就活のマナー

【内定式の案内メールへの返信】出席と欠席の例文や注意点を紹介

内定式の案内メールには早めに返信する

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内定式の案内メールを貰ったら、早めに返信するのがマナーです。内定式の案内メールでは、「参加するかどうか」を問われているためです。企業からの質問を長い間放置したり無視したりすれば、マナーが悪いと思われ、評価が下がってしまうでしょう。

内定式の案内メールに限らず、返信が必要なメールには、遅くとも24時間以内に返すのがマナーです。一日経っても返信がなければ、企業側が心配する可能性もあるでしょう。

また、案内メールへの返信が遅れてしまうと、その分企業の準備に支障を与えてしまいます。迷惑をかけないためにもメールはこまめにチェックして、気づいたら早めに返信するようにしましょう。

就活でのメールマナーについては、下記の記事でも解説しております。

内定式の案内メールへの返信マナー3つ

内定式のメールに早めに返信することは、マナーとして重要です。しかし、ただ早く返せばいいものではありません。他にもメールマナーはあり、それらをおさえていなければ、印象が悪くなってしまう可能性が高いです。

今後その企業で働くのであれば、入社前に印象が悪くなることは避けるべきです。メールのマナーを確認し、印象のよい返信を送りましょう。重要なメールマナーを3つ解説していきます。

返信メールのマナーについては、下記の記事でも詳しく解説しております。

①件名は分かりやすくする

ビジネスメールでは、件名をみただけで用件が分かるようにすることがマナーです。採用担当者には、一日に何件ものメールが届いています。見る人が処理しやすいように配慮し、分かりやすい件名にする必要があります。

メールの件名が分かりづらいと、開封を後回しにされてしまう可能性もあります。また、他のメールに紛れてしまったり、迷惑メールと誤解されてしまったりすることもあるでしょう。

内定式の案内へ返信する際は、まずは件名の確認をすることが大切です。誤って件名なしで返信をしないように注意しましょう。

就活でメールを送る際の件名の考え方は、下記の記事でも解説しております。

件名は変えず「Re:」を消さない方がベター

届いたメールに返信をするとき、件名は自動的に「Re: + 受信したメールの件名」になります。「Re:」とは「Regarding」(〇〇について)を意味しています。企業へメールの返信をするときは、この件名のまま送って問題ありません。

むしろ、「Re:」をつけたまま返信をすることで、企業側は案内メールへの返答が返ってきたということが一目でわかります。採用担当者は一日に何通ものメールを受信しているため、件名だけで返信であることがわかると、メールの整理がしやすくなるでしょう。

企業からのメールに返信する際のポイントは、下記の記事でも解説しております。

大学名・名前・出欠の有無を書く

件名を変更して返信することは、必ずしもNGというわけではありません。変える際は、「内定式出席のご連絡」あるいは「内定式欠席のご連絡」と書き始めます。その後に続けて「○○大学 ○○ ○○」と在籍している大学名と自分の名前を書きましょう。

企業によっては、多くの就活生からさまざまな内容のメールを受信している可能性が高いです。そのため、件名だけで出席か欠席かが分かると、管理しやすくなります。

返信する際は、件名に「所属している大学」と「自分の名前」も入れましょう。企業がよりメールの管理がしやすくなるため親切です。

メールの件名を書く際の注意点は、下記の記事でも解説しております。

②宛名と名乗りを入れる

内定式の案内メールへの返信で気をつけるべきマナーは、件名だけではありません。本文でもいくつか注意点があるため、確認しておきましょう。

本文における注意点のひとつが、文頭に宛名と名乗りを入れることです。ビジネスメールでは、最初に誰宛のメールであるかを明確にする必要があります。宛名が記されていないと、内容を読んでから担当が誰であるかを判断しなければなりません。

企業には多くのメールが届いているため、内容を読まなくても宛先がわかるように明記しておくと親切でしょう。また、誰からのメールかが分かるように、しっかりと名乗ることも大切です。

宛名も名乗りも省略せずに書くのがマナー

宛名がなければ間違いメールの可能性が疑われますし、名乗りがなければ誰からのメールなのかが分かりにくくなります。その結果、メールに目を通してもらえなかったり、誰からのメールか伝わらなかったりすると、返信の意味がありません。

名前は件名に記載したという人も、本文中で改めて名乗るようにしてください。「○○大学○○学部の○○と申します」と、大学名や学部名を省略せずに書くのがマナーです。件名では学部を省略しても問題ありませんが、本文ではしっかりと記載しましょう。

宛名では、「○○株式会社○○部○○様」と、会社名・部署名・氏名を省略せずに書きましょう。部署宛にメールを作成する場合は、「○○株式会社○○部 御中」と、敬称が変わるため注意が必要です

「御中」の使い方については、下記の記事で詳しく解説しております。

③出欠とお礼を伝える

件名で内定式への出欠を伝えていても、改めて返信メールの本文に記載するのがマナーとなります。件名は本文の要約であると考えて、二度手間だと思わずに、内定式への出欠の意を明確に伝えましょう。

また、内定式への案内をいただいた立場として、お礼を述べることも大切です。出席か欠席かにかかわらず、「この度は内定式のご連絡を頂きまして、誠にありがとうございます」と、丁寧にお礼を述べてください

返信メールにお礼の言葉がないと、そっけない印象を与えてしまいます。内定式の場を用意していただけることへの感謝の気持ちをしっかりと伝えましょう。

長々としたメールはマナー違反

ビジネスメールでは、内容を簡潔にまとめて伝えることが大切です。長々とした文章は、読む側に時間を取らせてしまいます。また、内容がまとまっていないことで、伝えたいことがうまく伝えられない可能性も出てきます。

内定式の案内メールに対しても、簡潔な返信を心がけてください。長々と書くと、逆にマナー違反になってしまい、失礼にあたります。本文の内容としては、前の見出しで紹介した通り、出欠とお礼を伝えれば十分でしょう。

内定式の案内メールへの返信の仕方は、下記の記事でも解説しております。

署名を忘れない

就活でメールを送る際に、忘れてはいけないのが署名です。ビジネスシーンで使うメールには署名を入れることがマナーです。学生時代はメールに署名を入れる習慣がなかったという人もいるでしょうが、ビジネスシーンでは常識であることを理解しておきましょう。そのため、企業にメールを送る際も、署名を入れることは必須です

署名には電話番号やメールアドレスなど、連絡に必要な情報を書きます。メールの本文と署名との間は「-----」などの区切りで分けると、より見やすくなるでしょう。

メールの設定で署名を固定すると、毎回署名を書く必要がなくなります。一度設定してしまえば、署名を入れ忘れる心配もなくなるため安心です。下記に署名の例を紹介します。ぜひ参考にしてください。

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○○大学○○学部○○科 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
----------------------------------------

署名の書き方は、下記の記事で詳しく解説しております。

就活のマナーを身につけておこう

就活では、きちんとしたマナーを身に付けていないとマイナスの印象を与えてしまいかねません。言葉遣いの他にも、身だしなみやメール・電話のマナーなど細かいところでも求められます。他の就活生がマナーを守る中、振る舞い方を知らないでいると慌てることになります。

そこでおすすめなのが「就活マナーマニュアル」です。こちらでは、就活で必須のマナーを詳しく紹介しています。無料でダウンロードできるため、マナーに自信がない就活生は手に入れておきましょう。

内定式の案内メールに対する返信の例文

内定式の案内メールへの返信マナーを3つ紹介しました。企業によっては、内定式に関するメールが、採用が決定してからの初めてのやり取りとなることもあります。せっかく採用が決定したのに、メールで悪い印象を与えてしまうと、企業の人をがっかりさせてしまいます。

内定式の案内メールが来たら、なるべく早く、印象のよい返信をすることが大切です。そのためにも、件名や文頭、本文のマナーをしっかりと押さえておきましょう。以下では、内定式の案内メールに対する返信の例文を、出席と欠席の2パターンで紹介します。

内定をもらった後、企業とメールのやりとりをする機会は多々あります。内定先とメールでやり取りをする際の例文を下記の記事で紹介しております。

例文①出席

件名:内定式出席のご連絡(○○大学 ○○ ○○)

○○株式会社
○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○ ○○です。

この度は、内定式のご案内を頂きまして、誠にありがとうございます。
ぜひ、出席させて頂きたいと思います。
当日お会いできることを楽しみにしています。

何卒よろしくお願いいたします。

----------------------------------------
○○大学○○学部○○科 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
----------------------------------------

内定式の案内メールに対して、出席で返信する場合の例文を紹介しました。先述した通り、内定式の案内メールへの返信では、分かりやすい件名を書くのがマナーです。例文のようにメールの内容を明記し、大学名と名前も記載しましょう。また、「Re:内定式のご案内」というように、案内メールの件名をそのまま返しても問題ありません。

案内をいただいたことへのお礼と、当日を楽しみにしているという旨も記載しましょう。より印象のよい返信メールになります。

企業主催のイベントに参加する際のメールの書き方については、下記の記事でも解説しております。

例文②欠席

件名:内定式欠席のご連絡(○○大学 ○○ ○○)

○○株式会社
○○部
○○○○様

お世話になっております。
○○大学○○学部○○学科の○○ ○○です。

この度は、内定式のご案内を頂きまして、誠にありがとうございます。
誠に失礼ながら、当日は大学の講義が入っているため、どうしても出席することができません。
内定式で予定している手続きや配布される書類などがございましたら、今後の対応についてご相談させていただけますでしょうか。
大変申し訳ございませんが、何卒よろしくお願いいたします。

----------------------------------------
○○大学○○学部○○科 ○○○○
Email:*****@****
電話:○○○-○○○○-○○○○
----------------------------------------

内定式の案内メールに対して、欠席で返信する場合の例文を紹介しました。内定式の案内メールに対して欠席の返信をする際、注意すべきことが「理由を述べること」です。理由を明記せずに「欠席です」とだけ伝えると、企業から理由もなく欠席していると疑われてしまいます。

ただし、言いにくい事情の場合は、無理に言う必要はありせん。できる限り理由を伝えた方がよいですが、言えない場合は「一身上の都合により」を使うとよいでしょう。この言葉を使うと、よほどの事態でない限り、詮索されることはありません。

内定式を欠席する際の連絡方法については、下記の記事で解説しております。

案内メールへの返信で注意すべき点

案内メールに返信する際、注意すべきポイントがいくつかあります。ひとつは、慌てて返信してしまい、まるで友人や恋人に送るようなくだけた表現の文章になることを避けることです。企業にメールを送る際は、ビジネスマナーがしっかりと守れているか確認しましょう。

送信するタイミングや時間にも注意が必要です。メールには早めに対応するほうが好ましいですが、夜遅くにメールに気づいた場合は、翌日の営業時間内に送信するようにしましょう。また、誤字脱字がないかチェックして送ることも大切です。

下記の記事では、就活でメールに返信する際の例文を紹介しております。

いきなり要件から入るのはNG

「出欠を問われているメールなので、出欠だけ返信すればいい」という認識は間違っています。挨拶文などを入れずに「出席します」と簡潔すぎる内容で送ってしまうと、ビジネスマナー的に失礼にあたります。「○○株式会社○○部○○様」などの宛名や「お世話になっております」などの挨拶を入れ忘れないようにしましょう。

その後に「○○大学○○学部○○学科の○○と申します」と名乗り、要件を伝えてください。案内メールの返信だけではなく、新規メールを作成する際も、いきなり要件から入らないようにしましょう。もちろんこのマナーは、社会人としての常識です。「宛名→挨拶文→名乗り」を経て、本題へと展開してください。

企業にメールを送る際、本文の締め方に迷う人もいるでしょう。メールの締め方は、下記の記事で解説しております。

先方の営業時間外の返信は避ける

案内メールを確認したら、すぐに返信することが望ましいです。就活時期、企業は人事関連でバタバタしているため、気がついたら早めに返信するのもマナーといえます。

しかし、返信を避けた方がよい時間帯もあります。それは、企業の営業時間外です。営業時間外にメールに気がついた場合は、返信は翌日で問題ありません

学生たちの忙しい状況を企業側は理解しています。慌てて返信することで、夜遅くに送信してしまったり、失礼な内容の文面になってしまったりしては元も子もありません。とくにビジネスメールに不慣れなうちは、ひとつひとつを入念に確認して送信してください。

メールを送るのに適した時間帯については、下記の記事で解説しております。

誤字脱字

メールを送るときに、もっとも注意したいことは「誤字脱字」です。企業に入ると、日々多くの人とメールでやりとりをすることになるでしょう。社内の同僚や上司はもちろん、顧客や取引先との連絡にメールを使うこともあります。そんな中、誤字脱字ばかりの文章が取引先に送られてしまうと、悪い印象を与えてしまいます。

誤字脱字の内容によっては、メールを送った本人だけでなく、その社員を登用している企業への信頼も揺らいでしまいます。ビジネスで大切なことは、信頼を積み上げていくことです。正確な文章を作成することは、信頼関係を構築するうえで重要な要素です。

誤字脱字は、文章を見直したり推敲したりすれば無くせるミスです。焦らず、しっかりと見直しをしましょう。

マナーを守って内定式の案内メールに返信しよう

内定式の案内メールが届いたら、確実に返信することが大切です。返信が遅れたり忘れたりすると、企業に迷惑がかかり、その結果マイナスな印象を与えてしまいます。

入社前に印象を悪くしないためにも、マナーを理解したうえでメールを作成し、早めに送信するとよいでしょう。ビジネスメールには、いくつかマナーや注意点があります。ビジネスメールに馴染みのない学生からすると、面倒に感じるルールもあるでしょう。

しかし、メールのマナーは社会人の常識です。うっかり誤ったメールを送ってしまわないように、送信する前に入念にチェックする必要があります。印象のよいメールを送信し、入社に備えましょう。

内定式に出席した後は、お礼メールを作成しましょう。内定式後のお礼メールの書き方は、下記の記事で紹介しております。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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