職種研究

【事務の仕事内容】一般・営業との違いや必要なスキルを紹介

女子大学生を中心に事務を希望する人は多い

様々な職業がありますが、その中でも比較的希望数が多いのが事務職になります。特に女子大学生の事務職希望が多いようです。事務職と営業などの仕事との違いや、事務職に就くために必要な能力をちゃんと理解しておかないと、事務職での就職は難しいでしょう。

特に必要な能力についての知識をしっかり押さえておかないと、選考の際に質問に答えられない面接官が希望する答えができないとなる可能性もあります。事務職での企業就職を目指しているのであれば、まずはしっかりと、事務職についての知識を学んでおきましょう。

事務の種類と具体的な仕事内容

事務職の具体的な仕事内容については、意外と知らない人もいるでしょう。それは、事務の仕事は企業の規模や業種や所属部署によって実に様々で、一口に定義するのは困難だからです。

事務のなかでも営業事務・貿易事務・経理事務・医療事務などは、専門性のある仕事内容になります。営業事務は営業をサポートする事務ですが、主に商品の受発注管理、請求書やプレゼンテーション資料作成のほか、マーケティング知識が必要なデータ収集を行なうこともあります。ここでは、区別がつけにくい一般事務、営業事務、OA事務について紹介します。

一般事務

多くの企業が用いる「一般事務」という言葉が意味する仕事内容は、基本的には簡単なデータ入力や文書作成に電話・来客対応などです。簡単なデータ入力とは、Excelなどを使って、既存の項目に数値や単語を入力していく程度のものです。

例えば、社員の昇格試験がある人事部の一般事務なら、社員の試験結果を入力する作業があります。文書作成とは、社内外に発信する文書をワードで作成して印刷するものから、顧客対応で使用するメールの定型文作成など様々です。

また、電話応対や来訪者の受付などは、一般事務の基本的な仕事です。企業の代表電話や来客の知らせは、一般事務の席にセッティングされていることも多く、企業・部署の最初の窓口として応対します。そのほか、企業によって生じる事務作業を統括して行なうため、細かく言えば郵便物の仕分けや発送、消耗品の調達や管理、会議室の予約、資料のファイリングやコピーなど、雑務全般も含まれます。

営業事務

営業事務は主に営業業務の補助が仕事です。その中でも主な業務となるのが管理業務や資料作成、クライアント対応です。またこれらに加えて、顧客への応対も業務の中に含まれます。

管理業務は営業日程の調整や販売する商品の在庫管理、受発注業務や入金チェックなどの商品売買についての金銭管理をおこなう業務です。クライアント対応の業務では、顧客向けの書類やカタログ・サンプル商品送付、展示会の企画や準備や顧客からの注文受付などがおこないます。

これらの業務をおこなうにあたって、営業事務では事務処理能力やPCスキル、コミュニケーションスキルが必要です。特に見積書や納品書などの金銭に関する事務作業が多い営業事務では、これらの情報を素早く正確に処理できることが大事となります

OA事務

OAとはOffice Automationの略で、仕事内容はPCを使った事務業務のことです。例えばWordを使ったビジネス文書の作成、ExcelやAccessでのデータ入力・管理のほか、PowerPointを使ったプレゼンテーション資料の作成を行なう場合もあります。企業によっては、独自のデータベースソフトを使用している場合もあるでしょう。OA事務は、一般事務よりもPCスキルが求められる業務と言えます。

とはいえ、電話応対やファイリングなどの雑務がまったくないわけではなく、企業によっては比重としてOA作業が多い場合をOA事務と称することもあり、一般事務と兼ねている場合も少なくありません。雑務はしなくてもいい、PC作業だけをすればいい仕事という解釈はしないほうがいいでしょう。

必要とされるスキル

事務職を志望している人は、果たして自分が事務職に向いているのかどうか、知っておくことが大切です。面接では、自身の強みを事務職の適性に合わせてアピールしたほうが、内定に有利なのは言うまでもありません。

事務職の仕事内容は、電話や来客対応が基本です。まずは人と愛想よく、感じよく接することができる、敬語をきちんと使えて社会的なマナーを身につけている、などの適性は最低限必要だと言えるでしょう。また、サポート的立場の事務職の仕事には、ルーティンワーク以外は権限のないことがほとんどですので、1人で勝手に物事を進めず、報告・連絡・相談がきちんとできる人が向いています。そのほか、企業が事務職に求めるスキルには、以下の3つのポイントがあります。

コミュニケーション能力

事務職で重視すべきことのひとつが、指示された内容を正確に理解する能力や、周囲にしっかりと確認する能力です。部署間を繋いで円滑に物事が進むように働きかけたり、依頼人への確認も必要になることも業務にはあるため、コミュニケーション能力も事務職には必要です。たとえば電話応対も基本的に事務の仕事になることが多いので、電話越しでの対話力も求められるのです。

ビジネスマナー

どのような仕事に就くのであれ、ビジネスマナーは必要です。その中でも事務職はこのビジネスマナーが身に付いていることもメリットです。

電話応対のマナーやメール対応でのマナーは必須です。メールでは特に文書内で敬語を正しく使用することが求められるため、不安がある場合は必ずビジネスマナーを再確認する必要が出てきます。電話応対の場合は、情報を正確に聴き取り必要な相手に的確に伝えられるか、という点もマナーの一部であると覚えておきましょう。他にも事務職で求められるマナーがお茶の出し方です。就職してすぐは、お茶汲みやコピー取りのような雑務を任されることも多くあるものです。そのため、小さなビジネスマナーでもしっかり押さえておきたいところです。

正確性・几帳面さ

事務職では、単にPCスキルや事務処理能力が高ければいいという訳ではありません。例えどれだけ処理が早くても、その内容に曖昧さが残っていたりいい加減な仕事をしていては、信用を失うどころか他の業務にまで悪影響を及ぼしてしまうのです。

そのため、事務職に就職する際には、処理の正確さや情報管理の几帳面さなどが求められることも多くなってきます。

事務職は特に細かい仕事や計算が多いので、小さなことでもコツコツできることも大事なのです。こういった継続的に細かな作業をおこなうのには、根気以上に正確性が必要です。また金銭管理が求められる業務では、より几帳面に情報を扱うことが求められます。仕事の締切のような、期限が決まっている情報を管理したり調整する際にも求められる能力でもあります。

事務の仕事内容を理解したうえで就活対策がをしよう

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事務職を希望する就活生は多いですが、その仕事の殆どが小さな作業の積み重ねによって成り立っている、縁の下の力持ち的な業務であることが多いです。そのため、適正能力の有無は就職に繋がる重要な点にもなってきます。

もし事務職を目指しているのであれば、実際に「自分に事務の業務をこなせるだけの能力はあるのだろうか」という点も踏まえた上で、しっかりと選考に向けての対策を練るようにしましょう。競争率が高い職種な分、事務職への理解がどの程度あるかということも、選考において大事になってくるでしょう。

事務職に必要な能力を持っているのであれば、それを魅力的にアピールできるような自己PRの文章などを考えて、選考に臨んでいきたいですね。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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