就活のマナー
【入社承諾書の意味と効力】郵送方法や提出後の辞退マナーも解説
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目次
入社承諾書の意味と効力について理解することが大切
入社承諾書への理解を深めるためには、そもそもなぜ入社承諾書を提出するのか、その意味から知っていきましょう。就活は、応募した企業の選考を受けて、最終的にその就活生を採用したいと企業が判断した際に内定となります。
企業から内定が言い渡されればその時点で就職は決まったものであり、入社承諾書の提出は不要なのではないかと考える人も多いといえますが、これは間違いです。入社承諾書の提出には大きな意味があるのです。入社承諾書を提出する意味について、詳しくみていきましょう。
以下の記事では、内定承諾書の添え状を手書きする方法について解説しています。
入社承諾書を提出することで内定が決定される
就活生が入社承諾書を提出するのは、企業が内定を出したことに対して「受け入れました」と双方の意思確認をするためです。内定を言い渡され、それに承諾さえすれば就職できると考えている人は多いですが、内定は企業から口頭で伝えられただけでは確定ではありません。
これはメールや書面で伝えられたときも同じであり、内定通知書が届いた状態では、内定が決まったことを知らされただけに過ぎません。入社承諾書は企業によっては内定承諾書と呼ばれることもあるため、覚えておきましょう。
以下の記事では、入社承諾書について解説しています。
企業は理由なしで内定を取り消すことができなくなる
入社承諾書は内定を確約にするために提出するだけではなく、企業から内定の取り消しを防ぐために提出するものでもあります。入社承諾書を提出すれば、企業は理由なしに内定を取り消せなくなるため、よほどのことがなければそのまま就職できるでしょう。
入社承諾書は、単に企業への入社意思を示すためのものではなく、内定を確実にして自分を守るためのものであると覚えておきましょう。ただし、卒業できない場合は取り消しとなります。内定契約は卒業を条件に締結されていますので、学生側から約束を破ることがあれば、入社承諾書の提出に関係なく内定は取り消されます。
大学を卒業できない場合の対応については、以下の記事で詳しく解説しています。
入社承諾書の郵送マナー
入社承諾書は企業から郵送されてきたものを記入し、それを返送するケースが多いです。これまでの就活と同じで郵送のマナーをきちんと守って提出する必要がありますが、入社承諾書はいくつか気を付けるべきポイントがあります。
郵送マナーができていないからといって、内定が取り消しになるわけではありませんが、就職前から印象を悪くするのはよくありません。好印象を与えてスムーズに就職するためにも、郵送マナーはきちんとマスターしておきましょう。
以下の記事では、内定承諾書封筒の書き方について解説しています。
あなたが受けないほうがいい職業をスマホで確認してください
就活では、自分に適性のある仕事を選ぶことが大切です。向いていない職業に就職すると、イメージとのギャップから早期の退職に繋がってしまいます。
そんな時は「適職診断」を活用して、志望する職業と自分の相性をチェックしてみましょう。簡単な質問に答えるだけで、あなたの強み・弱みを分析し、ぴったりの職業を診断できます。
強み・弱みを理解し、自分がどんな仕事に適性があるのか診断してみましょう。
添え状やお礼状を同封する
入社承諾書を郵送で提出する際は、添え状を同封することを覚えておきましょう。添え状は郵送物を送るときの基本的なマナーであり、添え状を同封していないと印象が悪くなるので注意が必要です。
添え状はパソコンで作成しても問題ありません。手書きが良いと言われることもありますが、自分が得意な手段で作成しましょう。パソコンで作成したからと印象が悪くなることはないでしょう。
添え状は封筒の中身を確認するためのものですし、読みやすいようにパソコンで作成する方が無難でしょう。また内定への感謝の気持ちを伝えたいなら添え状の代わりにお礼状を同封するのもOKです。お礼状は気持ちが伝わることが大切ですので、手書きがおすすめです。それぞれに合わせて、作成の方法も工夫しましょう。
内定承諾書のお礼状の書き方については、以下の記事を参考にしましょう。
添え状の書き方例文
添え状は手紙の形式で作成しますので、拝啓で始まり、敬具で締め、拝啓の後には時節のあいさつが必要になります。時節のあいさつとしては時下がおすすめであり、どのシーズンで使い回せる表現ですので覚えておきましょう。
あいさつを終えれば内定をもらったことへのお礼を伝え、同封している書類について記入していきます。何が何部同封されているのかをすべて列挙し、最後に以上と書いて締めます。以上と書いていなければ他にも同封書類があると思われるので、必ず最後は以上と書いて締めましょう。
以下の記事でも、添え状の書き方を解説しています。ぜひ参考にしてください。
入社承諾書を提出しても内定辞退は可能
入社承諾書を提出すれば内定が確約し、企業との繋がりもさらに密接になります。そのため入社承諾書を提出してしまえば、辞退はできないのではないかと考える人が多いですが、実際にはそうではありません。
入社承諾書を提出することで内定契約は結ばれますが、内定辞退は可能です。もちろんどんなときも内定が辞退できるわけではありません。内定辞退には条件がありますし、周囲にさまざまな影響を与えますので、それらについても理解しておく必要があります。
以下の記事では、内定辞退の仕方について解説しています。
法的には問題はない
入社承諾書を提出した場合、企業が内定契約を取り消すためには、正当な理由が必要です。しかし、学生が取り消す場合は理由は必要ありません。内定契約は学生に優位な条件で締結されているものですので、内定を辞退すると申し出をすればその時点ですぐに内定辞退は可能です。
これは権利として認められているものであり、行使しても法的には何の問題もありません。ただし、いつでも内定辞退ができるわけではなく、入社日の14日前がタイムリミットになっています。14日前を過ぎてしまうと内定の辞退ができず、就職後に退職することになるため注意が必要です。内定辞退をするなら、遅くとも14日前までにおこない、可能な限り早めに辞退しましょう。
内定辞退の期限については、以下の記事でも解説しています。
内定式出席や入社宣誓書にも内定辞退を防ぐ効力はない
内定式に参加したり、入社宣誓書、入社誓約書などを提出したとしても、期限内であれば法的な拘束力はないため内定辞退が可能です。内定式は入社意欲を高めたり、入社に向けての準備などの目的でおこなわれるものであり、これに参加しても内定が辞退できなくなるわけではありません。
企業によっては内定式をおこなわないこともありますし、入社宣誓書などの提出を求めないケースも多いです。内定式は就職と直結しているものではありませんし、入社宣誓書なども同じく法的な拘束力はありません。
入社宣誓書などの提出後も申し出れば辞退は可能であり、企業はこれを不当に引き止めることはできません。不当に引き止めると、企業側が違法となります。
入社誓約書については、以下の記事で詳しく解説しています。
企業側には迷惑がかかる
内定辞退は入社承諾書を提出しても、入社の14日前まで可能ですが、辞退が遅くなればなるほど企業に迷惑がかかることは覚えておきましょう。企業では採用予定人数が決められていますし、内定辞退者がでれば企業はその穴埋めをおこなわなければなりません。辞退者が出れば、補充のために採用活動を再開しなければならず、余計な苦労をかけてしまいます。
また新入社員を迎えるための準備を進めていることも多く、それが無駄になるので大きく迷惑をかけてしまいます。内定を辞退するならできるだけ早く通知し誠意をもって対応することが大切であり、それが企業に対してのマナーです。内定をもらった企業の信頼を損なうことのないように、辞退をするなら素早くおこないましょう。
以下の記事では、内定辞退について解説しています。
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入社承諾書の意味を正しく理解して手続きしよう
入社承諾書は企業に就職するための書類と漠然とイメージしている人は多いですが、詳細な意味については理解できていない人が多いです。企業に就職するための書類という意味で間違ってはいませんが、他にも知っておくべきことはたくさんありますし、詳細まで知った上で手続きをすることが大切です。入社承諾書は自身の将来を決める大切な書類ですし、意味を正しく理解しないまま記入するのは避けるべきです。
意味や効力など細部まで理解した上で記入しなければなりません。入社承諾書は企業に就職するため、内定契約を確実にするための重要な書類ですので、意味を正しく理解した上で記入して、企業との契約を進めていきましょう。
内定承諾書の期限については、以下の記事を参考にしてください。