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一般事務について
正社員として働く場合、一般事務になる可能性が高いと考えている方も多いのではないでしょうか。一般事務は、他の業種から転身してなる方も多く人気の職種です。また、一般事務が人気の理由として、福利厚生面の充実があげられます。
しかし、このような理由は志望動機として説得力のあるものではありませんので、採用につながることはありません。志望動機を考える際には、もう少し雇用先の人事の気持ちに働きかけるものにする必要があります。では、どのような内容の志望動機にすると採用されやすくなるのかご紹介します。
一般事務の主な業務内容
一般事務といって思い浮かべる仕事内容は、その業種に関する経理や窓口的な仕事としての接客、電話応対でしょう。しかし、一般事務は、経理の中心的な業務に携わるのではなく、事務作業が中心の仕事内容となる場合があります。
ただ、簿記などの資格をもっていると金銭の管理をする場合には有利となります。また、窓口業務としては、接客のスキルやビジネスマナーなどが求められるでしょう。
秘書検定や簿記の資格などを持っていると、一般事務の応募の場合に雇用される確率は高くなります。
志望動機を書く際のポイント
ここからは、志望動機を書く際のポイントを押さえていくことにしましょう。企業が学生に志望動機を求めるのには理由があります。企業は志望動機を通し、学生の人間性や可能性、スキル、自社の方向性とのマッチングなどを知ろうとしているのです。
これら、企業側が知りたいと思っていることを踏まえた上で、それらに的確に答えていくのが志望動機を書く際にはとても大切です。もちろん、企業の求める答えを提供しつつ、その中で自分を採用するメリットも伝えていかなくてはなりません。そのような志望動機を書くためのポイントを紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
なぜその企業を選んだのかを明確にする
志望動機は、「なぜその仕事を志望するのか」と「なぜその企業を志望するのか」の2種類に分けることができます。この両者をともに伝えていないと、志望動機としては不十分なものになってしまうでしょう。よくあるのが、前者についてはしっかり伝えているものの、後者については伝え切れていないというものです。
例えば、一般事務を志望したとしても、一般事務を募集している企業は1社だけではありません。「私はこういう理由で一般事務の仕事をしたいと考えます」とだけ書かれていれば、「その仕事ができればどこの企業でもいいのだな」と思われてしまうでしょう。
そう思われないためには、十分な企業研究をし、その企業にしかない特徴を志望理由に含めることが大切です。企業理念に共感した、事業内容に興味があるなど、その企業の特色を押さえたアピールが効果的といえるでしょう。
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求める人物像を把握する
当たり前のことですが、企業は採用活動において、学生を「採用するメリットがある魅力的な人材かどうか」という観点で吟味しています。学生はそれに値するような「魅力」を伝えていくことになりますが、そもそも伝えている魅力が「企業が魅力と感じるもの」でなければ意味がありません。
計算が速くできる人材が求められているところに、文字の綺麗さやピアノ演奏の上手さをアピールしても意味をなさないのと同じです。自分をアピールするには、そもそも「相手が何を求めているのか」を明確にしなくてはなりません。
では、求める人材像を把握するにはどうすれば良いでしょうか？まずは、ホームページや求人情報などで、どんな人材が求められているのかを調べることができるでしょう。この他、OB訪問などで実際に社員として活躍している人の特徴を知る、なども方法のひとつです。
一般事務の志望動機例8選
今までの経験やスキルなどを、希望している会社の応募内容に合わせて記述できている、一般事務の具体的な志望動機の例文をご紹介します。
例文①
学生の時やこれまでの経験で、PCスキルであるWordやExcelなどはかなり熟練の域にあります。また、来訪者などに対して明るく接することができ、相手の要望などにも即座に答えられる資質と、迅速な対応が可能です。
また、同僚に対しても業務の協力体制をつくれるように会話を心掛け、話しかけられやすい雰囲気を持てるように努力してまいります。さらに、一般事務という業務範囲にこだわらずに、自分自身がやるべきことは自ら見つけて、積極的に前向きに取り組んでいきたいと考えています。貴社で事務職に関する専門の力量を身につけられるように頑張りますので、ぜひ採用をよろしくお願い致します。
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学生時代に身につけたスキルをアピールしています。一般事務の仕事では、会社の商品に関する見積書の作成や会社員の給与に関する仕事もあります。また、資料作成の補助や礼状の作成などをすることもあるでしょう。どの場合にもミスがあると大変なことになるため、正確な仕事の遂行ができることを説明してください。
例文②
学生時代のアルバイトでは、会社から任される業務としての範囲がどうしても限定されていました。そのため、自分自身で課題を見つけて、その解決に向けた責任ある業務につきたいと考えていました。そのためにスキルアップにも繋がる仕事として貴社を志望いたいという思いが強まりました。
社風として、立場や役割に替わらず会社の目標や成長のために社員が責任感を持ち、業務に励んでいる様子をホームページなどで拝見し感銘を受けました。ぜひ私もその仲間となり、会社の成長に事務の部門から寄与したいと思っています。
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学生時代の体験や問題視していた点を明記するとともに、自身の希望する働き方についてもアピ－ルしています。事務的な業務としての認識やPCスキルの高さなども示し、希望雇用先の仕事にも役立つことをしっかりと記述しましょう。
社風などさまざまな情報を収集し判断したことや仕事に対する意欲を示し、どうして一般事務を目指しているのか明確な理由を伝えることが大切です。
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作った志望動機は選考で活用できるものになっているので、ぜひ活用して採用される志望動機を完成させましょう。
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例文③
学生時代には、営業の補助的なアルバイトをする仕事に就きお客様のニーズを察知して一人ひとりに素早くより良いアドバイスができるように心掛けていました。その仕事の経験を活かして、一般事務でもさまざまな部署などからの要望などにこたえられる様にします。
事務処理の面でも迅速に的確に対処します。貴社の商品を以前から愛用していますので、思い入れもあり事務業務などから会社に役立つ人材になれるように努めてまいります。そして会社のさらなる成長に貢献できるように頑張りたいです
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アルバイトの経験がある場合には、その時の仕事のスキルのなかで希望する職場の一般事務でも活かせるようなものをアピールしていきます。アルバイトなどで営業の経験があった場合には、コミュニケーション能力が高いことを記述するとかなり好印象となります。
一般事務ではどうしてもデスクワークが中心となりますので、パソコン等の技能面についても明記しましょう。
例文④
私が貴社の事務職を志望しますのは、これまで培ってきた迅速で正確性の高いパソコンスキルで貢献できると考えたからです。私は学生時代、データ入力のアルバイトをしており、そのスピード（単位時間あたりの業務量）と正確さで高く評価された経験があります。アルバイトで経験したのはエクセルへのデータ入力のみでしたが、より広範囲なスキルを身に付けるため、WordやExcel、PowerPointのスキルも学び、MOS資格を取得しました。
現在は、日商簿記3級を取得するための勉強もしています。入社後は、新たなことへの挑戦を奨励する企業風土の貴社で、最大限の貢献をしつつ成長していきたいと考えています。
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この例文でも、アピールの中心はPCスキルです。資格などはスキルを客観的に説明するのにとても便利ですが、この例文のようにアルバイトなどの実体験を盛り込むのも効果的と言えます。また、この例文では新たなスキル取得に貪欲な姿勢がアピールされており、「新たなことへの挑戦を奨励する企業風土」と結びつけられています。このように、企業の求める姿勢と結びつけて志望動機を伝えていくのも好印象につながるでしょう。
例文⑤
私が貴社の事務職を志望しますのは、自分のコミュニケーション能力を活かし、活気ある貴社のチームをさらに盛り上げ、貢献したいと考えたからです。
私は学生時代、ソフトボール部に所属していました。2年次に足を故障し、レギュラー選手でいることができなくなりましたが、チームのサポート役に徹し、貢献しようと気持ちを切り替えました。メンバーのプレイを褒め、悩みの相談なども積極的に聞き、チームのモチベーションを上げました。今年の○○大会ではベスト8に入りましたが、メンバーからは「〇〇さんのサポートのお陰」と感謝されました。会社見学の際、貴社の活気あるチームに、ぜひ貢献したいと考えました。
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この例文では、コミュニケーション能力がアピールされています。実際に学生時代に経験したこと、学生時代のチームメイトに言われた言葉などが盛り込まれており、とても説得力があります。具体的なエピソードを盛り込むと、自分の人間性を伝えていくことができるので、ぜひ盛り込むようにしましょう。「なぜその企業なのか」という点も、会社見学で実際にチームの活気に触れたことがアピールできています。
例文⑥
私が貴社の事務職を志望しますのは、自分のスキルを活かし、医療機器をグローバルに提供する貴社に貢献したいと考えたからです。
私は学生時代、国際問題サークルに所属し、世界の抱える問題について勉強しました。その中でも、国や地域によって提供される医療に格差のあることに強い問題意識を持ちました。そしてこのような問題解決に、医療機器によってアプローチしようという貴社の理念に共感しました。
学生時代はパソコンが好きで、MOS資格も取得しています。入社後もスキルを広げ、精一杯貢献していきたいと考えます。
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理念への共感が強く打ち出されている例文です。学生時代の自分の活動や問題意識と企業の理念がリンクされており、説得力のある内容になっています。企業の方向性とのマッチングも重要ですので、理念に共感したのであれば、その理由を掘り下げて伝えることも大切です。共感を伝えるだけでは採用メリットがわかりませんので、具体的なスキルやそれを示す資格も伝えると良いでしょう。
例文⑦
私が貴社で事務職を志望しますのは、幅広い業務の中で自分のスキルを活かし、「顧客満足の飽くなき追求」を掲げる貴社に貢献できると考えたからです。
私は小さい頃から興味のあることに同時並行で取り組む性格で、パソコンや将棋、ランニングなど、さまざまなことに取り組んできました。学生時代、これらの経験を実務に活かせるよう、積極的に資格を取得しました。簿記3級、MOS、秘書検定、TOEIC650点などです。現在も、簿記2級取得に向けて勉強中です。
幅広い業務範囲を任せてくださる貴社でこれらのスキルをさらに磨き、顧客満足度の向上に貢献したいと考えます。
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この例文では、「幅広い業務を任せられる」ということと、自分の性格・スキルを結びつけています。幅広いスキルを持っていることを資格として伝えるだけでなく、過去に取り組んだことも伝えているので、いろいろなことに積極的に取り組む性格だというアピールができています。企業が顧客満足度を大事にしているという点も押さえ、入社後の抱負の中に盛り込めているのも良いでしょう。
例文⑧
私が貴社の事務職を志望しますのは、サポート役として幅広い業務をしながらチームに貢献し、やりがいを持って続けることができると考えたからです。
会社説明会では、「社員一人ひとりが仕事の主役」という言葉に強く惹かれました。学生時代は文化祭実行委員長として、文化系サークルの代表と協力し、文化祭の成功をサポートしてきた経験があります。その際、参加者全員にとってベストな状態を目指して取り組み、感謝されることの喜びを感じました。
文化祭の成功のため、異なる立場の意見をまとめるコミュニケーション能力も磨かれました。貴社でもこの経験とスキルを活かし、貢献したいと考えております。
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チームに貢献したいという熱意をアピールしている志望動機です。会社説明会で伝えられた言葉を抜き出し、自分の具体的な気持ちを添えているので、熱意が伝わりやすいです。また、「チームに貢献することに本当にやりがいを持てるのか」といった点についても、学生時代の経験を紹介することで上手に答えられています。また、学生時代の経験からコミュニケーション能力というスキルをアピールし、採用メリットを伝えられている点もよいでしょう。
一般事務の志望動機NG例
雇用先の研究は重要なポイントなのですが、その内容をまるで写したような企業説明だけに終始している志望動機では困ります。では、NG例をご紹介しますので注意してください。
NG例
私が貴社で働かせていただきたいと思ったのは、貴社が1917年の創業で今年度で創立から100年という大変歴史ある会社であるという点です。歴史があるという点に魅力を感じています。
また、貴社の商品である○○が市場シェア率50％となっているということにも感銘を受けています。しかも10年連続の高成績で快挙となるものです。また創業者である代表取締役社長の言葉のなかにある「人材を大切にする」という企業理念は、すばらしいものであると感じています。
上述した例文は、文面を変えればどの会社にでもあてはめて記述できる内容です。このような志望動機の例は、かなり多くみられます。ですが、志望動機では、他の志望者とは違ったアピ－ルが必要です。
それには、一般事務という仕事で会社の一員となった場合に、社内メンバーとしての協力体制やクライアントなどにどのようなメリットをもたらすことができるかなどを述べることが大切です。その場面を想像するなどして、どのような力が発揮できるかを具体的に記述する必要があります。
一般事務の志望動機では求める人物像を把握してアピールしよう
就職時の雇用担当者にとっては、自社を受ける志望動機の内容でまず面接にまですすめるかどうかを決定することが多いです。しっかりとした志望動機であれば、その方の考え方や働き方に関係している面が見えますので、採用の合否にも大きく関わってきます。
また、その会社だけでなく、一般事務として各会社の求める人材像などもリサ－チして、自分の考えている動機とマッチさせることも重要です。エクセルやワードなどのスキル面を記述することを忘れないようにし、簿記などの勉強をしているのであればその点にも触れるようにしましょう。
就職先の社風についての感想にならないように注意して、実際に働いている社員から学んだことなどを具体的に記述することで、担当者の印象に残る志望動機になることは間違いありません。志望動機を考える際には、ポイントをおさえて取り組むようにしましょう。