就活のマナー

【説明会をキャンセルする方法】web・メール・電話での連絡方法を紹介

説明会に行かない場合は必ずキャンセルが必要

説明会に行かない場合は必ずキャンセルが必要です。これは、内定に関係する云々の前に、無断欠席は成人としてしてはならない行為です。先方は、企業説明会に予約した学生のために座席を確保し説明会にための資料を用意してくれています。それを無断で欠席するのはマナー的に見逃されるものではありません。企業は当日のキャンセルであってもキャンセルが起こることは折り込み済みなのでしっかりと連絡を入れるようにしましょう。

もう1つもう少しプラクティカルな理由として、人気企業の場合会場に入れる人数などの兼ね合いで、キャンセル待ち状態の就活生がいる場合があります。事前にどうしてもキャンセルしないといけないという状況がわかっている場合には、キャンセル待ちの学生ためにもキャンセルの連絡は入れましょう。

キャンセルの連絡方法は説明会までの期日による

では、具体的にどのような方法でキャンセルの連絡をしたらいいのでしょうか。それはこのあと詳しく説明しますが、キャンセルの連絡方法は説明会までの期日によります。期日まで日数があって、マイナビやリクナビなどの就活支援サイトから説明会に応募した場合はここからキャンセルすることになります。

説明会をキャンセルしなければならない時は、いつも事前に分かるものではありません。ですが、前日までであればキャンセルの旨を伝えるメールでも構いません。最後に考えられるケースとして、突然の体調不良や交通機関の乱れなどによる当日のキャンセルがやむを得ない場合が考えられます。そのような場合は、直接電話をしてキャンセルすることを伝えましょう。

キャンセル期限が過ぎた場合は他の連絡手段を使う

企業の説明会用のマイページがあり、このページから会社説明会を申し込んだ場合でも、キャンセルにおいては別のケースがあります。それは、キャンセルをしなければならない時点で既にマイページの期限が過ぎてしまっていて、アクセスしてキャンセルができないというケースです。

既にマイページが削除されている時は、電話かメールで担当者に連絡をしましょう。その際に、マイページで説明会の予約をしていた旨と、説明会の日程、自分の名前、学校名、自分の連絡先、キャンセルの理由とお詫びを必ず伝えるようにしてください。キャンセルそのものは止むを得ないということもありますが、問題はその後の対応であり、一番大切なことです。また、最初からマイページが開設されていない場合も同じく、電話かメールでの連絡方法をとりましょう。

前日までであればメールでのキャンセルでもOK

次に、説明会の申し込みの期日を過ぎていて、かつ説明会の前日までの期間にキャンセルの連絡をどうすればいいのか見ていきましょう。このような場合には、メールでのキャンセルでもOKです。

このとき気をつけるポイントとしては、ビジネスメールのルールをきっちりと守ることです。件名や宛名、署名を忘れないなどの基本的なルールがはっきりとわからない場合はしっかりと調べてからメールを送るようにしましょう。多くの就活生から、メールを送るとき「どのような件名をつけたらいいかわからない」という声がよく聞かれます。具体的にこの場合では、「会社説明会キャンセルのご連絡」「会社説明会キャンセルのお願い」のように説明会をキャンセルするという内容がすぐに分かればOKです。

説明会のキャンセルメールを送る際の注意点

日常生活でメールを多用している就活生もいると思われますが、就職活動におけるメールは、日常生活のものとは切り離して考える必要があります。説明会のキャンセルなど、就職活動の中で企業への連絡をメールで行う場合、注意しなければならないポイントがいくつかあるのです。

注意点を把握せずにメールの文面を作成して送信してしまうと、「ビジネスマナーが分かっていないのだな」と思われ、思わぬ減点を招いてしまう恐れがあります。面接ではありませんが、説明会も採用活動の一環で行われるものです。不要な減点を受けるようなことのないよう、注意点をしっかりと押さえておきましょう。

①件名は分かりやすく簡潔に書く

説明会のキャンセル連絡をメールで行う場合、件名はわかりやすく簡潔に書きましょう。採用担当者は、日々社内外のさまざまな人達とメールのやり取りを行っています。件名に何も入力せずに送信してしまうと、そのメールをいちいち開かなければ内容を把握することが出来ず、採用担当者に余計な負担をかけてしまうのです。

そのため、件名をしっかりと入力し、メールの内容を瞬時に理解出来るように配慮することが重要になります。しかし、件名を長々と書くのはNGです。件名の文字数が多いと読みづらく、件名を書いた意味がなくなってしまうのです。件名欄には、【会社説明会欠席の連絡】【企業セミナー参加キャンセルのご連絡】などわかりやすく簡潔に書きましょう。

②企業名は省略せずに正式名称で書く

説明会のキャンセル連絡をメールで行う際は、企業名は省略せずに正式名称で書きましょう。企業宛てのメールを送る際、「(株)〇〇」など略称で企業名を書く就活生が一定数いますが、就職活動においてそのような書き方はNGです。「(株)〇〇」ではなく「株式会社〇〇」と正式名称で書くことが相応しいマナーなのです。

中には、企業名や担当者名を間違えて送信してしまっている就活生もいます。多少の誤字脱字であれば、企業も多めに見てくれることでしょう。しかし企業名や担当者名を間違えるのは、相手に対して非常に失礼な行為であり、減点に繋がってしまう恐れがあるのです。送信ボタンを押す前に、必ず企業名・担当者名などに誤りがないかチェックしましょう。

③顔文字や絵文字は使用しない

企業の採用担当者へキャンセルのメールを送る場合には、気を付けたいことがいくつかあります。その中でも、絶対にNGなことと言えば、絵文字や顔文字を使用するということです。近年は普段のメールやスマートフォンアプリで顔文字や絵文字、スタンプを使うことがごく一般的になっています。そういった文字以外のコミュニケーション方法は、若い世代以外のベテランの世代にも、今やすっかり日常で使う習慣ができています。しかし、ビジネスの場合においては今も昔も変わらず、こういった絵文字・顔文字は使用しないようにすべきです。

特に就活においてはメールひとつとは言え、その人の常識や人柄がチェックされていると考えておいたほうが良いでしょう。あくまでも社会人としてのマナーに沿ったメールの送り方と内容にするべきです。

④自分の署名を入れる

企業説明会のキャンセルメールは、担当者が直ぐに内容を把握できるようにして送ることが大切です。また、次回の開催案内の連絡を受けやすくするためにも、それなりの工夫が必要になります。まず気を付けたいことは、メールの件名を分かりやすくすること。「〇月〇日の説明会のキャンセル依頼について」というような、本文を読まなくても概要がわかる件名にすることが大切と言えます。そして次に、本文の最後に自分の署名とメールアドレス・電話番号などの連絡先を記載しておくことが大事なのです。

キャンセルのメールは、予定が判明したらできるだけすぐ送りましょう。そして、送信の際には企業の営業時間内に送るようにすることが大事です。もし、前日の夜遅くや営業時間外にキャンセルの連絡をする場合は、必ず遅い時間の連絡と、急なキャンセルに対してのお詫びの言葉も必ず入れましょう。また前日の夜のメールの場合は、担当者がチェックできない可能性もあります。再確認の意味も込めて、当日にも電話を入れると、無断欠席というトラブルを防ぐことができます。

メール例文

【例文】

株式会社〇〇
〇〇部〇〇課 〇〇様

〇〇大学〇〇学部の〇〇と申します。
〇月〇日〇時より貴社で開催予定の説明会への参加を予定していますが、
諸事情により予約の取り消しをさせて頂きたく、ご連絡を差し上げました。

お忙しい中、お手数をおかけし大変申し訳ございませんが、
ご了承のほど何卒よろしくお願い致します。

説明会の予約はネット上のマイページで管理されていてボタン一つでキャンセルできるという場合もありますが、直接企業に連絡をしなければならないということもあります。説明会の日程まで余裕がある場合には、メールで説明会をキャンセルする旨を伝えましょう。

就活期間は企業の採用担当者も忙しいので、電話だと相手の時間を取ってしまい迷惑になる可能性がありますので、相手の都合のいい時間に確認できるメールでの連絡をおすすめします。メールの文面は特に難しいことはありません。企業名、部署名、分かる場合は担当者名までを明記し、自分の身分を明かし、説明会への参加ができなくなったのでキャンセルしてほしいという旨を伝えればOKです。

同日に複数回説明会が行われる場合がありますので、何月何日の何時からに出席予定だったかということを記し、欠席理由も諸事情など詳細まで語る必要はありません。

当日の説明会キャンセルの場合は電話連絡

最後に、突然の体調不良や交通機関の乱れなどによる当日のキャンセルがやむを得ない場合のキャンセルの連絡の仕方について考えてみましょう。結論から言うと、当日の説明会キャンセルの場合は電話連絡をしましょう。

もしメールで送ってしまうと、タイミングが合わなければ説明会の担当者が、そのメールを確認できない場合があります。電話で連絡するときの注意点ですが、メールでキャンセルの連絡をしたときのように、基本的なルールを守って電話をしましょう。まず自分の名前と大学を名乗る、要件を簡潔に伝えるといいことがこれに当てはまります。また、当日のキャンセルなので、説明会を開いてくれる先方への謝罪の気持ちが伝わるようにしましょう。

メールだと見てもらえない場合もある

説明会をキャンセルする際にメールで連絡をすると、企業にすぐ見てもらえないことが考えられます。メールは後から確認することもできるため、忙しければチェックが後回しになる可能性があるでしょう。また、担当者はたくさんの学生からメールが来ているため、埋もれてしまうことも考えられます。

電話であれば担当者に確実にキャンセルの連絡ができ、謝罪の言葉も一緒に伝えることができるでしょう。メールであれば何時にキャンセルの連絡をしても構いませんが、電話で連絡をする際には企業の営業時間内のタイミングで電話を掛けるようにしましょう。営業時間が始まってすぐやお昼の時間も、朝会や昼休みの可能性があるため避けた方が無難です。

メールよりも電話連絡の方が謝罪の気持ちが強く伝わる

メールよりも電話連絡の方がいい理由として、謝罪の気持ちが強く伝わるということがあげられるでしょう。キャンセルするのであれば、企業が当日のために準備をしてくれたことに対して感謝し、それを無駄にしてしまったことに対する謝罪の気持ちを持って連絡をするべきです。

声を聞いて会話をしたほうが、その気持ちもメールよりしっかり伝わるでしょう。失礼のないように気を付けて、キャンセル理由を伝えるようにしてください。企業に気を使って、体調不良などを理由にする必要はありません。正直に話してくれた方が、企業も気持ちよく対応することができます。別の日程であれば参加したかったというような場合も正直に伝えた方が好印象でしょう。

無断欠席は絶対にNG

当日に説明会を欠席するときに一番気をつけなければならないのが無断欠席をしないということです。説明会への欠席が選考に直接影響を及ぼす可能性は低いとはいえ、社会的な信用を失うリスクがある行動は避けるようにしたほうが良いです。企業同士には様々な繋がりがあり、どこでどう繋がっているか分かりません。

説明会を無断欠席する就活生として、情報が広がる可能性も0ではありませんし、約束を無断ですっぽかすのは社会人としては許されない行為です。また無断欠席をする意思がなかったとしても、企業に欠席をする旨がきちんと伝わっていなければ無断欠席と同じ扱いになってしまいます。

無断欠席には何のメリットもなく、就活を失敗させるリスクを高めるだけなので、どれだけ遅くなっても必ず連絡を入れ、無断欠席にならないようにだけ注意しましょう。

電波状況の良く静かな場所で電話する

企業説明会のキャンセルで、電話をする場合の注意事項がいくつかありますので、ここでチェックしてみましょう。まず、電話をする時には必ずメモ用紙と筆記用具を用意して、メモがとれる準備をしてから、かけるようにしましょう。また、固定電話以外の外出先で電話をする場合には、周りの騒音がない静かな場所に移動して、できるだけ聞こえやすい場所でかけることが大切です。

最近は公衆電話ボックスの数が減っていて、ボックスの中でかけるという機会もほとんどない環境ですので、自分自身で電話に適した環境を選び、整える必要があります。また携帯電話でかける場合は、電波のよい場所かどうかを確認してからかけるようにすると良いでしょう。話の途中で聞こえにくいことや、電話の回線が途切れてしまうと、再度かけ直すということになり兼ねません。

そして何よりも大事なことは、電話でキャンセルを伝えるときの口調と声の大きさです。相手が聞き取りやすいようにゆっくりと、はっきり大きめの声で話しましょう。当日の突然のキャンセルの場合などは、つい慌ててしまいがちです。しかし、しっかり落ち着いた態度で、「申し訳ない」という気持ちを表す言葉を入れて、口調にも気を付けながら担当者に伝えることが重要なのです。

就活では連絡の取り方にもマナーがある

就活では、説明会キャンセルの連絡の取り方以外にも、身だしなみやOB訪問などのアポイントの取り方、面接に行った際のノックの仕方など様々なマナーが存在します。いくつも覚えるのは大変ですが、就活では小さなミスで悪い印象を与えてしまわないように、できることは徹底しておく必要があります。

そこでおすすめなのが、就活マナーマニュアルです。この資料には、就活で必要な身だしなみや連絡の取り方など必要なマナーが一通り掲載しています。一冊を把握しておくことでマナーについて押さえられますので、ぜひ一度チェックしてみてください。

説明会をキャンセルする場合は基本的にはマイページからの取り消し

説明会をキャンセルすることはあまりいいことではありませんが、やむを得ない理由で欠席しなければならないことはあります。企業もそれについては充分に理解しているので、説明会のキャンセルがそのまま選考に大きな影響を及ぼすということはありません。

しかしキャンセルの仕方によっては、その限りではないということを覚えておきましょう。きちんと手順やマナーを守ってキャンセルをすれば印象はそれほど悪くなりませんが、それらが守られていない場合は説明会をキャンセルすることに対してではなくマナーができていないことでマイナスの評価となってしまいます。

説明会をキャンセルをすることは難しくはありませんので、最低限の知識を身に付けて、失礼に当たる事だけは必ず自覚しておき、誠意ある対応を心がけるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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