【面接をドタキャンはNG?】仕方ないケースと辞退の基本マナー

面接をドタキャンしてしまうと印象が悪い

就活では面接の日時は企業から指定されており、それをドタキャンしてしまうと印象が悪くなるので注意が必要です。就活は面接以外にもやらなければならないことがたくさんありますし、面倒に感じてドタキャンしてしまいたくなるときもあるでしょう。また、スケジュールミスなどでダブルブッキングをしてしまい、当日まで連絡を先延ばしにしてしまうこともあるかも知れません。

しかし理由はどうあれ、面接のドタキャンは基本的にNGです。ドタキャンすることで印象が悪くなるだけではなく不採用になりますし、企業にも多大な迷惑がかかります。ドタキャンは社会人として許されることではありませんし、決してしてはいけないことですので、正しい面接の辞退方法などを知っておきましょう。

ドタキャンが仕方ないとされるケース

面接をドタキャンするのはNGですし、ドタキャンすることで印象が悪くなるだけではなく、企業に迷惑をかけてしまいます。社会人として許されることではありませんが、場合によってはドタキャンになってしまっても仕方ないとされるケースもあります。それらのケースに当てはまる場合は、仕方ないと許してもらえることも多いですが、連絡を怠ってはいけません。理由によってはドタキャンも仕方ありませんが、どの場合でも必ず連絡だけはするようにしましょう。

身内の不幸

ドタキャンが仕方ないとされるケースとしては、身内の不幸が挙げられます。身内の不幸は事前に予測することができませんし、緊急事態であるため面接の参加ができない場合も多いです。身内の不幸によるドタキャンは就活だけではなく、ビジネスでもあり得ることですので、基本的には仕方ないと許してもらえることが多いです。

身内の不幸があると、バタバタと動き回らなければならないことも多いですが、面接開始までに連絡を入れることを忘れてはいけません。連絡をしていないと無断欠席になりますし、企業にもさらに迷惑をかけてしまいます。当日欠席となること自体は仕方ありませんが、連絡をしないと印象が悪くなる可能性がありますので注意しましょう。

感染性の病気

感染性の病気も、ドタキャンでも仕方ないとされるケースのひとつです。病気も身内の不幸同様に予測することはできませんし、感染性の場合は潜伏期間などで前兆が掴めない場合もあります。通常の風邪などで、前日の時点から発症していて治る見込みがない場合は事前に連絡することが大切ですが、当日急に発症した場合はドタキャンでも仕方ありません。

感染性の病気の場合は、無理をして参加すると他の人にも迷惑をかけてしまいますので、無理をせず自宅で療養を取るようにしましょう。病気の場合は電話をかけるのも辛いですが、連絡だけではしておかなければなりません。就活中は疲れがたまることも多いので、体調を崩さないように日頃からケアをしておくことも大切です。

面接辞退を伝える際のマナー3つ

理由によってはドタキャンでも仕方ないとされますが、基本的にはドタキャンはNGですので、事前に辞退しなければなりません。辞退することでも企業に迷惑がかかる場合もありますが、ドタキャンよりはましですし、伝え方によってはマイナスの印象を与えずに済む場合もあります。面接辞退を伝えるときには伝え方のマナーをしっかりと守ることが大切です。正しいマナーを知り、マイナスの印象を与えることなく面接辞退の旨を伝えていきましょう。

①辞退理由は「一身上の都合」でOK

面接を辞退する場合は、辞退する旨に合わせてなぜ辞退するのか、その理由も伝えなければなりません。正直な理由を話すことが大切ですが、伝えにくい場合は「一身上の都合」でOKです。嘘偽りない理由を話すことは大切ですが、理由によっては企業に失礼になってしまう場合もありますし、それでは印象が悪くなってしまいます。

マイナスの印象を与えると分かっていることを正直に伝える必要はありませんので、辞退する理由はオブラートに包み、簡潔に伝えることが大切です。一身上の都合と伝えれば、企業も深く追求することはありませんし、そのまま辞退となることがほとんどです。辞退を伝える場合は、「面接を辞退する」旨を明確な言葉で伝え、理由については必要に応じて表現を変えて伝えていきましょう。

②辞退することを決めた時点で連絡する

面接辞退はドタキャンはNGですが、ドタキャンにならなければぎりぎりに連絡してもいいわけではありません。仮に当日でないとしても、前日の辞退などは企業に迷惑をかけてしまう可能性が高いので、辞退することを決めた時点で連絡することが大切です。企業も面接に向けてさまざまな準備を進めていますし、面接を受けるのは一人だけではありません。

一日に何人もの就活生を面接し、そのために時間調整もおこなっています。前日にキャンセルしてしまうと当日の面接予定に穴が開いてしまい、時間の調整をすることができなくなってしまいます。担当者に無駄な時間を作ってしまい、ドタキャン同様の迷惑をかけてしまいますので、辞退を決めれば速やかに企業に連絡しましょう。

③誠意をこめて謝罪する

面接辞退をする場合、辞退する理由を伝えて素早く連絡することが大切ですが、辞退の旨が伝わりさえすればいいわけではありません。どれだけ早くに連絡したとしても辞退をすることは迷惑になりますし、企業に対して失礼なことです。辞退することが失礼な上、辞退の伝え方で失礼を重ねてしまってはいけませんので、誠意をこめて謝罪することが大切です。

面接を辞退する理由は人によってさまざまで、スケジュールの都合上辞退せざるを得ない場合もあれば、単純に企業への興味がなくなり辞退する場合もあります。理由はさまざまですが、理由に関係なく誠意を持って謝罪し、辞退を伝えることが大切です。面接辞退を伝える場合は、いつも以上に言葉遣いなどに気をつけて連絡しましょう。

当日に面接をキャンセルする際の例文

いつも大変お世話になっております。○○大学経済学部の○○（名前）と申します。本日の面接の件でお電話致しました。担当の○○様はいらっしゃいますでしょうか？

はい、〇〇です。

お世話になっております。○○大学経済学部の○○でございます。本日10時より御社で面接の予定を賜っておりましたが、身内に不幸がございまして、出席することができなくなってしまいました。突然のご連絡になってしまい、大変申し訳ございませんが、ご了承のほどよろしくお願い致します。

当日に面接をキャンセルする場合は、必ず電話で連絡をしなければなりません。事前に辞退を伝える場合であればメールでも問題ありませんが、面接日当日は面接官も忙しく、メールチェックをしている余裕はありません。メールで送っても読まれない可能性が高く、無断欠席扱いになりますので、必ず電話で連絡しましょう。

企業に電話をすれば自己紹介をし、担当者につないでもらいます。担当者につながればもう一度簡単に自己紹介をして、当日欠席になった旨と理由を伝えます。当日欠席の場合は何時からの面接を予定していたのかを伝えると、より親切です。当日欠席の場合はやむを得ない理由のみOKですので、正しい理由を正直に伝えていきましょう。

ドタキャンをした後に再応募は可能か？

面接をドタキャンすれば、印象は最悪になり、その時点で不採用となります。そのため面接を続けることはできませんし、選考に戻してもらうこともできません。無断欠席よりはましですが、ドタキャンをすれば確実に評価は下げられますし、選考を続けることはできませんので注意しましょう。ドタキャンをすればその時点で選考は終了となりますが、後期募集などがあれば、それに再応募して選考を受けることは可能です。

もちろん採用担当者もドタキャンをしたことを覚えている場合が多いですし、マイナスの評価から選考がスタートとなる場合も多いです。再応募して選考を受ける場合、面接ではドタキャンした旨を丁寧に謝罪し、そこから面接を始めるようにしましょう。

ドタキャンをなくして面接にはしっかり参加しよう

就活ではスケジュールを組むことも難しいですし、時にはスケジュールミスで面接をダブルブッキングしてしまう場合もあります。面接に参加できなくなったときは、事前に辞退を申し出ることが大切であり、ドタキャンは絶対にNGです。一部、ドタキャンでも仕方ないとされるケースもありますが、それは特例であり、基本的にはドタキャンは許されるものではありません。

自身の信用を損なうだけではなく企業にも迷惑をかけてしまいますので、必ず事前に辞退することを連絡しておきましょう。辞退する場合でもドタキャンと事前の連絡では印象が大きく違います。企業に再応募する場合でも、事前に辞退している方が印象良くスタートさせられますので、辞退するなら早めに連絡しましょう。

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