一般事務の自己PRを作成する方法【注意点・例文3選付き】

一般事務を希望する人は自己PRが重要

一般事務への就職を目指している就活生が、選考の中でもっとも重視したいのが自己PRです。

というのも、事務職は基本的にどのような業界・企業であっても存在する職種であるため、他の企業との差別化が難しい職種でもあります。そのため、事務職は全般的に自己PRが難しい職種とも言われています。

その中でも一般事務は、特定の分野を主体とする専門的な事務職と違い、一番ベーシックな事務職であると言えるでしょう。そのため要求される能力も一般的な、誰でも身に付けているものであることがほとんどです。基本的な能力についてのアピール以外にも、一般事務での採用を目指したいなら、他の就活生と差を出せる自己PRをすることが求められるのです。

一般事務職でPRすべき点

一般事務への就職を希望する人はPRしておくべき点がいくつかあります。これらの能力について正しくアピールできてこそ、自分だけの個性的な部分をよりPRできるのです。

では、実際にどういった能力があることが求められるのかと、その能力のPRの仕方について確認していきましょう。ここで書かれている能力について踏まえた上で、他者と差別化できる自己PRを目指していきたいものです。

長所の伝え方について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【面接での長所と短所の伝え方】アピールのポイントや注意点

①コミュニケーション能力

一般事務は企業内の社員全般の補助をおこなうなど、その職務内容が一定のものでないことがほとんどです。そのため、社内での他の職種や部署でのコミュニケーションをする機会も多くなることでしょう。仕事を円滑に進めるためにも、一般事務は特に社内でのコミュニケーション能力が大事になってくるのです。

また一般事務の職務の中には、電話応対や取り次ぎが含まれるケースも少なくありません。社外の人間とも、正しくコミュニケーションができることも必要になります。こまめな報告・連絡・相談ができたりその場の空気が読めたり、周りに進んで声掛けができるなど、一般事務では基本的なコミュニケーションができるかどうかが大事です。

②正確性

一般事務で求められるスキルのひとつとして、正確性があります。特に事務処理についての正確さが重要で、書類作成やデータ入力で必要となります。

一般事務の業務は基本的に目立つ仕事ではありませんが、様々な業務に関わります。この業務を、スピーディーかつ締め切りに間に合うように仕上げることが求められるのです。入力した内容に不備があったり締め切りを超過してしまうと、他の職場の業務にまで支障が出てしまいます。

単純に正確に業務をおこなうだけでなく、タスク管理能力や計画性などの正確性に関わってくる能力も必要になります。事務処理に関わる複合的な能力が求められるという点も覚えておきましょう。

③PCスキル

一般事務に限らず、社会に出て仕事をするとなると必ずと言っていいほどパソコンを使用します。その中でも、一般事務ではデータ集計や資料作成に関わる業務が中心です。PCを使った事務作業は基本的に、WordやExcelを使用します場合によってはPowerPointを使用する場合がありますが、どれもPCソフトとしては一般的なものです。

一般事務では採用時にPCスキルの特別な資格はあまり求められません。しかし自己PRの際に能力をアピールしたいのであれば、パソコンに関する資格を取っておくのが一番おすすめです。マイクロソフトの「MOS」のような、基礎的なPCスキルの有無を示す資格があると、資格欄を見ただけである程度の能力をアピールできます。

自己PRは具体的に記載する

自己PRについて書く場合、特に大事なのが「具体的に記載する」ことです。自分の能力や、それを自覚するきっかけになった出来事やエピソードを具体的に記載することが、採用への近道になります。

自分の良い点や能力の有無をアピールするだけで、その根拠に乏しい薄い内容の自己PRでは採用はまずされません。また曖昧な言い回しや表現だけの文章でも、採用は厳しいでしょう。まずは自分の経験を具体的かつ、分かりやすい内容で記載していきましょう。

特に一般事務の自己PRでは、他の人との差別化をするためにも基本となる部分をしっかり押さえておきたいものです。

志望動機と自己PRの違いについては、こちらの記事をチェックしてみてください。

• 志望動機と自己PRの違いを徹底解説｜書き方・例文付き

題材はありきたりでも感じ方や自分の行動でPR

自分だけの個性を出すために、アピールする内容を個性的にする必要はありません。個性的な能力や強みをアピールしても、その内容が一般事務という職種へのPRとしてふさわしくない場合もあるかもしれません。また個性を出そうとしてPRをした結果、逆に本来アピールしたい能力を上手くPRできなくなる場合もあります。それらを踏まえた上で、個性を出すのは能力や強みではなく、自分が強みを見つけた際の行動や感じ方にしましょう。

PRのための題材やきっかけ自体はありきたりな内容だとしても、自分のPRの仕方や表現次第で自分なりの個性も出せます。アピールの仕方次第で、採用担当者にしっかりと印象を残すこともできるのだと意識して、自己PRを考えましょう。

自己PR例文3選

ここでは、自己PRの例文を「資格」「スキル」「性格」の3つのアピールポイントに分けてご紹介します。エピソードをまねするのはNGですが、例文を見るとどんな風に構成をするべきなのかが分かります。書き方のポイント①～③とあわせて、参考にしてください。

例文①

私は商業科の高校に通っていたことで、貴社で活かせる資格を持っています。もともとデータを扱う事務職に興味があり、高校生のうちに資格を取得したいと思ったのがきっかけです。私が初めに取得した資格は、日商簿記3級です。初めて取得した資格ということで、合格したときは大変嬉しかったのを覚えています。それから、情報処理技術者も取得しました。この2つの資格を貴社でも存分に活かし、さらにレベルアップしていきたいと思います。

1つ目は、資格をアピールした例文です。自己PRで持っている資格をアピールするのは、非常に効果的だといえます。ただし、志望する企業に必要な資格でないとあまり意味がないので、注意してください。すでに取得している資格だけで満足するのではなく、企業に入りさらに成長したいと伝えるようにしましょう。

例文②

私は、人よりもパソコンスキルがあると自負しています。中学生の頃からパソコンに触れ、とくにエクセルでデータを管理することが好きでした。高校生になると自分で関数を調べ、より見やすくそして使いやすくまとめることも意識するようになりました。家計簿のように個人的に管理したこともありますし、アルバイト先の売り上げを管理したこともあります。店長や社長に褒められるぐらい、素晴らしいものができたと思っています。私は、事務職ではこのようなパソコンスキルが必要だと思います。ですので、もし貴社に入社致しましたら、私の持つパソコンスキルを遺憾なく発揮し貢献したいと思います。

2つ目は、持っているスキルをアピールした例文です。とくに事務職はパソコンスキルが必須な企業もあるので、非常に効果的だといえます。また、この例文では「自分で調べ」とあるので、自主性があることもアピールできます。「こんなことができる」と、自分ができることを具体的に盛り込みましょう。

例文③

私は、几帳面な性格です。とくに、整理整頓には自信があります。書類や私物などの整理整頓はもちろん、数値やデータなど手に取れないものもきちんと管理できます。大学の授業で地震の大きさと震源地について調べたことがあるのですが、その授業では非常に膨大な量の数値を扱いました。ほかのみんなが苦戦している中、私はしっかりまとめることができました。担当の先生からも、最高の評価をいただきました。貴社は、扱うデータが多いと伺っております。そこで、ぜひ私の強さを活かしたいと思っております。

3つ目は、几帳面という性格をアピールした例文です。几帳面だけでは効果手にアピールできませんが、例文のように「数値やデータも管理できる」と書くことで魅力的になります。「データの管理」は事務職とも関係があり、一般事務を希望する自己PRとして相応しいといえるでしょう。

一般事務の自己PRはポイントを絞って具体的に記載しよう

一般事務の自己PRの場合、どこで他者と差別化を図るか悩む人も多くいると思われます。ですが「ここだけは絶対にアピールしたい」というポイントをひとつ選んで、そのポイントについて自分なりの考えを踏まえつつ、具体的に内容を記載するだけでも、同じことをアピールした就活生とはまた違う印象を残せます。

まずは例文や自己分析の結果を元に、自分だからこその強みだと思えるエピソードやポイントを見つけていきましょう。それを軸に自己PRの文章を考えれば、自分だけの個性を生かした、一般事務向けの自己PR文ができるでしょう。

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