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面接を体調不良により欠席・日程変更する際の連絡方法【テンプレ付】

面接を体調不良が原因でキャンセルする場合の連絡手段は?

面接を体調不良でキャンセルするときの連絡のポイントは、「誠意」と「迅速さ」です。体調不良は仕方のないことですが、企業が貴重な人員と時間を捻出して準備をしたものをキャンセルすることは、失礼に値します。申し訳ないという気持ちがしっかりと伝わるような、誠意の込もった連絡をしましょう。

また、日々たくさんの業務を抱えながら、緻密なスケジュールの中で仕事をしている採用担当者にとって、時間はとても貴重です。面接の予定が一件変更されると、それに伴って他の予定もズレ、大幅な予定変更が生じる可能性もあります。迅速に連絡をすることが、少しでも担当者の手間を省くことにつながります。体調不良の中でも、相手の立場に立った配慮を怠らず、節度のある手段で連絡する必要があります。

メールではなく電話で連絡する

企業と連絡のやりとりをする際にはメールを使用することも多いですが、体調不良で面接を欠席する場合はメールを使用せず電話で連絡するようにしましょう。メールで連絡をしても欠席の旨を伝えることはできますが、メールでは誠意が伝わりにくいですし、あまり印象が良くありません。

面接の欠席の連絡をする場合には誠意を持って対応することが大切ですので、必ず電話で連絡するようにしましょう。体調不良で面接を欠席する場合は、電話で連絡をおこない、欠席をして申し訳ない気持ちと誠意を伝えていくことが大切です。電話の方が素早く連絡をすることができますし、体調不良でしんどいのであれば、素早くやりとりを終えられる電話の方がおすすめです。

面接を体調不良によりキャンセル・延期する場合の注意点

体調不良でのキャンセルは仕方のないことです。就職活動には体力を使うので、無理は禁物です。然るべき対応をとれば、企業も必ず理解を示してくれます。しかし、連絡にもマナーがあります。それを怠ってしまうと、あなたに対する企業の印象は悪くなり、信用も失ってしまう恐れもあります。あくまでも約束を無下にしたのはあなた自身であることを忘れずに、マナーのある連絡が必要です。社会人になっても、お客様に対して急な予定変更が迫られる場面はあるでしょう。

就職活動でのキャンセル連絡とはいえ、良いマナーの連絡ができれば、社会人としての素質が評価され、あなたの印象を上げることができるかもしれません。ここではキャンセル連絡する際の注意点をいくつかご紹介します。

①キャンセルや変更が分かった時点ですぐに連絡する

体調不良になってしまうタイミングはさまざまですが、キャンセルや変更が分かった時点ですぐに連絡することが大切です。体調を崩し、治りそうであればぎりぎりまで連絡を先延ばしにする場合もありますが、人事担当者は別の予定などがある場合もあることを忘れてはいけません。

時間を割いて予定を空けていただいていることを頭に入れ、分かった時点ですぐに連絡をすることが大切です。自分の都合だけで連絡を先延ばしにしてしまうと企業に迷惑がかかりますし、印象も悪くなってしまいます。体調不良になれば、面接の予定などを素早く確認し、その日までに治りそうかどうかを瞬時に判断する必要があります。少しでも不安がある場合は早めに欠席を伝え、企業に迷惑をかけないようにしましょう。

前日までに分かった場合は忙しい時間等を避けて電話

体調不良になり、前日までに欠席しなければならないことが分かった場合は、企業側の忙しい時間等を避けて電話をするようにしましょう。欠席が決まった時点で素早く電話をすることが大切ではありますが、前日までであれば大至急連絡しなければならないわけではありません。

急ぐあまりに忙しい時間帯でかけてしまうと企業に迷惑がかかりますので、時間帯も考慮して連絡することが大切です。企業の忙しい時間帯は就業直後や終業直前などが挙げられます。これらの時間帯は企業同士で電話のやりとりをしていたり、業務が立て込んでいる場合も多いので避けなければなりません。基本的には業務の落ち着いている日中の時間を狙って連絡をするようにし、必ず営業時間内に連絡しておくようにしましょう。

②後日面接を受けたいのであれば意思表示をする

面接は欠席してしまえば、基本的には選考を続けることはできませんが、体調不良など理由によっては日程の変更を考慮してもらえる場合もあります。後日面接を受けたいのであれば、連絡時に必ず面接参加の意志を表明することが大切です。体調不良は欠席しても仕方のない理由ですし、企業によっては再度面接のチャンスがもらえる場合もあります。

次の面接の日程が決まっていなくても、後日面接を受けたいのであれば意思表示をすることが大切です。採用担当から代替案を提案されるのを待つなど受け身にならないようにし、自分から積極的に伝えていく必要があります。面接参加の意志があることを示すのは悪いことではありませんし、場合によっては志望度の高さが評価されることもありますので、必ず参加の意思表示をしましょう。

メールや電話のマナーを守ろう

就活中は、企業にメールを送ることや電話をかける機会が多くあります。これらは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールや電話のマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

マナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールや電話のマナーについても詳しく掲載されています。日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。 無料でダウンロードして、電話やメールでの失敗をなくしましょう。

体調不良により面接をキャンセルする場合のテンプレ

体調不良により電話でキャンセル連絡する場合は、簡潔に、且つ謝罪の念が伝わるように連絡しましょう。以下、簡単なテンプレです。

採用担当者: はい、◯◯株式会社△△課でございます。

学生:いつも大変お世話になっております。◯◯大学△△学部☆☆科の⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎(フルネーム)と申します。突然のご連絡失礼致します。本日の◯時より、御社の二次面接に参加させて頂く予定でしたが、大変恐縮ながら、本日体調不良のため、面接を辞退させて頂きたく、お電話差し上げました。貴重なお時間頂戴していたにも関わらず、急なキャンセルとなってしまい大変申し訳ございません。

採用担当者: ご連絡ありがとうございます。承知致しました。お大事にしてください。

学生: 労いのお言葉ありがとうございます。失礼致します。

体調不良により面接の日程を変更する場合のテンプレ

体調不良により面接の日程を変更する場合は、謙虚な姿勢で変更を申し出ましょう。企業が変更に応えてくれた際は、しっかりお礼を伝えることも忘れてはいけません。

採用担当者: はい、◯◯株式会社△△課でございます。

学生: いつも大変お世話になっております。◯◯大学△△学部☆☆科の⬜︎⬜︎⬜︎⬜︎と申します。突然のご連絡失礼致します。本日の◯時より、御社の二次面接に参加させて頂く予定でしたが、大変恐縮ながら、本日体調不良のため、面接を辞退させて頂きたく、お電話差し上げました。貴重なお時間頂戴していたにも関わらず、大変申し訳ございません。

採用担当者: 連絡ありがとうございます。承知致しました。

学生: ただ誠に勝手なお願いではございますが、御社へは強く志望しておりまして、もし可能であれば、新たに面接のお時間を頂戴したく存じております。どうかご検討頂けませんでしょうか。

採用担当者: 承知致しました。それでは、日程を確認し、後ほど新たな面接日時をご連絡致します。

学生: お忙しい中誠にありがとうございます。引き続き宜しくお願い致します。

お礼を述べるメールのテンプレ―ト

体調不良を理由に面接の日程を変更してもらえた場合は、すぐにメールでもお礼を伝えましょう。以下お礼を述べるメールのテンプレートになりますのでご参考にしてください。

件名:【御礼】二次面接の日程変更について

◯◯株式会社
◯◯部◯◯課 ◯◯様

いつも大変お世話になっております。
◯◯大学◯◯学部の◯◯でございます。

先ほどは、突然のお電話失礼致しました。
この度は、私の勝手な都合により、急に面接をキャンセルしてしまい大変申し訳ございませんでした。

また、ご多用の折にもかかわらず、新たに面接の日程をご調整して頂けるということで、誠にありがとうございます。

お手数おかけしてしまい大変恐縮ではございますが、何卒宜しくお願い致します。

末筆ながら、メールにて御礼申し上げます。

署名

面接を体調不良で欠席・日程変更する場合は早めに電話で連絡する

前述のとおり、体調不良で面接を欠席・日程変更をする場合は、できるだけ迅速に、電話で連絡をしましょう。採用担当者に限りませんが、社会人はあらゆる仕事を抱えていて、同時進行で業務をこなし、それでも時間が足りないこともあります。1分1秒の時間が非常に貴重であり、少しでも時間が空けば、そこに入れたい予定がいくつもあるものです。

逆に、隙間のないスケジュールでは、1分のズレが大幅な予定変更を余儀なくさせることもあります。欠席・日程変更する際は、できる限り早めに連絡を入れることが、忙しい担当者に配慮した最善のマナーです。そして素早く連絡を取るために、手段は電話がベストでしょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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