履歴書

履歴書は返却してもらえるのか?返却を求めるメール例文もご紹介

企業に提出した履歴書の行方を理解しておこう

企業にエントリーをする場合、基本的には履歴書の提出を求められます。しかし企業に提出した履歴書がどのように取り扱われているのかを知らない人は多いでしょう。そのため下のような不安な気持ちもわかります。

「不採用だった場合、履歴書は返却してもらえるのか?」
「個人情報の保護ってどうなっているんだろう?」
「企業に提出した履歴書はどのように扱われているのだろう?」
「履歴書を返却してほしいけど、できるのだろうか?」

そこでこの記事では履歴書の行方を、労働基準法や履歴書を返却する企業の割合のデータなどから詳しく解説していきます。この記事を参考に、履歴書の行方を理解して疑問点を解消しましょう。

またこの記事では履歴書の返却を企業に求める場合のメール例文も紹介しています。是非参考にメールの作成を進めてみてください。それでは詳しく見ていきましょう。

企業に履歴書を返却する義務はない

結論からお伝えすると、企業により対応が異なります。つまり返却してもらえる企業もあれば、返却してもらえない企業もあります。

これは「選考終了後、必ず履歴書を返却しなければならない」という法的な義務はないからです。そのため企業により対応が異なるのです。

ただ、近年では個人情報に関する関心が高まっていることを受け、企業の採用サイトの募集要項に、履歴書の取り扱いについて明記されている場合が多いです。個人情報に関心が高い方は、是非採用サイトを確認してみるとよいでしょう。

一般的な企業の履歴書の保管方法

次に一般的な企業の履歴書の保管方法をご紹介します。保管方法を知ることで、企業に提出した履歴書の行方を理解できます。

是非保管方法を参考に、返却を望む場合は企業に連絡してみてください。

1.国の指示に従って保管する

履歴書の保管は、国の指示にしたがって行われることがほとんどです。履歴書の保管に関して、労働基準法にはこのように明記されています。「採用者における履歴書の保管期間は、退職や死亡などで雇用関係が解消した日から3年間」(労働基準法109条、143条、同施行規則第56条

このように労働基準法で履歴書の保管が定められているため、企業は履歴書を保管しています。そのため企業は国の指示にしたがい、雇用書類を個別にファイリングし、書庫に保管しています。

2.一定期間保管した後に破棄される

次に、保管後の行方を見ていきましょう。採用者の場合には上の労働基準法の従い、雇用関係が解消した日から3年間保管され破棄されます。多くの企業では個人情報が流出しないように、シュレッダーで裁断したり溶解処理を施すことが多いです。

また不採用者の場合には、労働基準法などで雇用書類の保管期間は明記されていません。そのため企業ごとに決められた一定期間保管されることが多いです。

企業が一定期間保管する理由は、ある程度書類が溜まってからシュレッダーで裁断したり溶解処理を施すからです。

シュレッダーで裁断したり溶解処理を施すことは、処理費用と時間がかかります。そのためある程度書類が溜まってから行います。したがって企業は不採用の場合でも、一定期間履歴書を保管しています。

保管期間は1か月から3か月が一般的に多いです。そして一定期間後、採用者の場合と同様に個人情報が流出しないように破棄されます。

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履歴書返却の対応は企業によって異なる

「企業に履歴書を返却する義務はない」でもお伝えしたように、履歴書返却の対応は企業によって異なります。

リクナビNEXTの調査によると「約4割の企業が「応募者に返却している」と回答。また「応募者の要望があれば返却している」は約3割。要望があっても履歴書を返却しない企業は、全体の4分の1という結果。」となっています。このことから、履歴書を返却する企業は全体の7割を占めていることがわかります。

では履歴書を返却する企業と、返却しない企業の違いは何でしょうか。これは返却・返却しない理由を見ることで理解できます。返却する企業と返却しない企業それぞれの理由を理解し、履歴書を返却してもらうかを決めるとよいでしょう。

履歴書を返却する企業の理由3つ

上記で述べたように、企業が不採用となった人の履歴書を返却する義務はありません。しかしリクナビNEXTの調査によると、履歴書を返却している企業は約4割を占めます。ではなぜ、履歴書を返却する企業があるのでしょうか。具体的に理由を見ていきましょう。

トラブルを避けるため

履歴書を返却する理由1つ目はトラブルを避けるためです。ここでいうトラブルは就活生と企業の間に生じる問題です。

例えば、個人情報に関する関心が高く履歴書を返却してほしい就活生と、再応募を認めていないため履歴書を返却せず保管しておきたい企業があったとします。この場合、履歴書の返却を求める就活生と、履歴書を返却しないという企業で問題が発生します。

問題が発生すると、企業・就活生お互いにとって気分が良いものではないでしょう。加えて、近年は個人情報に関する関心が高まっていることから、トラブルを避けたいと考える企業が多いです。

このようなトラブルを避けるために、履歴書を返却する企業があるのです。

履歴書を保管する労力をなくすため

履歴書を返却する企業の理由2つ目は履歴書を保管する労力をなくすためです。社員の個人情報の管理はもちろん必要です。

それに加えて求職者の個人情報を管理すると、さらに労力が必要となるのです。そもそも労力とは、何かをするのに必要な体力や時間、人手のことです。

また保管についての環境が整備されていない場合、履歴書の保管場所、保管場所のセキュリティ、いつまでも残しておくと貯まる一方なので保管期限の取り決めなど、環境を整えること、それを運用する必要があるのです。

このような労力を使いたくない、もしくは使えない企業は、不採用の際には履歴書の返却をおこなっています。

就活生に安心してもらうため

履歴書を返却する理由3つ目は就活生に安心してもらうためです。いくら「不採用となった人の履歴書は責任をもって破棄しています」と文面で伝えても、実際はそうではないかもしれないと疑う就活生もなかにはいるでしょう。そのような不信感を求職者に与えないために返却するのです。

返却されれば、データに残していない限りは悪用されないことで求職者も安心するでしょう。安心感を与える、疑いをもたれないような対応をすることが企業が履歴書を返却する理由の3つ目です。

履歴書を返却しない企業の理由3つ

ここからは履歴書を返却しない企業の理由を見ていきます。上記で述べたように、リクナビNEXTの調査によると、履歴書を返却する企業は全体の約7割を占めます。

このように返却する企業が多い中、返却しない企業はなぜなのでしょうか。具体的に理由を見ていきましょう。

トラブルを避けるため

履歴書を返却しない理由1つ目は、トラブルを避けるためです。ここでいうトラブルは就活生と企業の間に生じる問題です。

例えば、個人情報に関する関心が高く履歴書を返却してほしい就活生と、履歴書を返却せず保管しておきたい企業があったとします。この場合、履歴書の返却を求める就活生と、履歴書を返却しないという企業で問題が発生します。

履歴書を返却する企業の場合、就活生に返却することで問題を解消していました。一方履歴書を返却しない企業の場合は「履歴書は返却いたしません」と募集要項に明記することトラブルを回避しています。

企業は募集要項に返却しない旨を明記しておくことで、就活生は返却されないことに対して同意したとみなせます。このように履歴書を返却しないことを明記し、トラブルを避けているのです。

返却コストをかけないため

履歴書を返却しない理由2つ目は、返却コストをかけないためです。履歴書を返却する場合場合、郵便局などの配送業者を利用します。そのため封筒代や切手代などのコストが少なからずかかります。

送り返す封筒1通にかかる金額はそれほど大きいものではありません。しかし志望者が多い人気企業の場合、多くの費用を投じる必要があります。

そして採用予算には限りがあるため、できるだけ返却のコストは押さえたいと考える企業は多いです。さらに、履歴書を返送するには社員の時間を使う必要があります。

従業員の少ない企業において人手は重要です。そのためできる限り人手は履歴書の返却に裂きたくないと考える企業は多いです。このような理由から、履歴書を返却しない企業もあります。

履歴書を保管したいから

履歴書を返却しない理由3つ目は、再応募を認めていないため履歴書を保管したいからです。企業によっては、一度不採用になった人の再応募を認めていないケースがあります。

この場合これまでに送られてきた履歴書を保管し、データベース化することで再応募がないかを確認しています。

履歴書を返却してしまうと、データベースとして利用できません。そのため履歴書を返却しないの企業もあるのです。

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企業に返却を求める方法

ここからは選考終了後に、履歴書の返却を求める方法についてご紹介します。企業に返却を求める方法を理解しておくことで、履歴書を返却してもらえる可能性を高めることができます。是非理解して、企業に連絡しましょう。

募集要項を確認する

企業に履歴書の返却を求める場合、まずは募集要項を確認しましょう。募集要項に履歴書に関する記載がなければ、返却してもらえる可能性が高いです。

また一方で、募集要項に「選考終了後、履歴書は返却致しません。」と記載がある企業は、返却してもらえないでしょう。そのため企業に返却を求める連絡は避けた方が無難でしょう。

エントリーするタイミングで返却を求める

ここからは企業に履歴書の返却を求める適切なタイミングについて解説します。適切なタイミング1つ目は「エントリーするタイミングで返却を求める」ことです。これは募集要項に「履歴書の返却が可能です」などと記載がある場合です。

エントリー時に返却を求めることで、企業は返却のための準備をすることができます。つまり企業にかける手間を最小限に抑えることができるのです。

企業にかける手間を最小限に抑えることは、適切なタイミングに連絡できているという良い印象を与える可能性もあります。

募集要項に「履歴書の返却が可能です」などと記載がある場合には、是非エントリーするタイミングで返却の連絡をしましょう。

企業に返却を求める際のメール例文は下で紹介しています。是非参考にしてみてください。

合否の通知を受け取ったときに返却を求める

適切なタイミング2つ目は「合否の通知を受け取ったときに返却を求める」ことです。これは募集要項に履歴書に関する記載がない場合の、連絡をするタイミングです。

募集要項に記載がない場合は、エントリー時に連絡することは避けましょう。なぜなら選考前に返却についての連絡をすると、採用担当者に「他社が本命なのか」や「合格する気がないのか」と悪い印象を与える可能性があるからです。

採用担当者に悪い印象を与えないためにも、募集要項に履歴書に関する記載がない場合は、合否の通知を受け取ったときに返却を求めるようにしましょう。

企業に返却を求める際のメール例文は下で紹介しています。是非参考にしてみてください。

返却を求めるメールを送る(例文)

件名:履歴書の返却について_就活未来_〇〇大学

〇〇株式会社
採用担当〇〇様

お世話になっております。
〇月〇日に面接をしていただいた就活未来でございます。
先日は面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。

選考結果につきましては、誠に残念ではありますが、
真摯に受け止め、引き続き就職活動に励んで参ります。

今回ご連絡したのは、表題の通り
履歴書の返却についてお伺いしたく、ご連絡いたしました。

履歴書の返却は可能でしょうか。

募集要項を確認いたしましたが、
履歴書の返却の有無に関しての記載はありませんでした。
そのためご確認できればと存じます。

お忙しいとは思いますが、ご確認頂ければ幸いです。
ご多忙の折、大変恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。

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就活 未来(Mirai Syuukatsu)
〇〇大学 〇〇学部 〇年
携帯電話:090-xxxx-xxxx
メール:mirai@xxxxxx.gmail.com
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企業が履歴書を返却する方法

返却をお願いする際、企業はどのように書類を送り返してくれるのでしょうか。ここでは履歴書が返却される方法と、それに対してお礼状を書く必要があるのかについて見ていきましょう。是非参考にしてみてください。

履歴書は郵送で返却される

履歴書が返却される場合は郵送で、書類に書いた住所へと届けられます。企業が履歴書を返却してくれる場合は不採用であり、同時に不採用通知が添付されているケースが多いです。

履歴書は郵送で返却されると覚えておきましょう。

企業にお礼状を送る必要はない

履歴書の返却に対するお礼状の送付は基本「不要」です。理由としてはこのケースだと、わざわざお礼状を書くほどではないからです。

中にはお礼状を送っておきたいという就活生もいるでしょう。その場合は送っても問題はありません。

また、もともと返却を予定していなかった企業に無理を言って送り返してもらった場合は、相手に余計な負担をかけさせてしまっていることにもなりますので、お礼状を送りましょう。

以下の記事ではお礼状の書き方について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

履歴書の返却を求めるメールはマナーを守ろう

企業にエントリーをする場合、履歴書の提出を求められることは多いです。しかし企業に提出した履歴書がどのように取り扱われているのかを知らない人は多いでしょう。

そこでこの記事では
「不採用だった場合、履歴書は返却してもらえるのか?」
「個人情報の保護ってどうなっているんだろう?」
「企業に提出した履歴書はどのように扱われているのだろう?」
「履歴書を返却してほしいけど、できるのだろうか?」
と不安な方に向けて履歴書の行方や、メールの作成方法や送付するタイミングについて、解説してきました。

そして最後に、履歴書の返却を求めるメールは採用担当者の印象を左右するためマナーを守り送付することが大切です。もしマナーを守らず作成したメールを送付すると、基本的なマナーがなっていないとといった印象を与えてしまうでしょう。

さらに基本的なマナーがなっていないという印象は、選考に悪い影響を及ぼす可能性もあります。

そのためメールは採用担当者の印象を左右するため、マナーを守り好印象を獲得できる送付方法で送りましょう。是非この記事を参考に、皆さんもマナーを守り履歴書の返却を求めましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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