【書類選考のメールに返信する際のポイント】基本マナーと例文

書類選考後に企業から届くメールに返信しよう

就活の選考は、書類選考→面接という順番で進む場合が多いです。書類選考が終了すると、企業から合否の通知があります。企業によって連絡の方法は違いますが、メールで通知されるケースが多いです。

書類選考後、企業からメールが届いた場合は、どのように返信するか考えなければなりません。メールの内容次第では返信が不要な場合もありますが、選考に進むなら多くの場合で必要になるため注意が必要です。

企業とのメールのやりとりでは細かいマナーがあり、これが守れていないと評価に悪影響を及ぼすことも多いです。メールのやりとりも就活の評価に含まれているため、細部までこだわって作成しなければなりません。書類選考後の企業からのメールに上手に返信して、就活をスムーズに進めましょう。

企業からのメールに返信する際の基本3つ

就活中は企業とメールでやりとりをすることが多く、書類選考後以外でも連絡を取り合う機会はあります。どのようなシーンでも、メールに関するマナーは共通しており、ビジネスマナーを守ってやりとりすることが大切です。

メールは送信と返信でマナーが少しずつ違い、就活では企業からのメールに返信してやりとりが進むことが多いです。返信メールを作成する際の基本マナー3つを知り、まずは基礎的な知識から正しく身につけていきましょう。

①メールの構成は「宛先・挨拶・本文・署名」

ビジネスメールの基本的な構成は、宛先、あいさつ、本文、署名の4つに分けられます。これは送信、返信両方に共通する基本のため、必ず覚えておかなければなりません。いきなり本題に入るのはマナー違反で、まずは宛先を記し、簡単にあいさつすることが大切です。

メールの場合は時候のあいさつは不要のため、「いつもお世話になっております」といった、簡単なもので構いません。本文は簡潔にまとめることが大切で、長々と書かないよう注意しましょう。

署名は自身の名前だけではなく、大学・学部・学科名、電話番号やメールアドレスといった連絡先まで付けるのが普通です。署名はメールの設定から登録が可能で、自動で付けることもできるため、就活を始める前に設定しておくとよいでしょう。

②24時間以内の返信を心がける

企業から来たメールには素早く返信することが大切で、タイムリミットは24時間以内と考えましょう。就活中は忙しく動き回ることも多く、素早く返信できない場合も多いです。しかし、どれだけ忙しくても1日以上間をあけるのは企業に興味がない、あるいはスケジュール管理能力が低いと思われるため注意しなければなりません。

レスポンスがあまりにも遅いと企業に迷惑がかかったり、評価が下がったりする可能性があることは覚えておきましょう。また、24時間以内はあくまで目安であり、素早く返信できるならそれに越したことはありません。

返信は速いほどよく、テンポよくやりとりができると企業への優先度の高さがアピールでき、好印象にも繋がりやすいでしょう。

③件名は変えずに全文引用で返信する

ビジネスメールではメールの内容に合った件名を設定する必要がありますが、これは自分から送信する場合のマナーです。返信の場合は件名の変更は不要で、変えてしまうとこれまでの流れが分からなくなり、迷惑がかかる可能性があるため注意が必要です。

件名を変えず、返信を表す「Re:」も付けたまま送信することで、何のメールに対する返信かすぐに分かり、企業でも管理がしやすくなるでしょう。また、返信時は全文引用することが大切です。

全文引用することで、お互いにどのような内容でやりとりをしていたのかが分かり、共通認識を持って話を進められます。やりとりがスムーズになるだけではなく、連絡ミスも減らせるため、全文引用は忘れないようにしましょう。

書類選考の合否に関するメールに返信する際のポイント

書類選考終了後は、合否に関するメールが送られてくる場合が多いです。企業からメールが来たなら、何らかのレスポンスをしなければなりません。メールの内容や伝えたい要件次第で、返信のポイントは異なります。

どのような文面で何に気をつけて返信するのか、ケース別に知っておくことが大切です。また、場合によっては返信が不要なケースもあります。どのような場合に返信するのか、あるいは不要か知り、書類選考の合否メールにも上手に対処しましょう。

合格ならお礼を伝えて次回選考に参加する旨を示す

書類選考の結果が合格だった場合は、まずは合格をもらったことへのお礼を伝えます。その後選考に参加するか否か、意思表示をおこないましょう。

選考に参加する場合は、企業からのメールの内容次第でどのように返信すべきかが変わります。次の選考の日程を提示される場合や、複数ある候補の中から自分で日程を選ぶ場合、また最初から日時が指定されている場合もあります。

また、書類選考に合格したからといって、必ずしもその後の選考に進む必要はありません。他の企業から内定をもらった、あるいは志望先とは別のことに興味を持った場合は、素早く辞退することも大切です。それぞれのケースでどのように返信するのか、例文を参考にしながら細部まで理解を深めておくことが大切です。

メール例文①次回選考の日程候補日を提示された場合

企業から面接日を指定されている場合は、その中からひとつ選び、参加できる日程を提示します。いつどの時間に参加するかは、明確に伝えないと選考の予約ができない場合があるため注意が必要です。

何月何日はもちろん、時間帯も必ず示し、曜日も付けて補足するとよいでしょう。最後に当日に向けての意気込みを簡単に伝えて、簡潔に締めくくることが大切です。

メール例文②自分で日程候補日を提示する場合

自身で自由に希望日を指定できる場合は、複数候補日を提示することが大切です。提示する候補が少ないと企業でも予定を合わせづらく、迷惑がかかります。

場合によってはスケジュールが合わずに、次回選考に進めなくなる場合もあるため注意が必要です。候補日は多いほどよいですが、選択しやすいよう3つ程度に絞るとよいでしょう。

メール例文③面接日程を変更する場合

指定された日時で参加が難しい場合は、変更可能か伺いを立てることが大切です。変更してほしい理由を伝え、その上で希望日を提示しましょう。

希望日は3つ以上提示することが大切で、複数提示すると変更も叶えてもらいやすくなります。

メール例文④選考を辞退する場合

選考を辞退する場合も、企業からのメールには返信しなければなりません。返信なしで無断欠席すると、企業に多大な迷惑がかかるため注意が必要です。辞退する場合は、辞退したいという意思を明確に伝え、理由も述べることが大切です。

面接には進まないからといって、適当に返事をせず、礼儀正しく辞退の気持ちを述べるようにしましょう。

メール例文⑤応募書類のデータを添付して送る場合

メールにファイルを添付して送る場合、添付ファイルの名前は「〇〇（氏名）・履歴書」など、内容がすぐに分かるようにしましょう。記号が書かれたままの長い添付ファイルの名称は、必ず変更してください。

また、ファイルの大きさにも注意が必要です。大きすぎると開くのに時間がかかってしまうため、1MB以下を目安とします。ファイルを添付するのを忘れ、メールのみを送信してしまうミスもよくありますので、送信前には必ず必要書類が添付されているかを確認しましょう。

メールの返信マナーについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• メールの返信マナー｜就活で使えるテンプレート付きで紹介

メール例文⑥書類選考の結果を問い合わせる場合

選考結果の問い合わせをする時は、メールを送信する前にもう一度、企業から連絡が来ていないか確認しましょう。迷惑メールフォルダに振り分けられてしまっている可能性もありますので、受信メールをくまなくチェックし、結果の通知がないことを確かめてからメールを送ります。いつ書類を送ったのかを忘れずに書くようにしましょう。

合否の問い合わせ方法については、こちらの記事でも詳しく解説しています。

• 【最終面接の結果が遅い理由】企業に合否を問い合わせる方法

書類選考に落ちた場合は返信不要

書類選考で不合格になった場合、企業から不採用通知が届くこともあります。不合格の場合は、メールに返信する必要はありません。返信しても企業から返事が来ないことも多いです。

どれだけメールで熱意を伝えても、基本的には結果が覆ることはないため、無理に返信メールを作成する必要はないでしょう。ただし、どうしても企業に伝えたいことがあり、気持ちの踏ん切りがつかない場合は、返信しても構いません。

返信してはいけないわけではなく、あくまで返信が不要というだけに過ぎないため、実際に返事を出すかどうかは個人の自由です。企業によってはそもそも不採用通知を出さないこともあり、この場合もメールを送る必要はありません。

書類選考の結果メールに返信する際の注意点4つ

書類選考の結果がメールで通知された場合、内容に合わせて返信しなければなりません。返信内容はメールによって違いますが、返信時の注意点はどれも共通しています。注意点を守れていないとメールのやりとりで悪印象を与えてしまい、本選考で不利になる可能性もあるため注意しなければなりません。

就活ではメールのやりとりも含めて、総合的に評価されています。余計なところで評価を落としてしまわないためにも、注意点は正しく把握しておきましょう。

①誤字脱字と不要な文字装飾に注意

ビジネスメールは正しくシンプルに作成することが大切なため、誤字脱字や不要な文字装飾を付けないよう注意が必要です。誤字脱字があると注意力が低いと思われ、マイナスの評価になりかねません。

また、きちんと見直しをしていないことで、企業への優先度、志望度が低いと思われる場合もあるため注意が必要です。ビジネスメールはプライベートのメールのように、絵文字や顔文字を付けるのはNGです。

他にも文字の大きさや色を変えたり、「【】」、「**」といった不要な記号もつけないよう注意しましょう。記号が全て使えないわけではなく、あってもなくてもよいものは、基本的には付けないのが無難と考えたほうがよいです。そのため、「!」は不要ですが、疑問を表す「?」は可能で、使えるものと使えないものを分けて考えることが大切です。

②正しい言葉遣いを心がける

言葉遣いも重要で、メールでもビジネスを意識した敬語表現を用いましょう。話し言葉や若者言葉、流行り言葉を使うと、カジュアルに見えてしまい印象がよくありません。敬語表現は一朝一夕ではなかなか身につかないため、就活中は日頃から意識しておくことが大切です。

また、同じ敬語でも話し言葉と書き言葉では、表現が異なるものもあるため注意しなければなりません。例えば企業を表す言葉に「御社」という表現がありますが、これは話し言葉であり、口頭で伝える場合に使用します。

メールの場合は書き言葉の表現である「貴社」を使用しなければなりません。ビジネスメールは内容だけではなく、言葉遣いも細かくチェックされているため、何度も見直し、おかしなところはないかチェックすることが大切です。

③適宜改行を入れて読みやすくする

企業とのメールのやりとりでは、簡潔さを意識して、読みやすいように作成することが大切です。読みやすさは文章の内容だけではなく、改行の有無によっても決まり、全体的にスペースを多めに開けて、見やすくすることが大切です。

改行ありとなしでは同じ内容でも読みやすさが違い、与える印象も異なります。正しい言葉遣い、内容で作成できていても、全く改行がなく詰まっていると読みづらくて悪印象を与えます。

1文ごとに改行する必要はありませんが、2～3文で一度改行すると読みやすくなるでしょう。上記の例文も参考にしながら、どれくらいで改行が必要か、感覚を掴むのがおすすめです。明確なルールはないため、見返した時に視覚的に読みやすいかどうかで判断しましょう。

④就活用のアドレスを使用する

就活で企業とメールをやり取りする際には、必ず就活用のアドレスを使用しましょう。携帯用のメールは文字や添付サイズに制限があるため、メールが届かなかったり、正しく表示されなかったりする可能性があります。メールアドレスは、フリーメールを取得すれば無料で使えますし、スマホでもPCからでもチェックできて便利です。

プライベートと就活のアドレスを同じにしてしまうと、企業からの連絡に気付かずに見落としてしまうことも考えられます。また、就活用のメールアドレスは自分のフルネームなど、分かりやすくシンプルなものにしましょう。アドレスに記号や好きな芸能人の名前などが入っていると、あまりよい印象とはいえませんので注意してください。

書類選考の結果メールへの返信も評価に含まれると意識しよう

書類選考が終わった後は、企業から連絡が来るのを待ちます。合否によって内容は異なりますが、合格の場合はメールの返信が必要です。合格の場合でも企業からの日時の指定の有無や、日程変更を申し出るかどうかで返信内容は異なります。

どの場合でも返信メールは細かくチェックされ、評価されているため注意しなければなりません。返事の意味は同じでも、内容や細かいマナーを守れているかどうかで、評価は違ってきます。返信メール次第でいきなり不合格になることはありませが、その後の選考結果に影響する可能性はあるため注意しなければなりません。

就活を有利に進めるためにも、書類選考後の企業とのメールのやりとりには注意し、きちんとマナーを守って好印象の獲得を目指しましょう。

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