就活で電話をかけてはいけない時間帯
電話のやりとりでマイナスの印象を与えないためには、企業に電話をかけてはいけない時間帯を知っておくことが大切です。かけてはいけない時間帯で電話をしてしまうと、企業に迷惑がかかったり、印象が悪くなってしまうことも多いので注意しなければなりません。
また時間帯によっては連絡がつかない場合もあり、電話をかけても無駄になってしまうこともあります。企業に電話をかけるべき時間帯を知り、それらを避けて電話することを意識しておきましょう。
①始業後すぐ
企業に電話をかけてはいけない時間帯としては、始業後すぐが挙げられます。朝一の電話は好印象と考える学生は多いですが、実際には始業後すぐに電話をかけるのはNGです。始業後すぐは前日の引継ぎやメールチェック、朝礼など忙しいことが多く、ゆっくり電話応対ができないことも多いので、朝一の電話は避けるべきです。
電話をかければ繋がるのは確かですが、相手の都合を考えずに連絡をしてしまうと迷惑がかかってしまいます。電話は担当者ひとりの手を止めることになりますので、忙しい時間帯は絶対に避けなければなりません。午前中に連絡をするという考えは間違っていませんが、始業後すぐは企業の迷惑になってしまいますので、電話は控えるようにしましょう。
③終業間近
終業間近も電話をかけてはいけない時間帯のひとつです。終業時間ぎりぎりに電話をかけるのもNGであり、これも悪印象になってしまいます。終業時間ぎりぎりも忙しいことが多く、担当者の手を煩わせることで迷惑をかけてしまいます。電話が長引けば残業になってしまい、相手の負担も増えるので避けなければなりません。
電話が終わればすぐに業務が終了するとは限りませんし、電話の内容によっては仕事が増えてしまう可能性もあります。終業時間ぎりぎりだと電話だけでも時間をオーバーする可能性もありますし、社員の残業が増えれば個人だけではなく企業にも迷惑がかかります。残業時間のコントロールをしている企業も多いですし、終業時間ぎりぎりの電話も控えましょう。
③昼食休憩時間帯
始業と終業の時間を避けようと思えば、お昼の間に電話をすることが考えられますが、昼食休憩の時間帯も電話は避けなければなりません。お昼は担当者が休憩をとっている可能性が高く繋がりにくいので、電話をかけても連絡が取れないことが多いです。企業への電話は伝言を残すのはNGですし、折り返しをお願いするのも基本的にはNGです。
再度自分でかけ直さなければなりませんので手間が増えるだけですし、企業の人にも手間をかけさせてしまいます。伝言や折り返しをお願いするのはNGですが、電話の用件と再度かけ直す旨は伝えておく必要がありますし、それを聞いた担当者が気を遣って電話をしてくる場合もあります。相手に気を遣わせるのはよくありませんので、11:30～13:30は避けるようにしましょう。
④営業時間外
朝昼晩と避けなければならない時間は多く、基本的には隙間の時間を狙って電話をしなければなりません。しかしNGなのはこれらの時間帯だけではなく、営業時間外に電話をするのもNGです。そもそも営業時間後に電話をかけても、企業に社員が残っておらず電話が繋がりませんし、電話をしても無駄になってしまいます。
終業時間を過ぎてすぐであれば残業して残っている場合もありますが、営業時間外にかけることで非常識に思われる可能性が高いです。また残業中に電話をかけて用事を増やしてしまうことで、さらに迷惑がかかってしまいます。企業とのやりとりはすべて営業時間内におこなうことが大切であり、超えてしまった場合は翌日に連絡するようにしましょう。
就活で企業に電話する適切な時間帯は10～16時
就活中は電話をかけてはいけない時間帯が多いですが、目安は10時から16時であり、お昼を避けていれば問題はありません。企業に電話をかけてもいい時間帯に明確な決まりはありませんが、基本的にはお昼を避けた10時から16時の間での連絡が好印象です。企業の営業時間によって電話に最適な時間は違うので、始業終業の前後1~2時間までの時間にかけることを意識しておきましょう。
企業によっては7時や8時から営業している場合もあれば、10時からの営業など少し遅めに設定されている場合もあります。一般的な企業であれば10時頃にかけても問題はありませんが、10時始業で10時にかけると迷惑がかかります。企業ごとの営業時間はしっかり確認し、その上で電話をする時間を決めていきましょう。
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折り返し電話をかける場合
就活では自分で電話をかけるだけではなく、企業から電話がかかってくることも多いです。企業からの電話は一度で出られるに越したことはありませんが、就活中は選考などで忙しく、電話に出られないことも多々あります。
電話に出られず不在着信が残っている場合は折り返しの電話をする必要がありますが、この際にも電話をかける時間には注意しなければなりません。折り返し電話をする場合にはいつ電話をかければいいのかを知り、スムーズなやりとりを目指しましょう。
不在着信に気づけば24時間以内に電話をする
折り返し電話の場合は24時間以内に電話をするのがマナーであり、不在着信を確認すればすぐに電話をしましょう。できれば当日中に電話をし、無理な場合は翌日の午前中には電話をしておくことが大切です。企業から電話がかかってくるということは、何らかの用事があるはずですので、早めに対応する必要があります。
折り返し電話が遅くなってしまうと、企業でも仕事が進まず困ってしまうことも多いですし、レスポンスが遅いことで悪印象になる可能性も高いです。折り返し電話は素早くかけることで好印象にもなりますので、早めの対応を心がけておきましょう。また電話をかける時間帯も基本的には同じで、日中の業務が落ち着いている時間帯を狙ってかけることが大切です。
電話に気づいたのが遅ければ翌日に回してもOK
折り返し電話は当日中に素早くするのがマナーですが、終業時間ぎりぎりに気づいた場合などは、翌日に回してもOKです。早く電話をしなければいけないからといって終業時間ぎりぎりで電話をすると企業に迷惑がかかります。折り返し電話が遅いよりも、かけてはいけない時間帯に電話をする方が印象が悪くなりますので注意しましょう。
また翌日に電話をする場合は連絡が遅れた旨をきちんと謝罪することが大切です。就活中はやむを得ない理由で電話に出られないこともありますし、折り返し電話が遅くなっても仕方ないケースもあります。それでも連絡は早くするに越したことはありませんし、連絡が遅くなることで迷惑がかかることも多いので、丁寧に謝罪してから用件を伝えるようにしましょう。
電話は時間帯以外のマナーも大切
就活では電話をかける時間帯には注意が必要ですが、マナーとしては覚えておかなければならないのは時間帯だけではありません。企業との電話のマナーにはさまざまなものがありますし、それが守れていないことでもマイナスの印象を与えてしまうので注意が必要です。
いかに適切な時間で電話をかけていたとしても、その他のマナーが守れていなければ意味がありません。電話のマナーは総合的に評価されますので、正しい電話マナーを知っておきましょう。
①静かな環境でかける
企業に電話をかける際には静かな環境でかけるのがマナーです。周囲ががやがやとうるさい場所で電話をかけるのはNGであり、これは電話を受ける場合でも同じことが言えます。周囲がうるさいと電話の音が聞こえづらく、連絡ミスが起きる可能性がありますし、お互いに聞きとりづらいことで迷惑をかけてしまいます。
電話をかける場合は必ず静かな場所に移動してから電話をすることが大切です。少しの気遣いができるかどうかによって評価は違ってきますし、正しくやりとりができるかも違いますので、少しの手間でも惜しまないようにしましょう。外で電話をする場合でも、路地に一本入るだけで環境は違ってきますし、できるだけ静かな場所を探して電話をしましょう。
②会話の内容をメモする
会話の内容をメモすることも、電話のマナーとしては大切なことです。企業との電話では選考に関しての大切な話が多く、聞き逃してはいけないこともたくさんあります。大事な話を聞き逃さないためにもメモは必須であり、電話をかける前には必ず筆記用具とメモを用意しておきましょう。
企業との電話は慣れていない人も多く、緊張してしまい電話を切ると内容を忘れてしまうことも多いです。内容を忘れたからといって、企業に再度電話をかけて聞くのはNGですし、一度でやりとりができないことで企業に迷惑をかけ、マイナスの印象も与えてしまいます。大切な情報を聞き逃さないためにも、細かいことまで忘れずにメモをすることを心がけ、内容をきちんと記録しておきましょう。
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③自分からかければ自分が先に電話を切る
これは意外に知られていないことですが、電話は自分からかけた場合は自分から切るのが正しいマナーです。企業が切るのを待つのは相手から電話がかかってきた場合のみであり、自分からかけて相手が切るのを待っているとマナー違反になってしまいます。相手に電話を切らせるという手間をかけさせることになりますので、自分でかければ自分で切らなければなりません。
自分から発信した場合は、やりとりが終えればきちんとあいさつをして、ワンクッション置いた後に通話を切ることが大切です。自分から切るといっても、用件が済めばすぐに切っていいわけではありません。あまりにもすぐに切ってしまうと相手に失礼になりますので、必ずワンクッション置いて切るようにしましょう。
④言葉遣いに気を付ける
企業に電話をかける際には、言葉遣いにも気を配りましょう。正しい敬語や丁寧語を使い、社会人としてのマナーを守るように注意します。難しい言葉を使わなくてはと思う必要はありませんが、丁寧に相手に不快感を与えないように話すことが大切です。
電話はお互いの顔が見えないからこそ、言葉遣いや話し方が重要となります。担当者に電話をかけるのは緊張してしまうものですが、とっさの時にもきちんとした言葉遣いができるように事前に練習しておくと良いでしょう。
焦ると早口になってしまうこともありますが、落ち着いてゆっくりと話すと聞き取りやすいです。自分の名前や学校名も伝えるようにして、はっきりとした声で話すことも忘れないで下さい。
⑤担当者が不在だった場合の対応を知っておく
電話をかけた時に、担当者が不在で用件を伝えられないという時もあります。直接担当者に話をした方がよい場合は、いつ頃戻ってくるかを聞いて、こちらから再び連絡する旨を伝えましょう。電話に出た人が担当者に伝えておいてくれるはずです。
また、簡単な要件なら伝言をお願いしておきます。その際には、「恐れ入りますが、伝言をお願いしてもよろしいですか？」と最初に聞いておくとよいでしょう。また、ほかの人事担当に代わってもらいたい時には「他の人事の方がおりましらお願いできますでしょうか？」と言います。いずれの場合にも、自分の名前と電話番号は伝えておき、電話に出た人の名前も確認しておくと安心です。重要な用件の場合、念のためメールを送っておきましょう。
⑥よくあるトラブルはスマートに回避する
電話では、相手の声が聞き取りにくく何を言っているのか分からない時や、相手が名乗らないというトラブルも考えられます。そのままにしておくと、後で困ることになるかもしれませんのでその場ですぐに対処しましょう。
声が聞き取りにくい時には、遠慮せずに「申し訳ありません、お電話が遠いようなのでもう一度よろしいですか？」と言って繰り返してもらうようにします。大切なことを聞き逃してしまうこともあるので、すぐに聞き返すようにしましょう。
電話の相手が名乗らずに誰だか分からない時にも、「失礼ですが、お名前お伺いしてもよろしいでしょうか？」と聞きいて名前を確認します。最初は誰か分からなくても、話をしているうちに分かる場合もあります。しばらく話しても分からなければ、確認するようにしましょう。
就活は電話のマナーも評価されている
就活では面接だけではなく、さまざまなところで評価が決定しており、電話のマナーも評価の対象となっています。就活中は企業と電話でやりとりをすることも多いですし、このやりとりの仕方によって評価が決定しているので注意しましょう。電話での発言内容はもちろん、電話をかける時間帯やその他さまざまなマナーが見られていますので、細部まで気を遣うことが大切です。
細かい部分まで気を遣えていないと印象は悪くなりますが、きちんとマナーを守れていれば好印象を与えることができます。電話のマナーを正しく身に付けておけば高評価を得ることができますし、就活も有利に進めることができます。電話のマナーは細かく評価されていますので、マナーを正しく身に付けて好印象を与えていきましょう。