【日程変更メールの例文】失礼のない好印象な書き方をご紹介

日程変更メールの送り方に悩む人は多い

就活では予定が合わず、企業に日程変更メールを送ることもあります。就活の予定としては説明会や面接などが挙げられますが、これらの日程変更メールを苦手に感じてしまう人は多いです。

どのような文面でメールを送ればいいのか、そもそもメールで連絡していいのかなど不安に感じてしまい、なかなか連絡できないということも少なくありません。しかし日程変更を申し出なければ参加できませんし、そのまま放置してしまうと無断欠席になってしまいます。

またキャンセルも可能ではありますが、日程が合わないというだけでチャンスを減らしてしまうのは非常にもったいないです。きちんと申し出をすれば、予定を調整してくれるケースは多いので、上手な日程変更メールの送り方を知っておきましょう。

そもそも日程変更メールは送ってもいいのか

日程変更メールを送る際に不安になってしまうのが、そもそも変更をお願いしてもいいのかということです。就活中はスケジュールもたくさん入っていますし、時には予定が合わずに日程変更を申し出たいときもあります。

しかしそれは企業も同じであり、就活中は企業も過密したスケジュールで動いています。そのため日程変更のお願いは失礼にあたるのではないかと考える人も多く、気を遣って連絡できない人も多いです。日程変更メールを送るのは失礼にあたるのか、まずは基本的な部分から知っていきましょう。

変更の申し出は失礼ではない

結論から言えば、日程変更メールを送ったからといって企業に失礼になることはありません。就活生が忙しいことは企業も承知していますし、日程が合わない＝企業への志望度が低いと判断されることはまずないでしょう。

企業としても就活生にはできるだけ選考に参加してほしいと考えているため、日程変更に応じてくれることは多いです。そのためスケジュールが合わないとなれば、とりあえず一度は日程変更のお願いをすることが大切です。

企業に相談すれば日程を動かしてくれることは多いですし、変更したことがマイナスに働くこともありません。日程が合わないだけで説明会や選考を断念してしまうのはお互いにとってもったいないですし、参加の意思が少しでもあるならキャンセルではなく日程変更をお願いしましょう。

2回以上変更するのはNG

日程変更のお願いは失礼ではありませんが、2回以上変更をお願いするのは失礼にあたるので注意が必要です。就活中は就活生だけではなく、企業も忙しいためコロコロと予定を変えてしまうと企業に迷惑がかかります。

一度スケジュールを調整するだけでも大変なことですし、それが2回、3回と続けばマイナスの印象を与えかねません。また何度も変更をお願いすることで、スケジュール管理がきちんとできていないという印象を与えてしまう可能性もあります。

管理能力のなさや時間にルーズなどの印象を与えてしまい、評価を下げられてしまうので注意が必要です。日程変更をお願いする場合は、それが最終決定だと考えて、必ず参加できる日程で予定を組み直してもらいましょう。

必ずしも変更できるとは限らない

日程変更における注意点としては、変更依頼をしたからといって必ずしも変更が可能であるとは限らない点にあります。企業にも都合はあるため、日程変更ができずに選考に参加できない可能性もあります。

日程変更は特別な措置であるため、当たり前に可能であるとは思わないことが大切です。選考に参加できなくなる可能性もあるため、スケジュールの調整をおこない、どうしても無理な場合のみ変更を申し出るようにしましょう。

基本的には日程変更をお願いせずにスムーズに参加できる方がいいですし、お互いに手間もかかりません。就活中は何かと忙しく、予定を確認して日程変更の申し出をするだけでも手間になりますので、確実に参加するためには徹底してスケジュール管理をおこないましょう。

日程変更をする際の注意点

日程変更をする際、いくつか注意ポイントがあります。まずは、日程を変更しなければならなくなったとき、すぐに連絡を入れることです。前日、もしくは当日の日程変更であれば、メールではなく電話で対応するようにしましょう。メールを作る際はできるだけソフトな印象になるように、クッション言葉の使用もおすすめします。こうした日程変更をする際の注意点について詳しく解説していきます。

なるべく早めの連絡を心掛ける

基本的に日程変更は避けるべきものですが、万が一、変更しなければならない事情があった際は、できる限り早く連絡を入れるようにしましょう。これはビジネスマナーでもあります。また、早く連絡すれば日程変更を受け入れてくれる可能性もアップします。

相手の立場になってみればわかりやすいですが、決まったスケジュールはできる限り変更したくないものですし、変更するのであれば早めの連絡のほうがありがたいといえます。スケジュールに穴が開くことが早めに分かれば、そこに別の予定を入れることも可能です。

なぜ日程を変更しなければならないのか説明するときは、学業などが理由だと通りやすいといえます。日程を変えたい場合は、別日の候補もメールに書きましょう。ただし、前提として日程変更は避けるようにしてください。

前日または当日の日程変更は電話でおこなう

急遽日程変更しなければならないときは、メールでの連絡は避けるようにしてください。前日～当日の変更は、相手も準備をしているだけに基本的には受け入れたくないものです。だからこそ、誠意が伝わるように電話で丁寧にお詫びを入れましょう。

メールの場合、連絡を見落とししてしまう可能性があり、電話のほうが確実に用件を伝えることができます。お詫びの電話になるため緊張するかもしれませんが、なにも連絡せずにドタキャンしてしまうことは避けてください。

メールではクッション言葉を使う

日程変更メールにおいて、クッション言葉の使用は非常に重要です。クッション言葉は、直接伝えてしまうとキツい言い方になってしまうものを、ソフトにしてくれる効果があります。

「面接日程を調整していただけないでしょうか」というフレーズを使うことがありますが、この前に「あいにくですが」「大変恐縮ですが」などをつけると、キツい印象が薄まります。

クッション言葉は、日程変更メール以外にも有効です。「ご迷惑でなければ」「恐れ入りますが」「申し訳ありませんが」など、さまざまな言葉があり、メール文面の締めにも活用可能です。日程を変更すること自体が基本的には失礼になりますので、クッション言葉で不躾な雰囲気をなくすようにしましょう。

説明会の日程変更メールの送り方

日程変更メールといっても、送るシーンはさまざまであり、シーンごとに送るべき内容や注意点などは違っています。就活で日程変更をお願いする場合としては、説明会が挙げられます。

説明会でも当然無断欠席はNGですし、選考を少しでも有利に進めるためにはきちんと参加しておかなければなりません。企業によっては説明会への応募条件としている場合もありますし、チャンスを逃さないためにも説明会における日程変更のメールの送り方を身に付けておきましょう。

説明会の予定日を確認しておく

説明会の日程変更メールを送る場合には、まずは開催予定日を確認しておきましょう。説明会の場合は予定日がすでに決まっている場合も多く、事前に開催日が告知されています。

企業によっては複数日開催していることもありますし、どの日程で予約していたかによって変更が可能かどうかも違ってきます。予約していた説明会が最終日で、以降に説明会の予定がなければ変更を申し出ることはできないので注意が必要です。

仮に最終日に予約していた場合でも、前の日程が開催されていないなら変更可能な場合もありますが、すでに終了していれば変更はできません。説明会の場合は、別途個人的に開いてもらうことはできませんので、まずは説明会の日程が残っているかを確認しておくことが大切です。

参加できる日程を申し出る

説明会の日程を確認すれば、参加できる日程を申し出ます。日程外で申し出ても変更してもらうことはできないため、必ず企業が実施する日程の中から変更希望を出すことが大切です。

説明会には多くの学生が参加するため、ひとりの都合だけで日程そのものをずらすことはできません。企業があらかじめ設定している日程に合わせて変更をお願いするのが基本であり、日程外で変更希望を出せば自分勝手な印象を与えてしまうので注意しましょう。

企業によっては説明会参加が応募条件になっている場合もありますが、基本的には参加が必須のものではありません。そのため企業としてもできれば参加してほしい程度に考えていることが多く、変更についても可能な範囲でしか受け付けてくれないので注意しましょう。

予約で埋まっている可能性もある

企業によって形式は違いますが、説明会の場合は基本的には予約制であることが多く、参加可能人数も決められていることがほとんどです。変更を申し出たとしても、すでに他の日程も予約で埋まっている可能性があるので注意が必要です。

予約で埋まっている場合は、変更を申し出ても日程を調整してもらうことはできません。1人ぐらいであれば融通を利かせてくれることもありますが、基本的には人数が埋まっている場合は対応してもらえないと考えておきましょう。

すでに予約でいっぱいの場合はどうしようもないので、諦めるしかありません。日程変更をしてでも参加したいのであれば、予約した日程で参加ができないと分かった時点で素早く変更を申し出、チャンスをうかがうことが大切です。

説明会日程変更の例文

日程変更のメールでは、件名をきちんと設定しておくことが大切です。難しく考える必要はなく、例文のように「会社説明会の日程変更のお願い」などシンプルにまとめましょう。

本文では変更の申し出の旨を記載しますが、その際いつの予定で予約していたのか、それをいつに変更してほしいのかの両方を記すことが大切です。変更希望日については、可能であれば複数日提示しましょう。説明会の場合は1日に数回行われることもありますので、その場合は時間帯まで設定しておきます。

面接の日程変更メールの送り方

日程変更のメールを送る場合としては、面接も考えられます。面接の場合は参加できなければ、その時点で選考は終了となるため注意が必要です。日程が合わないだけで選考のチャンスを逃してしまうのはもったいないため、必ず変更の申し出をおこないましょう。

面接の日程変更の場合はメールの書き方にポイントがありますし、メールの内容も評価の対象となっているので注意が必要です。仮に日程変更ができた場合でも、メールでの印象が悪いと選考でも不利になるので注意しましょう。

希望日はこちらから指定する

面接の日程変更を希望する場合は、こちらから指定するのが基本です。変更日を相手に委ねてしまうと、再度申し出があった日時で参加できない場合など、やりとりが長引いてしまう可能性があります。

就活中は企業も忙しいですし、日程を決めるだけのメールで複数回やりとりをしている暇はありません。1通のメールだけで日程調整ができれば、お互いにメリットになりますし、必要な情報を簡潔にまとめて連絡できていることで好印象にもつながります。

希望日は複数用意し、可能であれば3つ以上提示するのがマナーです。事前に面接日の候補が複数あった場合は、それに合わせて日時を指定しましょう。面接の日時は企業から指定、複数日の候補から選ぶ場合の2パターンがありますが、どちらの場合でも候補は3つ以上出すのが基本です。

指定通りの日程で参加できないことを謝罪する

面接の日程は企業から指定されることも多く、指定日に先約が入っているため変更せざるをえない場合もあります。企業指定で日程が組まれている場合でも、参加できないなら謝罪をすることが大切です。面接の日程変更も当たり前のことではなく、例外的は措置ですので、当初の予定通り参加できないこと、手間をかけてしまうことをしっかりと謝罪することが大切です。

面接への意欲を示すと好印象

面接の日程を変更メールでは、単に日程の調整をお願いするだけではなく、面接に参加したい気持ちが強いこともアピールしておきましょう。面接への意欲を示すことで、志望度は高いものの、どうしても都合がつかないために日程の変更を申し出ているという印象を与えることができます。

同じ日程変更でも、志望度が高い人であれば企業としても何とか融通を利かせてあげたいと考えますし、より融通を利かせてもらいやすいです。面接への意欲の強さをアピールして、好印象を与えておくことが大切であり、意欲を示すことで面接本番でも有利になります。

一言程度で構いませんので、面接に参加したいという気持ちを述べて、参加意欲の強さもアピールしながら日程変更を申し出ましょう。

面接の日程変更メールの例文

面接の日程変更の場合も、件名は分かりやすく簡潔につけることが大切です。本文ではまずは面接に呼んでくれたのことのお礼、そして変更してほしいという旨を述べましょう。変更希望日を出す際には複数日候補を提示するのがマナーですし、そもそもどの日程で予定が組まれていたのかを示しておくことも大切です。

日程を指定すれば参加できないことを丁寧に謝罪します。その上で選考に参加したいという気持ちがいかに強いかをアピールし、参加意欲の高さを示しましょう。

日程変更メールはマナーを守って送ること

就活では日程変更メールを送ることも多く、どのようなシーンで送るかはさまざまです。日程変更が必要なシーンとしては、説明会と面接の2つが考えられますが、それぞれでメール作成時のポイントは違っています。

メールの文面は上手に使い分けることが大切ですし、きちんとマナーを守って作成すれば、日程の変更が可能なだけではなく、好印象を与えられる場合もあります。就活ではメールのマナーも評価の対象となっていますし、正しい方法でメールを作成することが大切です。

メールマナーができていないと、日程変更をしてもらいづらくなるだけではなく、マイナスの印象を与えて選考でも不利になります。正しいマナーを身に付けて、上手に日程変更を申し出、就活をスムーズに進めていきましょう。

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