【お礼メールを就活で送る際のマナー】書き方のポイントと例文4選

就活におけるお礼メールは好印象を残すために重要

一本のお礼メールを送ることで、どれだけ好印象を与えているか、もしくは悪印象を与えているのか、以外と知られていません。お礼メールは、利用方法次第で大きなメリットを得ることが可能です。例えばOB訪問の後、貴重な時間を割いて対応してくれたOBに対して丁寧なお礼メールを送ることにより好印象を与えられます。

逆に、お礼メールを送らない、もしくは礼儀のなっていないメールを送ってしまったら、マイナスなイメージを与えてしまうでしょう。これから就活でのお礼メールに関する疑問を解消し、好印象を残せるお礼メールのコツを説明していきます。

お礼メールを送るべきシチュエーション

実際にどのようなシチュエーションで送るべきなのか、また内容はどのようなものにすれば良いのか説明します。まず1つ目は、説明会、OB訪問に参加した後です。礼儀正しいという印象と、志望度の高さをアピールできます。次に、面接の後です。特に志望度の高い企業の面接の場合は、改めて明確な志望動機や面接で感じたことを踏まえ、志望度が上がったと伝えることで、通過の確率を上げることができるでしょう。

最後に、内定通知後です。今までお世話になった企業の担当者に丁寧にお礼を伝えましょう。お礼メールで伝えるべき内容は、採用してくれたことに対するお礼、今後の抱負などです。これからお世話になる企業の人たちに対して、時間を割いてくれたことに対するお礼と今後の抱負を述べることにより、入社する前から意欲的な姿勢を感じてもらえます。

お礼メールを送る際のポイント3つ

ここからは具体的にお礼メールを送る際のポイントを3つ紹介します。シチュエーションによって書くべき内容が変わるのは説明しましたが、どのシチュエーションでも気をつけるべき基本的なポイントがあります。不適切なお礼メールを送ってしまい、マイナスな印象を与えないためにも、これから紹介するポイントを意識して、お礼メールを作成してください。

①件名は内容が一言でわかるものにする

多くのメールを受信している採用担当者からすると、件名で内容が把握できないメールはストレスに感じる場合があるでしょう。その結果、優先順位が下げられてしまう可能性もあります。件名では何よりわかりやすさが重要です。 説明会後のお礼メールであれば、「◯月◯日説明会参加のお礼 〇〇大学 〇〇」と、件名に日時を含めて、「いつの説明会のお礼メールか」をすぐにわかるようにしてください。

また、件名に大学名と名前を入れると、大学生から来たメールだとすぐに理解してもらえます。このように採用担当者の気持ちを考えて、お礼メールを作成するのが大切となります。

②自身の情報・相手の情報は間違いなく記載

普段からビジネスメールを送らない就活生は忘れがちですが、会社名・部署・担当者名は必須の情報です。これらの記載を忘れてしまうと、誰宛のメールかわからず、企業によっては対応してもらえなかったり、後回しにされてしまいます。

それに加え、自身の情報も必要です。大学・学部・名前の情報は必ず記載しましょう。採用担当者は日々たくさんの就活生からメールを受信しています。誰からのメールなのか、確実に認識してもらうために必要です。またメールを送ったつもりがこれらの情報がないため返信が返ってこない、というもったいない事態を避けるためにも自身の情報・相手の情報は忘れること無く記載をしましょう。

③感謝の気持ちや意気込みなど熱意を添える

まず、時間を割いてもらったことに対する感謝の気持ちを伝えましょう。それに加え、その企業に対する熱意を相手に伝えることで、ポジティブな印象を与えることができます。ただ過剰に熱意ばかり伝えたり、お礼ばかり伝えてしまうとかえって裏目に出てしまう恐れもありますので注意が必要です。

あまりにしつこい文面になってないか送る際にはチェックをおこないましょう。またあくまでも、わかりやすい構成でシンプルなメールにしましょう。長すぎるメールを送っても、忙しい採用担当者にとっては迷惑にもなりかねません。どのような場合でも、相手への配慮を優先してください。

④締めの言葉をいれる

お礼のメールを送る際には必ず文末に締めの言葉をいれるようにしましょう。締めの言葉があるかどうかで、メールの印象が大きく変わります。難しい言葉を使う必要はありませんが、丁寧な言葉遣いで相手によい印象を与えられるように工夫してみてください。

「今後ともよろしくお願いいたします」「今後ともご指導のほど、よろしくお願いいたします」などと書くとよいでしょう。返信が必要な場合には「お手数ですが、ご返事いただければ幸いです」「ご回答をお待ちしております」と一言添えるなど、状況に合わせて結び言葉を使うとよいでしょう。

メールの最後に締めの言葉がないと文面が急に終わっているように感じられてしまい、ビジネスマナーとしてふさわしくありません。社会人としての常識がないと思われてしまう可能性もあるため、必ず締めの言葉を入れてください。

⑤署名をいれる

メール本文の文末には署名を入れます。一目みただけで、誰からのメールなのか分かるようにしましょう。署名には氏名、大学名、学部名、学年、電話番号、メールアドレスを入れます。定型文として登録しておくと、使いたい時にすぐに呼び出せるので便利です。

就職活動中にはメールを送る機会も多くなるため、署名をあらかじめ作っておくこともおすすめします。署名は分かりやすくするために枠を作るのが一般的ですが、ビジネスシーンで利用するものですので、★や♪などの記号は使わないようにしましょう。

署名に記入するメールアドレスは連絡がスムーズにおこなえるように、すぐにチェックできるものにしましょう。プライベートのアドレスとは別に、就活用に新しく作ると便利です。

お礼メールは当日中に送る

お礼メールは早めに送るように心掛けましょう。できれば当日中に送るのがマナーです。時間が遅くなってしまった場合は、翌日の営業時間内に送るようにします。メールはいつでも好きな時間に送信できますが、早朝や深夜などに送信するのはマナー違反です。

会社のパソコンなら就業時間中にチェックしますが、なかには個人の携帯電話に通知がくるように設定している可能性もあります。非常識にならないように、メールを送信する時は就業時間内になるように注意しましょう。

都合によりすぐにお礼メールを送ることができない場合でも、なるべく早く出すようにしてください。お礼メールの送信が遅くなってしまった時には「遅れて誠に申し訳ありません」など一言付け加えると好印象です。

就活生が参考にしたいお礼メールの例文

お礼メールを送るべきシチュエーションと気をつけるポイントについて説明してきましたが、お礼メールを送る際は、何より忙しい採用担当者のことを考えてから送るのが大切です。そのことを踏まえ、ここからは実際のお礼メールの例文を紹介いたします。3つの状況ごとに例文を紹介しますので、自身の情報や状況に合わせ、カスタマイズして利用してください。

例文①説明会・OB訪問後

件名は一目みてわかるように、日付まで入れて何に対するお礼なのかを記載することが大切です。また大学名と名前を記載することにより、採用担当者に学生からのメールだと気づいてもらいやすくなるので、この2つも忘れずに記載してください。さらに話を理解していることのアピールのために話の内容を要約し、自分なりに感じたことを述べることも重要です。

例文②インターンシップ後

インターンシップ終了後のお礼メールです。インターンシップに参加できたことへの感謝や、実務経験を通して学んだことについて書いています。お礼と、インターンシップで貴重な経験ができたこと、それを活かし本選考に臨みたいことを伝えることで企業への入社意欲をアピールしています。

例文③面接後

面接後のお礼メールでは、採用担当者に少しでも早く気づいてもらうために、件名には何次面接に対するお礼なのか必ず記載することが必要です。そして本文では、まず面接をしてもらったことに対するお礼を言いましょう。その後に、特に印象に残った話を取り上げ、それにより志望度が高まった旨を伝えることで、熱意をアピールできます。

例文④内定通知後

まず心から、内定をいただけたことに対する感謝の気持ちを伝えることが大切です。時間や労力を費やしていただいたことに対する感謝の言葉は必ず記載してください。その後、入社後に向けて、今から努力することを伝えましょう。入社前から、前向きに仕事に取り組む姿勢をみせ、少しでも熱意をアピールできる文面にするのが大切です。

就活では印象のよいお礼メールを送り他の人との差別化を図ろう

就活の場では非常に大切なお礼メールについて、シチュエーションや内容を例文も踏まえて紹介してきました。何度も言いますが、お礼メールはタイミングや状況に応じて利用できると、熱意や礼儀正しさなどを他の就活生よりアピールでき、差別化を図ることができます。また人と違うことをして、少しでも採用担当者に顔を覚えてもらうのも就活を成功させるコツのひとつです。

多くの就活生がお礼メールの重要さに気づいていないからこそ実践する価値があります。少しでも志望企業に内定をもらう可能性を高め、満足のいく就職活動をおこなうためにも、今回の記事を参考に、お礼メールを有効に活用してください。

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