就活のマナー

【入社承諾書の意味と効力】郵送方法や提出後の辞退マナーも解説

入社承諾書提出の意味

入社承諾書への理解を深めるためには、そもそもなぜ入社承諾書を提出するのか、その意味から知っていきましょう。就活は企業に応募し、選考を受けて合否が決定し、最終的に企業が採用したいとの判断になった際に内定となります。

企業から内定が言い渡されればその時点で就職は決まったものであり、入社承諾書の提出は不要なのではないかと考える人も多いですが、これは間違いです。入社承諾書の提出には大きな意味があるのです。

内定が決定される

就活生が入社承諾書を提出する意味としては、企業が内定を出したことに対して、受け入れましたと双方の意思表示の確認になるのです。内定を言い渡され、それに承諾さえすれば就職できると考えている人は多いですが、内定は企業から口頭で伝えられただけでは確定ではありません。

もちろんこれに対して口頭で承諾と告げた状態でも確定しているわけではなく、この状態では企業の意思次第で内定を簡単に取り消すことができます。これはメールや書面で伝えられた場合でも同じであり、内定通知書が届いた状態では、内定が決まったことを知らされただけに過ぎません。入社承諾書は企業によっては内定承諾書と呼ばれることもあるので、それも覚えておきましょう。

企業は理由なしで内定を取り消すことができなくなる

入社承諾書は内定を確約にするために提出するだけではなく、企業から内定の取り消しを受けないために提出するものでもあります。入社承諾書を提出すれば、企業は理由なしで内定を取り消せなくなり、よほどのことがなければそのまま就職できます。

入社承諾書は、単に企業への入社意思を示すためのものではなく、内定を確実にして自分を守るためのものであると覚えておきましょう。ただし、卒業できない場合は取り消しとなります。内定契約は卒業を条件に締結されていますので、学生側から約束を破ることがあれば、入社承諾書の提出に関係なく内定は取り消されます。

ビジネス用語集を入社準備に役立てよう

「PDCA」や「エビデンス」などの言葉を正しく使えますか?これらは、企業で使用されることが多いビジネス用語です。内定が決まったという就活生は、入社までの間にビジネス用語について理解を深めておきましょう。

そこで活用したいのが「就活・ビジネス用語集」です。IT、航空、金融、メーカーで使用される用語も紹介しています。無料でダウンロードできるため、就活が終わって入社に向けた準備を始めたいという就活生におすすめです。

入社承諾書の郵送マナー

入社承諾書は企業から郵送されてきたものを記入し、それを返送するケースが多いです。これまでの就活と同じで郵送のマナーをきちんと守って提出する必要がありますが、入社承諾書の場合はいくつかプラスで考えたいポイントがあります。

郵送マナーができていないからといって、内定が取り消しになるわけではありませんが、就職前から印象を悪くするのはよくありません。好印象を与えてスムーズに就職するためにも、郵送マナーはきちんとマスターしておきましょう。

添え状やお礼状をつける

入社承諾書を郵送で提出する場合は、添え状を同封することを覚えておきましょう。添え状は郵送物を送る際の基本的なマナーであり、添え状を同封していないと印象が悪くなるので注意が必要です。添え状は手書きではなくパソコン作成でもOKであり、パソコン作成だからといって印象が悪くなることもありません。

添え状は封筒の中身を確認するためのものですし、読みやすいようにパソコンで作成する方が無難でしょう。また内定への感謝の気持ちを伝えたいなら添え状の代わりにお礼状を同封するのもOKです。お礼状の場合は気持ちが伝わることが大切ですので、手書きがおすすめです。それぞれに合わせて、作成の方法も工夫しましょう。

添え状の書き方例文

株式会社○○
人事部採用担当○○様

拝啓 時下貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます。
先日は内定のご連絡誠にありがとうございます。一日でも早く御社で活躍できる人材に成長するためにも、入社に向けて努力を重ねていく所存でございます。
提出書類を同封していますので、ご確認の上ご査収ください。 敬具

入社承諾書 1部

以上

添え状は手紙の形式で作成しますので、拝啓で始まり、敬具で締め、拝啓の後には時節のあいさつが必要になります。時節のあいさつとしては時下がおすすめであり、どのシーズンで使い回せる表現ですので覚えておきましょう。

あいさつを終えれば内定をもらったことへのお礼を伝え、同封している書類について記入していきます。何が何部同封されているのかをすべて列挙し、最後に以上と書いて締めます。以上と書いていなければ他にも同封書類があると思われるので、必ず最後は以上と書いて締めましょう。

入社承諾書を提出しても内定辞退は可能

入社承諾書を提出すれば内定が確約し、企業との繋がりもさらに密接になります。そのため入社承諾書を提出してしまえば、辞退はできないのではないかと考える人が多いですが、実際にはそうではありません。

入社承諾書を提出することで、内定契約は結ばれますが、内定辞退は可能です。もちろんどんな場合でも内定が辞退できるわけではありません。内定辞退には条件がありますし、周囲にさまざまな影響を与えますので、それらについても理解しておく必要があります。

法的には問題はない

入社承諾書を提出した場合、企業が内定契約を取り消すためには、正当な理由が必要ですが、学生が取り消す場合は理由は必要ありません。内定契約は学生に優位な条件で締結されているものですので、内定を辞退すると申し出をすればその時点ですぐに内定辞退は可能です。

これは権利として認められているものであり、行使しても法的には何の問題もありません。ただし、いつでも内定辞退ができるわけではなく、入社日の14日前がタイムリミットになっています。14日前を過ぎてしまうと内定の辞退ができず、就職後に退職することになるので注意が必要です。内定辞退をする場合は、遅くとも14日前までにおこない、可能な限り早めに辞退しましょ。

内定式出席や入社宣誓書にも内定辞退を防ぐ効力はない

内定式に参加したり、入社宣誓書、入社誓約書などを提出したとしても期限内であれば内定辞退は法的な拘束力はなく可能です。内定式は入社意欲を高めたり、入社に向けての準備などの目的でおこなわれるものであり、これに参加しても内定が辞退できなくなるわけではありません。

企業によっては内定式をおこなわない場合もありますし、入社宣誓書などの提出を求めない場合も多いです。内定式は就職と直結しているものではありませんし、入社宣誓書なども同じく法的な拘束力は一切ありません。入社宣誓書などの提出後も申し出れば辞退は可能であり、企業はこれを不当に引き止めることはできませんので、不当に引き止めた場合は企業側が違法になります。

企業側にはとても迷惑がかかる

内定辞退は入社承諾書を提出しても、入社の14日前まで可能ですが、辞退が遅くなればなるほど企業に迷惑がかかることは覚えておきましょう。企業では採用予定人数が決められていますし、内定辞退者がでれば企業はその穴埋めをおこなわなければなりません。辞退者が出れば、補充のために採用活動を再開しなければならず、余計な苦労をかけてしまいます。

また新入社員を迎えるための準備を進めている場合も多く、それが無駄になるので大きく迷惑をかけてしまいます。内定を辞退する場合はできるだけ早く通知し誠意をもって対応することが大切であり、それが企業に対してのマナーです。内定をもらった企業の信頼を損なうことのないように、辞退をするなら迷惑がかからないように素早くおこないましょう。

入社承諾書の意味を正しく理解して手続きしよう

入社承諾書は企業に就職するための書類と漠然とイメージしている人は多いですが、詳細な意味については理解できていない人が多いです。企業に就職するための書類という意味で間違ってはいませんが、他にも知っておくべきことはたくさんありますし、詳細まで知った上で手続きをすることが大切です。入社承諾書は自身の将来を決める大切な書類ですし、意味を正しく理解しないままに記入すると失敗してしまう可能性があります。

就活における失敗は将来にも大きく影響しますし、意味や効力など細部まで理解した上で記入しなければなりません。入社承諾書は企業に就職するため、内定契約を確実にするための重要な書類ですので、意味を正しく理解した上で記入して、企業との契約を進めていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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