内定について

カバーレターに記入する内容と内定に近づくコツ5つ【見本付き】

英語の履歴書にはカバーレターが必須

日本では履歴書は1枚書けばOKですが、英語の履歴書の場合は履歴書に加えてカバーレターの作成が必須になります。カバーレターとは履歴書を補うもの、そして企業の人事担当者への挨拶も兼ねたものなので、履歴書に同封していないと充分にPRできないばかりか、やる気がないとみなされマナー違反になる場合もあります。

日本での添え状や、送付状というイメージを持つと分かりやすいかもしれませんね。英語の履歴書の場合はカバーレターは必須です。海外や外資系への就活の場合は英文履歴書の作成を求められることがほとんどなので、志望する人は必ず覚えておきましょう。

カバーレターを作成する意味って?

履歴書を作成したのにどうしてその上カバーレターまで作成しなくてはならないのか。そんな疑問を持つ人も多いかもしれません。カバーレターとはその名の通り、履歴書の内容をカバーし、さらに自己PRをするためのものです。履歴書には収まりきらない自分の魅力をアピールしたり、より深く自分のことを知ってもらうためにはカバーレターの作成は必須になります。

英文履歴書の場合は、履歴書本体よりもこのカバーレターのほうを重視してみるという人事担当者も多いので、カバーレターの作成には履歴書の作成より気合いを入れる必要があります。またここで上手く自分をアピールすることができれば採用試験でも一気に有利になりますので、ポイントをきちんと抑えて作成しましょう。

スキルや人間性をアピールできる

カバーレターは職歴以外の自分のアピールポイントを記載することができます。自分のことを自由にアピールすることができるのがカバーレターの大きな特徴です。自由にアピールできるからこそ、その人のスキルや人間性が色濃く現れます。

そして履歴書の内容を補うものですが、同時に履歴書を読み込んでもらうための重要な書類でもあります。上手くかけていれば履歴書とカバーレターの両方を読み込んでもらうことができるので、より人事担当者の印象にも残りやすくなります。

カバーレターに記入する内容

肝心なカバーレターの書き方についてご紹介していきます。イメージは日本の添え状、送付状のようなものだとしても、項目を書く順番は一緒なのでしょうか?一体どのようにしてカバーレターの構成を構築して、文章を記入していけばよいのでしょうか。実はカバーレターには5つの項目が必要になります。

・自分の連絡先
・採用担当者の名前
・志望する職種や経歴
・最終学歴
・次の連絡を取る方法

以上5つの項目を記載する必要があります。それでは次の章で、5つの項目を解説していきます。

自分の連絡先

まず最初に、カバーレター右上部には「自分の連絡先」を記入します。英文での作成になりますので、英語表記に注意が必要です。

・住所

住所は番地、区、都の表記や記載順番が変更になります。もし英語表記が分からない場合は、市区町村に聞いてみましょう。

(例)150-000 東京都渋谷区●●町 2丁目3番地4号
→ 2-3-4 ●●town, Setagaya-ku, Tokyo, 150-0000

・電話

電話番号は「Mobile:」の後に電話番号を記載します。

(例)Mobile:080ー0000ー0000

・メールアドレス

メールアドレスは「Email:」の後にメールアドレスを記載します。

(例)Email:●●●@com

日本の添え状、送付状であれば、先に記載する項目といえば「送り主」の情報になります。カバーレターはあくまでも英文作成です。書く順番には要注意です。

採用担当者の名前

次に、宛名として「採用担当者の名前」を書きます。採用担当者の名前が分からない場合は、画像のように「Dear Sir/Madam」と記入します。他にも「To Whom It May Concern」という表現も可能です。企業によっては「採用担当」と名乗るだけで、名前を明かさない会社もあります。

過去のメールのやり取りや、応募サイトに記載してある採用担当者の名前を確認してから作成に入りましょう。名前と性別が分かる場合は「Mr.~/Ms.~」というように記載します。「Mr.~/Ms.~」の後はフルネームではなく名字のみでOKです。

(例)採用担当が男性の田中さんの場合
「Dear Mr.Tanaka」

志望する職種や経歴

カバーレターの中で最も重要な項目といえるのがこちら「志望する職種や経歴」です。英文作成に頭を悩ませる部分でもありますが、この項目こそが面接官が注視する箇所です。企業でやりたいことと、なぜ自分が企業にふさわしいのかを示しましょう。

履歴書内の自己PRのポイント、最も興味を惹きつける点を2~3つほど取り入れて記入してください。履歴書内の要点の全部を記入すると、主張したいことが絞れておらず、散らばっている文章になり、面接官の理解に苦しみます。そして、日本の感覚と違うのが、海外、外資系企業への応募は積極的な押し売りで構わないということです。

私たち日本人はどうしても自分を売り込んだり、主張したりすることが苦手な傾向にあります。よって自然と控えめ・消極的な印象になってしまいます。カバーレターの志望する職種や経歴の項目では、実際に取り組んできた成功例や、達成した目標があれば数字化することも有効です。

最終学歴

志望する職種や経歴の記入が終わったら、次は「最終学歴」です。この項目も、面接官は要チェックをしますので、スペルミスのないように記載します。

(例)
●●過程を修了予定です。
「I will complete my bachelor of ●●」

●●大学の生徒です。
「I am a student of ●● University.」

大学名を記載するだけではなく、大学で何を専攻したか、専攻課程で研究した分野なども記入するとよいでしょう。研究分野によっては独特な英語表現や専門用語になりますので、間違いのないよう徹底的に調べてください。

次の連絡を取る方法

最後の締めは、次の連絡を取る方法です。ただ電話番号を記載するだけではなく、「Thank you very much for your attention」などのお礼の一文を添えることも効果的です。履歴書はシンプルに電話番号を記載するだけですが、一言添えることができるのがカバーレターの魅力です。

面接官が連絡したくなるような英文をカバーレターに記載しましょう。そして、連絡を取る方法の下部に、自筆の英語表記での署名をします。基本的にはカバーレターはパソコンで入力して構いませんが、自筆のサインだけは手書きで書きます。印刷して出力する場合は、自筆の署名のスペースを確保してレイアウトを構成していくようにします。

(例)田中 よしこ
「Tanaka Yoshiko」

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

内定に近づくカバーレターを作成するコツ5つ

カバーレターは採用試験で大きな役割を果たします。カバーレターの内容次第で合否にも大きく影響します。カバーレターは英文履歴書に同封するものなので、英語で作成しなければなりません。英語になれていないと文章を書くということも大変ですし、英語で自分をPRするというのはもっと大変です。

ですのでカバーレターの作成はハードルが高いと感じる人も多いでしょう。しかし、内定に近づくカバーレターを作成するためにはコツがあります。そのコツさえ守れば英語になれていない人でも簡単に作成することができますので、まずはそのコツを見ていきましょう。

①書類は「分かりやすく簡潔に」が鉄則

就活で必要な書類は分かりやすく簡潔に書くことが鉄則です。カバーレターに関してもそれは同じで、余計な情報は書き込まず、要点だけをまとめて簡潔に書くということが求められます。カバーレターはA4用紙1枚にまとめます。そこに最大限自分のPRを書かなくてはならないので、出来る限り無駄をそぎ落とす必要があります。

英語で書くとなるとなかなか要点だけを書くというのは難しいかもしれませんが、結論から書くというのが英語の特徴でもあるので、しっかりと文法を守れば自然と簡潔な文章を作成することができるでしょう。少し物足りないかなと思うくらいでも大丈夫です。必要なことは面接にて口頭で付け加えればいいので、文面はとにかくすっきりとさせ、読みやすいということを第一に考えて作成しましょう。

②英語力を駆使する

カバーレターは英語での作成なので英語力に自信がない人はそれだけで大変だと感じるかもしれません。たとえ英語があまり慣れない人でも「自分の言葉」と「自分なりの英語」で書くことが大切です。他人に訳してもらうと意味合いが変わってしまったり、面接時に辻褄が合わなくなってしまう事があるので英語が苦手でも必ず自分の言葉で作成するようにしましょう。

手伝ってもらう場合でも文法を教えてもらったり、構成におかしなところがないかチェックしてもらうぐらいに留めておきましょう。自分の知らない単語を教えてもらい、それを盛り込みすぎると覚えられなかった場合、面接で困るので注意が必要です。

また翻訳サイトなどを使うのは控えましょう。翻訳サイトの翻訳は完璧とは言えず、時には明らかにおかしい訳になっている場合もあるので、時間がかかっても自分の力で少しずつ作成するようにしてください。

③その仕事に自分が適任な理由を明確に

カバーレターに書く主な内容は志望動機や自己PRになります。ただそれだけで終わってしまうと人事担当者の目には留まりません。志望動機や自己PRだけではなく、応募した職業をあなたに任せるメリットや適任の理由を述べるようにしましょう。

なぜ自分がその職業に応募したのか、自分を雇うメリットは何なのかを記すことで、さらに自分のことをアピールすることができます。自分の能力とその仕事に求められる能力がしっかりとマッチしていれば評価のポイントにもなりますし、しっかりと企業研究ができているという点についてもアピールすることができます。

就職してからの自分の働きを想像することで、自分のモチベーションも上がりますし企業研究もできて一石二鳥です。ですのでカバーレターを作成する前には、その企業で働いている自分をイメージするようにしましょう。

④定量的な事柄を書く

カバーレターでアピールポイントを書くときには、相手がイメージしやすいということが大切になります。どれだけ素晴らしいことが書かれていても相手が上手くイメージ出来なければ、あなたの魅力を最大限に伝えることはできません。相手に上手くイメージさせるためには、数字などを使い具体的に文章を作成することがポイントです。

自分が絶対にここだけはアピールしたいということがあるなら、なおさらその点については数字などを用いて具体的に表すようにしましょう。例えばTOEICなどであれば、点数でどれくらいの英語力の持ち主なのかがすぐに分かります。外資系企業の場合でもTOEICは、有効な場合が多いので忘れずに書くようにしましょう。

⑤手書きではなくPCで作成する

日本では履歴書など就活の書類は手書きで書くことが求められますが、海外や外資系の場合はそうではありません。手書きよりも読みやすいPCで作成したものが好まれます。日本ではその人の書く文字から人柄を読み取ったりもしますが、海外にはそういった文化はなく、世界的に見ても手書きが好まれるというのは日本独自の文化であるといえます。

また英語の場合は手書きだと筆記体で書くことが基本になるので、手書きだとアルファベットが読み取りづらい時があるので、カバーレターは必ずPCで作成するようにしましょう。また書体はTimes New Romanがオススメです。日本で言う明朝体のようなフォーマルの書式になるので、PCで英文を作成するときにはこの書式を選ぶようにしましょう。

カバーレターは必要項目を記入の上でアピールしよう

カバーレターを作成する機会はあまりないので、初めはなかなか大変かもしれません。慣れない文章の作成に加えて英語で書かなければならないという別のハードルもあるので、なおさら大変でしょう。慣れないうちは作成がはかどらないかもしれませんが、そんなときこそ慎重に作業することを心がけましょう。

カバーレターも履歴書と同様に書き終えたら見直すようにしましょう。日本語での間違いはすぐに発見できても英語での間違いは発見しづらいということもありますので、何度も見直しが必要です。また英語に自信がない場合は、英語の出来る友達や先生にもチェックしてもらうようにしてください。

カバーレターを作成するのは大変なことですが、だからこそ細かいところでミスをするともったいないです。せっかくの努力を無駄にしないためにも慎重に注意深く作成するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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