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入社書類提出時の添え状は書き方にこだわろう
内定が決まった後は、入社に向けてやるべきことが多いです。入社するにあたっては提出が必要な書類も多く、提出時には添え状を付けなければならないこともあります。入社書類提出時のマナーが守れていないと、印象は悪くなりますし、新しく社会人生活のスタートを切るにあたっての、障害にもなりかねません。
入社書類の提出マナーができていないからといって、内定取り消しになるわけではありませんが、印象が悪いと就職してから苦労することも多いでしょう。書類提出時は添え状のマナーに注意が必要で、特に書き方には気を配らなければなりません。
添え状はただ添付しているだけでよいわけではないため、書き方から細部のマナーまで知り、入社書類提出も気を抜かずにおこないましょう。
添え状の書き方の基本
入社書類の提出に関係なく、添え状の書き方には一定のルールがあります。そもそも基本的なルール、マナーを把握できていないと、失敗することも多いため注意が必要です。添え状は就活中だけではなく、ビジネスでも使用するもののため、今後のためにも基本は覚えておかなければなりません。添え状の基本的な書き方を再確認して、入社書類の提出で失敗しないよう、細かいポイントまで見直しておきましょう。
必須の記載項目
・日付
・宛名
・差出人情報
・頭語、結語
・時候のあいさつやお礼
・抱負
・同封書類の記入
そもそも添え状とは、書類提出時のあいさつと、内容物の確認といった、2つの意味合いを持っています。いわばマナーと実務的な両方の要素を含んでいるため、記載事項は正しく守らなければなりません。
上記は必須の項目で、ひとつでも省くと添え状としての機能を損なってしまうため注意が必要です。日付は添え状を作成した日ではなく、ポストに投函した日を記載します。時候のあいさつやお礼、抱負といったポイントは、書類提出のシーンによって異なります。入社書類の提出なら、内定をもらったことへのお礼と、入社に向けての意気込みを簡単に記載するとよいでしょう
提出が遅れるならお詫びも記載する
企業によって違いはありますが、入社書類は提出までの期限が決められていることもあります。もし期限を過ぎてしまう、あるいは求められてから提出までが遅くなってしまう場合は、一文お詫びの言葉も載せておきましょう。
遅くなったのに普段通りの文面で出してしまうと、印象が悪くなることも多いため注意が必要です。また、期限を過ぎてしまいそうな場合は、事前に電話で連絡しておくことが大切です。連絡なしで勝手に期限を過ぎてしまうと印象は悪く、場合によっては入社する意思がないと判断されることもあります。
郵送で提出する場合は、ポストに投函してから企業に届くまで時間もかかりますし、必ず事前に遅れる旨の断りを入れ、添え状でも再度謝罪をしましょう。
添え状を手書きする必要はない
添え状は手書きでもパソコン作成でもどちらでも可能ですが、無理に手書きにする必要はありません。手書きのほうが気持ちが伝わりやすいと思う人も多いでしょうが、入社書類の提出に関しては、パソコン作成のほうがおすすめです。
確かに手書きだと気持ちは伝えやすいですが、パソコン作成でもマナー違反になるわけではありません。単にお礼の気持ちを伝えるだけのお礼状なら手書きでもよいでしょうが、添え状は内容物の確認という事務的な要素もあるため、読みやすいパソコン作成がおすすめです。
手書きでも字が読みづらく、内容物の確認ができないと印象は悪くなります。楽に作成できるのはパソコンであり、添え状は手書きでの作成は不向きと考えましょう。
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入社書類の提出で添え状は必須？
そもそも添え状は本当に必要なのかと、根本的な部分から疑問に思う人もいるでしょう。書類提出時には添え状は絶対に付けるのがマナーと思っている人もいますが、実はそうではありません。何事にも例外はあり、書類提出時でも添え状が不要なパターンもあります。
入社書類の提出時でも例外のパターンに該当する場合はあるため、注意しなければなりません。どのようなシーンで添え状は必要か、あるいは不要になるのか、必要性の有無を正しく理解しておきましょう。
郵送なら必須
添え状の添付が必要なのは、入社書類を郵送で提出する場合です。そもそも添え状は郵送時に内容物の不備がないかをチェックするための書状であるため、添え状がないと実務的な問題が発生しやすいことは理解しておきましょう。
入社書類のやりとりも郵送でおこなうことは多いため、内定獲得後も添え状が必要なケースは多いといえます。また、入社書類といっても内容はさまざまで、内定承諾書から卒業証明書、健康診断書、他にも多数の書類があります。
書類の提出が一度で終わるとは限らず、入社前に何度も繰り返し書類提出を求められることもあるでしょう。提出が複数回になる場合でも、郵送での提出なら一回ごとに添え状は添付しなければなりません。
送るときは角形2号の白い封筒を使用する
郵送で入社書類を提出する際には、使用する封筒にもこだわりましょう。もっともよいのは、角型2号サイズの白色の封筒です。角型2号はA4サイズが折らずに入る大きさのため、書類を折って読みづらくする心配がありません。
折り方さえ間違えないなら、小さいサイズの封筒でも問題はありませんが、折り目で読みづらい、かさばって保管がしづらいというデメリットがあるため、避けたほうが無難です。また、白色以外で茶封筒でもOKとする企業は多いですが、フォーマルさを重視するなら、無地の白色を使ったほうがよいでしょう。
企業から返信用封筒をもらっている場合は、これを使用して構いません。角型2号で白色の封筒を用意するのは、あくまで返信用封筒がない場合と考えましょう。
書類はクリアファイルで挟んでから封筒に入れる
書類を封筒に入れる際には、そのまま入れずクリアファイルにまとめてから入れるのがおすすめです。クリアファイルに入れることで、封筒が水濡れしても書類を守ることができますし、折り目もつきづらく、より綺麗な状態で企業に届けられるでしょう。
クリアファイルは透明無地で、色付きやロゴ付きのものは避けなければなりません。また、書類を入れる順番も重要です。一番上に添え状、その下に添え状で内容物として記載した書類を順番に並べましょう。順番通りに並べておくことで、より内容物の確認がしやすく、企業での書類の管理もしやすくなります。
せっかく添え状を同封していても、一番上に来ていないと意味がないため、何があっても添え状が一番上という順番だけは守りましょう。
手渡しの場合は不要
入社書類を手渡しする場合は、添え状の添付は必要ありません。添え状なしで必要書類だけを提出して構わず、むしろ添え状があるとマナーを正しく理解できていないと思われるため注意が必要です。
手渡しの場合はその場で確認することが多いですし、余計な書類が入っていると混乱を招き、迷惑になることもあるでしょう。もちろん添え状は不要といっても、書類は封筒やクリアファイルに入れて持参すべきで、書類のみそのまま持ち歩くのは避けなければなりません。
封筒は白色無地で角形2号サイズがよく、クリアファイルにまとめているほうが提出もしやすいです。封筒ごと渡す場合だけではなく、中身の書類だけを提出することもあるため、封筒はのり付けせずに持参しましょう。
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入社書類提出時の添え状のテンプレート
日付や宛先、差出人の情報は間違いなく記入しましょう。添え状には表題が必要ですが、「書類送付のご案内」で大抵の場合はOKです。拝啓で始まり敬具で結び、時候のあいさつをして要件を伝えます。同封書類は「記」より下に書き、「以上」で締めくくりましょう。
添え状は入社書類提出時も書き方を工夫しよう
入社書類を郵送で提出するなら、添え状は必ず同封しなければなりません。添え状はフォーマットが決まっているため、必須事項を外さないよう書き方にも工夫が必要です。添え状に該当するものが同封されていても、正しい書き方ができていないと印象は悪くなるため注意しましょう。
添え状は必須項目を間違いなく記載すること、全体のバランスを見て作成することが大切です。項目ごとに右寄せ、左寄せ、中央揃えと配置は違います。配置箇所もフォーマットが決まっているため、それぞれ正しい場所に設定しなければなりません。添え状の書き方は細部まで工夫し、入社書類の提出まで油断せずにおこなって、スムーズに就職の準備を進めましょう。