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【履歴書をクリアファイルに入れるマナー】種類や提出方法をご紹介
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目次
履歴書をクリアファイルに入れるのはビシネスマナー
就職活動において、郵送で企業に履歴書を提出する機会は多くあることでしょう。その際「封筒に入れて提出すれば問題ない」と考えている就活生は多くいます。
しかし履歴書を封筒に直接入れて、そのまま企業へ送付するのはNGです。履歴書はクリアファイルに挟んで、その上で郵送することがビジネスマナーなのです。
この記事では、履歴書をクリアファイルで挟む理由とそれに伴うマナー、注意点を解説していきます。履歴書を提出する際、その内容はもちろんのこと、郵送方法についても採用担当者には見られています。
社会人としてのマナーを守った郵送方法を理解し、選考において不要な減点を受けてしまわないようにしましょう。
履歴書をクリアファイルに入れる意味2つ
「何で履歴書を直接封筒に入れてはいけないの？」と思う就活生も多くいることでしょう。当然、意味なくクリアファイルで挟むわけではありません。
必要があるからクリアファイルを用いるのです。ここでは履歴書をクリアファイルで挟まなければならない理由について2点挙げ、それぞれ解説していきます。
選考では就活生の一挙手一投足が見られています。しっかりと押さえ、採用担当者に好感を持ってもらえるようにしておきましょう。
1.大切な書類を汚れから守る
履歴書をクリアファイルで挟まなければならない理由の1つ目は、大切な書類を汚れから守るためです。郵送時、他の郵送物とぶつかり、書類が折れてしまう可能性もあります。
また郵送日当日、雨で封筒が濡れてしまい、中の書類まで水滴が染みてしまう恐れもあるのです。汚れのついた履歴書を受け取り、それを好ましく思う採用担当者はいません。採用担当者に不快な印象を与えないよう、配慮することが大切なのです。
これは郵送に限らず、履歴書などの書類を企業へ持参する際にも同様のことが言えます。バッグに直接履歴書を入れないのは当たり前ですが、封筒に入れる前に履歴書をクリアファイルで挟むようにしましょう。
その上で履歴書を封筒に入れ、バックで持ち運ぶようにすることで大切な書類を汚れから守ることが可能になるのです。
2.企業側に対する印象付け
履歴書をクリアファイルで挟まなければならない理由の2つ目は、企業から持たれる印象が大きく変わることです。上述の通り、大切な書類を直接封筒に入れ、郵送するとその書類に汚れがついてしまう恐れがあります。
またそのような状態で相手に書類を渡すのはビジネスマナーに反します。そもそもビジネスマナーとは、ビジネスの現場における配慮や、仕事を円滑に進めるための礼儀作法を意味します。つまり相手の気持ちを考えて行動することとも言えます。
相手に心地よく書類に目を通してもらえるよう、大切な書類はクリアファイルで挟むとよいでしょう。
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履歴書をクリアファイルに挟むときのマナー
「クリアファイルに挟めばどのような形でも問題はないの？」と疑問に思う就活生もいることでしょう。ここでは、履歴書をクリアファイルに挟むときのマナーについて解説していきます。
履歴書はクリアファイルに挟んであればいいというものではありません。それに伴うマナーが守られて初めて、採用担当者に好感を持ってもらうことが可能になるのです。マナーを押さえ、その上でクリアファイルに挟んで採用担当者に渡すようにしましょう。
ファイルは新品かつ無色透明のものを使用する
履歴書をクリアファイルに挟む際のマナーとして、ファイルは新品かつ無色透明なものを使用することが挙げられます。履歴書は自分のことを知ってもらうための重要な書類です。そして重要な書類を色付きのものやデザインの入っているファイルで提出することは避けましょう。
色や柄がついていると一目で中身を確認できないでしょう。面接官がファイルの中に何が入っているのかを一目で認識できるようにしておくことは、面接官への気遣いといえます。必ず無色透明のファイルを使用するようにしましょう。
また汚れのついたファイルを使用することも避けたほうが良いでしょう。汚れがついているとファイルを使いまわしていることから「第一志望ではないのかな」といった印象を面接官に持たれるでしょう。どんなに汚れが少なくても使用したことのあるファイルは避け、必ず新品のファイルを使うようにしましょう。
書類は正しい順番でファイルに入れる
ファイルに入れる書類の順番も重要なポイントになります。選考書類を郵送する際、履歴書以外にも職務経歴書、エントリーシートなどを郵送することが多いでしょう。
それらの書類を正しい順番でファイルに入れることが重要なのです。ファイルの一番上には送付状を入れるようにしましょう。一番上に送付状があることで、採用担当者の方は郵送書類について瞬時に理解することが可能になるのです。
上からまず送付状（送り状）・履歴書・職務経歴書・エントリーシートとなるように順々に入れるのが適切なマナーです。また履歴書や職務経歴書、エントリーシートは郵送前にコピーを取っておくようにしましょう。
面接ではこれらをもとに質問が行われることが多いです。面接前にチェックしておけるよう、手元に控えを置いておくようにしましょう。
以下の記事では封筒の書き方を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。
クリアファイル使用時の注意点
クリアファイルを使用することの重要性とそれに伴うマナーについて、ここまでの内容で理解が深まったことでしょう。
ここではその他にクリアファイルを使用するにあたって注意すべき点を解説していきます。ビジネスマナーは社会人にとって守ることが当たり前となるものです。
一連の動作の中で1つでもマナーに反するものがあると、それだけで相手の目に留まってしまいます。ここで述べる注意点もしっかりと押さえ、適切なマナーで対応出来るようにしておきましょう。
封筒の宛名はクリアファイルを入れる前に書く
クリアファイルを用いるにあたっての注意点として、封筒の宛名はクリアファイルを入れる前に書くことが挙げられます。
封筒の宛名を書く前に、書類一式を封筒に封入してしまう就活生がたまにいます。その際、「このまま書いてしまえばいいや」と宛名を書くのはNGです。
クリアファイルを入れた後に宛名をそのまま封筒に書くと、封筒からインクが滲んで写ってしまう可能性があるのです。それによりクリアファイルが汚れてしまい、採用担当者に不快な思いをさせてしまっては非常にもったいないでしょう。
封筒の宛名を書く前に書類一式を封筒に封入してしまった場合には、面倒ですが一度クリアファイルごと封筒から取り出し、宛名を書いてから封入し直すようにしましょう。
履歴書を手渡しする場合もクリアファイルは必要
郵送ではなく、履歴書を手渡しで採用担当者に渡す場合もクリアファイルは必要になります。バッグに直接履歴書を入れていては、移動中に履歴書に汚れがついてしまう恐れがあります。
またバックから直接履歴書を取り出すところを採用担当者に見られてしまうと、「汚れが付くかもしれないとは思わなかったのかな」と思われてしまい、マイナスの評価に繋がってしまう可能性があるのです。
綺麗な状態で書類を届けられるよう、手渡しの際にもクリアファイルを利用するようにしましょう。
手渡しする場合は封筒から取り出す
履歴書を面接官に手渡しする場合は、封筒から取り出しましょう。これは、面接官に履歴書を取り出させる手間を取らせないためです。封筒から履歴書を取り出したら、そのまま封筒の上に重ねます。そして、面接官が読みやすい向きで手渡しましょう。
渡す際は無言ではなく「こちらが履歴書です。本日はよろしくお願いいたします」などと一言添えてください。緊張するかもしれませんが、声が小さいと聞こえづらいため、明るくハキハキした声で話しましょう。また、片手で渡すのはNGです。必ず両手で渡しましょう。
受付で提出する場合はそのままでOK
履歴書は、受付で提出を求められる場合もあります。受付で履歴書を提出する場合は、封筒に入れたままでOKです。封筒に入れたまま、向きに注意して手渡します。
受付の方が読みやすい向きで提出しましょう。封筒を渡すときは、「本日はよろしくお願いいたします」と一声添えましょう。
相手が面接官ではなく受付の方であっても、誠実な対応を心掛けることが大切です。これは、面接だけでなく企業説明会でも同様です。どのような場面でもマナーを守った言動を心掛けておきましょう。
以下の記事では履歴書を手渡しで渡す方法について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。
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履歴書とクリアファイルはセットで頭に入れておく
ここまで履歴書の提出においてクリアファイルを使用する意義とその際のマナー・注意点について解説してきました。
「クリアファイルをわざわざ準備するのは面倒だな」と思う就活生もいるでしょう。しかし、クリアファイル1つで自分の評価が変わってしまう可能性すらあるのです。
クリアファイルは高価なものではなく、手に入れやすいものです。文房具屋に行けばどこでも売っていますし、コンビニで陳列されていることも多いでしょう。
100円ショップでも取り扱っているものであり、時間的にも金銭的にもコストをあまりかけずに新品を準備することが出来ます。
履歴書を提出する際には必ず新品のクリアファイルを使用して、綺麗な状態で書類を採用担当者に届けるようにしましょう。