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【就活関係の折り返し電話は翌日に持ち越さない】当日に連絡できなかった場合の上手な対処法とは

就活での折り返し電話は翌日まで持ち越さない

就活では企業と電話でやりとりをすることも多いですが、折り返し電話をする場合は翌日には持ち越さないのが基本です。就活中は忙しいことも多いですし、いつでも企業からの電話に出られるとは限りません。出られないこと自体は仕方ありませんが、その後の対応が大切であり、不在着信を確認すればすぐに折り返し電話をすることが大切です。

電話のやりとりをスムーズにおこなうことで、選考もスムーズに進めることができますし、好印象が与えられる場合もあります。企業は電話のやりとりも評価の対象として考えていますし、きちんとマナーを守って電話をかけることが大切です。折り返し電話は翌日に持ち越さないこと以外にもさまざまなマナーがありますので、それらを正しく理解しておきましょう。

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電話に出られないのは悪いことではない

就活中は企業から電話がかかってくることも多いですし、こまめに確認してなるべく一発で出ることが大切です。一発で出ることができれば、連絡もスムーズにいきますし、企業としても楽に仕事を進めることができます。すぐに電話に出ることは大切ですが、電話に出られないのは悪いことではありません。就活中は忙しく、電話に出づらいこともあるのは企業もわかっています。

すぐに電話に出られないからといって、それがマイナスの評価に繋がることはありません。電車で移動中など出られないのであれば、無理をせずなるべき早く折り返しの電話をして、挽回することが大切です。早く出た方がいいからといって、電車内で電話をしていると常識を疑われてマイナスの印象を与える可能性もあるので注意しましょう。

不在着信を確認したらなるべく早く折り返す

就活中は企業からの電話に一発で出られないことも多いですが、きちんと折り返しの電話をしていれば問題はありません。不在着信を確認すればなるべく早く折り返すことが大切であり、この折り返しが遅くなると企業に迷惑をかけたり、マイナスの印象を与える可能性があるので注意が必要です。

折り返し電話は素早くすることが基本であり、確認すればすぐにおこなうのがマナーです。素早く折り返すことでどのような印象を与えられるのかを知り、折り返し電話のスピードも意識しておきましょう。

素早いレスポンスは好印象を与える

すぐに折り返し電話をする理由としては、レスポンスが早いことで好印象を与えられることが挙げられます。企業から電話がかかってくるということは、何か用事があるということであり、連絡がつかないと企業でも仕事が進まず困ってしまいます。レスポンスが早いことで企業も仕事を進めやすく、好印象になりやすいため、できるだけ素早く折り返し電話をすることが大切です。

折り返し電話が早いことで、企業への連絡を優先して考えていることがわかりますし、志望度の高さなどもアピールできます。反対にレスポンスが遅いと、企業のことを気にかけていない判断される可能性があります。素早い連絡はビジネスにおいても大切なことですし、就活中から連絡スピードは意識しておきましょう。

折り返し電話は当日が基本

企業からの電話に出られなかった場合は当日中に折り返すのが基本であり、翌日に持ち越すのはNGです。電話をするのが遅くなればなるほどに企業に迷惑がかかりますし、迷惑が掛かればそれだけ印象も悪くなります。また連絡がつかない場合は、企業から再度電話がかかってくることも多く、2回目の電話にも出られないとさらに印象が悪くなってしまいます。

不在着信は1度であれば悪印象にはなりませんが、2度も続くとマイナスの印象に繋がってしまう可能性が高いです。企業から電話がかかってくるのを待ったとしても、その時に確実に出られるとは限りませんし、マイナスの印象を与えないためにも自分から素早く折り返すことが大切です。

折り返し電話が翌日になってしまう場合の対処法

折り返し電話は当日中にかけることが大切ですが、場合によっては翌日に持ち越さざるをえない場合もあります。選考などで忙しく、折り返す暇がなかったり、不在着信を確認したのが企業の営業時間外であれば、当日に折り返すことはできません。

仮に電話をかけても誰も出ない可能性が高いですし、出たとしても営業時間外に電話をかけるのは非常識としてマイナスの印象を与えてしまいます。気をつけていても折り返し電話が翌日になってしまうことはありますので、その場合の対処法を知っておきましょう。

翌日の午前中には電話する

当日中に折り返しの電話ができなかった場合は、翌日の午前中に電話をすることを心がけましょう。前日に電話を受けていた場合は、翌日の午後までに連絡しないと印象が悪くなる可能性もあるので、できるだけ午前中に電話をすることが大切です。企業からの連絡には基本的には24時間以内に対応することが大切ですが、きっちり24時間で考えず、日をまたいだのであれば早めに連絡する必要があります。

その際も始業時間は避け、10時以降など、業務が比較的落ち着いている時間帯を狙って電話をするのがポイントです。早めに連絡した方がいいからといって、始業後すぐに電話をすると企業に迷惑がかかります。始業後すぐはバタバタしていることも多いので、忙しい時間は避けて電話をするのがマナーです。

折り返しが遅くなったことをきちんと謝る

翌日に折り返し電話をする場合は、用件を伝えるだけではなく、丁寧に謝罪することが大切です。電話に出られない事情があったとしても、すぐに折り返しができなかった場合は丁寧に謝ることが基本であり、謝罪がなければ印象が悪くなります。ビジネスでは何事もスピード感が求められますし、折り返しの電話も遅くなれば悪印象です。

相手に迷惑をかけていることになるので、謝罪をするのは当然のことだと言えます。折り返し電話が遅いとそれだけで印象が悪くなりますが、丁寧に謝ればマイナスの印象を与えずに済むことも多いです。企業との電話のやりとりも評価の対象ですし、それが選考に影響することも多いので、電話で印象を悪くしないようにしっかりと謝罪してから用件を伝えていきましょう。

折り返し電話の会話例

お世話になっております。○○大学○○学部の○○と申します。先日の夕方頃、採用担当者の○○様よりお電話を頂いておりました。○○様はいらっしゃいますか?
(担当者に取り次いでもらう)

お世話になっております。○○大学○○学部の○○でございます。お電話が遅くなってしまい、大変申し訳ございません。先日お電話頂いていた○○の件でお電話致しました。

企業に電話をかける場合はまずはあいさつ、自己紹介をして、用件を簡潔に伝えて、担当者へ取り次ぎをお願いします。企業では誰が電話に出るかわかりませんし、いきなり担当者が出るとは限りませんので、取り次ぎをお願いして担当者に代わってもらいましょう。

担当者に繋がれば、すぐに折り返しができなかったことを謝罪し、用件を伝えていきます。最初にお詫びの言葉を述べることで、謝罪の気持ちが伝わりやすくなります。用件に入る前にまず電話が遅れたことを詫び、そこから用件を伝えていきましょう。

就活で折り返し電話をする際の注意点

企業からの不在着信を確認すれば、素早く折り返し電話をかけることが大切ですが、スピードを意識するあまり雑にならないように注意が必要です。就活の折り返し電話にはさまざまなマナーがありますし、注意点もあります。

マナーが守れていないのは当然NGですが、それだけではなく注意点が守れていないことでもマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。注意点をしっかりと理解して、正しい方法で企業に折り返し電話をかけていきましょう。

事前に留守電を確認しておく

企業に折り返しの電話をする際には、事前に留守電を確認しておくことが大切です。不在着信が入っている場合は、留守電にメッセージが残されていることが多いです。留守電の内容次第では折り返しの電話をすべきかどうかも違い、確認せずに電話をかけると混乱を招いてしまう可能性もあります。

きちんと留守電を確認し、どんな用件か、何を伝えるのかをきちんと確認してから折り返すようにしましょう。事前にメッセージを確認し、用件を理解しておけば折り返しをした際のやりとりもスムーズにいきますし、連絡ミスなどが起きる心配もありません。折り返し不要とメッセージがある場合は折り返しの電話は必要はありませんので、電話をかけないようにしましょう。

電話する場所や時間帯に配慮

電話する場所や時間帯に配慮することも、折り返し電話をする際には意識しておかなければなりません。不在着信を確認すればすぐに折り返しの電話をすることが大切ですが、周囲がうるさい場所、電波環境の悪い場所で電話をするのはNGです。周囲がうるさいと会話に集中できず、企業に迷惑をかけることになりますし、聞き逃しなども起こりやすくなります。

また折り返しの電話をする時間帯にも注意が必要であり、始業時間・終業時間間近や以降、昼休憩時間帯は遠慮しなければなりません。これらの時間では仕事が忙しかったり、担当者が不在である場合が多いです。落ち着いて電話をすることができず、これも企業に迷惑がかかりますので、適切な時間を待って折り返しましょう。

メモや筆記用具を用意しておく

企業と電話でやりとりをする際にはメモや筆記用具などは必須であり、これは折り返し電話でも同じです。折り返しの場合は企業から何らかの用事や伝達事項があるはずですので、電話の内容を忘れないように細かいこともきちんとメモを取ることを心がけましょう。

内容を忘れてしまったからといって、再度電話をかけ直すのは企業に迷惑がかかるので注意が必要です。一度でやりとりが終わらないと企業に迷惑がかかるだけではなく、注意力散漫と捉えられ、マイナスの印象にも繋がってしまいます。企業との電話のやりとりは緊張することも多く、メモをしていなければ大事なことを忘れてしまう可能性も高いです。些細なことでも聞き逃すことがないように、きちんとメモを取っておきましょう。

意外に知らない折り返し電話2つのポイント

折り返し電話をする際にはさまざまなマナーや注意点があり、それらをきちんと理解しておくことが大切ですが、さらに知られていない大切なポイントもあります。意外に知らないポイントは2つあり、これが守れていないことでもマイナスの印象を与えてしまうので注意しなければなりません。

電話のマナーは細部まで見られていますし、完璧にしておくことで高評価を得ることができます。意外に知らないポイントもきちんとマスターして、折り返し電話でミスをしないようにしましょう。

①メールなども確認してから折り返す

折り返し電話をかける際には、留守電だけではなくメールなども確認してから折り返すことが大切です。企業によっては留守電にメッセージを残さず、メールやSMSなどに切り替えて連絡をすることもあります。それらを見落として電話をかけてしまうと、お互いに混乱してしまい連絡ミスが起きる可能性があるので注意が必要です。

メールやSMSなどに指示が残されていることも多く、場合によってはメールなどでやりとりを続けた方がいいこともあります。またそれほど緊急の用事でない場合は、返信不要となっていることもありますし、その際に電話をかけてしまうと手間を取らせて企業に迷惑がかかります。連絡の方法はさまざまありますので、それらも確認してから電話をかけるようにしましょう。

②自分からかけたなら先に電話を切る

企業との電話では相手が切るのを待たなければならないと思っている人は多いですが、すべての場合で相手が切るのを待つわけではありません。相手が切るのを待つのは、相手からかかってきた場合のみです。自分からかけた場合は自分で切るのがマナーなので、間違えないようにしましょう。

自分からかけたにも関わらず、相手が切るのを待っていると、相手に切る手間をかけさせることになり印象が悪くなります。ただし、自分から切るといっても、会話が終わればすぐに切っていいわけではありません。丁寧な挨拶の後、ワンクッション置いてから切ることが大切であり、すぐに切るとこれも印象が悪くなってしまいます。すぐに切ると電話を早く終わらせたいという印象を与えてしまいますので、きちんと余韻を持たせてから切るようにしましょう。

折り返し電話が翌日になる場合は丁寧に謝ることが大切

就活中は企業と電話でやりとりをする機会も多く、正しい電話マナーを身に付けておくことが大切です。電話のやりとりも評価の一環として見られていますし、マナーが守れていなければ悪印象になり、選考でも不利になってしまいます。企業から電話がかかってくれば素早く出ることが大切ですが、就活中は忙しく、すぐに電話に出られないことも多いです。

電話に出られないこと自体は仕方ありませんし、出られないからといって印象が悪くなるわけではありません。大切なのは不在着信を確認すれば、きちんと企業に折り返しの電話をかけるということです。折り返しの電話は当日中にかけることを心がけ、翌日になってしまう場合はきちんと謝罪し、丁寧な対応で好印象を与えましょう。

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監修者プロフィール

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吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。