就活のマナー

【支店訪問のお礼状の書き方】便箋や封筒の選び方や封入のマナー

就活中の支店訪問の後にはお礼状を出そう

就活では企業研究の一環として支店訪問をおこなうことがありますが、支店訪問後はお礼状を出すのがマナーです。お礼状を出しておくことで、企業に感謝の気持ちを伝えることができますし、丁寧な印象を与え、好印象を残すことができます。お礼状は必須ではありませんが、出しておくのが最低限のマナーですし、就活を少しでも有利に進めるためには必要なものです。

支店訪問での印象が良ければ選考でも有利になり、面接の合格率を上げることができます。好印象を与えるためにも支店訪問後はお礼状を出すことが大切ですが、ただお礼状を出しておけばいいわけではありません。お礼状には書き方などのさまざまなマナーがあるので、それらを正しく理解して、お礼状を作成していきましょう。

就活中の支店訪問のお礼状について

支店訪問後にお礼状を出す前に、そもそも就活中に出すお礼状とはどんなものなのかを知っておきましょう。お礼状について正しく理解しておかなければ、適切なものを作成することはできませんし、好印象を与えることもできません。

お礼状についての理解を深めることで、どのように作成していけばいいのか、また、マナーなども理解することができます。就活中のお礼状とはどんなものであるかを知って、支店訪問後のお礼状を上手に作成していきましょう。

時間を割いて対応してくれたことへのお礼

お礼状はその名の通り企業に対して、お礼の気持ちを伝えるために送るものです。支店訪問後のお礼状では、時間を割いて対応してくれたことへのお礼を書いて出すのが一般的です。支店訪問で時間を割いてくれたこと、支店訪問中にして頂いたお話などのお礼について書くようにしましょう。

お礼状を出すことで丁寧な印象を与えることができますし、支店訪問中のお話など、具体的な例を出すことで、より感謝の気持ちが伝わりやすくなります。具体例を提示することで、真剣に支店訪問に臨んでいたことも伝わりますし、それが好印象になることも多いです。どのようなことが印象に残ったのか、勉強になったのかなどを記載して、正直な気持ちを書いて感謝の気持ちを伝えていきましょう。

メールよりも手紙の方がより丁寧

お礼状は企業に対して感謝の気持ちを伝えるものであり、メールで送る場合もあれば手紙で送る場合もあります。企業への感謝の気持ちが示すことができれば、どちらの方法でも問題はありませんが、メールよりも手紙の方がより丁寧な印象を与えることができます。

メールは気軽に送ることができますが、職種や相手先にそぐわない場合も多いです。より丁寧な手紙でお礼状を送る方が感謝の気持ちも伝わりますし、企業への志望意欲の高さなども伝わり、好印象を与えることができます。

お礼状はパソコンで作成して印刷し、それを手紙として送ることもできますが、おすすめは手書きでの作成です。手書きは手間もかかりますが、その分気持ちが伝わりますので、手紙を手書きして感謝の気持ちを伝えていきましょう。

当日か翌日には出す

お礼状は支店訪問後に出しますが、早めに出すことが大切です。基本的には支店訪問終了後の当日か遅くても翌日に出すようにしましょう。支店訪問後に素早くお礼状を出すことで、より印象に残りやすくなりますし、好印象となることが多いです。また素早くお礼状を出していることで、企業への優先度の高さも伝わりますし、志望度の高さもアピールすることができます。

お礼状は、出すことでプラスの評価が得られることが多いですが、出すのが遅いと印象が薄れてしまい、ほとんど好印象とならない場合もあります。企業の人に覚えてもらうには、記憶が新しいうちにお礼状を送ることが大切ですので、素早く出せるように事前にある程度は下書きをしておくといいでしょう。

便箋・封筒と筆記具の選び方

お礼状は手書きの手紙で出すのが最も好印象を与えることができますので、手書きで作成するのがおすすめです。手書きでお礼状を出す場合は、便箋と封筒、筆記用具が必要になり、より好印象を与えるためにはこれらにもこだわることが大切です。

お礼状は内容がしっかりと書かれていることも大切ですが、どのような便箋や封筒が使用されているか、なにを使用して文字が書かれているかによっても印象が違ってきます。便箋と封筒、筆記用具の正しい選び方を知り、細部までこだわってお礼状を作成していきましょう。

便箋・封筒ともに白無地のものを選ぶ

支店訪問後のお礼状では、便箋・封筒ともに格式の高い白無地のものを選ぶのが良いとされています。白無地のものであれば、企業に対しての敬意も伝わりますし、ビジネスマナーが正しく身に付いていることをアピールすることができます。お礼状は就活だけではなくビジネスでも使用されるものですので、フォーマルさを意識して作成しなければなりません。

柄付きや色付きの便箋、封筒ではカジュアルな印象を与えてしまいますし、相手に対しても失礼になってしまう場合が多いです。お礼状の内容がどれだけ良くても、便箋や封筒によっては印象が悪くなってしまいますし、マナー違反になってしまうこともあります。便箋や封筒からフォーマルさを意識して、ビジネスマナーを守ってお礼状を作成しましょう。

黒の万年筆やボールペンを使用する

お礼状を作成する際に筆記用具にも注意が必要であり、黒の万年筆やボールペンを使用し、綺麗に丁寧に書くようにしましょう。鉛筆などで記入するのはNGですし、黒以外の色で書くのも認められていません。筆記用具によってはマイナスの印象を与えてしまう可能性がありますので注意が必要です。

筆ペンで書く場合もありますが、苦手な場合であればボールペンなどを使用して構いません。誤字や脱字には充分注意し、もし間違えた場合は書き直すようにしましょう。修正テープや修正液などを使用しての修正はNGであり、修正跡があることで印象が悪くなってしまいます。間違えた場合は書き直しが基本なので、間違えないようにゆっくり丁寧に書いていきましょう。

就活のマナーを確認しよう

就活中では、お礼状以外にもお礼のメールや電話をする機会が多いです。マナーに自信がないという就活生は、正しいマナーを今一度チェックしておきましょう。そこで活用したいのが「就活マナーマニュアル」です。メールや電話以外にも、就活で守りたいビジネスマナーが網羅されています。無料でダウンロードできるため、ぜひ手に入れておきましょう。

お礼状の書き方と例文

お礼状は書き方にも注意が必要であり、しっかりとマナーを守って作成できていなければ、マイナスの印象を与えてしまう場合があります。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものですので、ある程度は自由に書くことができますが、最低限の書き方のルールはありますし、それを守らなければなりません。

ルールをきちんと守った上で、感謝の気持ちや言葉を伝えていくことが大切です。正しい書き方のポイントを理解して、上手にお礼の気持ちを伝えていきましょう。

①相手の会社名・役職・名前等を記入する

お礼状では、まず一番上に相手の会社名や相手の役職と名前を書いていきます。会社名などを間違えてしまうと失礼になりますので、間違えないように企業のホームページなどを確認して、書くようにしましょう。会社名は正式名称で書く必要があり、株式会社を(株)と略すのはNGです。

略すことなく株式会社○○と記入し、前株なのか後株なのかなども間違えないようにしましょう。相手の役職がわからない場合は名前+様でも問題ありません。部長+様など役職に敬称を付けるのは二重敬語となってしまい、マナー違反になります。これらの項目を1項目ずつ改行して、見やすいように書くことが大切です。読みやすいように工夫して記入していきましょう。

②導入文の後にお礼や感想等を記入する

お礼状ではいきなり本題を切り出すのはマナー違反になりますので、まずは導入のあいさつから始めなければなりません。手書きの形式で書いていますので、拝啓から始まり、時候のあいさつを交えて書き出していきます。導入文の例としては「ますますご健勝の事と喜び申し上げます」などが挙げられます。

そのほかにも相手を気遣う文章を入れることが大切です。その後に支店訪問の感謝やお話をした場合などの感想、そして働く意気込みなどを記入していきましょう。単に感謝の気持ちを伝えるだけではなく、今後の意気込みなどを書いておくことが大切です。企業への志望度が支店訪問をしたことによってさらに高まったことを伝え、好印象を与えるようにしましょう。

③最後には結びの言葉を書く

支店訪問の感謝や今後の意気込みなどを記入すれば、最後には結びの言葉を書いて締めとなります。「貴社のご発展と皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。」などの言葉で締めくくるようにしましょう。締めの言葉がなければ手紙の形式としては成立しませんし、正しい形式が守れていないことでマナー違反になってしまいます。

また、締めがないことで文章全体がぼんやりとして、感謝の気持ちなども伝わりづらくなりますので注意が必要です。締めのあいさつをすれば、最後に敬具と記入して本文は終わりになります。拝啓で始まった場合は敬具で締めるのが正しい書き方ですので、最後の敬具まで忘れないようにして、正しい形式を守って書き上げていきましょう。

お礼状の例文

○○株式会社
人事部
採用担当○○様

拝啓 時下貴社ますますご健勝の事と喜び申し上げます。
先日はお忙しい中、支店訪問にお時間を割いて頂き、
誠にありがとうございました。

○○様のお話がとても分かりやすく、貴社での仕事内容や、
やりがいなどについて、理解を深めることが出来ました。
仕事への理解が深まったことで、
ますます貴社で働きたい気持ちが高まりました。
選考に向けて、さらに努力を重ねていきたいと考えております。
取り急ぎ感謝の気持ちを伝えたく、お便り差し上げました。

末筆ながら貴社のご発展と、皆様のますますのご活躍をお祈り申し上げます。
この度は誠にありがとうございました。
敬具

お礼状は手紙の形式で記入するので、拝啓から始まり、敬具で結ぶのが基本です。手紙の書き出しとしては「前略」もありますが、これは企業に対して使うのにはふさわしくありません。拝啓が正しい書き出しになりますので、間違えないようにしましょう。

時候のあいさつでは、時期を選ばずに使用できる「時下」がおすすめです。導入のあいさつを終え、感謝の気持ちを記し、今後の意気込みなどを伝えてから締めのあいさつで結びます。お礼の言葉は何度も述べ、丁寧に感謝の気持ちを伝えていきましょう。

封筒の書き方とお礼状の折り方

お礼状は手書きで作成して、封筒に入れて郵送しますので、封筒の書き方のマナーについても知っておく必要があります。就活では封筒の書き方にもさまざまなマナーがあり、それが守れていなければマイナスの印象を与えてしまいます。

また封筒の書き方だけではなく、封筒のお礼状の入れ方にも注意が必要です。お礼状は封筒に入れる際には、折って入れる必要がありますが、折り方にもマナーがあります。封筒の書き方、お礼状の折り方のマナーも知って、正しい方法で企業にお礼状を届けましょう。

表側には宛名を書く

封筒の表側には宛名を書く必要があります。宛名が間違っていると、企業のもとにお礼状を届けることができませんので、書き間違えないように何度も確認しておかなければなりません。また、仮に届いた場合でも誤字脱字があれば、マイナスの印象を与えてしまいますし、企業に失礼になりますので注意が必要です。封筒でも誤字脱字があると印象がよくありませんので、気をつけましょう。

宛名はまずはじめに会社名、続いて部署、役職、最後に担当者の名前に「様」をつけて書きます。担当者の名前がわからず、部署のみになる場合は「御中」をつけるのがマナーです。「様」と「御中」など敬称は間違えやすいポイントですので、間違えないよう正しい敬称で記入していきましょう。

裏側には差出名を書く

封筒は表側だけではなく、裏側にも記載が必要です。裏側には差出名を書き、差出名は住所、名前の他に大学名も書くようにしましょう。差出名のない郵便物は企業に不信感を与えてしまう可能性がありますし、マナーとしてもよくありませんので、必ず記入しておく必要があります。

差出名が書かれていなくても、宛名が間違っていなければ企業に届けることはできますが、差出名まで書くのがマナーですので、忘れずに記入しなければなりません。企業では毎日たくさんの郵便物が届くため、差出名がないと見るのを後回しにされてしまう場合もあります。企業の人にお礼状を素早く確認してもらうためにも、裏側には差出名を忘れずに記入するようにしましょう。

封はのり付けして「〆」の字を書く

封筒の表側と裏側を記載すれば、お礼状を入れて封をしますが、セロテープなどを使用しないようにしましょう。セロテープで封をするのはマナー違反ですし、途中ではがれてしまう危険性があります。郵送の途中で封がはがれてしまい、中身が紛失してしまう可能性がありますので、はがれやすいセロテープではなく、糊を使用して封をすることが大切です。

糊できれいに封をした後、ボールペンで「〆」のを書いて封印します。これは封筒が未開封であることを示す封字であり、封をすれば封印してから郵送するのがマナーです。封字の「〆」は「×」と間違えやすいので注意が必要です。「×」と書いても封印したことにはなりませんので、間違いなく「〆」と書くようにしましょう。

お礼状は3つ折りか4つ折りにする

封筒を書き上げればお礼状を入れますが、お礼状を封筒に入れる際には適切なサイズに折って入れる必要があります。お礼状はただ無造作に折って入れていいわけではなく、折り方にもマナーがありますので注意しましょう。

お礼状は3つ折りか4つ折りにするのが正しい折り方であり、それ以外の方法は認められていません。3つ折りの場合は下3分の1、上3分の1の順で折っていきます。4つ折りの場合は下2分の1を折り上げ、それをさらに下から上へ2分の1にして折っていきます。

3つ折りにするか、4つ折りにするかは封筒のサイズによって変えるようにしましょう。3つ折りや4つ折りにしていても、折り目が曲がっているとがさつな印象を与えてしまいますので、綺麗に真っすぐ折って封筒に入れることが大切です。

お礼状で好印象を与えて内定に一歩近づこう

支店訪問後は素早くお礼状を出すことで好印象を与えることができますが、お礼状はただ出せばいいわけではありません。お礼状の作成にはさまざまなルールやマナーがありますし、それが守れていなければ好印象を与えることはできません。

場合によってはマイナスの印象を与えてしまうこともあるため、マナーなどには充分に注意が必要です。お礼状を送ることで、企業に感謝の気持ちを伝えるだけではなく、企業への志望度の高さなどもアピールすることができるので、選考でも有利になります。

お礼状を出すか出さないかで印象は大きく違いますし、少しでも選考を有利に進めるためにはお礼状は必須です。支店訪問後は正しい方法でお礼状を作成して、素早く出すことで好印象を与えて、内定へと近づいていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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