【懇親会のお礼メールの書き方】好印象を与える伝え方と例文を紹介

懇親会に参加した場合はお礼メールを送ろう

最近の就活事情として、インターンの普及や売り手市場であることも影響し、企業による懇親会が実施される機会が多くなっています。以前から内定者懇親会は存在していましたが、最近はインターン最終日などに懇親会が行われることも増えています。そして、これらの懇親会は全て選考に影響するため、懇親会参加後の対応を意識することが大切です。

しかし多くの就活生は、OB訪問などの際にはお礼メールは送っても、懇親会ではお礼メールを送らないことが多いです。これはとてももったいない行為といえます。懇親会といっても、選考に直結していると考える必要があります。ですので、就活で懇親会などに参加した場合は必ずお礼メールの送信を徹底することが大切です。懇親会のお礼メールを送る際のポイントや例文をみていきましょう。

懇親会のお礼メールを送る理由

懇親会に出席した後は、お礼のメールを送るとよいでしょう。内定者のために企業が開催してくれたことに対して感謝の気持ちを述べると共に、入社への意気込みなどを伝える機会となります。担当者は内定者がお礼のメールを送っているかどうか、一人ひとり確認しているわけではありません。それでもお礼メールがあればよい印象となりますし、内定者の人柄が伝わります。ここでは、懇親会のお礼メールを送る理由を詳しく解説していきます。

マナーとして懇親会のお礼をするため

懇親会を開催した企業に対してお礼のメールを送ることは、ひとつのマナーといえます。お世話になった先輩や採用担当者へ感謝の気持ちを伝えることができます。ビジネスシーンではマナーが重視される傾向がありますので、普段から相手にお礼メールを送る機会も多いでしょう。お礼メールを送ることはビジネスマナーの練習にもなります。

相手に何かをしてもらったら、それに対してお礼をいうのは一般的なことです。企業もお礼を求めているわけではありませんが、懇親会後に何も連絡がないよりも、お礼メールが送られてくる方がよい印象を持つでしょう。これから社会人として働くためにも、ビジネスマナーを身に付けて相手に感謝の気持ちを伝えられるようにしておきましょう。

よい人間関係を築くため

懇親会の後にお礼メールを送る理由のひとつに、入社後によい人間関係を築くためということが挙げられます。懇親会後にメールを送ることで先輩社員に名前を覚えてもらえる可能性があります。メールの内容が入社後の会話のきっかけになることも考えられます。印象に残るように変わった内容のメールにする必要はありませんが、懇親会についての具体的なエピソードや感想を書くと、覚えてもらえるかもしれません。

特に懇親会で個人的に先輩社員と話をした場合や、アドバイスなどをもらった際は個人宛にお礼のメールを送るのもよいでしょう。入社後に話す機会があれば懇親会でのことやメールの内容について会話が広がることもあります。お礼メールは相手とのコミュニケーションツールとしても役立ちます。

お礼メールはできるだけ早く送る

懇親会のお礼メールを送る際に大切なのは、その日のうちに、遅くても次の日の午前中までにはお礼メールを送るということです。お礼メールとはその名の通りお礼を伝えるのが目的ですので、1週間過ぎてからお礼をしてもそれは礼儀正しいとはいいませんし、マナー違反です。懇親会に参加した後で疲れているかとは思いますが、その日のうちにお礼メールを送ることで採用担当者に好印象を与えることができるでしょう。

おすすめなのは、懇親会に参加する前にある程度、お礼メールの雛形を作成しておくことです。細かな内容は懇親会に参加した後にしか記入できませんが、例えば宛先や始めのあいさつ、締めのあいさつなどは懇親会に参加する前から考えることができるでしょう。そうすることで懇親会終了後にスムーズにお礼メールを送ることができます。

お礼メールを送る時の5つのポイント

お礼メールは可能な限り早く送ることが大切だと説明しましたが、続いてお礼メールを送る際に気をつけるべき5つのポイントを紹介します。就活生にとっては企業や社会人にメールを送る機会は少ないため、メールに関するビジネスマナーは身についていないことが多いです。

しかし、就活では知らないでは済まされることはなく、容赦なく評価を下げられてしまいます。そんな事態を避けるためにも、今回紹介する5つのポイントを参考にビジネスマナーに沿ったお礼メールを作成することが大切です。

①件名は「お礼のメール」であることを明確にする

1つ目のポイントとして、件名は採用担当者がすぐに「お礼のメール」だと理解できるようにすることが大切です。日々多くのメールを受信している採用担当者にとって何のメールなのか、すぐに判断の付かないメールは後回しにされてしまいますし、最悪は対応してもらえない可能性もあります。

ですので必ず採用担当者がすぐに懇親会のお礼メールだと気づいてもらえるような件名にする必要があります。せっかくお礼メールを送っても気づいてもらえない、というもったいない事態を避けるためにも、件名には「懇親会参加のお礼」とはっきり記載するようにしましょう。

②宛名・敬称に注意する

多くの就活生にとって、メールを送る際に宛名や敬称をつけるというのは馴染みがないことです。当たり前ですが友人に送る際に宛名や敬称をつけている就活生はいないでしょう。しかし就活の際にお礼メールを送るのであれば、ビジネスマナーに沿っていることが要求されます。ですので宛名と敬称をつけるのを忘れないことが大切です。

宛名、敬称に関しての注意点は、宛名は略さず、敬称は正しく使い分けることです。会社名や役職などは略さず正式名称で記載すること、また、様、御中などの敬称は正しく使用する必要があります。細かいと思うかもしれませんが、ビジネスマナーですのできちんと守ることが就活においては大事です。

③何に関してお礼を伝えるのか具体的に示す

懇親会に参加したことに対してお礼を伝えることはビジネスマナーとして当然行う必要があります。しかし参加したことに対してのみお礼をいうのではなく、それに加えて懇親会の具体的内容に関するお礼をはっきりと伝えることもお礼メール作成の際には大切です。

具体的には「貴重な話を聞けたこと」「緊張が和らいだこと」などが例としてあげられます。このような内容で良いので、懇親会に参加した感想を記載し、具体的に何に対してお礼をしたのか示しましょう。こうすることで受け取る方も嫌味なく、素直に感謝を受け取ることが可能になります。

④懇親会で印象に残ったことを交える

ここまではビジネスマナーとしての形式的なポイントを紹介してきましたが、それ以外にも大切なことはあります。それはお礼メールに懇親会で印象に残ったことを記載し、テンプレ感の強い文面になるのを避けることです。形式ばった内容だけでなく、懇親会に参加した上で実際に感じたことや印象に残ったことを伝えることで相手に好印象を与えられるでしょう。

懇親会でされた話の内容をまとめて、感想をそえるのも効果的です。それにより話を聞いていたこともアピールできますし、熱意を示すことができます。お礼メールを作成する際には、懇親会に参加してどう感じたのか、自分の感想も併せて伝えることが大切です。

⑤締めの挨拶・署名を忘れずに記載する

最後のポイントは、締めの挨拶・署名を決して忘れずに記載することです。ここまでメールを書き上げてたことに安心して、締めの挨拶・署名を忘れるのは絶対に避ける必要があります。締めの挨拶・署名は、就活生になじみのないものであるため、特に意識する必要があるでしょう。

最後まで気を抜かず、しっかりとビジネスマナーに沿ったお礼メールを作成することが大切です。締めの挨拶・署名はどんな場合でも必要になる内容ですので、自身であらかじめ作成しておくのが良いでしょう。コピーできるようにしておくか、自動で挿入するような設定にしておくと、忘れる可能性が少なくなりますので便利です。

⑥誤字脱字に気を付ける

懇親会のお礼メールを送る際には、誤字脱字に注意しましょう。送信する前に必ず最初から読み直して、間違いがないかチェックします。スマホやパソコンで自動変換機能を使用している場合、普段使っている言葉へ自動的に変換されてしまうことがあります。自分では気が付かないまま、友達のような言葉遣いをしていたり、不要な言葉が入ってしまったりする場合もあるため、しっかり確認してください。

またメールの件名や宛先、相手の氏名などの間違いにも気を付けましょう。会社名や担当者の氏名を間違えていると大変失礼になります。企業名や部署名などは略さずに、正式名称で書くようにしましょう。一度自分宛てにメールを送信してみると、相手にどのように表示されるのかが分かります。

懇親会お礼メールの例文

懇親会のお礼メールの送るべきタイミングや、気をつけるべきポイント5点を説明してきましたが、最後に懇親会のお礼メールの例文を紹介します。そのまま使うべきではありませんが、これから紹介する例文は今までのポイントを押さえたものになります。

ですので、例文を参考にオリジナルのお礼メールのひな形を作成しておくと便利です。いざ送る時にはとても楽になります。就活では慣れないことが多いので少しでも事前に準備をして、手間を省くことが大切です。

例文①｜採用担当者へのお礼

まず件名には必ず用件と名前を記入し、誰からの何のメールなのかすぐに判別できるようにしておきます。また懇親会に参加した感想として、ただ同期と交流できた、とするのでは物足りません。例えば担当の方・先輩や上司の話を通じて自身の物足りない点をみつけたことなどを盛り込みましょう。それをどう克服するか記入することでこれからの社会人生活に対する熱意をアピールすることが可能です。

例文②｜先輩社員へのお礼

具体的にどの先輩から話を聞き、それがどのように役立ったのか述べることで、懇親会に積極的に参加していた様子を伝えることができます。先輩社員にとっても開催した意義を感じてもらえるので、このような文面は必須です。

また懇親会のなかで感じた自身の弱点、足りない部分をどう克服するのか伝えることで前向きな姿勢を示せます。懇親会が自身にどのような影響を与えたのか伝えることが、先輩社員に響くお礼メールのポイントです。

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懇親会のお礼メールは今後の交流機会に影響する

懇親会のお礼メールを作成する際のポイントを紹介してきましたが、何度もいうようにお礼メールを送ることは非常に大切です。お礼メールは、好印象を与えることもできますし、もらった方も素直に嬉しいものです。このような細かい所で気を遣えるのか企業はみていますので、お礼メールを送らなければ自身の印象に大きな影響を与えます。

インターン後の懇親会などは特に選考に影響してきますし、比較的プライベート色の強い懇親会でも、お礼メールの有無1つで今後の交流機会にも影響する可能性があります。つまり正しいお礼メールを作成できるようになれば、少しでも就活を有利に進めることができるのです。懇親会を最大限に有効活用することが大切です。そのためにもビジネスマナーに沿ったお礼メールを作成できるようにしていきましょう。

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