選考通過メールへの返信方法｜就活生が抑えるべき注意点を解説

選考結果のメールには返信すべき

書類選考や面接を通過した場合、企業から「選考を通過しました」といった旨のメールが届きます。次の選考の日程が書かれている場合、ほとんどの就活生はそのメールに対して返信をするでしょう。しかし、選考を通過したことだけが記載されているメールの場合、返信すべきかどうかを悩んでしまう就活生も多いようです。

メールが届いたら、できるだけ早めに返信するのがマナーです。採用担当者は、お礼のメールが無いからといって選考通過を取り消しにすることはありませんが、お礼のメールがあるのとないのとでは、受け取り方に差が生まれます。

できるだけ採用担当者に良い印象を与えられるように、選考通過のメールが届いた場合には、お礼メールを返信しましょう。しかし、「返信不要」と記載されている時には、返信をする必要はありません。

返信する前に気を付けるポイント

メールを返信するときは、メールを作成してからすぐに送ってはいけません。返信する前に気を付けるべきポイントにはどのようなものがあるのでしょうか。選考通過のメールの返信をするときは普段の生活で送っているメールと、企業に対して送るメールは違うということを理解しておく必要があります。メールを返信する前に気を付けるポイントを押さえておきましょう。

なるべく早めの返信を心掛ける

企業から選考通過のメールがきたら、なるべく早く返信するほうがよいです。メールを見たら、その場で返信するくらいの気持ちでいましょう。選考通過のメールでは、次の面接の日程を確認されたり、履歴書やエントリーシートの提出を求められることがあります。しかし、面接の日程で都合がよい日程がすぐにはわからなかったり、履歴書やエントリーシートをいつ提出できるかわからない場合もあるでしょう。

そのような場合、都合がよい日程や提出できる日がわかるまでメールの返信をしないというのはダメです。採用担当者は採用選考のスケジュールをたてなければいけないので、選考通過のメールをもらったらなるべく早めに返信する必要があります。すぐに回答ができない場合は「○月○日までに回答します」と、回答する期日を早めに返信するようにしましょう。

 

返信する際に気を付けるポイント

メールを早く返信することと、返信する時間帯以外に気を付けることはあるのでしょうか。メールを作成したら、実際に返信する前にもう一度見直すことが大切です。メールを作成しているときには気付かないことでも、見直すことで気付くことが多いです。メールを返信する際に気を付けるポイントがあるので、メールを返信する前にチェックするようにしましょう。

①返信する時間

メールを返信するときに、時間帯を気にしているでしょうか。企業にメールする場合は、企業の就業時間内に返信することがマナーです。しかし就職活動がピークになると、朝から夜遅くまで外出して面接や会社説明会に参加していることもあるでしょう。企業からのメールを見るのが遅れてしまった場合は、なるべく早く返信したほうがいいと思うかもしれませんが、夜にメールを送るのはマナー違反です。

夜にメールを見た場合は、すぐに返信するのではなく、翌日の就業時間内に返信するようにしましょう。なるべく早く返信したほうがいいので、翌日の午前中には返信するように心掛けてください。社会人の多くは始業開始のタイミングでメールのチェックを行うため、始業前に送れば確実に見てもらえるでしょう。

②本文の構成

宛先	返信する相手の「会社名」「部署名」「相手の名前」を書きます。会社名は株式会社が前後どちらにつくかに注意しましょう
挨拶	「お世話になっております。○大学○学部の○と申します」と書くのが一般的です
内容	内容は相手のメールの内容によって変わってきます。まずは選考通過のお礼を書きましょう。相手から質問があった場合は、お礼の後に回答を書きます
締め	締めの文章は「本文の内容に合わせた一言＋よろしくお願い致します。」で締めます。本文に合わせた一言は「○月○日に面接にうかがいます」「お忙しいところ、大変恐縮です」などを使いましょう
署名	メールの最後には署名を付けます。署名には、大学名、名前、電話番号、メールアドレスを書きます

メールの本文の構成は一番悩むところですが、基本的な本文の構成を押さえておくとよいでしょう。基本的な本文の構成は、宛先・あいさつ・内容・締めの文章・署名の順番で書くのが一般的です。

基本的な本文の構成をもとにメールの内容を考えることで、相手が読みやすい本文を書けます。採用担当者に対して送るメールなので、相手が読みやすいメールを送るようにしましょう。

件名

ビジネスメールでは、メールの件名にも気を遣います。メールを返信するときの件名は、返信の目印である「Re」を付けた状態で、用件と名前を簡潔に記入して返信しましょう。「Re」を付けて返信することで、相手は一目で「このメールは自分が送ったメールに対する返信だな」と判断できます。また、用件と名前を件名に入れておけば、件名を見ただけで、誰からどんな内容のメールが送られてきたのか、一目でわかるでしょう。

採用担当者には毎日たくさんのメールが来るので、件名を見ただけでメールの内容がわかるということは、採用担当者に対する気遣いの一つです。細かいことのように思えるかも知れませんが、少しでも相手の手間が少なくなるようにしましょう。このような配慮がビジネスマナーの基本であり、社会人になってからも大切な心構えです。

③細かなミスをなくす

メールは毎回同じような内容ですが、気を抜くと細かいミスが出ます。細かいミスをしないように注意すべきポイントを説明します。宛先は正式名称を毎回書きましょう。何度かメールをやり取りしていると、宛名を書かずにいきなり本文を書いてしまう就活生がいます。しかし、宛名を書かないことは失礼にあたります。また、間違えやすいポイントとして株式会社を（株）と省略しないように注意しましょう。

選考が進むと、役員面接、最終面接と選考内容が変わってきます。毎回同じ内容のメールを送るよりも、選考の段階ごとに書き方を変えた方が、面接に対する熱意が伝わります。またメールでの敬語の使い方にも注意が必要です。丁寧な文章にしようとしすぎると二重敬語になってしまう場合があるので気を付けましょう。

無駄な改行は読みづらい

メールの本文の各所に、適切に改行を入れることによって、とても読みやすい文章になります。一日に何十、何百通ものメールを確認している採用担当者にとって、読みやすいメールはとてもありがたいものです。

しかし、改行の使い方を間違えてしまうと、逆に読みづらいメールになってしまいます。例えば「文と文の間に必ず改行が二つ入る」「15文字ごとに改行を入れる」といった無駄な改行は、縦に長く読みづらいメールとなってしまいます。他のメールと明らかに違うため、悪い意味で目立つメールとなってしまうでしょう。

普段のメールやアプリによるチャットであれば問題ありませんが、採用担当者への返信など、ビジネスにおけるメールには適しません。改行は「2～3行ごと」「文章の意味ごと」といった具合に使用し、無駄に多用はしないようにしましょう。

若者言葉や敬語

普段、友達とメールやチャットをしているときに、いわゆる「若者言葉」を使っている人も多いでしょう。しかし、採用担当者へ送るメールでは、若者言葉を使ってはいけません。

もちろん「マジ」や「超〇〇」といった、あからさまな若者言葉を使うことはないでしょう。しかし「私的にはそう考えています」「一応そのつもりで考えております」などの「私的」「一応」といった言葉も若者言葉であり、ビジネスには適しません。また「添付したデータは履歴書になります」の「なります」や、「面接日時は〇〇でいいです」の「いいです」は、敬語として使用している人も多いですが、若者言葉の一種となります。俗に「バイト敬語」と呼ばれており、ビジネスで使うべきではない言葉です。

他にも「二重敬語」「尊敬語と謙譲語の間違い」など、敬語に慣れていない場合には、気を付けるべき点がたくさんあります。採用担当者へメールを送る際には、若者言葉や敬語には特に注意するようにしましょう。

就活において気をつけなくてはいけないのは、言葉遣いだけではありません。身だしなみやアポイントの取り方などもあるのです。1度にすべては覚えられないので、マナーに関しては都度確認することをおすすめします。ぜひ就活マナーマニュアルでチェックしていきましょう。

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④企業への感謝

メールを書くうえで、本文の構成や敬語の使い方は大切ですが、企業への感謝の気持ちを伝えることも大切です。人から感謝の気持ちを伝えられて、悪い気がする人はいません。選考通過のメールの返信でも、簡潔で謙虚な言い回しを心掛け、自分なりの感謝の気持ちを伝えるように意識しましょう。

しかし、文章だけで「ありがとうございました」と伝えても、相手の印象に残るメールにはなりません。相手の印象に残るためには、前回の面接で感じたことを本文に加えるというのが効果的です。面接でこちらの質問に対して面接官が回答した内容を聞いて感じたことや、会社の中に入ってみて感じた雰囲気を書くとよいでしょう。自分が感じたことを書いて感謝の文章につなげることで他の就活生とかぶらないメールになり、採用担当者の印象に残りやすいです。

 

企業から次の選考のメールをもらった際の返信

ここまで、選考通過メールに返信する際に気を付けるポイントについて紹介しました。これらのポイントを押さえたうえで採用担当者にメールを返信することによって、採用担当者に良い印象を持ってもらうことができるでしょう。

しかし、ポイントがわかったとしても、なかなか文章が思いつかない人もいるのではないでしょうか。そこで今回は、具体的にどんなメールを送ればいいのか、テンプレートをまとめました。こちらを参考に、自分なりの文章を考え、採用担当者に返信をしましょう。

日程の選択肢をもらった際の返信【テンプレ】

日程の選択肢をもらった際には、自分の都合の良い日時を選んで連絡をします。しかし、学校の試験日や他社の面接日程と被ってしまい、どうしても提示された日程で都合がつかない場合もあるでしょう。その場合、その旨を連絡し、こちらから面接の日程を3つ以上提示します。「面接に行きたい気持ち」と「面接に行けない理由」をうまく伝え、採用担当者に悪い印象を与えないことを意識しましょう。

面接の日程を自分から提示する場合の返信【テンプレ】

面接の日程を自分から提示する場合、必ず3つ以上の日程を提示するようにしましょう。採用担当者は多くの学生との面接を行わなければならないため、その調整がとても大変です。複数提示した場合でも、なかなか都合がつかない場合もありますので、「調整が難しい場合には再度提示する」といった旨を書いておくと、より丁寧なメールに仕上がるでしょう。

選考通過のメールの返信でさらに好印象を与えよう

社会人のメールにはマナーがあり、マナーを守れていないと一般常識がない人だと思われてしまいます。採用担当者に悪い印象を与えないように、最低限のメールのマナーについて理解し、失礼なメールを送らないようにしましょう。また、メールで少しでも印象に残ることで、その後の選考採用が有利になる可能性もあります。

メールを作成する際、テンプレートを参考にするのも良いでしょう。しかし、メールはテンプレートのまま送るのではなく、自分が面接や会社説明会で感じたことを交えながら文章を作ることで、自分だけのメールとなります。印象に残るメールを送ることで、採用担当者に好印象を与えるようにしましょう。

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