就活メールの返信マナー｜説明会・面接・内定などの例文付き

就活メールは返信も重要

就活では企業とメールのやりとりをすることも多く、返信をする機会も多いです。企業とのメールも評価の対象に含まれており、自身が送信したメールだけではなく、企業からのメールへの返信もチェックされています。

正しいマナーを守って返信できていれば、好印象を与えることができるため、細かいマナーを理解しておくことが大切です。返信は単に企業からのメッセージに返事をすればいいわけではなく、さまざまな点に注意して文章を作成しなければなりません。送信と返信ではマナーも異なるため、それぞれの違いを含めて理解しておくことが大切です。

就活の返信メールの基本

返信メールで好印象を与えるポイントはさまざまありますが、細かいテクニックを知る前に、まずは基本的な事項を押さえておくことが大切です。基本ができていなければ、どれだけテクニックを駆使してもマイナスの印象を与えてしまいます。

失礼な返信メールをしないためには、大前提の部分を守ることが大切です。最低限基本的なルールを心得ていれば、大きくマイナスの印象を与えることはありませんので、きちんと身に付けておきましょう。

返信は素早くする

企業からメールが届いたのを確認した場合、素早く返信をすることが大切です。電話の場合は相手の都合を考えて、かける時間帯を気にしなければなりませんが、メールの場合はいつ送ろうが関係ありません。

メールの送信時間はほとんど見られることはなく、どの時間帯で送っても相手に迷惑をかける心配はないでしょう。一部マナーに厳しい企業では、深夜や早朝などに送ると非常識とみなされる場合もあるので注意が必要ですが、これは稀なケースです。

基本的にはいつ送っても大丈夫であり、とにかく素早く返信することが大切です。返信は早ければ早いほどいいですが、24時間以内に送ることを心がけましょう。丸1日返事が返ってこないと、返信が遅いと思われ印象が悪くなるため注意が必要です。

遅れた場合はお詫びを述べる

企業からのメールは素早く返信することが大切ですが、就活中は忙しく、なかなかメールをチェックできないことも多いです。返信が遅くなった場合は、本文でお詫びを述べるようにしましょう。企業も学生が忙しいことは把握しているため、お詫びの気持ちさえ述べられていれば、返信が遅くなったとしても、悪い印象を持つことはありません。

もちろん、2～3日以上間をあけるなど、明らかに遅すぎる場合はお詫びをしてもマイナスの印象を与える可能性があるので注意が必要です。返信が遅くなった場合のお詫びは必須であり、これは事情に関係はありません。丁寧に謝罪しましょう。

基本的にはどのメールにも返信

企業から送られてくるメールにはさまざまなものがありますが、基本的にはすべてに返信することが大切です。日程の連絡の場合などは返信があることで参加の意思が把握でき、管理しやすくなります。また、企業から質問されているメールに関しては、返信は必須です。

説明会や面接の参加希望日を問われているなど、選択肢が提示されている場合は、返信をして希望を伝えなければなりません。返信が必須なメール、必須ではないメールがありますが、どれも返信しておけば間違いはないでしょう。

就活の返信メールのテクニック

メールは基本を守ることは大前提ですが、それだけでは好印象を与えることはできません。印象をよくするためには、細部までマナーを守って送ることが大切であり、テクニックを駆使して返信することが大切です。返信時ならではのポイントもあるため、送信時のマナーと混同しないように注意しましょう。テクニックを正しく理解しておくことで、返信メールでも好印象を与えやすくなります。

件名はそのまま

返信メールでは件名はそのまま使うのがマナーであり、変更するのはNGです。自分から企業に送る場合は件名を設定しますが、返信メールでは企業から送られきたままで使用します。

返信メールの件名を変えてしまうと、誰とどんなやりとりをしていたのかが、企業で把握しづらくなってしまい、迷惑がかかります。連絡ミスの原因にもなるため、件名は触らないようにしましょう。

返信をすれば、件名にRe:マークがつきますが、これも付けたまま送信します。Re:マークがついていることで、返信メールであることが分かります。何度もやりとりを続けているとRe:マークも増えていくため、長くなりすぎれば少し消しておきます。すべて消す必要はないので、適当な長さで消去して、Re:マークは残すようにしましょう。

本文は引用して送信

返信メールではこれまでのやりとりを把握することが大切であるため、本文はすべて引用して返信します。本文が引用されていないと、どんな内容で送ったのかが分からず、前回の送信メールをチェックして内容を確認しなければなりません。

以前のメールを確認するのは手間がかかるため、面倒を省くためにも引用を使うことが大切です。全文引用することで、これまでどんなやりとりをしていたのかが明確になり、お互いに連絡ミスをする危険性が減ります。

返信の場合は全文引用が基本であるため、返信が続けば前回分も含めて引用しましょう。引用部分が長くなる分には問題ありませんので、全文引用で返信して、これまでのやりとりを記録に残すことが大切です。

署名は必須

署名はビジネスメールには必須であり、就活でもそれは同じです。署名はどのメールにも必須であり、返信メールにも忘れずにつけなければなりません。大学、学部、学科名、氏名、電話番号、メールアドレスなどを記し、本文の最後に付けたものが署名です。

署名は本人確認や連絡先を確認するために必要なものであるため、メールのやりとりでは必須です。署名はメールの機能で登録しておけば、自動的につけることができるため、事前に作成しておきましょう。

返信の場合は、署名は簡略的にしても問題はありません。大学名と氏名、連絡先程度の短いものでも、OKとされており、送信用と使い分けるのが厳密なマナーです。送信用の長い署名をつけても問題はありませんが、より細部までマナーを意識するなら、返信用の署名も作成しておきましょう。

就活での返信メールの例

テクニックを学べば、就活で使う返信メールの例文を参考にしながら、さらに理解を深めていきましょう。企業とのメールの内容はさまざまですが、基本的にはいくつかのパターンに分けることができます。

特に返信メールについては、それほど多くのパターンはありませんので、例文を押さえておけば問題はないでしょう。例文はテンプレートになるため、一部を改変すればそのまま返信に使うことができます。例文を参考にして、返信メールのイメージをさらに膨らませましょう。

説明会の案内

説明会の案内をもらった場合には、すでに日程が指定されているのであれば、返信はしなくても問題はありません。しかし、返信することで参加の意思をアピールでき、意欲も伝えられますので、可能な限り返信はしておきましょう。案内メールに対しては、まずは説明会に呼んでくれたことのお礼を伝え、そこから参加の可否を述べます。

参加できる場合は、いつどこで開催されるものに参加するのか、詳細まで述べることが大切です。説明会は開催日が複数あったり、同日に別場所、別の時間帯でおこなわれることもあるため、混乱を防ぐためにも、参加予定のものついて詳細まで伝えましょう。

面接の案内

面接の案内に対しての返信の場合も、基本的には説明会と同じです。面接に呼んでくれたことのお礼を述べ、参加の可否を伝えます。面接の場合は選考に直結しているため、できるだけ返信しておいたほうがいいでしょう。

日程が確定しているなら返信はなくても問題ありませんが、少しでも意欲をアピールするなら返信は必要です。面接の案内メールの返信では、当日に向けての意気込みを簡単に伝えることが大切です。長々としたアピールは逆効果になり、印象が悪くなるため、短いフレーズで意欲を伝えましょう。

内定の承諾

内定通知のメールに承諾の返信をする場合は、内定を承諾しますなど、明確な表現は必要ありません。例文のように「4月から御社の一員として～」など、入社の意思があることを、別の表現で述べた方がスマートでしょう。

また内定承諾の場合は、内定をもらったことへのお礼を丁寧に伝えることが大切です。冒頭で感謝の言葉を述べるのはもちろん、締めの部分でも丁寧にお礼を伝えて、気持ちを表現しましょう。感謝の気持ちや入社に向けての意気込みなどを伝えれば、好印象を与えることができます。

内定の辞退

内定通知に辞退の返信をする場合は、承諾の場合と違って、明確に内定を辞退するという文言を入れることが大切です。気を遣って曖昧な表現にしてしまうと、辞退の意思が正しく伝わらず、混乱を招く可能性があるので注意しましょう。

辞退の場合は誠意を見せることが大切であり、辞退する理由を述べることが大切です。他社からの内定を受けるなど、伝えづらい場合は、例文のように「諸般の事情で」などの言い換え表現を使いましょう。辞退の連絡になる場合は、内定もらったことへのお礼とそれを断る謝罪の気持ちを、何度も伝えることが大切です。

返信メールのマナーを正しく理解しよう

企業とのメールは、返信まで評価されており、どんな内容か、マナーがきちんと守れているかなどが見られています。基本的な部分ができていなければ、マイナスの印象を与えてしまう可能性が高いため、特に注意しなければなりません。

また、基本ができていても、細部に問題があれば、それも減点の対象となります。返信メールは、自分からメールを送信する場合とは違ったマナーがあるため、混同しないよう注意しなければなりません。

メールのマナーは細かいポイントも多いですが、覚えておけば就職後にも大いに役立ちます。メールのマナーやテクニックは、社会人の基礎スキルのひとつです。就活中に正しいマナーを身に付けて、返信メールでも好印象を与えましょう。

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