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【入社書類の提出に添え状は必須なのか】就活生が知っておきたい書き方とトラブル時の対処法

入社書類は早急に提出する必要がある

就職活動を無事成功させ、内定を勝ち取ることが出来たら、しばらくはその喜びに浸りながらゆっくり過ごしたいと考える就活生が多いことでしょう。しかし内定獲得後にはやらなければならないことが意外と多いです。特に入社に関わる書類に関しては、早急に提出する必要があるのです。

そこでこの記事では、入社書類の提出について、就活生が知っておくべき書き方とトラブル時の対処法を解説していきます。入社書類の提出が遅れてしまうと、「期日を守れないタイプなのか」と思われてしまう恐れがあります。また正しい書き方が守られていない場合も、マイナスの評価を受けてしまう可能性があるのです。入社前から自身の評価を下げてしまうようなことの無いよう、しっかりと学んでおきましょう。

入社書類として提出すべきもの

入社書類として提出すべきものは多く存在します。「内定承諾書だけ提出しておけば良いのではないの?」と思う就活生もいるでしょう。内定承諾書も求められた場合には、もちろん提出する必要はあります。しかし提出するべき書類はそれだけではなく、年金手帳、扶養控除等申告書、給与振込口座届、雇用契約書、身元保証書、卒業証明書など多岐に渡ります。

「何をどう準備したら良いかわからない」と思う就活生も多くいるでしょう。基本的には、これらの書類の準備を企業からの指示なく始める必要はありません。提出すべき書類は企業によって若干異なることが多いので、企業から提出してほしい書類について別途アナウンスがあるでしょう。そのアナウンスを受け、提出すべき書類の準備を行えば良いのです。

失礼にならない添え状の書き方基本ルール

入社書類を作成し、企業へ送付する際、送付状も併せて送ることが社会人として求められるマナーとなります。入社を決意したのであれば、入社手続きの担当者の方は将来自分の上司になる可能性もあります。正しいマナーで郵送を行い、良い印象を与えておくに越したことはないのです。ここでは添え状の書き方と基本的なルールについて解説していきます。郵送マナーは社会人として働く上でも必要となるものです。この機会に覚えておくようにしましょう。

そもそも添え状とは?

「そもそも添え状って何?」と思う就活生もいることでしょう。添え状とは封筒にどのような書類を入れているかを一目で分かるよう記述したものです。添え状には封筒の中に封入する書類について箇条書きで列挙していきます。「内定承諾書 1通」、「卒業証明書 1通」というように列挙していくことで、その封筒にどのような書類が入っているのかを示すのです。

添え状があることで担当者の方は、いちいち封筒の中にどのような書類が入っているかを見る必要がなくなります。添え状を見るだけで、その封筒がどのような要件で送られてきたものなのかを瞬時に判断することが可能になるのです。担当者の方も日々業務に励んでいるため、余計な時間を使わせるわけにはいきません。相手への配慮として送付状を作成することは社会人として当然行うべきことなのです。

添え状に記載する基本項目は6つ

添え状に記載する項目は①日付、②宛先、③送り主、④挨拶、⑤本文、⑥記書きの6項目です。基本的には①~⑥に向け、番号順に記載を進めれば問題はありません。②宛先と、③送り主の位置には注意して作成を進めましょう。目上の方については、自身より高い位置に記述するのがマナーなのです。また④挨拶では、時候の挨拶を述べる必要があります。その季節に合った挨拶が出来るよう、しっかりと確認してから記述するようにしましょう。

そして⑤本文においては、「書類を一式送る旨の説明」に加え、「入社に向けての意気込み」を簡潔に述べておくと良いでしょう。単なる定型文言で作成して送るよりも、そのようにすることで担当者の方に好感を与えることが出来るのです。最後に⑥記書きで添付書類をそれぞれ箇条書きしていけば、添え状の完成となります。

添え状はパソコンで作成してOK

添え状を作成する際、手書きで作成しなければならないということはありません。パソコンによる作成で何の問題もありません。添え状は添付書類を確認するため付けるものなので、見やすいものでなくては意味がありません。「字がちょっと苦手」という就活生は無理に手書きで作成しようとせず、パソコンで作成するようにしましょう。

作成する際、基本的にはA4横書きが望ましいです。縦書きで問題があるわけではないですが、縦書きよりも横書きのほうが読みやすく、内容を瞬時に理解することが可能になります。相手への配慮として横書きで作成するのが賢明なのです。また添付書類の多くはA4サイズであることが多いため、見栄えを整える意味でもA4サイズで作成し、サイズ感は統一しておいたほうが無難だと言えるでしょう。

書類提出直前にチェックするべきこと

書類提出直前にチェックすべきことは主に2つあります。1つ目は、添え状の内容と添付書類に誤りがないかのチェックです。添え状に記載の漏れている項目が無いか、もしくは添付漏れしている書類は無いか、しっかりとチェックしてから封入するようにしましょう。封入してしまってから気付くのでは遅いです。担当者の方がスムーズに処理することが出来るよう、内容物のチェックは入念に行いましょう。

2つ目のチェックポイントは添え状の位置です。添え状は全ての添付書類の先頭に入れるようにしましょう。封筒を開けた時、真っ先に添え状を見てもらう必要があります。そのため、すべての書類の先頭に添え状を入れ、最初に見てもらえるようにしておく必要があるのです。

入社書類提出時のトラブルへの対処法

入社書類の提出が期限に間に合わなくなってしまう可能性はゼロではありません。書類に不備が発覚する場合もあります。このように入社書類の提出において、トラブルが発生することは往々にしてあり得るのです。そのような場合、どのような対応を取れば良いのでしょうか。ここでは入社書類提出時のトラブルとして代表的なものを3つ挙げ、それらへの対処法をそれぞれ解説していきます。失礼のない、適切な対応を行えるようしっかりと理解しておきましょう。

万が一提出が遅れる場合

入社書類提出において、期日に間に合わなくなってしまう可能性があります。そのような場合は、間に合わないことが判明した時点で、早急に担当者に連絡をしましょう。その際、「なぜ遅れたのか」と「どれぐらい遅れるのか」をしっかりと述べる必要があります。期日を守れないにもかかわらず、その理由を言わないのはマナー違反です。言い辛いでしょうが、正直に話すようにしましょう。

またどれぐらい遅れるのかによって、担当者の方も対応を変えなければならなくなります。その点についてもしっかりと述べる必要があるのです。基本的に2~3日程度の遅延であれば、そのまま受け入れてくれる可能性が高いです。しかしやむを得ない事情でない限り、期日に遅れてしまうことであなたの評価を落としてしまうことは理解しておくようにしましょう。

書類の不備に投函後に気づいた場合

書類の投函後に不備に気付いた場合、担当者に連絡を取り、対応を仰ぐようにしましょう。ひと口に書類の不備といっても、その程度によって対応は異なります。書類自体、再度初めから作り直さなければならない場合もあれば、訂正印を押すことで済む場合もあります。再提出の必要なく、そのまま受理される可能性もあるのです。

自身で勝手に判断して、正しい書類を再送するなどの対応を行うのはNGです。かえって担当者の方を混乱させてしまう可能性があります。不備への対応はその程度によって異なりますが、その判断を自身で行うことは不可能です。そのため書類の不備に気付いた際には、「どこに不備があるのか」を話し、その対応を聞くことが必要になるのです。

内定辞退を決めた場合

内定辞退を決めた場合、その連絡は早急に担当者に行うようにしましょう。もちろん内定を辞退し、他の企業への就職を決めることに問題はありません。しかしその際、迅速にその旨を報告する必要があります。内定をもらい、入社書類の提出の段階まで進んでいるということは、企業も受け入れの準備を着々と行っているということです。

早急に連絡を行い、辞退の旨を伝えなければ企業に対して多大な迷惑をかけてしまうことになるでしょう。そのような観点から、連絡方法は電話が望ましいと言えるでしょう。メールや書面での連絡では担当者の方に辞退の旨を伝えるのに時間がかかってしまいます。スピーディーに報告するためにも、必ず電話で行うようにしてください。

入社書類の提出はビジネスマナーをチェックされる

ここまで、入社書類の提出におけるビジネスマナーについて解説してきました。「面倒だな」と感じた就活生も多くいるでしょうが、内定者は、社員と同様にその言動がチェックされるようになるのです。入社書類の提出はビジネスマナーをチェックされる最初の登竜門と言うことが出来るでしょう。ここで「ビジネスマナーを理解していないのだな」と思われてしまうと、社会人生活がマイナスの評価からのスタートになってしまいます。

自身の社会人人生を豊かなものにしていくためにも、正しいマナーで入社書類を提出する必要があるのです。入社書類の提出で必要となるマナーは、入社時のみでしか使えないものではありません。その後、社会人として仕事に取り組んでいく中でどちらにしても必要となるものですので、この機会に身につけておきましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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