目次
- 受付の志望動機は業種特有のニーズに応えた内容が必須！
- 今の時代における需要は？ 受付が置かれている現状
- 就活生に聞いた！ 受付を志望した理由
- 大きく分けると5つ！ 受付が求められる代表的な就職先
- 「来客対応だけ」は大間違い！ 受付に任せられるおもな5つの仕事
- AIに負けない企業の顔になるために！ 受付に求められる資質
- 就活生に聞いた！ 受付を志望する際にアピールしたこと
- 4ステップで完成！ 受付の志望動機の作り方
- 業種別5選｜受付の志望動機の例文
- 強み別5選！ 受付の志望動機の例文
- あてはまったら要注意！ 受付の志望動機のNG例文3選
- 受付の志望動機は応募企業の顔となった自分を想像して考えてみよう
受付の志望動機は業種特有のニーズに応えた内容が必須！
来訪者への対応をおこなう受付は、企業の顔とも言える重要な存在です。ただし、受付と一口にいっても、業種によって業務内容や求められるスキルなどが異なります。
そのため、合格に近づくためには、業界・業種ならではの特性を踏まえて適性をアピールすることが込むことが重要です。業種特有のニーズに対応した志望動機を作成することで、熱意と志望度の高さをアピールできることでしょう。
当記事では、受付を取り巻く現状やおもな業務内容、求められるスキルや就職先として選ばれやすい業界を解説していきます。最後まで読むことで受付に関する理解が深まるだけでなく、業界に合わせた志望動機を作成しやすくなるので、ぜひ参考にしてみてくださいね。
今の時代における需要は？ 受付が置かれている現状
AI（人工知能）技術の普及にともない、近年では人の需要が低くなりつつある仕事も出てきました。この傾向は、受付業務においても例外ではありません。まずは、こうした受付の現状について詳しく見ていきます。
まずはこの章を読み、昨今における受付という職の状況や求められる人材像を押さえましょう。業界の動向や変化に合わせた志望動機を作成できるようになれば、採用担当者の印象に残りやすくなりますよ。
AIによる自動化で派遣社員・パートタイマーにまかせる企業が増加
最近では、AI技術を活用した受付システムを導入する企業が増加傾向にあります。AI受付では来訪者が提示した名刺を画像認識したり、声を聞き取って音声認識したりすることで、各種案内や対応を自動でおこなう仕組みになっています。社内の担当者を呼び出すほか、入館証の発行や複数言語への対応も可能なため、人手不足の解消や人件費削減の目的で導入する企業が今後も増えるでしょう。
また、厚生労働省が運営するjobtagによると、令和5年度において受付を担っている人の割合は54.0％がパートタイマー、6.0％が派遣社員となっています。一方、正規雇用は28.0％となっており、派遣社員・パートタイマーを合わせた割合の半分以下となっています。このことから、企業側もコストや人員配置の柔軟性を重視して非正規雇用を多く採用しており、正社員での受付はパートタイムや派遣社員の求人に比べて門戸が狭い可能性があるといえます。
商社や金融など大手企業ではまだまだ需要が高い
AIによる自動化により受付の需要がなくなってしまうのではと思われがちですが、商社や金融といった業界、特に大手企業ではまだまだ需要が高いといわれています。なぜなら、これらの業界では企業への来訪者が比較的多く、企業規模が大きくなればなるほどその傾向は顕著になるからです。
AIシステムを補助的に使用することがあっても、それだけでは対応しきれないトラブルを想定し、生身の人間を受付に配置するケースもあるでしょう。
また、大手企業は人件費をかける余裕があることから、受付で正社員雇用していることも比較的多いようです。受付に正社員として就職したいなら、需要の高い業界や大手企業を狙うのも一つの手といえます。
多様な人に対応できる能力がより求められている
近年ますます進むグローバル化により、企業への来訪者は日本人ばかりではなくなっています。そのため、英語をはじめとした第二言語を習得しているなど、語学力がある人材が求められます。それに加えて、異文化への理解や柔軟な対応も必要です。
特に大手企業になればなるほど来訪者の特性は幅広く、ときには障がいがある方を受付する場面もあるでしょう。マニュアル通りの対応ではなく、来訪者一人ひとりに寄り添った対応ができる人材が求められています。
就活生に聞いた！ 受付を志望した理由
AIによる自動化や派遣会社への委託が進んでいながらも、受付の仕事はまだまだ需要があります。実際に受付の職種に応募した就活生は、どのような理由から受けたのでしょうか。経験者にたずねてみました。
「自分の強みを全面に出して働きたい」と考える学生が多数
企業に入ったときに真っ先に目につく受付で、自分の存在や強みをアピールしたいという声がいくつか聞かれました。
受付は常に人目にさらされている場所での仕事となるため、自分の魅力を発揮できると考える人は少なくありません。しかし、それだけではなく、庶務や総務に近い内容の仕事を任されることもあります。
「受付」が持つ一般的なイメージだけで応募するのではなく、具体的な仕事内容を研究してから受けるようにしましょう。入社後のミスマッチを防げるようになります。なお、受付全体の志望動機の書き方については、以下の記事を読んでみてください。
大きく分けると5つ！ 受付が求められる代表的な就職先
受付は商社や金融といった業界だけでなく、ホテルや医療機関、美容室でもニーズがあります。就職先が幅広い受付ですが、業界ごとに業務の傾向がやや異なるものです。
ここでは、受付が求められる代表的な就職先5つについて、それぞれの特徴や知っておきたい知識を解説します。この章を読むことで、業界ごとの違いを理解できるので、どのような就職先がマッチするかを判断しながら読み進めてみてくださいね。
①商社
商社は、国内外における幅広い商品について、売り手と買い手をつなぐ仲介役を担う業界です。そのため、取引先は日本国内にとどまらず、世界中のありとあらゆる国と地域まで広がり、それにともなって企業への来訪者も外国人が増える傾向にあります。それ以外にも、下記のような特徴が挙げられます。
商社といっても企業によって規模はさまざまですが、総合商社などの大手では来訪者が多くなりやすいため受付のニーズが高いとされています。その分、業務量が増えて煩雑になりやすい傾向があるので、スピーディーにマルチタスクをする能力が必要です。
商社の仕事内容については、以下の記事を参考にしてください。
②金融
金融業における受付では、企業のオフィスで来訪者へ受付対応をおこなうほか、証券会社や銀行の支店で一般個人の来客へ対応をおこなうケースが想定されます。金融における受付の特徴は、下記の通りです。
金融業界では特に顧客からの信頼が重要視されているため、受付においても信頼を得られるような丁寧な接客とマナーの遵守が求められます。
清潔感のある外見であることはもちろんのこと、相手の立場や状況を踏まえた柔軟な対応も重要です。
③ホテル
ホテルの受付では、宿泊者に対してチェックイン・チェックアウトの手続きをおこなったり、宿泊中の注意事項を説明したりします。
一般的には受付業務だけをおこなうケースは少なく、フロントスタッフとして受付のほかに宿泊予約や会計といった各種業務も同時に担当することが多いようです。ホテルの受付業務における特徴は下記の通りです。
企業の受付と大きく異なるのは、一般個人に対応するシーンがほとんどであることです。ときにはトラブル対応しなければいけない場面もありますが、宿泊客からのクレームにつながらないよう慎重かつ柔軟な対応が求められます。
ホテル業界の仕事内容については、以下の記事を参考にしてください。
④医療機関
医療機関の受付では、総合病院や個人で開業しているクリニック、保険薬局といった就職先があります。医療機関の受付における特徴は下記の通りです。
医療機関の受付は、保険者に提出する診療報酬明細書を作成する「レセプト」や院内で必要な備品の発注など、マルチタスクになりやすいのが特徴です。
また、規模が大きな総合病院では患者を適切な科や施設に案内することもあるため、医療分野に関する一定の知識が求められます。医療機関の受付になるのに必須の資格はありませんが、「医科 医療事務管理士技能認定試験」や「医療事務技能認定試験」といった医療事務の民間資格を取得するのがおすすめです。
医療機関の仕事内容については、以下の記事を参考にしてください。
⑤美容室・エステサロン
美容室・エステサロンでも、受付を募集しているケースがあります。美容室・エステサロンにおける受付の特徴は下記の通りです。
美容業界ならではの特徴ですが、髪色の明るさやネイルについての自由度は高い傾向にあります。また、受付業務だけでなく予約対応や会計業務のほか、美容室では美容師のアシスタント業務を担当することも多いようです。
エステサロンではカウンセリングや提案をおこなうシーンもあるため、傾聴力や深い商品知識が重要です。美容室・エステサロンでは特に受付の印象がリピート率につながりやすいといわれているため、好印象な笑顔は強力な武器になるでしょう。
美容業界の事情については、以下の記事を参考にしてください。
「来客対応だけ」は大間違い！ 受付に任せられるおもな5つの仕事
ここまで業界ごとに受付業務の特徴を見てきましたが、どの業界にも共通するのが「来客対応だけを担当するわけではない」ということです。電話やメールへの対応や書類作成、備品管理といった業務も受付の仕事に含まれます。
ここでは受付に任されるおもな5つの仕事内容を解説していきます。
①来客対応：応対や案内がメイン業務
受付の根幹となるのは、オフィスビルや店舗を訪れた来客に対する応対・案内業務です。来客対応における具体的な業務内容は下記の通りです。
上記はオフィスビルで受付業務をおこなう場合の一例ですが、店舗では会計業務や店内清掃を、医療機関ではレセプト業務や各科への案内を担当するケースもあります。
いずれの場合においても、来客が来訪目的を果たせるよう、最大限のサポートすることが大きな役割といえます。
②電話・メール対応：社内外の連絡をスムーズにする橋渡し役応
企業によっては、会社の代表電話やメールアドレスへの対応をおこなうケースもあります。電話・メール対応における具体的な業務内容は下記の通りです。
自分自身で電話・メール対応をおこなうほか、担当部署や担当者へ取り次ぐシーンも多いです。来客を待たせることがないよう、的確に要件を理解してスピーディーに取り次ぐことが重要です。
また、来客対応業務と同様、電話・メール対応でも会社の顔として相手に接するという自覚が大切です。相手に寄り添った丁寧な対応を心掛けることで、会社全体のイメージにも貢献できます。
③郵便物の処理：重要書類の扱いには注意が必要
事務や総務が担当することも多い郵便物の処理ですが、受付が兼任するケースもあるようです。郵便物の処理における具体的な業務内容は下記の通りです。
郵便物の処理業務には、会社からの発送と外部からの受け取りの両方が含まれます。発送する場合は郵送トラブルがないよう送り先を慎重に記入したり、発送料金を過不足なく計算したりすることが重要です。
また、社内の重要書類を取り扱うシーンも多いため、情報漏洩には十分に注意して厳重に管理する姿勢が求められます。
④書類作成：応対記録を残すために必須
受付の仕事では、来客対応や電話・メール対応などに関する書類作成をおこなうケースも多いです。書類作成における具体的な業務内容は下記の通りです。
来客があれば、いつ・誰が・何の用件で来訪したのかを管理システムに入力し、入館証を発行したならその履歴も記録します。また、電話・メール対応の結果、来訪予定や社内施設の予約を入力・管理することもあるでしょう。これらの記録は企業のセキュリティ面にかかわる重要なデータとなるので、ミスなく入力することが重要です。
⑤備品管理：会社の庶務全般を担うことも
企業によっては受付が会社の庶務全般を担い、備品管理を担当することもあります。備品管理における具体的な業務内容は下記の通りです。
受付がどこまで備品管理をおこなうかは企業によって異なりますが、備品をリストアップ・ラベリングするほか、定期的に備品のチェックをおこなうケースもあります。また、必要なら備品を買い替えたり買い足したりしますが、いざ足りなくなってから行動するのではなく前もって対応することが重要です。
先回りの行動を心掛けることで、ほかの従業員の業務も滞りなく進みやすくなり、職場全体の生産性が向上するでしょう。
受付も含む事務職の志望動機の書き方は、以下の記事をぜひ参考にしてください。
AIに負けない企業の顔になるために！ 受付に求められる資質
受付を採用する代わりにAI受付システムを導入する企業も出てきていますが、こうした状況でもあえて生身の人間を受付担当にする企業も一定数存在します。やはり、人間にしかできないきめ細かで柔軟な対応と、それができる人材を企業の顔にしたいと考える企業が多いのでしょう。
AIに負けない企業の顔になるためには、人間だからこそできる柔軟な対応が必要ですが、具体的には状況判断能力やコミュニケーション能力が求められます。ここでは、こうした能力をはじめとした「受付に求められる資質」について解説していきます。
①コミュニケーション能力
受付でコミュニケーション能力が必要とされるシーンは、来訪者へ対応・案内をおこなう場面や社内の担当者・担当部署へ情報共有をおこなう場面など多岐にわたります。
自分が伝えたいことを正しく伝える・相手が伝えたいことを正しく受け取るといった基本的なコミュニケーション能力に加えて、来訪者に合わせて話し方や言語表現を工夫する心掛けが大切です。また、視線や表情、声のトーンや身振り手振りといった非言語情報も交えて、会社の顔として好印象を残せるやり取りを実践できる人材が求められます。
コミュニケーション能力をアピールしたい人は、以下の記事も合わせて読んでみてください。
②正しい言葉遣いとマナー
受付には好印象が求められますが、そのために欠かせないのが正しい言葉遣いとTPOに合わせたビジネスマナーです。
対面での来客対応をおこなうシーンはもちろんのこと、電話・メール対応でも状況に応じた正しい言葉遣い、相手を不快にさせないソフトな話し方が重要です。また、会社の顔としての役割を持つ受付だからこそ、ありとあらゆるシーンで好印象な立ち居振る舞いが求められます。
上記に挙げた例はほんの一例で、来客へお茶を出す際の所作やドアをノックする作法など、マナーに気を付けなければいけないシーンは山ほどあります。相手にどう思われるかを常に意識して、TPO（時・場所・状況）に合わせたマナーを実践することがポイントです。
言葉遣いのポイントについては、以下の記事を参考にしてください。
③状況判断力
受付の仕事では、多様な特性を持つ人たちに接することになるので、そのときどきの状況に合わせた柔軟な対応が求められます。そのために必要なのが、今自分がおかれた状況を整理して取るべき行動や対策を判断する状況判断力です。
受付の業務のなかでも特に来客対応ではイレギュラーな対応、急なトラブルへの対応をしなければいけないシーンは多いものです。
そんなときでも慌てず、冷静に状況を見極めて柔軟な対応を実践できる人には状況判断能力が身に付いているといえますし、受付への適性があると考えられます。
④語学力
商社や外資系企業の場合は特に、海外からの来訪者や英語話者へ対応するシーンが多いものです。また、最近ではインバウンド需要の増加により、ホテルの受付でも英語対応が求められるシーンが増えています。
ビジネス英会話が流暢にできなくても、最低限の英会話フレーズができれば問題ないとしている求人もあるので、基本的な表現はしっかり覚えておきましょう。また、仮に会話が通じなくても笑顔でかつ丁寧な対応を心掛ければ、おもてなしの心は相手に伝わるはずです。
商社の受付を希望していて、語学力と採用の関係が気になる人は、以下の記事も読んでみてください。
⑤情報リテラシー
受付の仕事では、来客の名前や来訪日時、会社名や用件といった情報を扱うことになります。中には機密レベルの重要な情報もあるため、情報漏洩を起こさない意識と情報リテラシーが重要です。こうした意識は当たり前のことと思われがちですが、だからこそおろそかにしないよう大切にする姿勢が欠かせません。
受付が自ら情報管理マニュアルを作成する場面は少ないですが、与えられたマニュアルを徹底して実践する心掛けは欠かせません。また、業務で得た情報を社外だけでなく、同じ社内の人間であっても関係者以外には口外しないことも大切です。
就活生に聞いた！ 受付を志望する際にアピールしたこと
受付の仕事は企業ごとで異なることが多いため、応募の際には業種研究が欠かせません。しっかりと志望動機の準備をして選考に臨んだ学生たちは、どのようにアピールしたのかをたずねてみました。
「対人関係に関する能力」がアピールがメインに
自分自身の性格や経験から、コミュニケーション能力の高さや接客の姿勢といった対人関係能力をアピールする人が見られました。
多くの学生が、コミュニケーション能力が受付に最も求められるスキルだととらえていることがわかります。確かに企業の顔であり、人と接する機会が多い受付には愛想の良さや一定の接客スキルが必要です。
しかし、全員がコミュニケーション能力だけをアピールしていては差別化につながらず、採用担当者の印象に残りづらいものです。
これから受付の志望動機を考えるのであれば、コミュニケーション能力プラスアルファとして、自分ならではの強みも考えてみましょう。
4ステップで完成！ 受付の志望動機の作り方
ここまで業界ごとの受付の特徴やおもな業務内容、必要なスキルを見てきましたが、ここからは実際に志望動機を作るための方法を4ステップを解説していきます。各ステップで盛り込みたい内容の例や、気を付けたいポイントもあわせて紹介しています。
この章を読むことで、受付の志望動機を作る具体的な方法を理解できるだけでなく、説得力を持たせるためのコツも習得できるはずです。
①結論で受付を志望する理由を伝える
志望動機の冒頭で、受付を志望する理由を提示します。志望動機で最も伝えたい内容は「なぜ受付を志望するのか」という理由ですが、結論から提示することで、相手に話が伝わりやすくなるからです。
受付を志望する理由を切り出す際は、自分が感じるやりがいや魅力、受付だからこその役割を盛り込むと話しやすいです。また、自分自身の強みや経験も交えることで、より説得力を持たせやすくなるでしょう。
②志望業務を選んだ理由を伝える
受付の志望動機を説明した後は、そのなかでも希望する業務を志す理由を伝えましょう。前述の通り、受付といってもオフィスビルや医療機関、ホテルなど就職先によって業務内容は異なります。
いずれの場合においても、各業種における受付業務の特色を押さえることが重要です。自分が志望する業界での受付の役割や具体的な業務内容、そして必要なスキルをしっかり理解しておきましょう。
③応募企業に感じた魅力を伝える
次に、応募企業に感じた魅力を伝えることで、志望業種のなかでもその企業を選んだ理由を説明するようにしてください。
応募企業自体の魅力を伝えても良いですし、受付業務と関連する魅力を伝えても良いでしょう。応募企業自体に感じた魅力の例としては、企業の経営方針やビジョンが挙げられます。そのほか、受付業務と関連する内容にするなら受付システムや業務の幅広さが考えられます。
④入社後に目指す自分の在り方を伝える
志望動機の最後には、入社後に目指したい自分の姿を伝えます。採用担当者は「採用することで自社に利益をもたらす人材」「入社後に貢献してくれる人材」を求めているので、自分がこうした人材であることをアピールします。
この際、自分の強みや持っているスキルを踏まえて、自分がどのような活躍・貢献ができるかを伝えられると良いですね。
業種別5選｜受付の志望動機の例文
同じ受付であっても、志望動機を考える際には商社や金融、ホテルなど、業種に合わせた内容にしなければなりません。業種によって任される仕事内容は異なるため、まずは志望業種における受付はどのような仕事を担うのかを理解して、動機を考えていきましょう。
ここからは志望動機を考える際にお手本となる、業種別の志望動機を5つ紹介します。受付の志望動機を考える際の参考になるはずです。なかなか筆が進まない人は、最初は真似して書いてみてください。
例文①商社
商社の志望動機の書き方については、以下の記事を読んでみてください。
例文②金融
金融業界全体の志望動機の書き方については、以下の記事を読んでみてください。
例文③ホテル
ホテルフロントの志望動機の書き方については、以下の記事を参考にしてください。
例文④医療機関
例文⑤美容室
また、美容部員の志望動機の書き方が気になる人は、以下の記事を読んでみてください。
強み別5選！ 受付の志望動機の例文
一つに絞り込まず、さまざまな業種の受付に応募したいと考えている人は、自分の強みを強調した志望動機を作成しておくと、それを応用して使えるようになります。
受付に求められる資質は5つあると紹介しましたが、それぞれの強みをどのように志望動機に落とし込んだら良いのでしょうか。ここからは強み別に考える、受付の志望動機例文を紹介します。
自分の強みに自信がある人は、この例文を参考にして作成することで、熱意だけではなく自己アピールにもつなげられるでしょう。
①コミュニケーション能力
②正しい言葉遣いとマナー
③状況判断能力
④語学力
⑤情報リテラシー
あてはまったら要注意！ 受付の志望動機のNG例文3選
受付の仕事は来客対応のみにとどまらず、業種や企業によって多岐にわたります。そのことを理解せずにイメージだけで志望動機を考えても、採用担当者からの評価にはつながりません。
具体的にどのような志望動機はNGとされているのでしょうか。ここからは受付志望者が作成しがちなNG例文を3つ紹介します。例文を読み、どこがNGポイントかを理解したうえで、好感を抱かれやすい志望動機を考えるようにしましょう。
①受付業務を軽く見ていると思われる内容
多くの人と触れ合える受付に、強い憧れを抱いています。来客されたお客様に挨拶をする受付であれば、何の資格もない私でもできると思い、志望しました。
貴社への入社後はまず受付として仕事をこなし、慣れてきたらもう少し自分の強みを発揮できるような部署でしっかりと働き、活躍したいと考えています。
②ほかの事務職と混同した内容
私は、お客様と話すことが大好きであるため、受付を志望しています。そのなかでも多くの商品を世に出している商社に魅力を感じ、グローバルな展開が期待されている貴社に応募しました。
貴社に入社した際には、持ち前のコミュニケーション能力を活かして、お客様に自分が良いと思った商品やサービスをどんどん伝えていきたいです。
③過剰な敬語を使いすぎている内容
私は、企業様の顔となる受付に強い憧憬の念を抱いています。そのなかでも、地域に貢献なさっている御社のご理念には深く共感しており、御社の一員として、お客様へのご奉仕に精励したいと存じます。
微力ではございますが、御社の発展に貢献できますよう、全力を尽くす所存でございます。
受付の志望動機は応募企業の顔となった自分を想像して考えてみよう
受付は、特定の資格がなくても採用される職種であり、AIによる自動化が進むなかで採用枠を狭めている企業も存在します。その実情を鑑みて、ほかの就活生と差別化を図り、採用担当者の心証に残る志望動機を作成するようにしましょう。また、受付の仕事内容や求められる資質を正確に理解できるよう、努めなければなりません。
企業の顔として働く自分を思い描きながら考えると、入社後の働き方や理想のビジョンを伝えやすくなり、採用のチャンスを高められるでしょう。ぜひ当記事を参考に、自分も周りも納得できる受付の志望動機を作成してみてください。
【業界・企業研究や志望動機に関する調査】
調査方法：ポートが運営する企業口コミサイト「就活会議」会員へのダイレクトメール
調査日：2024年12月20日～12月27日
調査元：「就活の未来」を運営するポート
調査対象者：24卒・25卒の就活会議会員の79人