【キャンセルメールのビジネスマナー】書き方と例文をご紹介

キャンセルメールはビジネスマナーの基本

就活中は企業にキャンセルメールを送ることもありますが、キャンセルメールはビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。キャンセルするからといって企業との関係が切れるわけではありませんし、その後も繋がりを持つケースもたくさんあります。

選考のキャンセルなど企業との関わりがなくなる場合でも、キャンセルによって迷惑をかけることは確かですので、謝罪の意味もこめて正しいメールを送ることが大切です。ビジネスマナーは就職後にも必要なものであるため、就活中に身に付けておいて損にはなりません。

キャンセルメールであってもきちんとビジネスマナーを守って送れるかなど、細部までこだわって就活に取り組むことが大切です。ビジネスマナーを守ったキャンセルメールとは、どのようなものなのか知っていきましょう。

キャンセルメールの送り方の基本

キャンセルメールといってもさまざまな種類があり、何に対してのキャンセルなのかによってメールの内容は異なります。説明会などをキャンセルする場合もあれば、選考をキャンセルすることもありますし、それぞれに合わせた内容でメールは作成しなければなりません。しかし、どの場合でも基本的に守らなければならないマナーは共通しています。キャンセルメールの基本的なマナーを知って、どんな場合でも失礼にならないよう注意しましょう。

わかった時点で連絡する

企業との予定をキャンセルすることが決まれば、素早く企業に連絡するのが最低限のマナーです。同じキャンセルをする場合でも、連絡が早いか遅いかによって企業への迷惑のかかり方が違いますので、連絡のスピードは特に意識しなければなりません。

キャンセルをすれば企業に迷惑がかかるのは確かですが、早めにキャンセルをしておけば企業も対処できます。それほど大きな迷惑はかからないため、失礼にもなりづらいです。しかし、直前のキャンセルになってしまうと、失礼なだけではなく企業に多大な迷惑をかけてしまうので注意しなければなりません。キャンセルは少しでも企業に迷惑がかからないようにするのがポイントですので、連絡は素早くおこないましょう。

謝罪の気持ちを伝える

キャンセルメールではキャンセルの旨を伝えるのはもちろん、キャンセルすることの謝罪の気持ちも伝えることが大切です。丁寧に謝罪すれば、マイナスの印象を与えることはありませんし、場合によってはプラスの印象を与えられる可能性もあります。

謝罪なしで一方的にキャンセルの旨だけを伝えてしまうと、企業からの印象は悪くなってしまうので注意が必要です。キャンセルメールは、何度も謝罪の言葉を述べて、丁寧に謝罪することが大切です。やむを得ない事情にキャンセルであっても、しっかり謝罪しておきましょう。

ぎりぎりの場合は電話する

キャンセルは早めにしておかなければなりませんが、場合によってはぎりぎりのキャンセルになってしまうこともあります。基本的にはキャンセルの連絡はメールでOKですが、当日や前日などぎりぎりになってしまう場合は電話で連絡しなければなりません。

説明会にしても選考にしても、当日は企業の担当者も忙しく、メールチェックまでできないことがほとんどです。当日キャンセルをメールで連絡してしまうと、担当者に呼んでもらえず、無断欠席の扱いになってしまいます。せっかく連絡したのに無断欠席とみなされるのはもったいないですし、何より企業に多大な迷惑がかかります。当日に限らず、連絡がぎりぎりになってしまう場合は、電話で直接伝えることが大切です。

キャンセルメールの書き方

キャンセルメールはしっかりと基本を押さえることが大切ですが、それだけではなくメールそのものの書き方も知っておくことが大切です。キャンセルメールではキャンセルの旨を伝えること、謝罪の2点を踏まえて作成しますが、注意すべき点はそれらだけではありません。

ほかにも工夫しなければならない点はたくさんありますし、細かいポイントまで知っておくことが大切です。キャンセルメールの書き方を細部まで理解して、実際にメールを作成してみましょう。

件名

キャンセルメールでは、まず件名から工夫して作成しなければなりません。件名はただ付けていればいいわけでなく、分かりやすく、シンプルに書くことが大切です。長すぎるものや一目見て内容が分からないものはNGですので、短く簡潔にまとめましょう。

企業には毎日たくさんのメールが届くため、件名がきちんと設定されていないと読むのを後回しにされてしまったり、場合によっては読んでもらえない可能性もあります。すぐに就活関係のメールだということが分かるように、「会社説明会キャンセルのお詫び」など分かりやすい件名を心がけましょう。

書き出し

書き出しでは企業名、部署名、分かる場合は担当者名まで記入するのがマナーです。企業名だけでメールを作成するのはNGですので、必ず部署名までは記入しておきましょう。最終的な宛先がどこになるのかで、使用する敬称は違います。

部署名などグループに対しては御中、採用担当者など個人の場合は様をつけます。企業名は(株)などで略さず、正式名称で書くことがマナーです。略称を用いると失礼になりますので、これも注意しなければなりません。

宛先を明記すれば自己紹介をしてから本文へと移ります。自己紹介では大学名、学部名、学科名、名前を名乗ります。ビジネスメールでは宛先、自己紹介という流れが一般的であり、いきなり本題に入るのはNGです。

本文

本文では予定をキャンセルすること、キャンセルする理由、お詫びを記入します。キャンセルを伝えるのは勇気がいりますが、曖昧な言葉で濁さないように注意しましょう。キャンセルするともしないとも取れる曖昧な言葉を使ってしまうと、連絡した意図が正しく伝わらない可能性があります。

メールでは特にニュアンスなどを伝えるのが難しいので、誰が読んでも分かるように、明確な言葉でキャンセルの旨を申し出る必要があります。キャンセルする予定については、日時や開催場所なども詳細に記すことが大切です。説明会でも選考でも、企業はさまざまなスケジュールを抱えています。学生の名前だけでは、いつ、どのスケジュールが空くのかが分かりませんので、詳細まで提示してキャンセルすると伝えましょう。

署名

ビジネスメールではどんな場合でも署名は必須であり、これはキャンセルメールでも同じです。署名がないと本人確認が取れませんので、メールとしての信頼度は下がってしまいます。もちろん署名がないからといって、キャンセルができないわけではありませんが、ビジネスマナーを理解できていないと思われますので注意が必要です。

メールにつける署名では、名前だけを記せばいいわけではありません。名前、大学名、学部名、電話番号、メールアドレスなどを記載しておくことが大切です。署名の構成要素は明確に決められているわけではありませんので、さらに項目を追加するのもOKです。住所などを署名に追加する人もいますし、必要に応じて何を付け足すのかを考えておきましょう。

キャンセルメールの例文

実際のメールの例文を参考にしながら、自身の作成したメールと見比べてみましょう。就活でキャンセルメールを送るシーンとしては、説明会のキャンセル、選考のキャンセルの2パターンが考えられます。

共通して注意すべき点もありますが、それぞれで細部の注意点や書き方などは異なっています。説明会と選考両方のパターンのキャンセルメールの例文を見ながら、どこが違っているのかなども考えていきましょう。

説明会キャンセル

明会のキャンセルの場合、件名は「会社説明会キャンセルのお詫び」など、分かりやすいものにしておきましょう。また件名の後にカッコで大学名や自身の名前を入れておくと、誰からの連絡なのか把握しやすく、より印象がよくなります。

本文では何月何日の何時からおこなわれる説明会をキャンセルするのか、細かく伝えることが大切です。企業によっては同じ日に時間帯を分けて複数回説明会をおこなうこともありますし、時間帯まできちんと記すことがポイントです。

選考のキャンセル

選考のキャンセルの場合、件名は「選考辞退のお詫び」などにしておきましょう。基本的なポイントは説明会のキャンセルと変わりませんが、選考を辞退する場合は特に丁寧な言葉遣いを心がけることが大切です。

辞退することの謝罪だけではなく、選考に呼んでもらえたことの感謝の気持ちも伝えているのも好印象になるポイントです。選考をキャンセルする場合は、謝罪と感謝両方の気持ちを伝えることで、より印象がよくなります。

キャンセルメールを送っても選考は続けられるか

キャンセルメールを送れば、予定していたものには参加できなくなります。これは当然のことですが、問題はその後も選考に参加することは可能なのかということです。就活中は忙しいことも多く、スケジュールが合わずにやむを得ずキャンセルする場合もあります。

その後の選考まで参加できないとなれば、キャンセルメールひとつで選考のチャンスを潰してしまうことになります。キャンセル後も選考は続けられるのかを知って、よく考えた上でメールを送りましょう。

説明会なら続行可能

説明会をキャンセルしただけであれば、選考は続けられることが多いです。説明会も就活の一環ですが、厳密には選考ではないため説明会への参加の有無が選考に影響することは少ないといえます。もちろん説明会に参加した方がさまざまな情報を手に入れることができ、場合によっては採用担当者に覚えてもらえるため選考でも有利になる可能性が高いです。

説明会に参加していた方が選考では有利ではありますが、説明会に参加していない、あるいは欠席した場合でも絶対に内定がもらえないわけではありません。ただし、企業によっては説明会への参加を応募条件にしている場合もあるので注意が必要です。説明会でESが配られる場合などは、キャンセルすると選考が受けられなくなります。

選考の場合はキャンセルした時点で終了

選考をキャンセルしてしまった場合は、キャンセルした時点でその企業は受けられないと考えましょう。一度キャンセルしたものを復活させることはできないため、チャンスは閉ざされてしまいます。

キャンセルはメール1本でできますので簡単ではありますが、後悔しないためにもキャンセル前にもう一度よく考え直すことが大切です。もし他社選考と日程が重なってキャンセルが必要な場合は、日程の調整が可能か申し出てみることも考えておきましょう。

すべての場合で日程調整が可能なわけではありませんが、それでもスケジュールを動かせる可能性はあります。企業としても日程が合わないだけで採用のチャンスを逃すのはもったいないと考えますし、日程が合わなくてもすぐには諦めないことが大切です。

選考が続けられても不利になることも多い

説明会のキャンセルなら基本的には選考は続けられ、選考のキャンセルでも秋採用などで再チャレンジできる可能性はあります。しかし、どちらの場合でも一度キャンセルしたことでマイナスの印象が付き、選考で不利になる可能性があるので注意が必要です。

キャンセルの仕方によって印象は変わるので、後に少しでもチャンスを残すためには丁寧な連絡を心がけることが大切です。キャンセルをする＝企業に興味がない、あるいは他社を優先していると思われることは多いですし、連絡には特に気を遣わなければなりません。

キャンセルしたからといって必ずしも選考のチャンスが閉ざされるとは限りませんが、連絡の仕方次第で大きく変わってきますので注意しましょう。

ビジネスマナーを理解してキャンセルメールを送ろう

キャンセルメールはきちんとビジネスマナーを守って送ることが大切であり、マナーが守れていないと印象は悪くなります。一度キャンセルをしたからといって、二度その企業と関わらないとは限りませんし、後々選考に参加したいと思う可能性もあります。

選考に参加したいと思った時に、キャンセルメールによる印象が悪ければ不利になりますし、書類選考の段階で落とされてしまうことが多いです。選考のチャンスを潰さないためにも、キャンセルメールはしっかり考えて作成し、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。

メールの書き方次第で与える印象は違ってきますし、それが今後の選考を左右する可能性もあります。キャンセルメールはビジネスマナーを心がけて作成し、好印象を与えられるようにしましょう。

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