【説明会をキャンセルする方法】メール・WEB・電話での連絡方法を紹介

説明会をキャンセルする方法を知っておこう

就職活動において、企業分析をするための手段として「説明会」が挙げられます。なかには、参加しないと応募書類がもらえないこともありますので、志望企業の催しには必ず出席するようにしましょう。

しかし急用ができてしまったり、ほかのイベントとの兼ね合いが取れなくなってしまうこともあるでしょう。予約していたにもかかわらず、参加できなくなってしまうことも十分に考えられます。その場合、キャンセルするにはどうすればよいのでしょうか。

この記事では「説明会のキャンセル」について詳しく解説していきます。もしものときのために、ぜひ参考にしてみてください。

説明会に行かない場合は必ずキャンセルが必要

説明会に行かない場合は必ずキャンセルの連絡が必要です。これは企業からの印象が悪くなる云々の前に、無断欠席はビジネスマンとしてはあってはならない行為です。

企業は説明会を予約した学生のために、座席を確保し資料を人数分を用意してくれています。それを無断で欠席するのはマナー的に見逃されるものではありません。必ず説明会に行かない場合はキャンセルの連絡をしましょう。

また人気企業の場合、会場に入れる人数などの兼ね合いで、キャンセル待ち状態の就活生がいる場合があります。キャンセル待ちの学生ためにも参加できないことが分かった時点で、キャンセルの連絡は必ず入れましょう。

連絡方法は説明会の開催までの日数により変わる

では、具体的にどのような方法でキャンセルの連絡をしたらいいのでしょうか。結論からお伝えするとキャンセルの連絡方法は説明会の開催までの日数により変わります。

まず説明会の開催まで日数があって、就活支援サイトで予約した説明会をキャンセルする場合には、マイページにログインしキャンセルしましょう。

就活支援サイトとはマイナビ・リクナビなどの就活生に向けて企業情報を発信しているサイトを指します。ログインし、キャンセルするとよいでしょう。

また説明会の開催まで日数があって、企業に直接連絡する場合には、メールでキャンセルの旨を伝えましょう。

最後に考えられるケースとして、突然の体調不良や交通機関の乱れなどによる当日のキャンセルがやむを得ない場合です。そのような場合は、直接電話をしてキャンセルすることを伝えましょう。

キャンセル期限が過ぎた場合は他の連絡手段を使う

企業の説明会用のマイページから説明会を予約した場合、通常マイページにログインしキャンセルします。しかしキャンセル期限を過ぎてしまっている場合、マイページの有効期限が切れている可能性があります。

マイページの有効期限が切れていると、アクセスできません。電話かメールで担当者に連絡をしましょう。

マイページで説明会の予約をしていた旨と、説明会の日程・自分の名前・学校名・自分の連絡先・キャンセルの理由・お詫びを伝えましょう。

キャンセルそのものは止むを得ないこともありますが、問題はその後の対応です。丁寧な対応を心がけましょう。また、最初からマイページが開設されていない場合も同じく、電話かメールでの連絡方法をとりましょう。

前日までであればメールでのキャンセルでもOK

説明会の日程に重要な予定が入ることもあるでしょう。1週間以上前に説明会に参加できないことが分かった場合は、メールでのキャンセルの連絡をします。

このとき気をつけるポイントとしては、ビジネスメールのルールを守ることです。件名や宛名、署名を忘れないなどの基本的なルールがわからない場合は調べてからメールを送るようにしましょう。

具体的には、「会社説明会キャンセルのご連絡」「会社説明会キャンセルのお願い」のように説明会をキャンセルするという内容がわかるものにしましょう。詳しくは下で説明します。是非確認してみてください。

説明会のキャンセルメールを送る際の注意点

日常生活でアルバイト先などにメールで連絡を取っている就活生もいるでしょう。しかし就職活動におけるメールと日常のメールは別物だと考える必要があります。

なぜなら就職活動のメールは企業とやり取りをするため、ビジネスメールのマナーを守る必要があるからです。特に説明会をキャンセルする場合には、企業に迷惑が掛かります。

そのため最低限のマナーを守ることは必要最低限と言えます。注意点を送信前や文面を作成する際に確認し、ミスを防ぎましょう。

①件名は分かりやすく簡潔に書く

説明会のキャンセル連絡をメールで行う場合、件名はわかりやすく簡潔に書きましょう。採用担当者は、日々社内外のさまざまな人達とメールのやり取りを行っています。

件名に何も入力せずに送信してしまうと、そのメールをいちいち開かなければ内容を把握することが出来ず、採用担当者に余計な負担をかけてしまうのです。

そのため件名を入力し、メールの内容を瞬時に理解出来るように配慮することが重要になります。

しかし、件名を長々と書くのはNGです。件名の文字数が多いと読みづらく、件名をつける意味がなくなってしまうのです。件名欄には、【会社説明会欠席の連絡】【企業セミナー参加キャンセルのご連絡】などわかりやすく簡潔に書きましょう。

また件名の後ろに大学名と名前も忘れずに記入しておきましょう。大学名と名前を記入しておくことで、採用担当者は誰からのメールなのかを素早く把握できるでしょう。忘れずに記入しておきましょう。

②企業名は省略せずに正式名称で書く

説明会のキャンセル連絡をメールで行う際は、企業名は省略せずに正式名称で書きましょう。企業宛てのメールを送る際、「（株）〇〇」など略称で企業名を書く就活生が一定数いますが、就職活動においてそのような書き方はNGです。「（株）〇〇」ではなく「株式会社〇〇」と正式名称で書くことが相応しいマナーなのです。

中には、企業名や担当者名を間違えて送信してしまっている就活生もいます。多少の誤字脱字であれば、企業も多めに見てくれることでしょう。しかし企業名や担当者名を間違えるのは、相手に対して非常に失礼な行為です。

悪い印象にも繋がってしまう恐れがあるでしょう。送信ボタンを押す前に、必ず企業名・担当者名などに誤りがないかチェックしましょう。

③顔文字や絵文字は使用しない

絵文字や顔文字を使用することもマナー違反です。近年は普段のメールやスマートフォンアプリで顔文字や絵文字、スタンプを使うことがごく一般的になっています。そういった文字以外のコミュニケーション方法は、若い世代では日常的に使用する習慣があるでしょう。

しかし、ビジネスの場合においては今も昔も変わらず、こういった絵文字・顔文字は使用しません。特に就活においてはメールひとつとは言え、その人の常識や人柄をチェックされていると考えましょう。

④自分の署名を入れる

就活メールには署名を使用して、送り主である自分の氏名や連絡先、所属などの情報が一目で分かるようにしましょう。メールを受け取った相手が、誰からのメールであるかすぐに分かるように、書き方も工夫してみてください。

署名は、情報を分かりやすく伝えるためのものですので、必要以上の項目や派手な装飾は必要ありません。シンプルなけい線を使い、メール本文との区切りを明確にしましょう。

就活中は多くのメールを送信することとなりますが、メールに自動的に署名が入るように設定しておくと便利です。就活用として新しくメールアドレスを取得したら、設定を確認してみてください。

事前にシンプルで分かりやすい署名を準備して、就活に備えましょう。以下の記事では、メールのマナーについて詳しく解説しています。

• 【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

説明会のキャンセルメールの例文

説明会の予約はネット上のマイページで管理されていてボタン一つでキャンセルできる場合もありますが、直接企業に連絡をしなければならない場合もあります。説明会の日程まで余裕がある場合には、メールで説明会をキャンセルする旨を伝えましょう。

就活期間は就活生はもちろんのこと、企業の採用担当者も忙しいです。そのため電話だと相手の時間を取ってしまい迷惑になる可能性があります。相手の都合のいい時間に確認できるメールで連絡するとよいでしょう。

企業名・部署名・分かる場合は担当者名までを明記し自分の身分を明かしましょう。そして「説明会への参加ができなくなったのでキャンセルしてほしい」という旨を伝えましょう。

同日に複数回説明会が行われる場合がありますので、何月何日の何時からに出席予定だったかを記し、欠席理由も諸事情など詳細まで語る必要はありません。

当日の説明会キャンセルの場合は電話連絡

最後に、説明会当日にキャンセルする際の連絡方法について解説していきます。

結論からお伝えすると、当日の説明会キャンセルの場合は電話連絡をしましょう。メールで伝えると説明会の担当者が、そのメールを確認できない場合があります。説明会の担当者は説明会当日はいつも以上に忙しいことは想像に難くないでしょう。確実にキャンセルする旨を伝えるためにも、当日の説明会キャンセルの場合は電話連絡をしましょう。

電話で連絡するときの注意点ですが、メールでキャンセルの連絡をしたときのように、基本的なルールを守って電話をしましょう。つまり、自分の名前と大学を名乗り、その後要件を簡潔に伝えましょう。

また、当日のキャンセルなので、説明会を開いてくれる企業への謝罪の気持ちが伝わるようにしましょう。

メールだと見てもらえない場合もある

説明会をキャンセルする際にメールで連絡をすると、企業にすぐ見てもらえないことが考えられます。メールは後から確認することもできるため、忙しければチェックが後回しになる可能性があるでしょう。また、担当者はたくさんの学生からメールが来ているため、埋もれてしまうことも考えられます。

電話であれば担当者に確実にキャンセルの連絡ができ、謝罪の言葉も一緒に伝えることができるでしょう。メールであれば何時にキャンセルの連絡をしても構いませんが、電話で連絡をする際には企業の営業時間内のタイミングで電話を掛けるようにしましょう。

営業時間が始まってすぐやお昼の時間も、朝礼や昼休みの可能性があるため避けた方が無難です。

メールよりも電話連絡の方が謝罪の気持ちが強く伝わる

メールよりも電話連絡の方がいい理由として、謝罪の気持ちが強く伝わることがあげられるでしょう。キャンセルするのであれば、企業が当日のために準備をしてくれたことに対して感謝し、それを無駄にしてしまったことに対する謝罪の気持ちを持って連絡をするべきです。

声を聞いて会話をしたほうが、その気持ちもメールよりしっかり伝わるでしょう。失礼のないように気を付けて、キャンセル理由を伝えるようにしてください。企業に気を使って、体調不良などを理由にする必要はありません。正直に話した方が、企業も気持ちよく対応することができます。別の日程であれば参加したかったというような場合も正直に伝えた方が好印象でしょう。

無断欠席は絶対にNG

当日に説明会を欠席する際、一番気をつけなければならないのが無断欠席をです。説明会への欠席が選考に直接影響を及ぼす可能性は低いとはいえ、社会的な信用を失うリスクがある行動は避けるようにしたほうが良いです。

約束を無断ですっぽかすのは社会人としては許されない行為です。また無断欠席をする意思がなかったとしても、企業に欠席をする旨がきちんと伝わっていなければ無断欠席と同じ扱いになってしまいます。

どれだけ遅くなっても必ず連絡を入れ、無断欠席にならないように注意しましょう。

電波状況の良く静かな場所で電話する

電話で説明会のキャンセルを伝える場合には、電波状況の良く静かな場所で電話をしましょう。

携帯電話でかける場合は、電波状況が良いかを確認してから電話しましょう。話の途中で聞こえにくいことや、電話の回線が途切れてしまうと、再度かけ直す必要があります。
そうなると採用担当者にも手間を取らせてしまいます。あらかじめ電波状況が良いかを確認してから電話しましょう。

また外出先で電話をする場合には、自宅や周りの騒音がない静かな場所に移動して、できるだけ聞こえやすい場所でかけることが大切です。騒音があると採用担当者の声が聞えづらいことや、キャンセルの旨が正確に伝わらない可能性も考えられます。外出先で電話をする場合には、静かな場所に移動して電話をかけましょう。

説明会をキャンセルする場合は基本的にはマイページからの取り消し

もちろん企業説明会をキャンセルするというのは、できるだけ避けた方が良いです。しかしながら、やむを得ない事情によりキャンセルしなければならない場合は、できるだけ早めに最低限のマナーを守ったメールを送るようにしましょう。

志望度の高い企業であればなおさらこれらのことを守らないとマナー違反で、選考にも悪影響を与える可能性もあります。キャンセルメールの内容に注意をするようにしましょう。

記事についてのお問い合わせ