなく、企業へのあいさつも兼ねた書類です。お互いの顔が見えない郵送の場合は、添え状をつけなければ失礼にあたりますが、顔を見て提出できる手渡しなら、添え状は不要です。

手渡しの際に添え状を添付してしまうと、余計な書類が入っていることで企業に混乱を招くこともあります。また、基本的なビジネスルールが守れていないとして、マイナス評価を受けてしまうこともあるため、添え状は郵送の場合のみ必要ということは覚えておきましょう。

角形2号の白い封筒を使用する

入社書類を提出する際には、角形2号で白い封筒を使用しましょう。角形2号はA4サイズの書類が折らずに入る大きさであり、書類をきれいなまま企業に提出できます。折り目がついていると見た目が悪くなり、企業で保管する際にもかさばって邪魔になってしまうことも少なくありません。

また、折り目がつくだけではなく、書類が破れてしまう危険性もあるため、折らずにいれられる大きめのサイズを選ぶとよいでしょう。ビジネスで使用する封筒は茶封筒と白い封筒がありますが、入社書類を提出する際には白い封筒を使用するのがおすすめです。

茶封筒は主に企業内での書類のやり取りに使用されるため、入社前の段階では白い封筒を使うほうが無難といえます。

書類はクリアファイルに挟んで封筒に入れる

入社書類や添え状はそのまま封筒に入れず、クリアファイルに入れてから封筒に入れるようにしましょう。クリアファイルに入れておくことで、封筒内で書類が折れたり、傷ついたりすることを防げ、よりきれいな状態で企業に届けられます。

また、雨などで濡れた際にも中身まで濡れるのを防げるため、万が一のトラブルに備える意味でもクリアファイルに入れておくとよいでしょう。使用するクリアファイルは無地で透明のものを選び、色柄が入っているものは避けなければなりません。就活中は企業からロゴ入りのクリアファイルをもらうことも多いですが、これを使用するのはマナー違反です。

ただクリアファイルを使用しているならよいわけではなく、どれを使うかにも気をつけなければなりません。

入社書類提出時のトラブルへの対処法

入社書類の提出が期限に間に合わなくなってしまう可能性はゼロではありません。書類に不備が発覚する場合もあります。このように入社書類の提出において、トラブルが発生することは往々にしてあり得るのです。そのような場合、どのような対応を取ればよいのでしょうか。

ここでは入社書類提出時のトラブルとして代表的なものを3つ挙げ、それらへの対処法をそれぞれ解説していきます。失礼のない、適切な対応をおこなえるようしっかりと理解しておきましょう。

万が一提出が遅れる場合

入社書類提出において、期日に間に合わなくなってしまう可能性があります。そのような場合は、間に合わないことが判明した時点で、早急に担当者に連絡をしましょう。その際、「なぜ遅れたのか」と「どれぐらい遅れるのか」をしっかりと述べる必要があります。期日を守れないにもかかわらず、その理由を言わないのはマナー違反です。言い辛いでしょうが、正直に話すようにしましょう。

またどれぐらい遅れるのかによって、担当者の方も対応を変えなければならなくなります。その点についてもしっかりと述べる必要があるのです。基本的に2～3日程度の遅延であれば、そのまま受け入れてくれる可能性が高いです。しかしやむを得ない事情でない限り、期日に遅れるとあなたの評価が落ちてしまうことを理解するようにしましょう。

書類の不備に投函後に気づいた場合

書類の投函後に不備に気付いた場合、担当者に連絡を取り、対応を仰ぐようにしましょう。ひと口に書類の不備といっても、その程度によって対応は異なります。書類自体、再度初めから作り直さなければならない場合もあれば、訂正印を押すことで済む場合もあります。再提出の必要なく、そのまま受理される可能性もあるのです。

自身で勝手に判断して、正しい書類を再送するなどの対応をおこなうのはNGです。かえって担当者の方を混乱させてしまう可能性があります。不備への対応はその程度によって異なりますが、その判断を自身でおこなうことは不可能です。そのため書類の不備に気付いた際には、「どこに不備があるのか」を話し、その対応を聞くことが必要になるのです。

入社書類の提出はビジネスマナーをチェックされる

ここまで、入社書類の提出におけるビジネスマナーについて解説してきました。「面倒だな」と感じた就活生も多くいるでしょうが、内定者は、社員と同様にその言動がチェックされるようになるのです。入社書類の提出はビジネスマナーをチェックされる最初の登竜門と言うことが出来るでしょう。ここで「ビジネスマナーを理解していないのだな」と思われてしまうと、社会人生活がマイナスの評価からのスタートになってしまいます。

自身の社会人人生を豊かなものにしていくためにも、正しいマナーで入社書類を提出する必要があるのです。入社書類の提出で必要となるマナーは、入社時のみしか使えないものではありません。その後、社会人として仕事に取り組んでいく中でどちらにしても必要となるものですので、この機会に身につけておきましょう。

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