内定について

【内定辞退のお詫び状を送る封筒の選び方】就活生が知っておきたい書き方ポイント3つをご紹介

内定を辞退したら手書きのお詫び状を出した方がいい

第一志望の企業一社に絞って就職活動尾行うという人はほとんどいないでしょう。ほとんどの就活生は第一希望として挙げている企業のほかにも別の会社の採用試験を受けているはずです。しかし、4月から入社できる企業は1つなので、複数の内定を得ていた場合には、どれに進むかを選ばなくてはなりません。決めた1社については入社のための手続きを踏むでしょうが、そうでない企業については手書きの「お詫び状」を出すようにしましょう。

この記事では「お詫び状」に焦点を当て、内定を辞退したい旨を伝える際に送るお詫び状に関して、封筒選びのポイントから本文の書きかたのポイントまでをまとめてご紹介していきます。また併せて、作ったものを郵送する際に押さえておいてほしい注意点ついても解説しますので、内定を辞退する予定のある方は参考にしてください。

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封筒を選ぶ時のポイント

お詫び状ですが、裸のまま渡すわけにもいきませんので、封筒に入れて企業にお送りする必要があります。しかしその際、封筒にまで気を遣って送るのが一般的です。そのため、場合によっては新たに封筒を用意する必要があるでしょう。ここでは、お詫び状を入れる封筒を選ぶときにチェックしておいてほしいポイントを3つご紹介いたします。誠実な対応であることを示すためにも、細部までしっかりと押さえるようにしてください。

色は無地の白

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際に押さえておくべきポイントの1つ目が、「色」です。「白色」かつ「無地」のものを選ぶようにしてください。というのも、「正式な書類」を入れる封筒として一般的に用いられているのがこのタイプのものだからです。一方で、封筒の色でよく見かけるのは茶色だという方は多いのではないでしょうか。

ですが、茶色のものは一般的には「事務用」として用いられることがほとんどとなっています。そのほかにも色付きのものがあるのですが、これらに関しても、お詫び状を入れるものとしてはあまり好ましいとは言えないようです。とはいえ、白以外のもので送ったからと言って、「受け取り拒否」をされてしまうということはないでしょう。だからと言って、手元にある適当なもので済ませてしまうというのはNGです。

二重封筒

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際におさえておくべきポイントの2つ目が、封筒の種類です。このケースでは、「二重封筒」を使うようにしてください。二重封筒とは、読んで字のごとく、封が二重になっている封筒のことを言います。二重になっていることから、それだけ厳重に中身が守られているということを意味し、正式かつ重要な手紙・書類や改まった内容(お祝いなど)の書類を封入する場合に用いられることが多いです。

一方、白の一重封筒は主に「葬礼関係」のお知らせ・手紙や、お見舞い状を入れるものとして用いられています。お詫び状は例外になるのですが、一重・二重のどちらを使うべきかについては、「重ね重ね起こってほしいもの」の場合は二重封筒を、逆に「もう起こってほしくないもの」は一重封筒を、と覚えておくとよいでしょう。

サイズは中の書類が3つ折りで入るもの

お詫び状を入れる封筒を選ぶ際に押さえておくべきポイントの3つ目が、「封筒のサイズ」です。これについては、中の書類が3つ折りで入るものを選ぶようにしてください。こうすべき理由として考えうるものは2つあり、そのうちひとつは折り目の問題です。お詫び状をはじめとした正式な書類を封筒に入れる際は、基本的には「3つ折り」が一般的だとされています。

もうひとつの理由が、見やすさという相手を考慮した問題で、3つ折りだと封筒から出してすぐに開いて読めるというメリットがあるのです。これが4つ折りだった場合、2回ちゃんと開かないと読むことはできません。ちなみにA4サイズの場合、3つ折りにすると「100×210mm」ほどになります。

内定辞退のお詫び状の書き方ポイント3つ

前の見出しで封筒について触れたところで、次はいよいよお詫び状の中身について触れていきましょう。ここでは、内定辞退のためのお詫び状の書きかたで守っておいてほしいポイントを3つご紹介いたします。お詫び状を書く際にも一定のルールがあります。相手からいちいち反応があるわけではないでしょうが、恥をかかないためにもポイントを押さえていってください。なお、ここでは本文の具体例など詳しい情報についての言及は避けています。その点はご了承ください。

①「お詫び状」とは封筒に記載しない

お詫び状を書くうえで守ってほしいポイントの1つ目が、「『お詫び状』とは封筒に記載しない」ということです。履歴書を送る際には、何が中に入っているのかを知らせるという目的から、封筒に「履歴書在中」と書き入れます。同様の理由で、お詫び状を送る際にも「お詫び状」と書いたほうがよいのではないかと思う方もいるでしょう。

しかし、お詫び状は「そちらの会社には行きません」という宣言書のようなものです。人によっては、「わざわざケンカを売っているのか」と捉える方もいるかもしれません。この場合は「お詫び状」とわざわざ書かないことによって、穏便な印象を持たせることができるのです。ちなみに、お詫び状を入れる封筒に書き入れる内容は「住所」、「宛名」と、普通の書類のときと同じで構いません。

②渡す相手の情報・自身の情報は漏れなく記載する

お詫び状を書くうえで守ってほしいポイントの2つ目が、「渡す相手の情報と自身の情報は漏れなく記載する」ということです。先述の通り、封筒に書き入れる内容は普段のときと変わりありません。しかし、双方の情報を書き記すというのが大切なのです。というのも、宛先がはっきりしていない場合は、書類が企業側の手元に届かない可能性が高くなります。

逆に、送り主の情報が何も書かれていない場合には、受け取る側が困ってしまうという問題をはらんでいます。お詫び状が無事に届いていないことで困るのは、何よりも誰よりも自分自身です。内定承諾に関する問題にのちのち巻き込まれないようにするためにも、渡す相手の情報、そして自身の情報はきちんと漏れなく記入するようにしましょう。

③お詫び状は基本的に縦書き

お詫び状を書くうえで守ってほしいポイントの3つ目が、「お詫び状は基本的に縦書き」だということです。書類に関しては、普段は横書きのものを見慣れている方が多いでしょう。しかし、お詫び状を縦書きにするというのには、日本ならではの理由が存在しているのです。お詫び状は改まった内容の文章だとされています。改まった文章を書く際には、「日本の形式」に従う必要があるのです。

日本の形式は「縦書き」であり、これがお詫び状を縦書きで書く必要がある理由となっています。ほかにお詫び状に関することとして、使用する便箋は白地のものを選ぶようにしてください。キャラクターものや絵柄が入ったものは、改まった文章を書くというシチュエーションにおいては向いていません。

内定辞退のお詫び状は必ず窓口で出す

書いた本文を封筒に入れ、宛名と送り主の情報を書いて封を閉じれば、あとは郵送するだけです。これに関して、お詫び状を送る場合は必ず「郵便窓口」でお願いするようにしましょう。というのも、窓口でお願いする以外の方法である「切手を貼ってポストに投函する」という方法には「料金不足」になってしまうという危険があるからです。

切手代が足りていない場合は送り主に返されてしまうか、届けられるものの、送られた先に不足分の請求が来てしまいます。とくに後者の場合は企業の方に大変迷惑がかかってしまうことになりますので、最悪のパターンです。この点に関しては、窓口に持っていけばその場で料金を支払うことになりますので、係の方が間違えない限り料金不足などになることはありません。そのため、窓口に持っていく方が安全なのです。

内定辞退はマナーをもっておこなう

この記事では「お詫び状」に焦点を当て、内定を辞退したい旨を伝える際に送るお詫び状に関して、書類を入れる封筒選びのポイントから本文の書きかたのポイント、そして、作ったものを郵送する際に押さえておいてほしい注意点などをまとめてご紹介してきました。

内定辞退をするというのは悪いことではありません。しかし、断ろうとしている企業もお金をかけて人材を選ぼうとしているため、やはり一言でも入れておくことが必要になるでしょう。また、本文中でもいくつかご紹介いたしましたが、お詫び状を書く際にはマナーとなっているものがあります。今回ご紹介した情報を参考にして、書類作成時には誠意をもったうえで、形式に従って書くようにしましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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