【面接辞退の方法】守るべきマナーや電話・メールの例文をご紹介

面接辞退のやり方がわからない就活生は多い

就職活動では、１社だけでなく複数社にエントリーして同時並行で進めていく人がほとんどです。第一志望の企業から内定を頂いたり、他の企業との選考日程と被ってしまったりした場合、面接日が決まっていた志望度の低い会社に辞退の連絡をする必要があります。

どのように断れば失礼にあたらないのか分からず、不安に思う学生も多いです。せっかくいただいたチャンスをこちらからお断りするのは、なかなか言い出しにくいものです。しかし、これは社会人になっても必要となるスキルといえます。スキルを身に付けられるチャンスだと捉えましょう。ここでは、面接を辞退するときに心得ておくべきマナーや例文についてお伝えします。

面接を辞退することはできるのか

エントリーシートやSPIの試験を潜り抜けてやっとたどり着いた面接試験ですが、ここまで進んでも、他の企業から内定をもらったなどの理由で、辞退したくなる人も出てきます。このような時に面接試験を辞退することはできるのでしょうか。

結論を先に言ってしまうと、できます。面接はあくまで企業が行う採用試験の一環であるため、特に面接を辞退したからといってなんら法律的に違反なことはありません。それでは、面接を辞退するための正しい連絡の仕方を見ていきましょう。

辞退はできるが良いことではない

先述したように、面接を辞退すること自体は可能ですが、あまり印象のよいものではないことに注意しておきましょう。それは企業の立場になって考えてみると、見えてくるのではないでしょうか。企業は選考通過者を決めるために、多くの時間やコストを費やしています。また、面接までこぎつけた就活生を決めるために、何人もの候補者を落としてきたことでしょう。そのなかには、将来有望な学生もいたかもしれません。その可能性を捨ててまで選んだのですから、辞退がうれしいこととは思わないでしょう。

しかし、その中でも大切なのは自分自身の気持ちです。「良いことではない」とは述べたものの、もうこれ以上の選考に進む気がないのであれば、自分の気持ちに正直に決断しましょう。

本当に面接辞退してもいいかよく考える

面接を辞退する前に、本当に面接を辞退してもいいか考えましょう。面接を辞退すると、その企業の採用選考に再び参加することはできません。「第一志望の企業から内定をもらっている」、「就職活動をやめる」といった状況であれば、面接辞退しても問題ありません。

しかし、「他の企業と面接の日程が被った」、「他の予定が入った」といった理由であれば、面接の日時や予定をずらすことができないか考えましょう。万が一、他の企業の面接がすべて不合格になってしまった場合に、面接を辞退したことを後悔してしまいます。

志望度が低い企業であっても、保険のために面接を受けておくという考え方もあります。「この企業の面接を辞退しても、他の企業で内定をもらえるから大丈夫」といった安易な考えで、面接を辞退しないようにしましょう。

無断欠席はNG

面接を辞退すると決断した後に、面接辞退の電話をするのが気まずいと感じる就活生は多いです。辞退の電話ができないまま、面接当日になってしまい、当日キャンセルの連絡もせずに無断欠席してしまう人もいます。しかし、無断欠席は社会人として最低の行為であり、とても無責任な行動です。

企業は面接のために、会場を予約したり面接官のスケジュールを調整しているので、無断欠席をすると多くの人に迷惑をかけてしまいます。特に最終面接の場合は、企業が採用予定数の頭数にいれていたり、会社の重役が面接官を担当する可能性もあり、無断欠席されてしまうと企業の採用計画にも影響が出てしまうのです。面接辞退の電話を気まずいと感じても、必ず事前に連絡をして、無断欠席しないようにしましょう。

面接を辞退する際は早めに連絡をする

面接を辞退する場合、速やかに辞退の連絡を行いましょう。なぜなら、その企業は面接を行うためにさまざまな準備を進めているからです。選考に使う部屋の予約からスタッフの手配、就活生の評価シートや履歴書のコピー、就活生の時間配分を決めるなど、その作業には多くの社員がかかわり、時間もかけられています。

面接辞退は少なからず企業に迷惑をかけてしまうものですが、連絡が遅れることでその迷惑はさらに大きくなります。さらに、当日に近づくにつれ、辞退の連絡もしにくくなるでしょう。面接辞退の連絡を遅らせることには何のメリットもありませんので、辞退が決定次第すぐに連絡してください。

当日のキャンセルは印象が悪い

当日の面接キャンセルは印象がかなり悪いです。時間や費用をかけて準備を整えてきた企業にも大変迷惑がかかります。また、社会人になってからその企業と関わることもあるかもしれません。マイナスイメージを残さないためにも当日の面接キャンセルはできる限り避けましょう。

また、当日キャンセルでマイナスイメージが付くのは自分だけではありません。企業からのマイナスイメージが学校にまで付いてしまうと、後輩の就職活動に迷惑がかかることもあります。当日キャンセルは自分自身にとっても企業にとっても、場合によっては後輩にとってもデメリットでしかありません。責任感を持って就活に臨むようにしましょう。

基本的に電話で連絡する

面接を辞退する際の連絡手段としては、郵送やメール、電話があります。手紙を出すと誠意があるように見られたりしますが、手紙の場合は郵送するので、届くまでに時間がかかってしまうでしょう。また、手紙は季節の挨拶やマナーを知らないと失礼になります。面接日まで日にちに余裕がある場合はメールでも問題ないのですが、メールは他のメールと一緒に埋もれてしまったり、担当者が見てくれたのか分からないというデメリットがあります。

いくら自分が連絡したと思っていても、相手が見ていなかったら連絡していないことと一緒になり、無断欠席になってしまうのです。行き違いや、担当者が見たか分からないということを防ぐために、確実性のある電話で連絡し、直接担当者と話しましょう。

電話で連絡する際は事前に話す内容をまとめておく

面接の辞退を電話で連絡する前に、まず自分なりに台本を用意しておきましょう。台本といっても、箇条書きに軽くまとめ、大まかな流れを自分自身で把握できるようメモしておきましょう。

例えば、理由を聞かれたときや深く聞かれたときにどう受け答えするか、最後のお礼の言葉など、これは聞かれるかもしれないというさまざまなシチュエーションを想定し、それに合った受け答え方をまとめましょう。ここで注意するのは、自分の言葉でまとめることです。面接の辞退は決して悪いことではありません。何をどのように伝えたいか、頭の中を整理できるようにメモにまとめておくと良いでしょう。

面接辞退を電話で連絡する時の3つのマナー

不誠実な対応をとった場合、自分だけでなく学校全体の評判を下げるかもしれません。面接辞退を伝える際は、マナーを守った誠実な対応を心掛けましょう。ここからは、面接辞退をする際のマナーを3つに分けてご紹介していきます。

①時間帯に気をつける

面接辞退の連絡を電話でする際には、なるべく電話を受ける相手のことを考えてかけましょう。少しでも忙しくないであろう時間帯に、電話をかけるのがマナーです。たとえば、お昼前の慌ただしい時間帯や、始業直後のいろいろと手を付けなければならないことが多い時間帯にかけるのは、迷惑となるでしょう。

10～12時の間やお昼過ぎ時間帯を狙う

電話を受けている間は、他のことができないうえに意外と時間を奪われるものです。それが緊急の連絡なら分かりますが、相手の都合を考えて電話をかけるようにしましょう。10～12時の間とお昼過ぎの時間であれば、大体の人が電話に出られます。そのため、面接の辞退の電話をかけても、迷惑にはならないのです。

不在の場合は伝言を入れておく

面接辞退の連絡をした際、採用担当者が不在で伝えることができないこともあります。その場合は電話に出られた方に伝言を頼むか、留守番電話の場合には一言残すようにしておきましょう。

その際、「面接を辞退したい」という用件とともに、自分の名前、所属大学名、学部名、学科名を伝えるということを忘れないようにしましょう。これらの情報を抜かしてしまうと、誰からの連絡かが分からなくなってしまいます。なお、どちらの場合にも、再度電話をかけて自分の口から伝えると丁寧です。

日中の電話は雑音や騒音に注意する

電話はどこからでもかけれるメリットがありますが、日中に電話をかける際はかける場所を考えなければなりません。日中は人も多ければ、工事をしているところもあります。人混みや駅、工事現場近くなどは騒音が気になり、相手も自分も集中して話したり聞いたりすることができません。

また、電波が悪くないか確認をする必要もあります。電波が悪いと途切れやすくなり、聞き返すことが多くなります。担当者は忙しい時間に対応してくれているということを忘れず、電話をかける際は騒音や電波などの環境について細心の注意を払わなければなりません。急いでいるからと慌ててかけると、こういったミスに繋がるので、冷静に場所への配慮を心がけましょう。

②辞退理由は聞かれたら答える

電話で面接辞退の連絡をしたときには、自分から辞退理由を詳細まで伝える必要はありません。それではどのように伝えたらよいのか、一般的なルールがあるため、確認しておきましょう。

聞かれない限りは「一身上の都合で」と伝える

辞退の理由を聞かれない限りは、「一身上の都合で○月○日の面接を辞退させて頂きたく思い、連絡させて頂きました」と伝えれば十分です。一身上の都合とは個人的な事情や、家庭の事情のことを指します。面接辞退の連絡でいちいち0から理由を説明していると、結果的に電話口に長い時間拘束することとなるため、「一身上の都合で…」と伝えましょう。

聞かれたら場合は正直に答える

採用担当者から辞退理由の詳細を尋ねられた場合には、正直に答えるようにしてください。企業側が理由を聞いてくる理由には、「今後の参考にする」というアンケートのような役割も含まれています。

また「その決断を思い直してほしい」という意図もあるでしょう。ここでは「常識の範囲内」の話です。仮にその理由が「前回の面接の際の担当者の対応が気に食わなかったから」だった場合は正直に伝えず、「他社の内定を獲得して就活を終了するから」など、別の理由を伝えるようにしましょう。

③謝罪の言葉を伝える

面接辞退の連絡をする際には、もうひとつ守るべきマナーがあります。それが、電話口で謝罪することです。面接を辞退するという行為は、よくあることとはいえ間違いなく迷惑がかかることです。

「○○大学の○○と申します。せっかく機会を頂いたのに、大変申し訳ないのですが」や「一身上の都合で○月○日の面接を辞退させて頂きたく思い、連絡させて頂きました。貴重なお時間を割いていただいたのにも関わらず、誠に申し訳ございません」と、迷惑をかけたことを謝罪するようにしましょう。

謝罪と一緒に感謝の気持ちも伝える

選考の中で面接までこぎつけられているということは、それだけ採用担当者もある程度の期待をかけていたということと同義でしょう。それもあり、面接辞退の連絡を入れる際には、謝罪の言葉と同時に「感謝の気持ち」も伝えるようにしてください。

その際に述べるべき言葉としては、「私のために時間を割いていただき、ありがとうございました」などが挙げられます。この例などをもとに自分の気持ちを言葉に乗せてもらえればよいのですが、このとき、あまり長々と話さないようするのがポイントです。電話は相手の時間を拘束してしまっているものですので、自分の気持ちはなるべく簡潔に伝えるようにしてください。

批判や不平不満な発言は避ける

辞退を伝えると同時に、謝罪と感謝の言葉は必要ですが、批判や不平不満は必要ではありません。むしろ、避けなければいけない発言です。いくら同じ企業で働かいないとはいえ、相手に不快な思いをさせるというのは社会人としてマナー違反です。また、同じ企業で働かなくても、違う企業で働いた時にもしかすると仕事で一緒になることもあるかもしれません。

いくら企業に不平不満があっても、中傷的な言葉や批判、企業や相手を見下すような発言は避けてください。相手の顔が見えない電話だからこそ気を付けなければいけないのです。

電話をする際に押さえておくべき流れ

実際に、面接辞退の電話をするための準備をしましょう。ここで重要なのは、電話をかけてから終えるまでの流れをしっかりと押さえておくことです。電話で話すということは、相手の時間を奪うことになりますので、簡潔明瞭にというのが鉄則です。

お断りの電話をするのは緊張するでしょうし、もしかすると途中で頭が真っ白になり、言葉が出てこないこともあるかもしれません。たとえ、今後二度と会うことはない人だとしても、相手に失礼のないようにするのは社会人としてのマナーですので、何をどう話すのかはしっかりと事前に準備をしおきましょう。

①大学名や名前を述べて担当者に繋いでもらう

最初に電話に出た人があなたの面接担当者であるとは限りません。ですので、「○○大学の△△と申しますが、□□部◇◇課の●●様はおられますでしょうか。」のように、自分が誰なのかを名乗り、担当者がいるかどうか確認しましょう。そして、担当者に代わったら、改めて名乗った上で用件を話し始めてください。

このとき、きちんと大学名まで含めて名乗ることが大事です。その担当者は何人もの面接をされているかもしれませんし、同じ苗字の人が取引先にいた場合はその人を真っ先に思い浮かべるかもしれないからです。

また、面接予定日も合わせて伝えることで誰なのかを把握しやすくなります。相手の時間を使っているのですから、スムーズに話が出来るよう配慮しましょう。そして、もし担当者が不在の場合は伝言をお願いすることを想定して、どう伝えるかも準備しておくことが大切です。

②面接辞退をすることと理由を簡潔に述べる

面接辞退の理由としては、「一身上の都合」と伝えるだけで問題ありません。しかし、理由を聞かれた際に答えられるよう考えておいてください。例えば行きたい企業の内定をすでに得た場合は、「本日他の企業より内定を頂きまして、自分の目指す方向性や思いから考えた結果、恐れ入りますがそちらの企業に決めることに致しました」という風に伝えるといいでしょう。

理由を考えるポイントとしては、「しっかり自分の考えがあって決めたことであり、決して相手の会社に魅力がないわけではない」ということが相手に伝わることです。

③謝罪とこれまでのお礼を述べる

採用担当者は、自社にとって有望な人材を確保するという重要な役割を担っています。そのため、あなたがその会社で活躍してくれそうか、どのスキルや経験が会社にとって役立ちそうか、他の応募者と比べてどこが優れていそうかなど、時間をとって考えてくれています。

その上で、さらにあなたのことを知るために面接の準備をしてくれています。そのため、この時点で面接を辞退されるということは、多少なりとも期待があった分残念な気持ちになるでしょう。このような担当者の思いと、採用の時間を取って考えて頂いたということに対し、誠実に感謝と謝罪の気持ちを伝えることが大切です。誠意がきちんと伝えられるように、あらかじめ文章を作って準備しておきましょう。

④誠実な印象が残るように丁寧に静かに電話を切る

お互いが気持ちよく電話を終えられることも、社会人としてのマナーです。最後の最後まで気を抜かないようにしましょう。間違っても、話し終えたあとにすぐに電話を切ってはいけません。電話を終えたあとすぐに切ってしまったら、相手はどう思うでしょうか？

「用件を伝えるだけ伝えた後はさっさと電話を切りたかったんだな」という悪い印象を与えてしまいます。もしかしたら、最後にあなたの就職活動に対して激励の言葉を言おうと思ってくれていたかもしれません。

そうならないためにも、相手が先に電話を切るのを待つか、もしくは５秒ほど待っても相手が気を遣って切らないなら、こちらから静かに切るようにしましょう。

電話で辞退する場合の例文

企業側「はい、株式会社○○です」

就活生「お世話になっております。○○大学の××です。面接の件でお電話いたしました。採用担当者の○×様はいらっしゃいますか？」

企業側「少々お待ちください。……はい、○×です」

就活生「○○大学の××と申します。お忙しいところすみません。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」

企業側「大丈夫です。」

就活生「先日は、面接のご案内をいただき、ありがとうございました。大変申し訳ないのですが、一身上の都合により、〇月〇日×時に予定していた面接を辞退させていただきたく、お電話いたしました。貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、このようなお返事となってしまい、大変申し訳ございません。」

企業側「わかりました」

就活生「それでは、失礼いたします」

面接辞退の電話をかける場合は、相手が電話に出たときと採用担当者に変わったときの、両方で名乗りましょう。辞退する電話だとしても、面接の案内をもらったことへの感謝は、しっかりと伝えてください。

また、辞退を伝える際には、何月何日の何時に予約していたかをいうと、採用担当者が分かりやすいため、親切です。最後に謝罪の言葉を付けるのも、忘れないようにしましょう。

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メールで辞退する場合の例文

メールで面接辞退の連絡をする場合の例文をご紹介しました。メールの場合は、一目で面接辞退の報告であることが分かる件名にしましょう。分かりやすい件名にすることで、採用担当者が、優先的にメールをチェックしてくれます。大学名と氏名もいれておくと、誰からのメールなのかも一目でわかるため、親切です。メールの最後には、「末筆ながら～」といった末文を添えるのが、ビジネスマナーとなります。

面接辞退のメールのマナーについて詳しく知りたい方はこちらの記事を参考にしてみてください。

• 【面接辞退のメールマナー】書き方のポイントと例文を紹介

電話で面接を辞退する際は時間・理由・謝罪のマナーを守ろう

面接辞退を電話で連絡する際には謝罪を忘れないことです。また、理由は聞かれない限り話さず、忙しくない時間帯にかけるのが大事です。これらのマナーにのっとって電話すれば、それほど難しいことはありません。面接辞退が決まった場合には、なるべく早く電話するようにしてください。ぎりぎりに電話をかけると、その分だけ迷惑がかかります。

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