【提出書類の添え状のテンプレートあり】書き方と注意点

提出書類には添え状を付けよう

就活中は提出書類も多く、企業に郵送で送る際には添え状を付けなければなりません。添え状は企業へのあいさつを兼ねた書類であり、郵送物を送る際には提出書類＋添え状で送るのが基本的なマナーです。これは終活に限ったことではなく、社会人でも共通するマナーのため、今のうちに覚えておくといいでしょう。

書類選考以外で必要書類を提出する場合でも、添え状なしだとマイナスに働く可能性が高いです。就活は細部まで評価の対象であり、基本的なマナーは特に注意してみられています。提出書類に付ける添え状とはどのようなものかを理解して、基本を押さえて高評価の獲得を目指しましょう。

添え状はテンプレの内容でOK

企業に郵送で提出する書類には添え状をつけなければなりませんが、この内容はテンプレ通りで構いません。履歴書やESのようにオリジナリティを出す必要はなく、万人共通のテンプレを使用して作成しましょう。

そもそも添え状は企業へのあいさつのための書状というよりは、郵送された封筒の内容物を確認するための書類です。マナーとして送る部分ももちろんありますが、実際には内容物の確認に使用される、事務的な書類であると考えましょう。

そのため、細部まで読み込まれることはまずなく、内容物のみ確認して終わりということも少なくありません。基本的な形式は守る必要がありますが、それ以外は特別工夫する必要はないため、テンプレを作って使いまわせるようにしておきましょう。

手書きする必要はない

就活時の書類は手書き作成を求められることが多いですが、添え状については無理に手書きにする必要はありません。パソコンで作成し印刷したものを使用しても問題はなく、むしろ手書きで作成すると読みづらくなってマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。添え状は封筒に同封されている内容物を確認するための事務的な書類であり、読みやすく、きちんと確認できることが最重要です。

仮に手書きにしてしまうと、場合によっては読みづらくなることもあります。きれいに書けるなら問題はありませんが、読みづらいせいで内容物の確認ができないというトラブルを避けるには、パソコン作成にしたほうが無難でしょう。

添え状に記載する項目

添え状は郵送時に提出書類と一緒に封筒に入れて送らなければなりませんが、固定した形式があるわけではありません。特定のフォーマットがあるわけではないため、自身で作成し、提出書類に同封することになります。しかし、特定のフォーマットがないといっても、完全に自由に作成できるわけではありません。記載すべき必須の項目は複数存在し、それらがないと添え状として意味をなさないため注意が必要です。

日付

日付は添え状に限らず、ビジネスならどのような書類でも必ず記載します。これはどの時点で作成されたものかを明確に知るためであり、日付の記載がないだけでも書類の信頼度が下がってしまう場合があるため注意が必要です。日付は書面の右上部分に記載します。年月日まで記載しますが、元号は和暦、西暦どちらを用いても構いません。

同封する書類に元号を記載する項目がある場合は、そちらの表記と合わせるのがおすすめです。別の書類でも表記を合わせることで統一感が生まれ、より好印象を与えやすくなります。日付は添え状を作成した日ではなく、提出する日、つまりポストに投函する日に合わせて記載しましょう。

御中」と「様」の使い分け

添え状の宛名には敬称をつける必要がありますが、「御中」と「様」、どちらを使用すべきか悩む人は多いでしょう。どちらも敬称であることは共通していますが、使用するシーンが異なります。

簡単に分けると、御中は部署やグループなど複数人に宛てる場合に使用し、様は個人に対して使用します。例えば宛先が「人事部」や「採用担当チーム」となる場合は、グループ宛てになるため、御中の使用が適切です。対して人事部の「○○さん」や採用担当者個人の誰かに当てる場合は、「○○様」や「採用担当者様」と表記します。

また、個人宛でも部長や課長といった役職がついている場合は、「○○部長様」とすると、二重敬語でかえって失礼なため注意が必要です。この場合は「○○部長」とするか、「○○部 部長 ○○様」としましょう。

宛先

宛先は書面の左上、日付のやや下くらいの位置に記載しましょう。宛先は間違えないことが大切で、誤字脱字があると失礼に当たるため注意が必要です。特に企業名や個人名を間違えると印象が悪く、大幅にマイナスの評価を与えてしまう可能性もあります。宛先で記載するのは、企業名、部署名、個人名の3つですが、実際にどこまで書くかは場合によって異なります。

企業によって公開されている送り先の情報が違うため、それに合わせて記載しましょう。宛先はできるだけ細かく書くことが大切であるため、個人名まで公開されているのに、部署名までで省略するというのはNGです。また、「御中」「様」といった敬称にも注意し、最終的な送り先がどこになるかで正しく使い分けましょう。

署名

署名は右中央部からやや上部くらいの位置に記載する項目で、日付と宛先よりも下になるよう配置しましょう。特に注意が必要なのが宛先との位置関係で、宛先よりも署名が高くなると失礼にあたる可能性もあるため注意が必要です。署名は自身の連絡先を伝える目的だけではなく、本当に自分で作成した書類であるという信用付けのためにも記載しなければなりません。

これもビジネスにおける基本的なマナーのため、署名の書き忘れには注意しましょう。署名には住所や氏名、大学・学部・学科名、連絡先などを記します。個人情報の観点から住所は省略しても構いませんが、氏名や大学名、最低限の連絡先までは記載しておいてください。

導入のあいさつ

添え状に限らず、ビジネスの文書ではいきなり本題に入るのは失礼とされています。そのため、添え状でも導入のあいさつから入り、本題の要件へと繋げなければなりません。添え状は書面でのあいさつになるため、フォーマルな手紙の形式をイメージしましょう。最初は拝啓から始め、最後に敬具で締めるのが一般的です。

拝啓の後には1文字分スペースを開け、敬具は1行下げて記載すると綺麗にみえやすいでしょう。拝啓の後には時候のあいさつを入れ、その後本題へと進みます。時候のあいさつは「○○の候」といった形が一般的で、○○の部分は時期によって変わります。提出時期に合わせて○○の部分を変えるか、「時下」のように年間を通して使える表現を用いるといいでしょう。

記書きと封入書類

添え状は、提出書類がきちんと揃っているかを確認するための書類でもあります。封筒に同封されている書類が何なのかはきちんと表記しなければならず、これを記載していないとそもそも添え状を付ける意味がなくなってしまうと考えましょう。封入書類はあいさつ文の後に「記」と書き、以下に箇条書きで記載します。

それぞれ書類の名称と何枚あるかまで記載し、最後に「以上」と書いて締めましょう。この時、書類の記載順は重要度の高いものから上に書くのが一般的です。例えば履歴書、健康診断書、卒業証明書を出すなら、履歴書が一番上、その下に健康診断書や卒業証明書と続けるといいでしょう。厳密な決まりはありませんが、順番にも気を配るとより好印象を与えやすいです。

添え状を提出書類に付ける際のポイント

添え状は必須の項目を漏れなく記載し、細部にまでこだわって作成することが大切です。添え状を付けていても、内容が間違っていると印象は悪くなるため、作成後は何度か見直しをしなければなりません。また、さらに好印象を与えるためには、添え状の付け方にも工夫が必要です。

正しく作成された添え状を同封することで好印象を与えやすいですが、付け方次第で印象が変わることもあります。提出書類に同封する際の細かいポイントまで知ることが、書類の郵送マナーで評価される近道といえるでしょう。

添え状は一番上にする

提出書類をまとめて封筒に入れる際は、添え状が一番上に来るようにしましょう。これは添え状を最初に読んでもらうためであり、他の書類の下に入れてしまうと、付ける意味が半減してしまうため注意が必要です。そもそも添え状には、「企業へのあいさつ」と「同封する書類の内容を確認する」という2つの意味があります。

一番上に添え状を付けていない場合、企業が目にするのはその他の提出書類になり、あいさつの目的を果たすことができません。加えて、何が入っているか確認しづらいため、同封書類の確認という意味合いも薄れてしまうでしょう。添え状を探し、そこから同封書類を確認するという手間を省くためにも、最初から一番上に付けて、確認しやすくすることが大切です。

クリアファイルでまとめる

提出書類は枚数に関係なく、クリアファイルに入れて封筒に入れるのがおすすめです。クリアファイルに入れることで書類を簡単にまとめることができ、かつ外部の影響から守ることができます。企業では学生から数多くの書類が送られてくるため、それらを管理するだけでも非常に大変です。

封筒から取り出し、学生ごとに書類をまとめるだけでも面倒は絶えないでしょう。クリアファイルに入れておくと、個人ごとの書類の管理がしやすく、他の学生と混ざる心配がありません。加えて、綺麗な状態で届けられるため、汚損によって印象が悪くなることもないでしょう。クリアファイルは透明無地のものを選ぶことが大切です。クリアファイルの中の一番上に、添え状を持ってくるようにしましょう。

無地の白封筒の角形2号を使用する

使用する封筒にもこだわることが大切です。もっともおすすめなのは白色無地で、角形2号サイズの封筒がよいでしょう。角形2号はA4サイズの書類を折らずに入れられる大きさのため、同封書類や添え状を収めやすく、折れて読みづらくなる心配がありません。

また、白色無地はもっともフォーマルなデザインであり、清潔感もあって好印象になりやすいです。就活では茶封筒を使用してもOKとされることが多いですが、本来は茶封筒は社内での書類の受け渡しに使用されるものです。他社とのやり取りでは白封筒を使用することが普通なため、これにならって提出書類は白封筒を使うとよいでしょう。

また、無地であるのも鉄則であり、白色でも柄付きの封筒では印象が悪くなるため注意しなければなりません。

提出書類に付ける添え状のテンプレート

添え状は以上のテンプレートを参考に、必要な部分を改変して作成するといいでしょう。「応募書類について」と「記」、封入書類はそれぞれ中央に揃えてください。当てはまる部分を変えるだけで、簡単に作成できます。細かな内容は変わりますが、大枠は同じのため、テンプレートをひとつ持っておくと作成時間を短縮できて、効率的に就活を進めやすくなります。

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添え状は形式を守って作成しよう

添え状は提出書類を郵送する際に必須であり、基本的なルール、マナーを守って作成しなければなりません。添え状は単に付けるだけではなく、正しい内容で作成したものを添付することが求められます。添え状に該当する書類が付けられていても、同封の仕方や記載内容が間違っていると意味をなさず、むしろマイナス評価になることも少なくありません。

添え状を正しく作成し添付するには、どのような目的で提出書類に同封しているのかを考えることが大切です。企業へのあいさつ、同封書類の確認という大きな意味合いを把握していると、間違えて評価を下げる心配もありません。社会人にとっての基本マナーでもあるため、正しく理解して適切な方法で添え状を同封しましょう。

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