就活のマナー

【面接辞退のメールマナー】書き方のポイントと例文を紹介

面接辞退はメールと電話どちらがいいのか

多くの企業にエントリーして就活を進めていく中で、様々な理由から面接を辞退する機会もあるでしょう。他の企業から内定を貰って就活を終えたり、別の用事と重なってしまったり、その理由はそれぞれです。そういったときには、面接を辞退する旨を企業側に伝える必要があります。

実際に面接辞退の連絡を企業や担当者にする場合、どうやって連絡すべきか悩む就活生も多いといえます。後で内容を確認できるメールで連絡すべきか、あるいは電話で直接伝えるべきか、どちらにもメリットがあるように感じられます。そこで、面接辞退の連絡をする際の方法や、そのときに気を付けるべきポイントやマナーなどについて、詳しく解説していきます。

選考時点での辞退はメールでOK

内定の辞退ではなく、選考途中の面接の辞退であれば、連絡の方法はメールで構いません。選考途中の時期であれば、採用担当者の元に届く就活生からの電話やメールの件数は、膨大な数になっていることが多いです。そんな中での電話連絡は、相手の時間を長く取らせてしまう可能性があります。

また、電話では「言った、言わない」のトラブルにもなりかねません。そのため、自分のタイミングで確認でき、後から内容を見直すこともできるメールの方が、お互いにとって都合がよいといえます。

メールの後に電話をしてフォローすると丁寧な印象

前述したように、面接の辞退をする際にはメールでの連絡で構いません。とはいえ、電話をしてはいけないわけでもありません。面接辞退の連絡に対してもしも返信がなかった場合、採用担当者がメールを見落としたのではないか、自分の辞意が伝わっていないのではないか、と不安になってしまう人もいるでしょう。それが嫌な人や、採用担当者と特に懇意にしていて直接伝えたいという人は、メールの後に電話でフォローするという手もあります。 

メールを送って少ししてから「先ほどメールでお伝えした件ですが」などと確認の電話をすることで、より丁寧な印象を与えることができます。このようにメールと電話の両方を用いて連絡をすることは、社会人にとっては珍しいことではありません。しつこいかな、神経質かな、などと気にすることなくフォローの電話をして大丈夫です。

面接前日や当日に辞退する場合は電話連絡がよい

面接辞退の連絡をする際に、特例として電話連絡の方が推奨されるケースがあります。それが、面接前日や当日に辞退する場合です。面接辞退の連絡は、基本的には辞退することが決まり次第、できるだけ早くにすることが望ましいです。しかし、体調不良や身内の不幸、天候不良など、直前になって辞退することが決まることもあるでしょう。そういったときには、メールではなく電話で連絡をしましょう。

なぜなら、採用担当者がすぐにメールを確認するとは限らないからです。特に、面接の前日や当日は面接の準備をしていて、採用担当者が忙しいことは想像に難くないでしょう。そのため、前日や当日に面接を辞退することになったなら、電話で連絡をしましょう。

面接辞退の連絡をメールでおこなう場合のマナー

就活において、守るべきマナーは数多くあります。履歴書の書き方、言葉遣い、服装、面接時の入退室の仕方など、枚挙にいとまがありません。これらは就活の時のみならず、入社後の「社会人としてのマナー」にも通じるものがあるといえます。

これ以外にも、面接辞退の連絡をする際にも、当然ながら守るべきマナーがあります。件名や署名といった通常のメールマナーはもちろんのこと、面接の辞退時ならではの注意点もあるため、しっかりと覚えておきましょう。

面接の辞退を決めたらなるべく早く連絡をする

前述したように、面接を辞退することがきまったら、なるべく早いうちに採用担当者に連絡をしましょう。面接が集団面接であった場合には人数の調整が必要ですし、個人面接であった場合には前後の予定を調節する必要が出てきます。

採用担当者は忙しいスケジュールの中で就活生それぞれに時間を割いているわけですから、少しでも効率よくスケジュールを組みたいと考えています。そんな中で急に予定が空いたり変わったりしてしまうと、「もう少し早くにわかっていたら別の用事を入れられたのに」となってしまうかもしれません。

体調不良や身内の不幸といった急な用件でない限りは、最低でも面接日の2日前までには辞退の連絡をするようにしましょう。

面接の無断欠席はNG

面接を取りやめにする際に絶対にしてはいけないのが、無断欠席です。面接辞退の連絡をするのが面倒、あるいは気まずいといった理由で無断欠席をしようと考えてしまう就活生も中にはいるかもしれませんが、これはNGです。無断欠席をすると、せっかく予定を空けていた採用担当者の時間を無駄にしまうことになり、大変な迷惑がかかります。当然、企業側からの印象は悪くなるでしょう。

自分自身はその企業に入社しないから関係ないと思うかもしれませんが、同じ大学からその企業へ入社を希望する後輩たちに迷惑がかかる可能性があります。また、自分が別の企業に入社した後、その企業やそこに務める社員と関わりがないともいい切れません。相手のためにも、自分のためにも、無断欠席はしないようにしましょう。

メールは企業の営業時間内に送る

一般的な社会人のメールマナーとしても指摘されるのが、メールを送る時間帯です。学生の感覚のまま、深夜などにメールを送るのはNGです。そんな時間にメールを送っても普通はみてもらえませんし、社会人としては非常識です。また、担当者がメールを自分の携帯に転送するよう設定していた場合、妙な時間に起こしてしまうことになり、非常に迷惑な行為となります。

面接辞退のメールを送る際には、相手企業の営業日の営業時間内に送るようにしましょう。営業時間内といっても、定時間際はNGです。定時間際に届いたメールに返信したり、採用活動上の処理をしたりすると残業になってしまい、先方に迷惑になります。午前中~昼すぎくらいを目安に、メールを送るようにしましょう。

面接を辞退する場合のメールの書き方

面接辞退の連絡をする際には、面接日の当日や前日でない限りメールで辞退の連絡をします。そのときに気を付けるべきマナーについても、しっかりと把握しておきましょう。採用担当者は、これまでのやり取りに時間を使い、面接のために予定を空けてくれています。面接を辞退するとはいえ、きちんと誠意ある応対をするべきです。相手に失礼のないよう、気を付けるべきポイントをきちんと頭に入れておきましょう。

件名は分かりやすい内容を心掛ける

メールには件名の欄があります。家族や友人とのメールでは「無題」のままでメールを送る人もいるかも知れませんが、ビジネスシーンでは「無題」や「Re:」はNGです。忘れずに件名を記載しましょう。件名は、ひと目でメールの内容がわかるようにしておくのが好ましいです。「面接の件」「辞退のご連絡」などでは不十分ですので、「面接辞退のご連絡」のように書きましょう。その後ろに大学名と氏名を書き足すと、さらに丁寧です。

採用担当者でなくとも、社会人は1日に多くのメールを処理するため、1件のメールに避ける時間はそんなに多くはありません。相手の時間を多く奪わないためにも、件名だけでメールの内容や差出人が把握できるようにしておくとよいでしょう。

宛名は正式名称で書く

ビジネスシーンのメールマナーとして、メール本文のはじめに宛名を記載します。書く時には、相手の社名、部署名、名前の順で書きます。社名は略したりせず、正式名称で書きましょう。世間一般に略称の浸透した有名企業だと、つい聞き慣れた名前を使いがちですが、就活の場で略称はNGです。必ず「株式会社○○」のように正式名称で宛名を書きましょう。

宛名などを書く際には「株式会社」や「有限会社」も(株)や(有)のように略さずに書きます。また、「株式会社」などが企業名の前に付くのか後に付くのかも、事前に確認しておき、正しく書きましょう。採用担当者の名前がわからない場合には、「担当者様」あるいは「○○部御中」のように書いても構いません。

本文でお礼とお詫びの一言を添える

面接辞退の連絡をする際のメール本文では、まずお礼とお詫びを伝えます。面接を辞退することに対するお詫びはともかく、お礼とはどういうことか、と疑問に思う人もいるでしょう。

就職活動を進める中で、担当者から書類選考や一次面接通過の連絡、面接の日時設定などをしてもらったはずです。そうした準備に時間を割いてもらったことや連絡をもらったことに対して、ひと言お礼を伝えるとより丁寧な印象になります。

友人から予定をキャンセルされる時なども、謝罪だけでなく「誘ってくれてありがとう」といったお礼のひと言があるだけで、随分と印象が変わるでしょう。このように、相手に不快感を与えないための心づかいは、人間関係を円滑に保つためには必要不可欠です。今のうちに身に着けておきましょう。

面接辞退の理由は「一身上の都合」でよい

面接辞退の連絡をする際に、最も気を遣うのが「面接辞退の理由」です。その理由は人によってさまざまです。思っていたイメージと違った、他の企業から内定を貰った、ゼミの用事と重なった、家庭の事情で地元企業志望に方向転換せざるを得なくなったなど、色々とあるでしょう。中には「こんな理由で辞退するとバカにされそう」などと気に病む人もいるかも知れません。

しかし、面接辞退の理由は「一身上の都合」で構わないのです。なぜなら、採用担当者にとって面接辞退や内定辞退の連絡は、それほど珍しいものではないからです。「一身上の都合」での辞退であれば、よくあることとして受け取るため後腐れがなくてすむでしょう。

体調不良などやむを得ない理由の場合は別日にできないか交渉する

面接を辞退する理由の根本は、大きく2つに分けられます。それは、その企業への応募を取りやめたい場合と、設定された面接日に都合がつかなくなった場合の2つです。

後者の場合、大抵は体調不良や天候不良、事故などによりやむを得ずその日の面接を辞退する形になります。しかし、その企業へ入社したい気持ちが変わらないのであれば、面接を別の日に変更できないか交渉してみてもよいでしょう。

そのときは、「いつかそちらの都合のよい日に」といった受け身の提案ではなく、自分の都合のよい日程をできるだけ多く挙げて「上記の日程の中でご都合のよい時間帯があれば」という自発的な形で提案しましょう。そうすると、採用担当者も日程の調整にさほど時間がかからず、交渉に応じてくれやすくなります。

企業から理由を聞かれたら他社に内定したなどの回答がよい

面接辞退の連絡をした場合、大抵は「承知しました。今回は残念ですが~」といった返事であることがほとんどです。一方で、辞退する理由を聞かれることももちろんありえます。その際には、「他社に内定を貰った」のように伝えると、失礼に当たりません。

例え本心だとしても、企業や担当者に対する批判や不満を伝えるのはNGです。「今後関わることはないだろうから」などと軽い気持ちで失礼な振る舞いや物言いをしてしまうと、巡り巡って自分に返ってきてしまうかもしれません。

ただでさえ面接を辞退することで迷惑をかけてしまうのですから、企業にも担当者にも失礼のないように対応しましょう。

最後に署名を記載する

ビジネスメールにおけるマナーとして、署名は忘れずに記載するようにしましょう。ビジネスメールでは、メールの末尾に差出人である自分の氏名、大学名、学部学科、メールアドレス、電話番号、住所などを明記した署名を記載します。差出人としてメールのはじめで名乗っていても、署名は記載するようにしましょう。

署名を本文とは別物として区切るために、何かしらの記号を使ってラインを作る方法があります。学生同士で送るメールであれば「### 」や「゜・...・゜」といった派手な模様を使用しても構いませんが、社会人を相手とした就活のメールでは、こうした記号の使用は避けましょう。使うのであればハイフン(-)やイコール(=)、アンダーバー(_)といったシンプルなものがおすすめです。

面接辞退のメール例文

件名:面接辞退のご連絡/氏名/大学名
本文:
○○株式会社
人事部 採用担当 ○○様

先日、一次面接のご連絡をいただいた○○です。
その節は誠にありがとうございました。

○月○日○時に面接のお約束を頂いておりましたが、一身上の都合により選考を辞退させて頂きたくご連絡致しました。
貴重なお時間を割いて頂いたにも関わらず、大変申し訳ございません。
身勝手なお願いで恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

本来であれば直接お詫びすべきですが、メールでのご連絡になりましたことを、重ねてお詫び申し上げます。
最後になりましたが、御社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。
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佐藤 太郎(さとう たろう)
○○大学 ○○学部 ○○学科 ○年
電話番号:090-xxxx-xxxx
メール :xxxx@xxxx.com
住所  :東京都○○区○○ ○○丁目○-○
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上記のように、メールマナーに注意して文章を作成しましょう。面接辞退の連絡をする際には、自分の名前や大学名だけでなく、いつの面接であるかも書き添えておくと、より丁寧です。また、これからも関係が続くわけではないため「今後ともよろしく」といった表現は避け、文末は「御社のご発展をお祈り申し上げます」といった定型句で締めくくりましょう。

面接の辞退はメール連絡で誠実に対応しよう

面接辞退の連絡をする際には、面接の前日や当日でない限りは、メールでの連絡で構いません。電話での連絡が気まずいという人も、メールでなら辞退する旨も伝えやすいでしょう。しかし、メールでは直接の対話や電話以上に気持ちが伝わりにくいです。

そのため、誠意をきちんと伝えられるよう、言葉遣いや言葉選びは慎重におこないましょう。また、内容に問題がなくとも、マナーのなっていないメールでは誠意はつたわありません。署名や宛名、送信時間など、基本的なマナーを守るようにしましょう。

就活生としての振る舞いは、今後の自分の人生だけでなく、同じ大学の後輩たちの就活にも影響を及ぼします。決しておざなりにせず、担当者を不快な気持ちにさせないように、誠実な対応を心がけるようにしましょう。

監修者プロフィール

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吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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