添え状が必要な理由｜記入すべき内容やパソコンと手書き別の例文を紹介

添え状とは？

就職活動で履歴書やエントリーシートといった応募書類を郵送する場合も多いです。しかし、ただ指定された必要な書類だけ郵送して終わりではいけません。一緒に添え状を送ることが一般的なマナーとなっています。ところが添え状を送るのが分かったとしても、具体的にどう書けば良いか分からないという人も多いでしょう。添え状の書き方も失敗すれば、マナー違反になる可能性もあるので注意が必要です。

また、一般的な常識がないと考えられる可能性も否定できません。せっかくいい印象を与えるための添え状が、逆に印象を悪くする理由となってしまうのです。そうならないよう、添え状の書き方についてポイントや注意点を解説いたしますので参考にしてみてください。

添え状が必要な理由

添え状は必須ではないという話もあります。これは企業により考え方が異なることも理解しておいてください。添え状があるかないかでライバルと差がつくことも珍しくないからです。添え状は社会人としてのマナーと共に礼儀がきちんとしている人物かどうかの判断材料になっていることも忘れてはいけません。本気度や真剣さにもつながるので同封して損になることはないのです。ただアピール以外にも、添え状を出した方が良い具体的な理由があるので解説します。

差出人がわかるようにするため

添え状は差出人を分かるようにするために必要です。大手企業では多数の志望者から送られてきた書類をチェックしなければなりません。その手間はなかなか大変です。添え状があれば、採用担当者など受け取り側はすぐに誰から送られて来た書類か確認できます。多数の書類をチェックしなければならない採用担当者にとって、添え状があるだけでもその作業の手間を軽くすることができるのです。

また採用担当者の手間を少なくするメリットだけではありません。応募者にとってもメリットがあるのです。添え状を見た採用担当者の記憶には応募者の名前などがイメージとして焼き付く可能性があります。こういった意味でも添え状は重要な役割を担っていると言えるでしょう。

送付した目的を知らせるため

添え状は目的を知らせるという役割があります。どんな目的で送られて来た書類か分からなければ採用担当者も混乱するだけです。添え状に、履歴書、職務経歴書、エントリーシートを送りますと書いているだけで、受け取った側は何が送られて来たかすぐ判断することができます。中身を見たら分かると考えがちですが、大量の書類をチェックしなければならない採用担当者にとっては大事なことです。

また就活以外の目的で送られて来た書類もあれば、ごちゃごちゃになりすぎてしまいます。そんな時、何の目的で送付されたものか分かる情報が一言でもあれば、整理もしやすくなるでしょう。添え状は採用担当者への配慮になるという意味でも大切と言えるでしょう。

郵送書類の概要を伝えるため

添え状には送付状、挨拶状、送り状という別名があります。添え状は郵送書類の概要を知らせるためにも重要な役割があるのです。また何を送るのか概要を書いておくことで、足りない書類に対しすぐ気づくことができます。就活生が書類を入れ忘れてしまう場合もありますが、採用担当者が封筒を開いた時、落ちて紛失している可能性も否定できません。

他の人が気付かず書類を間違えて持っていく可能性もあります。ちょっとしたミスですが、応募者の人生を大きく変えるトラブルになってしまうのです。きちんと概要を書いていれば元々何が郵送されていたのか判断できます。ちょっとした配慮かもしれませんが、添え状はビジネスマナーとしても重要になって来るのです。

添え状の入れ忘れは合否に影響しない

添え状は書類を郵送する際に入れておくことが望ましいものではありますが、添え状を同封し忘れたからといって不採用になるわけではありません。添え状の存在を知らずに書類を郵送してしまっても、落ち込まずに次の選考のことを考えて対策を進めましょう。

しかし、添え状を郵送物に同封することは、ビジネスにおいては当然のマナーです。今後社会人になるということを鑑みても、郵送の際に添え状を同封するということを覚えておいて損はないでしょう。新卒の場合、マナーを社会人と同等に厳しく見るといったことはありませんが、添え状を郵送時に同封できるのはプラスのポイントになります。ぜひ添え状も同封しておきましょう。

おさえておきたい添え状の書き方のポイント

添え状について、具体的に何をどう書けば良いかはむずかしい問題です。そのためには書き方のポイントについて理解をしておく必要があるでしょう。基本的に添え状は採用担当者が見るものということを意識してみてください。何を書けばより採用担当者への配慮やアピールになるかを考えることがポイントです。では、そのポイントについて具体的に解説しますので、添え状を書く時の参考にするため押さえておいてください。

日付と宛先

日付と宛先は必須です。日付に関してはA4用紙の右上に書いてください。書き方に関しては和暦でも西暦でもかまわないのですが、日付は作成日ではなく郵送日にすることです。宛先については企業名、部署、担当者名も省略せず、正式名称を書かなければなりません。ただ送付先で注意したいのは名前の敬称です。企業名・部署名などなら「御中」とを書かなければならないですし、個人名、つまり採用担当者ならば「様」となります。

採用担当者の名前が分からない場合、「採用担当者様」と書くと良いでしょう。採用担当者は最低限の常識的なマナーができているかどうかもチェックしています。そのため書く時のポイントを押さえ、ミスを0にしたほうが無難でしょう。

頭語と結語

頭語と結語も忘れがちなので意識するようにしましょう。頭語や結語とは簡単に言うと、拝啓や敬具のことです。添え状はビジネス文書でもありますが、手紙のような扱いでもあることを忘れないようにしてください。ビジネスマナーとしても、添え状には拝啓や敬具をきちんと入れるようにしましょう。

他の頭語や結語では、前略、草々なども挙げられます。しかし前略や草々などは、拝啓、敬具よりも軽い感じになるという考え方もあります。頭語や結語を入れるなら一般的に使用されている「拝啓」と「敬具」が無難でしょう。添え状は友達など親しい人に送るものではありませんので、前略や、草々と書いて軽い感じに思われるのは損です。注意してください。

時候の挨拶と結びの挨拶

頭語や結語と同じく時候の挨拶や結びの挨拶も書いた方が良いでしょう。時候の挨拶などもビジネスマナーなのでしっかり書いてください。ただし、季節によってその言葉が変わる点には気をつけましょう。そもそも時候の挨拶とは季節を表している言葉です。例えば「暑中お見舞い申し上げます」などは一般的に知られている時効の挨拶でしょう。しかし、「時下」という言葉は季節関係なく使える言葉もあります。

時候の挨拶は季節だけではなく相手の健康などを気遣うものでもあり、添え状に使うのは一般的です。また時候の挨拶だけではなく結びの挨拶も入れるようにしてください。結びの挨拶とは手紙を締めくくるために書く文章です。内容は相手の健康や幸福や繁栄などを祈るような文となります。

郵送する場合は一番上にして入れる

添え状の役割が同封物の説明や差出人の紹介などをかねていることから、書類の一番上にしておく必要があります。添え状が書類の間に挟まっていたり、書類の一番下にあったりすると、受け取った人に添え状の役割が十分に発揮されなくなります。郵送する書類の中身に不備がないようにしっかりと確認することも大事ですが、受け取った相手が内容を把握しやすいように配慮しましょう。

中身が水に濡れたり汚れたりするのを防ぐためにクリアファイルに入れておくと、より丁寧な印象を与えます。クリアファイルに必要な書類がすべて入って入れば、封筒から取り出した後も管理しやすいです。企業には多くの就活生から書類が届くため、紛失などのリスクを防ぐためにもクリアファイルを活用するといいでしょう。

添え状を書く際の注意点

添え状を書く際には、注意点も複数ありますのでチェックしてみてください。例えば縦書きがベストなのか、横書きが失礼にならないのかなどで悩む人は多いかもしれません。パソコンで添え状を作成しても良いのか、手書きの方が良いかも悩む所でしょう。添え状を書く際、何に注意しなければならないかそのポイントを解説します。実際に就職した後でも知っておいたほうが良い知識ですので覚えていおいて損はありません。

PCで書くのが一般的

添え状を書く時は、パソコンか手書きかで悩む人も居るかもしれません。実はパソコンでも手書きでも、どちらでもかまわないのです。ただ指示があるのでしたらそれに合わせて書くようにしてください。とはいえ、一般的にはPCで書くほうが多いです。添え状の目的は挨拶から始まり、誰から、何の目的に、どんな書類が送られたのか分かりやすくするための書類です。

このことが踏まえられていれば、記載漏れなく書式がきちんと守られているならどちらでも良いでしょう。パソコンで書くメリットとしては、スピーディーに書ける、見やすい、間違えても簡単に修正できることが挙げられます。また、添え状などであれば、パソコンを操作して作れるというアピールにもなるでしょう。

手書きで書く際は縦書き

手書きで添え状を書きたいという人も居るでしょう。ただ手書きの場合、白い便箋に縦書きで書くことが求められます。便箋は無地でも罫線が入っていてもかまいません。基本は黒のボールペンを使用することです。多くの就活生はパソコンで書きますが、書道などを習い、キレイに書ける自信があるなら手書きでも良いと言えるでしょう。特に採用担当者の中には手書きのほうが温かい、気持ちが伝わって来ると感じる人もいます。

個性的ということをアピールするのも良いかもしれませんが、字が下手でしたら逆に悪印象につながりかねませんので注意してください。パソコンが得意な人にとっては手書きのほうが時間と手間がかかる可能性もあります。メリットとデメリットも含めて考え判断してください。

誤字脱字をした際は最初から書き直す

手書きで添え状を作成した際に誤字脱字が生じた場合は、最初から書き直しましょう。ビジネスにおける文書には、修正液や修正ペンなどは使用できません。また、フリクションペンなどの消えるボールペンの使用も控えましょう。消えるボールペンを使用しないことはビジネスにおいて基本的なことです。

もしも文字が上手く書けない、誤字脱字をして時間がかかると感じた場合、添え状は手書きではなくPCで作成することをおすすめします。効率性を優先することで、限られた就活に使える時間を有効活用できるでしょう。もちろんPCで作成する際も誤字脱字に気をつけ、提出前にチェックすることが大切です。

添え状の例文

添え状の例文についてご紹介します。一般的に縦書きでも横書きでも書く内容は同じと考えてください。日付、宛名、差出人、添え状のタイトル、本文、最後に同封した書類の内容です。

しかし縦書きと横書きは書く場所も少し異なるので注意しなければなりません。どちらも基本的にはビジネスマナーを守った書き方をすることが重要です。その点も踏まえ添え状の例文と解説をご紹介します。添え状を書く際の参考にしてみてください。

PCで書く場合

横書きの場合、一番上の右側に日付を記載します。宛名については日付より下で、左側に記載するようにしましょう。その際、会社名や部署名、担当名をしっかり書いてください。次は差出人で、宛先より下、右側に記載します。大学名、学部学科名、氏名や、住所、電話番号、Eメールアドレスなどを記載します。

添え状のタイトルは差出人より下の中央に書きましょう。基本的に添え状の目的を書くだけで良いです。そこから本文を書き、敬具などで結んだら、その下の段、中央あたりに記と書いて送付書類を記載して右下に以上と書きます。

手書きで書く場合

縦書きの場合、横書きと異なり差出人や宛先は後に書くことになります。まず初めは拝啓と頭語を書いてから時候の挨拶をしてから本文に入りましょう。本文は頭語や時候の挨拶の次の行から書きます。その際、国語のルールに従い、ひとマス空けて書き始めます。本文が終わったら敬具と結び語を書き、日付と名前、宛先の順番にしましょう。

横書きも縦書きも本文に自己PRを書いたほうが良い、書かなくても良いという考え方があります。添え状の目的は自己PRの場ではないと考える採用担当者もいるので注意してください。書くのだとしても過剰なPRだとマイナスの印象になることもあります。どうしても書きたいのでしたらアピールはさり気なくが鉄則です。

添え状を同封するのはビジネスマナー

添え状の有無は直接合否に直結するものではありません。しかし採用担当者はよりビジネスマナーを知っている優秀な人材を採用したいと考えています。そのため添え状があるかないかだけでも、最終判断に影響する可能性は否定できません。膨大な書類を読まなければならない採用担当者への配慮という目的もあるからです。この配慮についてはビジネスの場でも重要視されます。

添え状については横書きでも縦書きでもかまいませんが、大切なのは頭語、結語、時候の挨拶など、最低限のルールが守られているかどうかがチェックポイントになります。添え状を出したとしてもメチャクチャなルールで書いているとマイナスポイントになるので注意しましょう。

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