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OB訪問をキャンセルするときの連絡の仕方【メールと電話のどちらが正しいのか】

OB訪問のキャンセルする際の連絡~直前以外はメール~

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直前にOB訪問をキャンセルしなければならくなった、というケースでない限りは、基本的にはメールでの連絡で問題ありません。当日や前日でのキャンルであればメールでは遅いですが、もしそうでなければメールでの連絡で良いでしょう。

  • 電話は迷惑となる場合もある

忙しい社会人にとって、電話で連絡されることは結構厄介でもあります。ましてやそれがOB訪問のことで、実際にOB訪問を受けてくれた側の先輩にとってはさほど重要ではない電話であるため、迷惑となる場合も多いでしょう。

直前でのキャンセル以外の場合は、なるべくメールで連絡し、もしまた再設定したい場合は、しばらくしても返事がなければ電話するようにしたらよいでしょう。確かに日程変更は迷惑ですし、できればやめてほしいと思っているでしょうが、慌てて電話されても迷惑なのです。まだ余裕がある場合はあわてずに速やかにメールしてください。

OB訪問のキャンセルする際の連絡~メールの注意点

OB訪問をキャンセルしたいというメールを送る場合には、注意点があります。1つは、もしまた再設定したい場合に必ずこちらから日程を伺い、再設定をしたいという旨を述べることです。それがない限りただのキャンセルだと思われて、OB訪問ができないまま終わるでしょう。

  • キャンセル理由は正直に

もう1つの注意点が、ただキャンセルしたいだけのときは、正直にキャンセルしたい理由を述べるということです。「○○から内定がでたからキャンセルしたいと」、正直に理由を告げましょう。

そうしなければ向こうが気を使って再設定しようとしてくれたり、色々と尽力してくれる場合もあります。純粋にキャンセルしたいのであれば、きちんと文面にその理由を説明しましょう。

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OB訪問のキャンセルする際の連絡~当日や前日は電話~

OB訪問の当日や前日では、メールでキャンセルしてもそのメールを確認してもらえないという場合もあります。そうならないように、電話でキャンセルの連絡をするのがマナーです。電話で連絡をするのは確かに緊張しますし、誰もが嫌だと思うでしょう。しかし電話はつながらないことも多いですから留守電や伝言になるかもしれませんし、もしつながってキャンセルしても、理由をしっかり述べれば怒らせたりはしないでしょう。

  • 無断キャンセルは絶対にNG

たとえもうその会社を受ける意思がなくても、それでも電話はするようにしてください。無断キャンセルだけは避けましょう。

無断キャンセルをすることで、その方がもうOB訪問を受けてくれなくなってしまうこともあるでしょう。また、OB訪問をしたいというあなたの為に時間を割いてくれようとしていたOBの先輩に敬意を表して、たとえ受けない会社で、これから一切関係がなくなる人だとしても、必ず電話はすべきです。

OB訪問をキャンセルするときの例文

OB訪問をキャンセルする場合、そのやり方はメールと電話に分かれます。上述の通り、当日、前日でのキャンセルといった緊急性を要する際には電話で行うことがマナーとなります。ここではメール、電話それぞれにおけるOB訪問キャンセルについての例文を紹介していきます。

キャンセルの連絡は適切な言葉で行わなければ失礼にあたります。しかしそのために長い時間をかけて文章を作成し、連絡が遅れてしまっては本末転倒です。素早く、適切な文面を作成するのが必要なのです。OB訪問をキャンセルする場合には、以下の例文を参考にスピーディーにキャンセルの連絡を行うようにしましょう。

メールの例文

〇〇株式会社
〇〇課
〇〇  様

△△大学△△学部△△ と申します。

〇月〇日のOB訪問の件でご連絡いたしました。

〇月〇日に急用が入ってしまい、OB訪問に臨むことが難しくなってしまいました。

こちらからお願いしておきながら、大変申し訳ございません。

つきましては、別日程で再度OB訪問の機会を設けて頂くことは可能でしょうか。

勝手ばかり申してしまい、大変申し訳ないのですが、

何卒宜しくお願い申し上げます。

この例文のポイントは別日程の依頼を併せて行っている点です。伺うことが難しくなったことだけを述べると、「了解しました」とだけ返信が来て、再度OB訪問の機会を設けて頂くことをお願いしづらくなってしまう恐れがあります。

OBの方によっては「別日程で機会を作りましょうか」とあちらから提案してくれることもあるでしょうが、それに頼ってはいけません。謝罪の言葉とともに、必ず別日程での調整についてもお願いするようにしましょう。

電話の例文

〇〇課 〇〇様でしょうか。

△△大学△△学部 △△と申します。いつもお世話になっております。

明日のOB訪問の件でお電話させて頂きました。お時間少々よろしいでしょうか。明日のOB訪問に関してなのですが、急遽都合が悪くなってしまい、お伺いさせて頂くことが難しくなってしまいました。こちらからお願いしていたにもかかわらず、直前の連絡となってしまい、大変申し訳ございません。

では、明日の件はキャンセルということで宜しくお願い致します。誠に恐縮ではございますが、別日程で再度調整頂くことは可能でしょうか。もし可能でしたら、後ほどメールにて日程案をご提示させて頂ければと思っております。では後程改めてメールにてご連絡させて頂きます。お忙しいところ失礼いたしました。

この例文のポイントは、再調整についてその場で行わず、後ほどメールで行うようにした点です。OBの方は日々忙しく業務に取り組んでいます。「お時間少々よろしいでしょうか」と聞かれれば「大丈夫です」と答えることが多いでしょうが、電話により業務がストップしてしまうことは間違いないのです。

メールの場合、自身の手が空いているときに返信を行うことが出来ます。そのような点を配慮し、その場で日程調整を行うのではなく、メールで行うことにするのがマナーなのです。

OB訪問をキャンセルする場合は早めに連絡しましょう

OB訪問をキャンセルしたいと思ったら、紹介したポイントを参考にキャンセルの連絡をしてください。基本的には早ければ早いほどキャンセルした時の相手のダメージも軽くなりますし、連絡方法も楽になります。そのため、もしOB訪問をキャンセルしたいと思ったら、出来る限り早く連絡するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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