面接後のお礼状の書き方【手紙・メールのテンプレート付き】

面接後にはお礼状を送ろう

面接が終わった後は、それまでの緊張が一気に解けて気が緩んでしまいがちです。面接がうまくいけば嬉しいですし、失敗したら悲しい気持ちになるのが当然です。しかし、面接がうまくいった場合も失敗した場合も、面接が終わってからやった方がよいことがあります。それは、お礼状を送ることです。お礼状を送ることで、企業に感謝の気持ちを伝えることができます。

しかし、お礼状はただ書けばいいというものではありません。お礼状を書くときには、お礼状のルールやマナーを守る必要があるのです。採用担当者が好印象を抱くようなお礼状を書くために、お礼状の書き方をしっかり理解しておきましょう。

面接後のお礼状の内容

お礼状はあくまでも、面接をしてもらったことに対するお礼を伝えることが目的です。「お礼状は送っても損をすることはない」くらいの気持ちで送りましょう。

お礼状を書くといっても、どのような内容を書いたらいいのかわからないという人も多いのではないでしょうか。お礼状を書くことで評価がプラスになることが多いですが、書き方を間違ってしまうと、かえってマイナスの評価となってしまうこともあるため、お礼状の書き方はとても重要です。こちらではお礼状に書く内容を紹介していきますので、ぜひ参考にし、採用担当者の評価をプラスにすることのできるお礼状を完成させてください。

①時間を割いてもらったお礼

まずは、時間を割いてもらったお礼を述べるようにしましょう。面接の時間だけでなく、それまでの選考を含めると、企業の採用担当者は1人に対して多くの時間を費やしています。書類のチェックや面接日程の調整、面接時間など採用担当者の工数がかかっているのです。

そのため、一言「お忙しい中、面接にて貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」と述べることで、相手に気遣っていることが分かります。

②志望する気持ちが強まったこと

お礼だけだと感謝の気持ちを伝えるだけとなり、採用担当者に自分の熱意が伝わらない場合もあります。せっかくお礼状を送るのであれば、お礼状で自分の熱意を伝えて、少しでも採用担当者の印象に残るようにするほうがよいです。

そこで、感謝だけでなく「自分がこの企業に入りたい」という熱い気持ちも、お礼状で再度伝えるようにしましょう。お礼状では、面接や会社を訪問して入社したい気持ちが強まったことを書くようにしましょう。

③面接の感想や興味を持ったことについて書く

冒頭と最後の締めの間にあたる部分では、面接を受けた感想や、面接をしたうえでさらに興味を持ったことについて書くようにしましょう。

感想を書く部分は唯一個性を出すことが出来る部分でもあるので、ネット上にあるお礼状の例文をそのまま使ったり、どこからか文章を拾い上げるということのないように、自分の言葉で記載するようにしましょう。感想はうまく書き上げるというより、自分がその日面接を受け、何を思い感じたかを正直に書くほうがよいでしょう。自分の言葉で書くことが相手にも一番伝わるので、面接中は緊張するかもしれませんが、どのような内容を話したかということを覚えておくようにしてください。

お礼状の形式はメールでも手紙でもいい

面接後のお礼状を送るのに、メールと手紙のどちらがいいのかと悩む就活生は多いです。お礼状は感謝の気持ちを伝えることが目的なので、メールでも手紙でもどちらでもよいですが、それぞれにメリットがあります。メールは面接を受けたその日のうちに送れるため、採用担当者の記憶が鮮明な状態で読まれるのがメリットです。

手紙は採用担当者に届くまで時間がかかりますが、手書きなので心がこもっている印象を与えることができます。メールと手紙それぞれのメリットを考えながら、採用担当者とのこれまでのやり取りを含めて、メールにするか手紙にするか選択するのがよいでしょう。

簡潔な文章を心がける

お礼状では、具体的な感謝の気持ちを述べることが大切です。しかし、ついつい自分の気持ちや感想を述べていたら、感情がこもりすぎて長くなってしまうことがあります。相手に感謝の気持ちを述べるためのものということを頭に置いておくようにして、簡潔な文章を心がけましょう。お礼状は、簡潔にまとめて相手に読みやすい文章にしなければなりません。

お礼状を書く場合はダラダラと長くなりすぎてしまわないよう、まず別紙に書いてまとめてから清書するようにしてください。メールの場合は別紙にまとめなくても書いて消すことが出来ますが、手紙より手軽に文字を打つことが出来るので、だらだらとした文章になりがちです。誰が見てもわかりやすいような、簡潔で読みやすい文章を書くように気を付けましょう。

お礼状の書き方ポイント【手紙編】

手紙でお礼状を書くときに気を付けるポイントは何でしょうか。企業に手紙を書くときは、友達に手紙を書くのとは違い、マナーがあります。ビジネスシーンに沿った手紙を書かなければ、一般常識がないと思われてしまう可能性もあるでしょう。手紙のマナーを守れていないお礼状を送ったことで、採用担当者に悪い印象を持たれないように、手紙でお礼状を書くときのポイントを押さえておきましょう。

無地で白のはがきか便せんを使う

お礼状を書くうえで注意しなければならないのが、手紙に使うはがきや便箋の選び方です。選び方を間違えてしまうと、せっかくお礼状を書いても、常識がないなどと捉えられてしまい、マイナス評価になることもあるので注意してください。

自分のお礼状に目を止めてもらうために、おしゃれで綺麗な便箋を使用したいと考えている人もいるかもしれません。ただし相手は企業ですので、派手なものや柄のあるはがき・便せん・封筒は避けるようにしてください。企業に送る手紙やはがきにふさわしいのは、無地で白色のシンプルなものです。使用する便せんやはがきの種類を間違えて、印象が悪くならないように気を付けましょう。はがきや手紙の模様ではなく、お礼状は中身が肝心です。

「頭語」と「結語」を必ずいれる

企業に手紙を書くときは、頭語と結語に注意しましょう。頭語とは、手紙を書くときに一番最初に書く「こんにちは」のようなもので、結語とは、手紙の最後に書く「さようなら」のようなものです。頭語と結語は組み合わせが決まっています。また、頭語と結語は手紙を出す相手との関係によって、使い分ける必要があります。ビジネスシーンでは頭語に拝啓、結語に敬具を使いましょう。

手紙を書くときに、頭語に前略、結語に早々と書いた経験がある人は多いと思いますが、前略と早々の組み合わせは、時候のあいさつを省くという意味です。あいさつを省くという意味なので、お礼状では使わないようにしましょう。お礼状を書くときは、頭語と結語を間違えないように注意することが大切です。

時候の挨拶の後に名乗る

手紙を書くときには、頭語の後ろに時候の挨拶を書き、時候の挨拶の後に名乗るのがマナーです。時候の挨拶とは、季節によって感じることができる心情や季節感を表現した言葉のことをいいます。時候の挨拶には、季節に関わらず年中使用できる時候の挨拶があります。面接後のお礼状を書くときは、季節に関わらず使用できる時候の挨拶を使うのが一般的です。

季節に関わらず使用できる時候の挨拶として、例えば「貴社におかれましてはますますご清栄のこととお喜び申し上げます」を使うとよいでしょう。時候の挨拶を書いた後に、自分の名前を名乗ります。このように、頭語の後に時候の挨拶を書くのは手紙のマナーです。これらのマナーをしっかりと押さえて、ビジネスシーンに沿った手紙を書くようにしましょう。

お礼状の例

手紙でお礼状を書く場合の一般的な例文です。本文は、例文のまま使うのではなく、面接を通して感じたことや、入社を希望する熱い気持ちを書くようにしましょう。本文の内容によって、採用担当者の印象に残るかどうか決まるので、本文の内容はよく考えて書くことが大切です。

手紙では一番最後に相手の名前を書きます。このときに注意するのが、株式会社が会社名の前後どちらにくるかということです。株式会社○○と○○株式会社の2通りあるので、手紙を書く前にきちんとチェックしておきましょう。

お礼状の書き方ポイント【メール編】

メールは簡単に送ることができますが、パソコンの文字だけなので無機質な印象になりがちです。メールの内容を工夫して、採用担当者に熱意を伝えるのは大切ですが、内容以外の部分で、メールのマナーを守るようにしましょう。採用担当者には毎日たくさんのメールが送られてくるので、メールのマナーが守れていない場合は、悪い意味で目立ってしまいます。そうならないためにも、メールでお礼状を書くときに押さえておくポイントを把握しておきましょう。

タイトルはわかりやすく簡潔に

メールでお礼状を書くときには、タイトルに気を遣うことが大切です。タイトルは相手にわかりやすいように、簡潔に書きましょう。タイトルは「○月○日○○面接の御礼　○○ ○○（自分の名前）」くらい簡潔で十分です。社内や取引先からのメールであれば、アドレスに登録されているので宛名だけで重要度がわかります。しかし、就活生のメールアドレスは登録されていないため、タイトルで「誰が何のメールを送ったか」ということを伝えなければ開封してもらえない可能性もあるのです。

また、採用担当者は採用活動以外にもたくさんの業務をしなければなりません。メールのタイトルがわかりにくいと、緊急のメールかどうかの判断ができないため、一度開封して内容を確認しなければいけなくなってしまいます。お礼状は緊急度が高いメールではないので、採用担当者の都合がよいときに見てもらえるように気を配ることが大切です。

冒頭で名乗っても署名は忘れずに

就活生が企業にメールをする際に、忘れがちなのが署名です。署名と言われても、何のことかわからない就活生は多いのではないでしょうか。メールの署名とは、メール本文の一番最後に自分の情報を書くことです。メールを送るビジネスマナーで署名は必須です。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものなので、署名を忘れるという細かいミスをしないようにしましょう。

メールの署名では「自分の名前」、「大学名、学部、学科、年次」、「メールアドレス」、「電話番号」を書きます。署名を書くときは、署名の上下にーや＝で区切り線をつけると、見やすいメールになるでしょう。メールの署名は社会人になったら当たり前のマナーなので、今のうちからしっかり把握しておきましょう。

お礼状の例

メールでお礼状を書く場合の一般的な例文です。メールでは、件名を簡潔にわかりやすく書き、誰が何のメールを送ったか一目でわかるようにしましょう。手紙で書く場合と同様に、本文の内容によって印象が変わります。

特にメールは手書きではなくパソコンで入力された文字なので、本文の表現を工夫して、感謝の気持ちと熱い気持ちを伝えるようにすることが大切です。メールの最後に署名をつけるのを忘れないようにしましょう。

面接後はお礼状で志望度の高まりや感想を述べよう

面接後のお礼状は、必ず送らなければいけないものではありません。しかし、必須ではないからこそ、心を込めて書くことで、相手の心に残るものです。お礼状は、感謝の気持ちや入社したいという熱い気持ちを伝えるには適しているといえます。採用担当者も、面接後のお礼状をもらって嫌な気持ちになる人はいないでしょう。志望度が高い企業の面接を受けた後は、特にお礼状を出すことをおすすめします。

記事についてのお問い合わせ