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エントリーシートをダウンロードする方法とは|用意すべきものと注意点をわかりやすくご紹介

エントリーシートはダウンロードで入手できる

企業によっては書類選考でエントリーシートの提出を求められることもありますが、エントリーシートはネットでダウンロードできる場合も多いです。すべての企業でダウンロードが可能なわけではなく、企業ごとにエントリーシートの形式は違いますので、書類を手渡しされる場合もあります。

しかし最近ではネットからダウンロードして作成を求める企業も増えていますし、就活を進める上ではネット環境は必須になりつつあります。パソコンの操作に慣れている人であれば、簡単に利用できて便利ではありますが、パソコンが苦手な人は困ってしまうことも多いでしょう。ネットでのダウンロードができなければ選考を進めることができませんので、どのようにダウンロードすればいいかを知っておきましょう。

ダウンロードのために必要なもの

エントリーシートをダウンロードして使用する場合は、ネット環境が必要であり、それがなければダウンロードをすることはできません。まずは環境を整え、あるいはネット環境の整っている場所に行く必要がありますが、必要なのはそれだけでなく、他にもさまざまなものが必要になります。エントリーシートのダウンロードに必要なものは多いですし、それらを事前に揃えておくことが大切です。しっかりと準備を進めて、必要なものを揃えておきましょう。

パソコン

エントリーシートのダウンロードのために必要なものとしては、パソコンが挙げられます。ネット環境があってもパソコンがなければダウンロードはできませんし、反対にパソコンがあってもネットにつながっていなければ意味はありませんので注意しましょう。企業が配布しているエントリーシートの形式はさまざまであり、形式によっては必ずしもパソコンが必要なわけではありません。

PDF形式であればスマホやタブレットでもDL可能ですし、データを送信すれば印刷して使用することもできます。しかしzip形式やエクセル形式のエントリーシートもあるのでパソコンを用意しておくことが大切です。パソコンであればすべての形式に対応できますので、可能な限り用意しておきましょう。

ダウンロードしたものを開くためのソフト

エントリーシートはダウンロードすればそれで終わりではなく、ダウンロードしたものを開くためのソフトも必要になります。エントリーシートの形式は企業によって違いますし、形式が違えば必要なソフトも違ってきます。PDFファイルならAdobe Readerなどのソフトを、エクセル形式ならマイクロソフトのエクセルを用意するようにしましょう。

それぞれの形式に対応したソフトがなければデータを開くことができませんし、エントリーシートを作成することができません。またエクセルなどの場合はバージョンにも注意が必要で、ソフトとデータのバージョンがあっていなければデータが壊れ、正しく表示されないこともあります。それぞれのデータに対応した、正しいソフトを用意しておくことが大切です。

ダウンロードで入手する場合の注意点

エントリーシートをダウンロードで入手できる場合は、ネット環境さえあれば素早く入手することができますし、非常に便利です。しかしダウンロード時には注意点が必要であり、それが守れていなければデータが正しく操作できなかったり、エントリーシートの作成ができなくなってしまうこともあります。

また場合によってはエントリーシート自体が無効となってしまい、企業から受け付けてもらえなくなることもあります。注意点をしっかり理解して、正しい方法でダウンロードをするようにしましょう。

ダウンロード形式を確認する

ネットでエントリーシートをダウンロードする場合は、ダウンロードするファイルの形式を確認するようにしましょう。PDFやエクセル形式、zip形式など、ダウンロードした後に開ける環境か確認した上でダウンロードすることが大切です。せっかくダウンロードしても使用しているパソコンで開ける環境でなければ意味はありませんし、間違った方法で開こうとするとデータが壊れてしまう危険性もあります。

ソフトは無料でダウンロードできるものも多いですし、どのファイルにも対応できるように、あらかじめ環境を整えておくことが大切です。また企業によっては複数の形式でデータを配布している場合もありますので、自分のパソコンの環境にあった形式でダウンロードするようにしましょう。

印刷のサイズをチェック

エントリーシートをダウンロードすれば、印刷して作成、あるいは作成したものを印刷して提出することが多いです。印刷して提出しなければならない場合は、印刷のサイズをチェックしておきましょう。大体の企業がダウンロードするページに注意事項として書いていますが、A4やB5などのサイズがあるので、サイズにあった大きさで印刷する必要があります。

サイズを間違って印刷してしまうと、規定が守れていないとしてマイナスの印象を与えてしまいます。場合によってはエントリーシート自体を無効にされてしまうこともありますので、注意しなければなりません。ダウンロードのページは念入りに確認した上で、印刷するサイズを間違えないようにしましょう。

ダウンロードページの注意書きをよく読もう

エントリーシートのダウンロードページには注意書きが記載されていますので、それをよく読んでダウンロードすることが大切です。ダウンロードのページには、提出方法や作成方法など、企業からの注意書きが書かれています。すぐにダウンロードして作成を開始するのではなく、きちんと目を通したうえでダウンロード、作成していくことが大切です。

ダウンロードして提出する場合でも、データのまま提出を求める企業もあれば、印刷して郵送で提出を求める企業もあります。データで提出する際にはファイル名など指定がある場合も多いですし、細かい点まで確認しておかなければなりません。提出方法を間違えれば、それだけで選考で不利になってしまいますので、注意書きはしっかりと確認しておきましょう。

ダウンロード出来ない場合の対処法

企業のページでエントリーシートが配布されている場合は、ダウンロードして作成しなければなりませんが、場合によってはダウンロードできない場合もあります。ダウンロードできなければ、当然エントリーシートを作成することはできませんし、選考を進めていくこともできません。

ダウンロードできなければ焦りますし、それだけで選考のチャンスを逃してしまうのは勿体ないことです。エントリーシートがダウンロードできない場合の対処法を知り、上手に選考を進めていきましょう。

ダウンロードできない理由を明確にする

エントリーシートがダウンロードできない場合は、まずはダウンロードできない理由を明確にすることが大切です。ダウンロードができない理由の主な例としてはソフトが対応していないためファイルが開かなかったり、パソコンのブラウザが対応していなかったりすることが挙げられます。

それらを解決すれば問題なくダウンロードできる場合も多いため、一度冷静になって、原因を考えてみることが大切です。すぐに企業に問い合わせをするのではなく、まずは何が原因かを確認してから対処していきましょう。すぐに企業に問い合わせてしまうと、そそっかしい印象を与えてしまう可能性もあります。企業に手間をかけさせるのはよくありませんので、可能な限り自身で解決することが大切です。

ソフトが問題の場合はメーカーに相談を

エントリーシートがダウンロードできない原因を明らかにし、ソフトやパソコンが原因でダウンロードできない場合は、メーカーや専門窓口に連絡をしましょう。ソフトが原因の場合は、必要なソフトをインストールすれば解決できる場合も多いですが、パソコンの知識が必要になる場合も多いです。

下手にソフトをインストールして不具合が起きてもいけませんので、パソコンに自信がないのであればメーカーなどに問い合わせをするのがおすすめです。パソコンが原因の場合は自身の力ではどうしようもないケースが多いですし、素早くメーカーなどに連絡するようにしましょう。連絡してもすぐに対応してもらえるとは限りませんし、エントリーシートの提出期限に間に合わせるためにも素早く連絡をすることが大切です。

大学のパソコンを活用する

どうしてもダウンロードができないのであれば、大学のパソコンを活用するのもおすすめです。自宅でうまくいかない場合は環境を変えて、大学のパソコンを活用してみることで解決できる場合もあります。パソコンが違えば搭載されているソフトも違いますし、スペックも違いますので問題が解決する場合は多いです。

またパソコンごとにメインで使用しているブラウザが違う場合もありますし、それを変えてみることで上手くいくこともあります。ネットの環境は複雑なものですし、パソコンの知識がなければ一台のパソコンだけで対処するのが難しい場合も多いです。環境を変えれば上手くいくことは多いので、悩んだときは大学のパソコンを使用し、周囲に相談してみるといいでしょう。

ダウンロード形式のエントリーシートは早めに準備

ダウンロード形式のエントリーシートはネット環境さえあれば素早く手に入れることができますし、非常に便利です。しかしパソコンの環境によっては上手にダウンロードできない場合もありますし、パソコンが苦手な人にとってはハードルが高い場合もあります。いつでもダウンロードできるからと油断していれば不具合でダウンロードできず、エントリーシートが作成できないこともありますし、早めに準備しておくことが大切です。

企業ごとにエントリーシートの作成方法や提出方法は違いますし、それらの違いに対処するためにも、早めから行動しておかなければなりません。ダウンロードできないと焦らずに済むように、早めから準備をし、ダウンロード形式のエントリーシートも上手に作成していきましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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