近況報告メールの正しい書き方｜記載内容とポイントを例文付きで解説

近況報告をメールで送ろう

企業に近況報告のメールを送る際には、その書き方に注意しなければなりません。就活は企業から内定をもらい、それに承諾すれば一段落となり、就職日を迎えるまでは自由な時間となる場合が多いです。しかしその間に企業と全くやりとりをしないわけではなく、研修などがおこなわれる場合もありますし、近況報告を求める企業もあります。

企業から近況報告を求められれば、自身の近況について正直に伝えていかなければなりませんが、その際の伝え方が悪いと印象が悪くなる可能性があります。正しいメールの書き方を知って、近況報告を上手に伝えてきましょう。

企業が近況報告を求める理由

そもそもなぜ企業が近況報告を求めるのか、その理由ですが、基本的にはフォローの意味合いが大きいです。内定者が感じている不安を把握したり、内定辞退の防止、内定者のモチベーション維持、卒業が出来るのかを知るといった意図がありますので、それを理解しておきましょう。

企業から内定をもらい、承諾してから実際に働き始めるまでにはかなりの期間が空きますし、その間にさまざまな悩みを抱えてしまう人も多いです。また企業と距離が離れることで入社意欲が弱くなってしまったり、仕事へのやる気がなくなってしまうこともあり得るでしょう。それらを防ぐためにも近況報告は求められています。就職日からスムーズに働くための、企業の心遣いでもありますので、正しい方法での近況報告が大切です。

近況報告を書く際のポイント

近況報告のメールは、企業との関係を切らないためにも重要なものですが、単にメールを送っていればいいわけではありません。近況報告をおこなっていても、メールの内容が悪かったり、書き方が間違っていればマイナスの印象を与えてしまいます。

就職前から印象が悪くなってしまうと、企業で働く際に不利になってしまいますし、好印象を与えておくことが大切です。近況報告を書く際のポイントを知り、上手な近況報告で好印象を与えていきましょう。

①具体的に記載する

企業に近況報告のメールを書く際には、近況報告を具体的にしましょう。メールの内容が漠然としていたり、曖昧な内容ばかりだと近況を正しく理解できませんし、報告の意味がなくなってしまいます。場合によっては企業に不安を与えたり、不信感を与えて印象が悪くなってしまう可能性もありますし、できるだけ具体的に記しましょう。

単位の取得状況、卒論の進捗状況、クラブ活動や日常生活、旅行の予定、健康状態、入社までの間に心がけること、etcを具体的に書き、わかりやすく伝えるようにしましょう。あまりに漠然とした内容だと、再度近況報告をやり直すよう求められる場合もありますので、一度で簡潔に伝えていくことが大切です。

②文面は長くなりすぎない

近況報告ではできるだけ具体的に伝えることが大切ですが、具体的に伝えようとするあまり文面が長くなりすぎないよう注意しなければなりません。詳細まで伝えようすると文面が長くなりがちですが、結局何が伝えたいのかわからなくなる場合も多いです。

情報量が多い＝具体的に伝わるわけではなく、必要な内容を端的にまとめてわかりやすく伝える必要があります。無闇に長くしてしまうと、読む気もなくなりますし、マイナスの印象を与えてしまう可能性もあります。具体的な記載は大切ですが、読みやすさ、わかりやすさも大切ですので、内容は端的に記し、短く簡潔にまとめて伝えていくようにしましょう。

③ビジネス言葉を用いた締め

近況報告では、自身の近況についてが本文になりますが、他のメールと同様に締めの言葉が必要になります。近況報告だからといって、友人に送るような内容にならないよう心がけ、締めの言葉もビジネスマナーを守ることを意識しておきましょう。「以上、簡単ではございますが、私の近況につきご報告申し上げます」、「○○様も、お元気でお過ごしくださいませ」などが、近況報告の締めとしてはふさわしいです。

ただ近況についてを述べただけで終わってしまっては失礼ですし、ビジネスマナーが身に付いていないとしてマイナスの印象を与えてしまいます。メールの締めの言葉は今後社会に出て必要になるマナーでもありますので、就職までにしっかりと身に付けておきましょう。

近況報告メールの例文

近況報告のメールの書き方のポイントを知れば、実際に企業に送るメールを作成していきましょう。企業に送る近況報告の内容はさまざまであり、どのような内容についての報告が求められるか、企業から指定がある場合も多いです。

また企業から指定がない場合でも、どんな内容を伝えてもOKではありませんので、学業や課外活動など、就活に関係ある内容で近況報告をする必要があります。例文を参考にしながら、それぞれの場合の近況報告のメールを考えていきましょう。

学業についてを報告する場合

学業についての報告では単位の取得状況や授業への取り組みなどを伝えることが大切です。例文では単位が順調に取得できていることがアピールできており、無事に卒業できそうであると伝わります。

卒論が残っている場合も多いですし、何割程度完成しているのかなどを伝えておくのもいいでしょう。単位をすべて修得したからといって、遊び回るのではなく、学業への意欲の高さを伝えることも大切です。就職後に役立てるために、簿記の授業の履修を考えていると伝えることで、向上心の高さがアピールできています。

課外活動についてを報告する場合

課外活動についての報告は、基本的には学業以外であれば、内容はどんなものでも構いません。例文のようにアルバイトについてでもいいですし、ボランティアや部活動などに伝えるのもいいでしょう。

例文ではアルバイトに精を出しており就職後に役立てるために、新たな業務を教えてもらっていると述べられています。一日でも早く戦力として働きたいとすることで向上心の高さが伝わり、仕事で活躍するために能力を身に付けようとすることで、仕事への意欲の高さもアピールできています。

近況報告メールは必ず送信前にチェックを

近況報告メールはどんな内容を送るかしっかりと考えて作成する必要がありますが、送信前にも必ずチェックをしておきましょう。内容を念入りに考えていたとしても、誤字脱字などがある場合もありますし、改善の余地がある場合も多いです。

メールを作成すれば、送る前に最低2度は声に出して読み返してください。声に出すと、間違いに気づける場合もありますし、推敲を重ねることで、無駄な文章を省き、より簡潔に伝えられます。作成してすぐに送るのではなく、念入りにチェックをすることで完成度を高めてから送るようにしましょう。

近況報告でしっかり学業や仕事への意欲を示そう

企業から内定をもらえば、就職するまでにはかなりの期間が空きますし、その間に近況報告のメールを求める企業もあります。近況報告のメールは内容次第で好印象にも悪印象にもなりますし、与える印象次第で仕事をスムーズに進められるかどうかが違ってきます。内定が決まったからといって、企業からの評価を気にしなくていいわけではなく、むしろ内定後からの方が企業との関係は長く続きます。

就職時から印象が悪いと、仕事を進める上でも不利になりますし、社会人生活のスタートでつまづくのは良くありません。就職前に好印象を与えるためにも、近況報告のメールは上手に送ることが大切です。学業についてや仕事の意欲などを上手に伝えて、近況報告のメールで好印象を獲得していきましょう。

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