【メールのマナーとは】就活で好印象を与える書き方と送り方を解説

就活では企業との連絡手段としてメールを使う

就活では、就活生と企業が直接連絡を取る機会が多いです。そのときの連絡手段としては、主にメールが使われます。電話でしか連絡を取らないという企業もありますが、応募者が多いと全員に電話をすることは難しいです。そのため、メールでやり取りをする企業が多いのです。

企業人事とのメールではマナーに気をつける必要があります。メールのマナーが守れていないと、選考での評価に悪影響を及ぼす可能性もあるでしょう。就活でのメールではビジネスマナーを守ることが求められており、友人や家族との連絡とは異なることを理解しておくことが大切です。

また、メールマナーは就活中だけではなく、就職して社会人になってからも必要なものです。就活で役立つことはもちろん、社会人としての常識でもあるため、メールマナーは今から正しく身につけておきましょう。

企業はメールのマナーもチェックしている

企業が合否の判断をするとき、参考にしているのは書類選考や面接での評価だけではありません。企業は採用するにあたって就活生のさまざまな点をチェックしています。中でも、メールは面接官との直接のやり取りであるため良くも悪くも印象に残りやすいのです。

つまり、メールのマナーが守れていないと、面接官からの評価が下がってしまう可能性があります。もちろん、メールのマナーがきちんと守れていないからといって、それだけで不合格になるとは限りません。また反対にメールのマナーができていたとしても、採用が確実でになるわけでもありません。

しかし、メールのマナーをしっかりと守ることで高評価を得られることもあります。対面での選考以外の部分でも、内定を獲得するためのマナーを確認しておきましょう。。

就活生が守るべきビジネスメールの4つのマナー

就活中に企業とメールでやり取りをする際は、ビジネスメールのマナーを守る必要があります。ビジネスメールには普段のLINEやダイレクトメッセージとは違って、さまざまなルールやマナーがあります。

ビジネスメールのマナーを守ることができないと、社会人としての自覚がない、常識が身についていないと思われてしまいます。

企業とのメールではどのような点を守るべきなのかを事前に確認し、マナーについて理解を深めていきましょう。

1.正しい敬語や表現を使う

ビジネスメールでは、フォーマルな書き方を心がける必要があります。そこでは正しい敬語やその場に適した表現を使用することを意識しましょう。敬語ができていなかったり、ビジネスマナーに沿った表現ができていなかったりすると、マイナスな印象を与えてしまいます。

例えば、企業を表す敬語表現には「御社」と「貴社」があり、メールで使用するのは「貴社」です。
御社は口頭で使う言葉であるため、誤ってメールに記載しないようにしましょう。

他にも丁寧語やクッション言葉などを使い、フォーマルな場に適した表現を使うことが大切です。例えば、相手に何かをお願いする際には「恐れ入りますが」と前置きをすることで相手を気遣う表現ができます。一人称では僕や俺ではなく「私」を使ったりすると丁寧なイメージを表現できます。細かい部分ですが、こういった相手に対する配慮がビジネスメールのマナーとしては大切にされているのです。

2.分かりやすく簡潔に用件を伝える

ビジネスメールでは、用件はわかりやすく簡潔に伝えることが求められます。社会人になると、複数の人と同時にメールのやり取りをすることが増えます。また、仕事の合間にしかメールのチェックができないこともあるでしょう。そのため、ビジネスメールでは短時間で読むことができ、かつ最低限のラリーでやり取りが完結することが求められます。

わかりやすく簡潔に伝えることが大切であるため、長々とした文章を送るのはよくありません。また、複数回にわけてメールを送るのも迷惑になってしまいます。用件は一通のメールにすべて記載し、スムーズにやり取りが終えられるようにしましょう。

理想は1往復半のラリーでやりとりが終わることです。自分からメールを送った場合は、企業から返答がきて、それについてのお礼や了承のメールでやり取りが完結することが目安です。

3.To・CC・BCCを使い分ける

メールの宛先には、To・CC・BCCという機能があります。これらの違いを把握しておくことも大切です。

Toは、メインとなる宛先です。直接用件を伝えたい相手、対応してほしい相手のメールアドレスを入れます。就活中の企業とのやり取りでは、基本的にはToを使うと考えましょう。

CCはカーボンコピーの略です。Toの相手に加えて情報を共有したい人がいれば、CCに追加しましょう。CCに入れたアドレスにもメールを送信することができます。一斉送信する際に便利な機能ですが、CCに追加した人のアドレスは送信先に表示されてしまいます。情報漏えいに注意して使用しましょう。

BCCはブラインドカーボンコピーの略です。他の受信者にBCCの人の連絡先は表示されません。一斉送信で他の人の連絡先を表示しないよう配慮するための機能です。社会人になってからは使用することもあるでしょう。

こちらから連絡を取るときはToを主に使います。しかしながら、企業人事からのメッセージではCCやBCCも含まれていることがよくあるため、誰宛のメッセージなのか違いをしっかりと理解し、使い分けられるようになりましょう。また、宛先の使い分けは入社してからも必要なスキルであるため、今のうちから理解できるとよいでしょう。

4.急ぎの用件はメールではなく電話で連絡する

就活中の連絡手段としてはメールを使用することが多いですが、急ぎの用件についてはメールではなく、電話を用いるようにしましょう。例えば面接を前日や当日に辞退する、面接に遅刻するかもしれないなどの連絡は、電話でおこなう必要があります。

採用担当者は常にメールをチェックしているわけではありません。忙しいときは1日に1回しかメールを確認できないということもあるでしょう。そのため、急ぎの用件をメールしたとしても、すぐに確認してもらえるとは限りません。採用担当者が気づかないまま面接当日を迎えてしまうこともあるでしょう。

メールを送っても気づいてもらえなかった場合は、連絡なしとみなされてしまいます。緊急の用事は直接伝えられる電話を使用することが大切です。

緊急で電話での連絡が必要になった時、困ってしまわないようにこちらの記事を参考にして事前に対策をしておきましょう。

• 【説明会に遅刻しそうな時の対策法】電話とメールでの連絡例文を紹介

ビジネスメールの書き方

ビジネスメールについてさらに理解を深めるには、実際の書き方を知っておくことが大切です。ビジネスメールを作成する際には、本文はもちろん、件名や宛名などにも注意を払わなければなりません。

普段のLINEやダイレクトメッセージとはマナーもルールも異なるため、詳細な書き方を知っておく必要があります。内容が同じでも書き方が違うと相手に与える印象も変わるため。正しいビジネスメールの書き方をしっかりと覚えておきましょう。

件名は必ず入れる

ビジネスメールでは件名を必ず記入します。件名はメールの内容を伝えるタイトルなので、件名がないとどのようなメールかわからないため、見落とされたり、迷惑メールと判断され読まれなかったりすることもあります。

件名は内容が簡潔にまとめられているかが大切です。例えば面接の日程変更を依頼する場合は「面接の日程変更のお願い」としたり、面接を辞退する場合は「面接辞退のお詫び」などとしましょう。このように内容を簡潔に記しておくことで、企業でもメールの管理がしやすくなり、素早くチェックしてもらうこともできます。

企業からのメールに返信する際には、返信メールであることがわかるように件名は変えず、元の件名に「Re:」をつけたまま返信します。

件名を書く際のポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【就活メールの件名の書き方】書く際のポイントや注意点もご紹介！

宛名を記載する

ビジネスメールでは、誰に宛てたものなのかをはっきりさせるために、宛名を記載する必要があります。これは個人のメールアドレスに送信する場合でも同じです。宛先が確実にわかっている場合でも、宛名をつけるようにしましょう。

宛名として記載する必要がある項目は、企業名と部署名、わかる場合は個人名です。宛名はできるだけ詳細に記載することが大切であり、最低でも部署名までは書く必要があります。

また、宛名の最後がグループなのか個人なのかによって、つける敬称が異なる点にも注意が必要です。「○○株式会社　○○部」のようにグループの場合は「○○株式会社　○○部　御中」となります。対して「○○株式会社　○○部　採用担当○○（人名）」のように個人の場合は「○○株式会社　○○部　採用担当○○　様」となります。

本文は丁寧で簡潔に

ビジネスメールは用件を簡潔に述べることが大切ですが、いきなり用件から切り出すのはマナー違反です。構成としては宛名を記した後にあいさつ、自己紹介をしてから用件となり、最後に結びの文章で締めます。

あいさつ文はさまざまな表現がありますが、ビジネスメールで使用されることが多いのは、「いつもお世話になっております」という切り出し方です。その後「○○大学○○学部の○○（名前）と申します」と簡単に自己紹介をしてから、本題へと入りましょう。

本題もだらだらと書くのではなく、用件や理由を端的に伝えます。2文～3文で伝えることが理想です。

結びの文章は、メールの内容によって異なります。「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い致します」としたり、「貴社ますますの活躍をお祈り申し上げます」としたりすることもあります。締めの文章は複数パターンあるため、定型の表現をいくつか覚えておくとよいです。以下の例を参考にして今日からさっそく使ってみましょう。

ビジネスメールの締めの文章をより詳しく知りたい方はこちらの記事を活用してみてください。

• 【メールの締め方】例文を10パターンに分けてご紹介

署名

ビジネスメールでは、最後に署名をつける必要があります。署名には、誰がメールを作成したのかを明確にしたり、詳細な連絡先や身元がわかるようにしたりと、さまざまな役割があります。

署名として記載する項目は、氏名や大学名、電話番号、メールアドレスなどの連絡先です。

署名はメールごとに作成すると手間がかかるため、メール機能に登録して自動で追加できるようにしておくことがおすすめです。メーラーで署名を登録し、自動追加の設定にしておくことで、メールを作成するたびに自動的に署名がつけられます。

ビジネスメールには決まった書き方やマナーが多くて面倒に感じるかもしれませんが、一度覚えてしまば様々な場面でも応用ができとても便利です。

企業にメールを送るときの注意点

企業にメールを送る際にはさまざまな注意点があり、マナーと同様にこれらも覚えておく必要があります。

メールでの注意点を確認せずに送ってしまうと、そのほかのマナーがきちんとしていたとしてもマイナス評価になりかねません。そのリスクを避けるためにも、ビジネスメールにおける注意点は正しく理解しておきましょう。

ファイルを添付するときはパスワードを設定する

応募する企業によっては、履歴書やエントリーシートの提出をメールで求められたり、就職に必要な書類をデータで提出するように指示されたりすることがあります。

メールでデータを送る際は、ファイルにパスワードを設定しておきましょう。パスワードをつけることで、万が一の情報漏えいのリスクに備えることができます。パスワードをつけて送信すると、情報管理の意識が高く、リスクヘッジができているといった好印象を与えられるかもしれません。

パスワードを設定したファイルを添付する場合は、メールの本文に、パスワードをかけている旨を記載しておきます。そのメールを送信した後に、ファイルのパスワードを記載したメールを別途送りましょう。添付したメールの本文にパスワードを記載してしまうとリスクヘッジをしている意味がありません。パスワードを記載したメールは別で送ります。

改行や段落分けをして読みやすさに配慮する

メールでは、正しい表現や簡潔な内容を記載するだけではなく、視覚的な読みやすさに配慮することも大切です。敬語や表現などが正しくできており、内容が簡潔であっても、文字が詰まっていると読みづらいです。そのため、適度に改行や段落分けをして読みやすくする工夫をしましょう。

改行や段落分けについては、明確な決まりはありません。自分で見て、読みやすいかを確認してから送って構いません。目安としては、30字程度で1回改行すると、読みやすい文章になるでしょう。

また、スマートフォンからメールを送る場合は、パソコン表示で読みやすいかどうかを意識することも大切です。企業ではパソコンでメールを確認することが多いため、一度スマホから自分のパソコンにメールを送り、読みやすさを確認してから企業に送るとよいでしょう。

文字の装飾や絵文字は使わない

ビジネスメールはフォーマルなものであるため、文字装飾や絵文字などの使用は控えましょう。正しい内容で記載されていても、文字に色がついていたり、絵文字が入っていたりすると、それだけでカジュアルな印象を与えてしまいます。その結果、社会人としての自覚がないと評価されてしまう可能性もあります。

強調したい部分は箇条書きにするなど、文字装飾を使わずに注意を向ける方法はいくらでもあります。絵文字はそもそもビジネスにおいて不要であるため、使わなくてよいものと考えましょう。

ビジネスメールは無駄なく簡潔にまとめることが大切であるため、あってもなくても内容が変わらない文字装飾や絵文字は不要といえます。

誤字脱字がないか確認する

企業に送るメールが完成したら、送信する前に誤字脱字がないかを確認しましょう。誤字脱字があるまま送信してしまうと、理解するまでに時間がかかり、相手の時間を奪ってしまい大変失礼です。

また、読み返さずに送信していることで、企業への就職意欲が低いと思われてしまうこともあるでしょう。とくに企業名や人名などに間違いがないかは念入りに確認することが必要です。これらを間違えてしまうと企業やその人に対して大変失礼であり、評価を大幅に下げられる危険性があります。

作成途中や確認中の誤送信を防ぐためにも、宛先は入力しないままメールを作成し、最終確認が終わってから宛先を入力し、送信するとよいでしょう。

企業からのメールにはできる限り早く返信する

企業から送られてきたメールには、できる限り素早く返信することが大切です。メールの返信が遅いと、企業への興味関心が薄く、志望度が低いと判断される可能性があります。

また、メールの返信が遅れることで、採用担当者の仕事が進まず迷惑をかけてしまう可能性があることも理解しておきましょう。企業からのメールは返信が速いに越したことはなく、確認した時点ですぐに返信しても構いません。

他社の説明会や選考、アルバイトなどの用事でなかなか返信ができない場合でも、翌日の午前中には返信しておくことが大切です。メールが送られてきてから24時間以上経過すると、レスポンスが遅いと思われてしまうため、日をまたぐ場合でも翌日の午前中までには返信する意識を持ちましょう。

就活でよく使うメールの例文

実際に就活中にどのような内容で企業とメールのやり取りをするのかを知るために、例文を参考にしてみましょう。

企業とメールをする際のシチュエーションはさまざまであり、ケースによってメールの内容は異なります。ビジネスメールは定型的な表現が多いため、主なシチュエーションでのメール例を知っておくことで、企業とのやり取りはスムーズに進めやすくなるでしょう。

履歴書などの書類を提出する場合のメール

履歴書を送付する際には、応募のメールと履歴書のパスワードを記載したメールの2通を送ります。ファイルは1通目に添付しましょう。このとき、ファイル名を「○○株式会社応募履歴書○○（氏名）」など、わかりやすいものにしておくことがおすすめです。

日程調整メールへの返信：候補日を提案する場合

面接の日時をこちらから提案する場合は、候補日を複数出しましょう。スムーズに日時を決めるには、候補日は3つ程度あったほうがよいです。

提示する候補日が少ないと、企業と何度もやり取りをして日程のすり合わせをしなければなりません。場合によっては縁がなかったと面接を断られることもあるため、候補日はできるだけ多く提示しましょう。

日程調整メールへの返信：候補日を提案された場合

企業から面接の日時を提案された場合は、どの日程であれば参加できるのかをこちらから伝えましょう。このとき、参加できる日時が複数ある場合でも、基本的には1つの日程のみ提案することがおすすめです。

複数参加可能な日時を伝えてしまうと、どちらにするかを決めるために、やり取りが増えてしまいます。参加可能な日は1つに絞っておきましょう。

面接後のお礼メール

面接後のお礼メールでは、面接をしてもらったことのお礼に加えて、面接で印象に残ったことや勉強になったことなど、感想を伝えることがおすすめです。感想を伝えたうえで就職の意欲を示すと、感謝の気持ちや意欲の高さが伝わりやすく、より好印象を与えられます。

選考を辞退する場合のメール

面接を辞退する際には、面接に呼んでもらったことのお礼を伝えたうえで、辞退することへの謝罪の気持ちを伝えます。このとき面接を辞退する理由も述べますが、「一身上の都合」や「諸般の事情」として構いません。最後に改めて謝罪の気持ちを示し、結びの文章で締めくくりましょう。

就活ではメールのマナーを正しく理解しよう

就活では企業とメールのやり取りをすることが多いため、ビジネスメールのマナーは正しく理解しておかなければなりません。ビジネスメールのマナーが身についていないと、マイナスな印象を与えて評価を下げられるだけではなく、場合によっては企業に対して失礼になることもあります。

メールのマナーは、社会人になってからも常識として身につけていなければならないものです。そのため、就職後の社会人生活で失敗しないためにも、就活生のうちから少しずつマナーを身につけておくことが大切といえます。

メールのマナーを正しく把握することで、企業との連絡で失礼にあたることもなくなります。マナーが守れていると好印象にもつながりやすいため、メールマナーは細部まで確認しておきましょう。

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