【事務職の仕事内容】魅力や活躍できる人の特徴を徹底解説

事務職を希望する学生は多い

就活をしていると様々な職種に出会うことができます。中でも「事務職」はほとんどの企業で必要とされる職種でもあり、募集している企業も多く存在します。

事務職は、「週休2日休みが取れる場合が多い」「急な残業がない」といったイメージがあることから、人気の高い職種です。しかし、事務職がどのような仕事なのか、詳細まで理解できていない人も多く、わからないまま志望している人もいます。

事務職として就職したいのであれば、それがどのような職種なのか、また仕事内容はどのようなものなのかを事前に詳しく知っておくことが大切です。よく知らないまま就活をするのは、職種の理解不足で選考が通らなかったり、入社してから思った仕事と違うと早期で辞める原因にもなります。

事務職の仕事内容を正しく把握し、どのような職業なのかを理解してから、選考への対策を進めていきましょう。

事務職とは

事務職をひとことで表すのであれば、「他の社員のサポート」という言葉が一番ぴったりくるでしょう。営業職のように、会社の業績に直接的に貢献するわけではありませんが、他の社員がスムーズに仕事が行えるように各部署のサポートをします。

また事務職は一般職とも言われるように業務が幅広いです。そのため、総合職と勘違いしてしまう学生もいます。事務職と総合職は全く別の職種なのです。

総合職とは、将来的に会社の幹部候補としての役割があります。幹部として企業によってはさまざまな職種を経験してもらうため、転勤や異動があります。適正によっては最初から同じ職種を続ける場合もあります。

一方で事務職は、各部署のメンバーが円滑に仕事ができるようにするため、資料作成や環境整理といった裏方から支える役割を担います。転勤や異動の可能性も少なく、同じ仕事をルーティンとして行うことが多いです。

事務職の種類

事務職といってもその中には様々な種類があります。同じ事務職と呼ばれる人でも全く違う専門性があり、各分野で欠かせない存在になっています。よく知られているのが一般事務と呼ばれる職種で、他には経理事務や営業事務、医療事務などがあります。

それぞれ役割が異なり、その仕事をするために必要なスキルも異なります。ここでは事務職の種類を詳しく紹介します。自分は事務職の中でもどの種類の業務行いたいのか考えてみましょう。

一般事務

まず一つ目は一般事務です。一般事務は、主に契約書などの各種資料作成、データ集計、ファイリング、会社内での電話・メール対応、来客対応を行います。各会社、配属される部署により業務の範囲は異なりますが、社内での事務作業をおこなうため、営業事務などに比べると専門性は高くありません。

しかし、職場によっては営業事務の範囲まで任されることもあり、庶務や経理も担う場合もあります。一般事務は、企業によって任される範囲が違うのです。単純な作業をしているイメージを持たれがちですが、営業担当や同じ職場のメンバーがよりスムーズに業務を進められるようサポートします。

経理事務

経理事務は、日々の現金の支払いや受け取り、伝票の仕分け・処理、帳簿作成、経費の生産などをおこないます。必要な書類の作成・確認・整理をして、企業のお金のやり取りを正確に処理します。また、銀行へ行き振り込みをしたり、お金を引き出すことも経理の仕事です。企業においてのお金のやり取り全般をおこなうのが、経理事務の仕事となります。

日々の経理の仕事に加えて、より大きな金額を扱う重要な仕事を任される場合もあります。月次補助・月次決算補助・決算などは簿記や商法、法人税法など、会計や法律の専門的スキルが必要です。

経理事務は、人事や総務、営業事務などと業務が重なることも多く、企業によって担当する仕事は異なります。請求書の作成は営業事務がおこなうこともありますが、経理事務が担当するケースもあります。

営業事務

営業事務の仕事内容は、営業担当者のサポート役として資料作成や電話・メール対応を行います。具体的には、資料・書類作成では社内の会議用の資料、顧客用のプレゼン資料、提案書、請求書、見積書などの専門的な資料です。

資料作成をするため

になります。加えて、商品の在庫や納期の確認といった社内・社外ともに営業担当者が円滑に営業活動を行えるようサポートします。

営業職の方はお客様と会い、商品やサービスを提供したり、契約を結んだりしていきます。営業職は自社の利益を上げるためにたくさんの営業をしていきます。つまり、対応するお客様の数は日に日に増加していくのです。初めは営業職だけで処理できていた事務作業も、サポートの力が必要になります。そのため、営業事務という職種が存在します。

一般事務と違う点では、顧客といった社外の人との関わりが多いことから、よりビジネスマナーやコミュニケーションスキルが重要視されています。

医療事務

医療事務は、主に病院やクリニックの受付で患者の応対をしたり、医療費の計算や請求業務を行います。事務職の中でも専門性が求められる仕事です。基本的には医療事務の資格を取得する必要があります。

この職種に必要な要素としては、コミュニケーション能力と、スピードと正確性があります。まずコミュニケーション能力でいうと、病院に来るのは基本的に体調がよくない人に対して、気持ちよく安心してもらえる対応をすることが求められます。

加えて、医療費等の重要な計算を、待ち時間を伸ばさないように正確にスピーディーにやらなければなりませんので、慎重さも必要となります。

その他の事務

その他にも、大学等で学生や教授に関わる事務をおこなう学校事務、輸出入に関する商社やメーカーでの貿易事務、採用や退職、異動の手続きや給与の支払いに関する業務を行う人事・労務事務などがあります。

また、秘書も事務職の一つです。会社役員の補佐をおこなう事務職を秘書と呼ぶことが多く、会社の役員の業務をサポートすることで、個人に付く場合やチームに付く場合があります。他には秘書課・秘書室に所属することもあります。

事務職は会社にとって欠かせない存在ではありますが、企業によっては事務的な作業は新入社員が行うこともあり、事務職として人材を募集していない場合もあります。

8つの仕事内容

ここからは事務職の仕事内容について詳しく説明していきます。事務職の種類によっては行わない業務もありますが、以下の8つは代表的な仕事の内容です。

事務職の基本的な仕事内容は、「メインで業務をおこなう職種の人のサポートや管理」です。会社でプレイヤーとしてメインで活動をしている人たちが、より活動に専念できるよう、その活動に付随するタスクを積極的に担うことが求められます。

そのため、「サポートだから指示を待てばいい」という姿勢ではなく、「この人は次にこういった仕事をするはず。それならば、自分はこの業務をしておいたほうがいい」といった具合に、自分からサポートする相手を考えて動けると、評価されやすくなります。

1．書類作成

事務職が担当する代表的な仕事の一つとして、「書類の作成・処理」が挙げられます。会社の経営する中では、さまざまな書類が必要です。書類作成は、どの事務職でも行う仕事の一つです。

特に営業に関係するものであれば請求書や見積書、また納品書などがあります。病院で言えば、患者に請求するものと、健康保険組合から診療報酬を請求するものが必要になります。

書類の作成を頼まれることはもちろん、契約など書き込まれた書類を確認し処理するのも仕事の一つです。手続きの先を読んで書類を作成するのはもちろんですが、「作って終わり、出して終わり」ではなくファイリングや保管をするのも仕事の一つです。

会社で使用する書類の作成・処理を一手に引き受けているのが事務職といってもいいでしょう。

2．データ入力

書類に記載されているデータをパソコンに入力することも、事務職の仕事になります。この業務では、正確性や入力の速さなどが求められます。データ入力は主に、営業事務や医療事務が対応する仕事です。

例えば、お客様の個人情報や毎日の売り上げの金額、商品の発送や在庫管理などが代表的です。

パソコンを扱う仕事になるため、基礎的なパソコンスキルが必要であることは覚えておきましょう。もちろん、パソコンを使ったことがない人でも、仕事をしながらスキルを身につけることができます。しかし、予めワードやエクセルなど、基本的なことができた方が評価はされやすく、仕事に就いた後もすぐに業務に取り掛かることができます。タイピングなどのスキルもに身に付けておくのも良いでしょう。

下記の記事では、データ入力の仕事を目指す人の志望動機について解説しているので参考にしてみてください。

3．ファイリング

上記で説明した書類をファイリングして整理するのも事務の仕事の一つです。作成した書類は、その場限りではなく、あとで確認できるように保存しておく必要があるからです。ファイリングもほとんどどの事務職でも行う仕事です。

企業によって様々なやり方がありますが、紙で印刷された書類は日付や種類で仕分けし、バインダーやファイルにまとめ、所定の場所に収めていきます。また、パソコンのデータとして作成されたファイルなら、書類の種類や作成日などに応じて、共通のフォルダを作成します。そして誰でも必要な時にすぐファイルを探し出せるような状態にしておくのです。

契約書のような紙1枚でも、なくしてしまえば契約が不成立になることもあります。ファイリングは、会社の経営を担う大切な管理であることを忘れてはなりません。

4．伝票整理

伝票の整理とは、会社の中でのお金の動きを入金や出金、売上げや振替といった伝票に入力して、整理していく仕事です。経理事務が中心となって行う業務ですが、ほかの事務職でも行う可能性は大いにあります。

伝票は、入ってきたお金である売り上げや、会社運営に必要な出金の金額が全て書かれています。それらを整理することで、毎日の売り上げや利益、またそこから従業員の給料などを管理することができるのです。

ビジネスで、お金の動きは非常に重要です。伝票の整理が少しでもずれたり間違えてしまうと、会社の経営にも大きく影響します。

かつては伝票の整理というと、スクラップブックなどにまとめて記録するのが主流ではありましたが、近年では伝票処理をしてくれるソフトを導入する企業が主流になってきています。事務職では様々なツールを使いこなすスキルも重要なのです。

5．備品管理

企業で社員が使用している筆記用具などの消耗品は、毎日の業務に欠かせません。定期的に残量を確認したり、社員からの注文を受けたりして、在庫の管理をおこなっていきます。備品管理は一般事務が仕事を担うことが多いです。

また、デスクや椅子、パソコン、プリンタなどオフィスに必要な機器の注文・管理も備品管理の業務の一つです。定期的にメンテナンスを依頼したり、交換・新規購入などもおこないます。プリンターなど専門機器のメンテナンスを行うために、業者を手配するのも仕事の一環です。

備品の発注は単純な仕事のようですが、どうしたらより効率よく、また安く楽に揃えることができるのかを考える難しさもあります。備品1つ1つは安くても、大量に購入するとなると金額も大きくなります。さらに、ひとつ足りないだけでも、仕事ができないなんてこともあり得ます。

責任のある仕事であることを理解しておきましょう。

6．電話・メール・来客対応

そして、電話・来客対応も仕事です。企業の営業活動では、日々様々な会社や個人とのやり取りがあります。その時、電話や訪問において社内で一番最初にコミュニケーションをとるのも、事務職の大切な仕事です。一般事務や営業事務、医療事務が対応することの多い仕事です。

電話や来客というと、「初めのコミュニケーションだけだし、無難にやっておけば」と思われるかもしれませんが、その初めの印象というのが、会社へのイメージそのものとなります。

電話や来客で対応する事務職の印象がよければ、「この会社は対応のよさそうな会社だ」と相手に好印象を与えることができます。もしも、ぞんざいであれば「この会社を利用するのはやめよう」ともなり得ます。

また、丁寧な言葉遣いやビジネスマナーも問われます。社会人としての基本的な作法ができていないのは恥ずかしいだけでなく、とても失礼で会社自体の評価を下げてしまいます。あなた自身が会社の顔であると認識し、対応することが大切です。

7．郵送物管理

そして、郵便物の管理です。取引先からの郵便物だけでなく、就活生の履歴書まで、様々な郵便物が企業には送られてきます。一般事務が主にこの仕事を行います。

送られてきた郵便物を仕分け、各部署の担当者にきちんと渡します。営業職など、外に出回りをしているような人には、デスクにおいてのちにメールをしておくなどの配慮も大切です。郵便物は、送り主がメールなどの簡易的な方法ではなくわざわざ送ってきているものなので、重要であることが多いのです。

また、こちらから郵送したいものを管理するのも事務職の仕事の一つです。社員全員に締め切りを提示し、郵便物を受け取ります。こちらから出す郵便物も急いでいるものがあるかもしれないので、確実に郵送する必要があります。これも責任のある仕事です。

8．その他

ここまで提示した7つの代表的な仕事以外にも、事務職の仕事はたくさんあります。

事務職の他の部署のサポートの方法の一つとして、オフィスを快適に保つことが挙げられます。そのため、清掃業者の手配、空調・照明設備の管理、防災設備管理などをおこない、働く環境を整えます。企業がオフィスビルに入居している場合は、ビル全体の防災活動である防災訓練などのスケジュールを把握して社員へ告知します。

サポートの方法は様々あります。働きやすい環境、設備、制度を追求すればするほど、仕事はたくさん作ることができます。単純作業が多いとされがちな事務職ですが、自分自身で新しい仕事を作ることも可能であり、付加価値を付けることもできるのです。

事務職の魅力

事務職の魅力とは何なのでしょうか。この仕事は「バックオフィス」と呼ばれるような、表立って目立たない仕事です。そのため、自分がした仕事が数字となって評価されることは少なく、成果を実感しづらい仕事ではあります。

しかし、必要不可欠な仕事としてどのような魅力があるのでしょうか。ここでは3つの事務職の魅力について解説していきます。しっかりと確認していきましょう。

パソコンスキルを身に付けることができる

最初の魅力のポイントはパソコンスキルを身に付けることができるという点です。先ほど説明した通り、事務職の業務内容ではパソコンを多く使用します。

パソコンなしでは成り立たない事務職は、必然的にパソコンスキルが身につくのです。書類の作成はもちろん、表を作ったり、社員向けのポスターを作成したりと、そのスキルは多岐にわたります。

他の部署であると、ある一定のソフトなどのスキルは身につきますが、事務職のように様々なパソコンスキルを身に付けられるのは大きな魅力の一つです。

パソコンのスキルは部署異動や転職をしたときにもとても役立ちます。そのため、自分のキャリアステップを考える上でも魅力的です。

決まったルーティーンワークで仕事をすることができる

2つ目の魅力的なポイントは、決まったルーティーンワークで仕事をすることができる点です。事務職は業務内容は様々であるものの、毎日決められた仕事を行うことが多いです。

イレギュラーな仕事が少ない事務職は、決められた仕事を自分の勤務時間内でスケジュールを立てられるので、コツコツと努力ができるような人にとっては働きやすい環境です。

一方でクリエイティブで、様々な日々移り変わる仕事にチャレンジしたい人には、決まった仕事を行うことがつらくなってしまうかもしれません。

ビジネスマナーを身に付けられる

事務職は書類仕事など事務処理の業務だけではなく、電話や来客の対応もあります。事務職は人とかかわることの多い仕事であるため、ビジネスマナーが必要です。

ビジネスマナーがきちんとできていないと、対応がスムーズにできず、企業の仕事に支障が生じてしまうことも多いです。また、企業内でもさまざまな部署の人と連携して仕事を進めるため、来客などの対応がなくてもマナーは必須といえます。

初めはできないことも多いですが、働いて行くうちに学んでいくことができます。事務職は、営業や経理の人、その他の部署の社内の人と多くかかわる仕事であるため、その人との関わりの中で、基本的なビジネスマナーを身に付けられるのです。

社内外の人とのかかわりや、電話や来客対応では会社の顔となるこの事務職では、確実にビジネスマナーを身に付けていけるでしょう。

職場で必要とされる存在になれる

そして、職場で必要とされる存在になれるということです。先ほど、この仕事は成果を実感しづらい仕事と表しましたが、それはあくまで数字での成果です。

事務職は常に会社の社員のために一生懸命に働いています。そのため他の部署の人から「ありがとう」「助かります」などの言葉を直接かけてもらえることが多いです。社員からすると、事務職なしではどの仕事も成り立ちません。

急な仕事にすばやく対応できたり、相手よりも先にミスに気づいてあげられたりすると、直接的に感謝をしてもらえます。売上などの数値よりも、身近な人からの感謝が嬉しい人には、ぴったりの仕事といえるでしょう。

事務職志望の学生に有利な資格

ここからは事務職を志望するにあたってどのような資格が有利なのか、どのような資格を勉強するといいのかを説明していきます。事務職といっても一般的な資格から専門的な資格もあります。専門的な事務職に就く場合は、その専門的な分野の資格を持っておくと就職活動の際には有利になります。

事務職には企業によって役割が大きく異なる場合があるので、自分がどのような企業に志望するのか、どのような業務内容の事務職に進むのかを考えて資格を選ぶ必要があります。また資格取得で学んだ内容を仕事で活かすという考え方を持つことが重要です。

TOEICなどの英語スキル

TOEICは英語によるコミュニケーションスキルを評価するための成果共通の検定で、TOEICが他の資格と違うところは合格･不合格判定ではなくスコアで表示される点です。TOEICで高得点を取ると、「英語での会話ができる」だけでなく英語の読解力を持っている証にもなります。

ただし高得点を取って終わりではなく、継続して学ぶことで業務で役立つ英語を身につけられ、成果にも繋がります。

貿易事務など海外の企業と取引をしたり、貿易関係でなくとも業務上海外企業との関わりがある企業の事務を志望する場合は必須であり、現在では企業のグローバル化が進んでおり幅広い業界で注目されている資格といえます。

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秘書技能検定

秘書技能検定とは、ビジネスマナーや一般常識に関する資格で、知名度はとても高いです。ビジネスマナーだけでなく立ち振る舞いや言葉遣いなど、事務職としてのスキルの証明になります。事務職は社外との関わりも多いため、ビジネスマナーなどで企業のイメージをマイナスにすることは避けなければいけませんので、そのためにも必要です。

秘書検定は1級から準1級、2級、3級とあり、3級は初級編といったところです。2級は一般的な内容となっており、その先の準1級などは専門的な範囲なってくるためまずは2級取得を目指します。

秘書検定取得のために学んだ内容は、秘書を目指す人以外にも社会人として役に立つ技能を身につけられます。

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簿記検定

簿記検定といわれる日商簿記検定は、企業のお金の流れに関する損益計算書や貸借対照表などの財務諸表などを学ぶことから、一般事務だけでなく営業事務やさまざまな事務職で活躍できます。2級まで取得していると経理事務などでも非常に有利な資格で事務職を志望するのであれば取得しておきたい資格です。

日商簿記は4級から1級までありますが、2級で企業の現場で使えるスキルが身に付きやすく簿記2級以上を募集要項にしている企業も少なくありません。しかし、企業の経理や財務に関する内容になるため、4級や3級などからしっかりと学び取得していく必要があります。

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事務職は会社を支える柱となる重要な仕事

事務職は一見地味なように見えて、とても大切な部署です。会社を支える柱ともいえるでしょう。

近年では、AIの発達により、だんだん事務職の需要が低下していると言われています。確かに、業務はAIに取って代わられ、人間の負担も減ってきてはいます。しかし、今どの部署がどんな状況で、どのように困っているのか、それを解決するための臨機応変な対応や、そこから生まれる感謝は、人間でしかできない仕事といえるでしょう。

この事務職という職をしっかりと理解して、後悔のない就職活動を進めていきましょう。

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