書類選考通過メールの返信マナー｜そのまま使えるサンプルメール付き

書類選考通過メールへの返信は必要

企業からのメールに返信することで、好印象を得ることは少ないかもしれません。しかしメールの返信により印象が悪くなることはありません。

書類選考通過のメールであっても返信すれば担当者の記憶に残る場合もあり、丁寧な印象を与え、意欲が感じられます。選考に対する意欲の高さが伝わり、好印象となる場合が多いので、できるだけ返信しておきましょう。

メールを返信する際の3つのマナー

書類選考通過のメールに対する返信により、選考への意欲の高さをアピールできますが、ただ返信すればいいわけではありません。返信したとしても、内容が悪かったり、メールマナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまいますので注意が必要です。

マイナスの印象を与えるくらいであれば、返信をしない方がよいので、せっかく返信をするのであればプラスの印象を与える必要があります。ですので、返信の際に気をつけるべきポイントを知っておきましょう。

①返信は原則24時間以内

企業からのメールに返信する場合は、返信のスピードに注意が必要です。ビジネスではメールにもスピードが求められ、就活であってもそれは同じです。返信スピードは早ければ早いほどいいですが、原則24時間以内には返信しましょう。

返信のスピードが早いと、企業への優先度の高さをアピールでき、その点では好印象が与えられます。返信が24時間以降になってしまい、遅くなってしまった場合はお詫びの一言を添えましょう。

お詫びの一言はメールの最初に付け、「返信が遅くなってしまい申し訳ございません」などの言葉を付けておきましょう。お詫びの言葉はシンプルにまとめ、言い訳はしないことが大切です。きちんとお詫びをしてから本題に移りましょう。

②返信メールの件名は簡潔かつ明確にする

就活のメールでは件名も工夫してつける必要があり、件名を見れば内容が分かるように簡潔かつ明確さが大切です。件名の基本的な構成は「内容が分かるタイトル＋大学名・氏名」です。

件名の後に大学名や氏名をつけると、就活生からのメールだと分かりますし、誰からのメールなのかもすぐに分かります。企業はすべての就活生のアドレスを登録していませんので、分かりやすいように件名に名前を記しておきましょう。

また企業からのメールに返信する場合は、基本的には件名を変える必要はありません。何のメールに対しての返信か分かるように件名はそのまま使用し、返信だと表す「Re:」もつけたままで返信するようにしましょう。

③返信メール本文の構成

返信メールの本文の構成はビジネスメールを参考にして、宛名＋挨拶＋本文＋署名としましょう。まずは宛名が重要であり、企業名、部署名、分かる場合は担当者名などを記入しておく必要があります。

あいさつは本文の導入となる部分であり、導入なしでいきなり本文に入るのは失礼にあたりますので注意が必要です。あいさつは「いつもお世話になっております。」などの表現が便利です。それらに加えて大学名、学部学科名、氏名を伝えましょう。

本文でメールの用件を記しますが、用件だけではなく、簡単に意欲も盛り込むと好印象です。一緒に面接に臨むモチベーションの高さをアピールしておきましょう。ビジネスメールでは本文で終わるのではなく、最後に署名をつける必要がありますので、それも忘れてはいけません。

その他メールを返信する際のポイント

ここからは、上記以外のメール返信ポイントについて紹介しましょう。

宛名の表記

就活のメールでは最初に宛名を記しますが、宛名の表記には注意が必要です。宛名では会社名を記しますが、株式会社を(株)と略してはいけません。就活では略称を使うのはNGですし、企業に対して失礼でもありますので、必ず正式名称で書く必要があります。

また前株と後株では違う会社名になってしまうので、要注意です。株式会社○○と○○株式会社では全く別の会社になりますし、会社名が間違っていると企業への関心が低いと大きくマイナスの評価となってしまいます。

また、その他敬称の付け方にも注意が必要です。宛名では会社名の後に部署名と分かる場合は担当者名を記しますが、最終の宛先によって敬称は変わります。部署名の場合は御中、担当者名の場合は様をつけるのが正解ですので、間違えないようにしましょう。

署名の作成

ビジネスメールでは署名をつけるのがマナーですので、就活用に署名を作成しておく必要があります。署名の項目としては氏名、大学学部学科、メールアドレス、連絡先電話番号、住所などが挙げられます。

必要な情報を明記しておくと本人確認になるだけではなく、緊急時の連絡にも使えますので、必ず作成しておきましょう。署名は一度作成しておけば保存できるので、一部を変えれば就職後であっても使用できます。

また新規で送信する場合と返信用に署名を使い分けるのもおすすめです。メールのやりとりでは必ず署名をつける必要がありますが、返信の場合は簡略化しても構いません。返信用では住所なども省略できますので、それらも作っておくと便利です。

返信メールの例文

メールの返信マナーを知れば、実際に企業に送るメールを考えていきましょう。就活では企業とメールでやりとりをする機会も多いですが、初めのうちはメールの作成に時間がかかってしまうことも多いです。

就活ではメールの返信以外にもやらなければならないことがたくさんありますので、メールの返信に多くの時間は割けません。例文を参考にして返信メールを上手に作成していきましょう。

指定された選考日程で都合が良い場合

指定された選考日程で都合が良い場合は、指定された日時で参加すると明記する必要がありますが、いつを指定されているのかを示しておくことも大切です。何月何日で何時からの面接を予定しており、それに参加するのかを伝えることで、企業も管理しやすくなりますし、より丁寧な印象を与えられます。

また面接に向けた意欲を伝えると、企業への志望度の高さもアピールでき、好印象です。事務的な連絡とするのではなく、選考へのやる気もアピールしておきましょう。

指定された選考日程で都合が悪い場合

指定された選考日程で都合が悪い場合は、その日程での参加ができないと伝え、代わりとなる日時の候補を伝えることが大切です。参加できる日時を伝えていないと、何度もやりとりをしなければならず、日程を決めるのに時間がかかってしまいます。

素早く日時を決めるためにも、都合の良い日時の候補を、できれば3つ以上提示しましょう。選考日程の変更は企業に手間をかけさせるので、当たり前に思わず、企業を気遣う言葉を添えましょう。

その他のメール返信におけるテンプレート

就活ではさまざまな場面で企業からメールが送られてくるものです。指定された選考日程で都合が悪い場合の返信例は先ほど紹介しましたが、就活中はそれ以外の場面でもメール送信を求められることが多いでしょう。

「メールの内容は、送る時になって考えれば大丈夫だろう」と考える人も多いかも知れません。しかし、その場で考えて返信する場合、必要な情報が取りこぼされてしまうなどのリスクが生じます。

連絡があった際は冷静に状況を判断することが難しい場合もあります。そのようなとき、情報が不十分なメールを送ってしまえば、企業側からさらにメールで質問がきて、無駄なやり取りが生じてしまうでしょう。企業側の印象も良くありません。そこで、必要な情報を盛りこんだ返信メールの例をあらかじめ押さえておきましょう。

面接のキャンセル

メールを送る際の基本ですが、件名で結論がわかるようにすると良いでしょう。面接を辞退するこは企業側に迷惑をかけてしまいますので、それ以上迷惑をかけないよう、スムーズに内容が把握できるように配慮してください。

件名には「面接辞退」「自分の名前」を入れるようにすると良いでしょう。本文には、予定されていた面接日時を入れるようにしてください。辞退の理由は「一身上の都合」で問題ありません。企業側は面接のためにスケジュール調整をしていますので、そのことを踏まえた上で、丁寧にお詫びの言葉を入れましょう。

面接のお礼

面接のお礼のメールであっても、相手は多忙ですので、件名をわかりやすく記入する配慮をしましょう。面接後のメールの場合は、送るタイミングがとても重要です。せっかくのお礼メールであっても、面接から時間が経過してしまえば、送らない方が良いです。

採用担当者はたくさんの学生の相手をしていますので、時間が経過してしまえば面接時の印象は薄れてしまっている可能性が高いでしょう。また、タイミングが遅くなればなるほど、「とりあえず送っている」「弊社の志望度は低い」といった印象になってしまいます。

お礼メールは当日中、もしくは翌日の就業時間中（就業開始・昼休み・終業近辺は避ける）に送るようにしてください。相手は多忙ですので、返信不要の旨を伝えるのも配慮の1つでしょう。また、せっかくのお礼メールですので、面接で話した内容などに具体的に触れるようにしてください。

選考の辞退

面接以外の辞退を希望する場合も、基本的な書き方は面接辞退のケースと同じです。件名をわかりやすくすること、相手がスケジュールを調整してくれたことなどを踏まえ、深いお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

選考辞退には、その企業が志望から外れた、ほかの企業から内定をいただいたなどさまざまな理由があるでしょう。しかし、これらの理由は、企業にとって気持ちの良いものではありません。このような理由はあえて詳細を書かず、「一身上の都合」とするのがマナーです。

内定後のお礼

内定のお礼も、件名はわかりやすく書きましょう。内定をもらえば嬉しい気持ちのはずですので、自分の気持ちをストレートに表現すると良いでしょう。丁寧なメールを送ることも大切ではありますが、改まった内容だけになってしまうと「形式で冷たい」印象を与えてしまう可能性があります。

ここから嬉しいという気持ちを直接盛り込むようにしてください。また、入社までの過ごし方など、今後のことについても意欲をアピールすると好印象です。入社するという決意が伝わるよう、意欲・熱意を伝えるメールを作成すると良いでしょう。

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きちんとした返信メールで企業へ意欲を伝えよう！

書類選考通過のメールがくれば嬉しい気持ちになりますが、次の選考に向けての行動が大切です。

メールを返信するときにはいくつか注意点がありますので、正しいメールマナーを守っての送信が大切です。

せっかく返信しても正しいマナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまい、メールを送る意味がありません。正しいメールマナーを身に付けて、小さなこともプラスにの方向にもっていけるようにしましょう。

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