内定について
【カバーレターの書き方と注意点】テンプレートと見本で解説
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目次
カバーレター作成のコツを押さえて合格しよう
外資系企業に就職を考えている方や、エントリーから面接につながらない方は多いのではないでしょうか。外資系企業に書類を提出する際には、日系企業とは違いカバーレターを作成する必要があります。
カバーレターの正しい記入方法と手順を知っておくことで、不備のないカバーレターを作成することができます。正しく記入されたカバーレターは面接官からの印象も良いでしょう。正しく作成するためのコツを押さえて、外資系企業の内定を目指しましょう。
この記事では「カバーレターとはなにか」「カバーレターはなぜ必要なのか」「どのように記入すればいいのか」といった疑問を解説していきます。是非書き方と例文を参考に、カバーレター作成のコツを押さえて、合格できるよう準備を進めましょう。
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カバーレターとは
カバーレターとは、英文履歴書に同封する書類のことです。日本においては送付状や添え状と呼ばれている書類のことを、英文履歴書の場合カバーレターと呼びます。そしてカバーレターは正しく記入することで、書類選考を突破する可能性が高まります。それは送付状とカバーレターの「役割」の違いを知ることで理解できます。
日本の送付状の役割は、封筒の中に同封している他の応募書類がきちんと企業に届いているかの確認の意味で同封します。そのため、記入する内容は同封書類が何枚かや、相手に対する挨拶やお礼を記入します。
一方で、海外のカバーレターの役割は「応募企業に入社したい」という志望動機や自己PRを伝えるという役割があります。英文履歴書は日本の履歴書とは違い、志望動機欄や自己PR欄がありません。そのためカバーレターに志望動機や自己PRを記入するのです。この点が送付状とカバーレターの「役割」の違いと言えます。
カバーレターは単なるビジネスマナーとして同封するのではなく、書類選考を突破するための重要な書類です。カバーレターの役割を理解し正しく記入することで、書類選考を突破する可能性を高めることができるでしょう。
カバーレターは手紙形式で記入します。そのため主語を省略することや、箇条書きで記入することはマナー違反です。主語を忘れずに記入し、箇条書きではなく文章で記入しましょう。ただし1パラグラフが長くなりすぎると読みづらくなります。
そのため1パラグラフ当たり、2～3行程度に収めるよう心がけましょう。カバーレターはPCで作成することがほとんどです。そのため提出前に1パラグラフが長くなりすぎていないかチェックし、校正すると良いでしょう。特に英作文に慣れていない方はスペルミスがないか、1文字ずつ入念にチェックすると良いでしょう。
では実際にカバーレターの書き方を解説していきます。参考に作成を進めてみてください。
以下の記事では、送付状の記入方法を詳しく解説しています。併せて確認してみてください。
カバーレターの見本
カバーレター作成の手順を確認する前に、あらかじめ見本で完成形を確認しておきましょう。確認しておくことで、手順を理解しやすくなるでしょう。是非確認してみてください。
カバーレターの書き方11ステップ
それでは実際に「カバーレターの書き方」ついて詳しく解説していきます。カバーレターの書き方は自分の氏名の記入から順番に11ステップあります。ステップ1からステップ11まで順番通りに記入することで記入漏れや記入ミスをする可能性が低くなります。ステップ1から手順に沿って記入してみてください。
1.自分の氏名と連絡先を記入する
氏名、住所、電話番号、メールアドレスの順に記入します。記入場所は、左寄せもしくは中央です。
住所は、建物名・部屋番号・番地・市区町村・都道府県・郵便番号の順に記入します。都道府県・市区町村などの英語表記が分からない場合は、自治体に問い合わせることや自治体のホームページを確認しましょう。
2.日付を記入する
書類を提出する日付を日、月、西暦の順に書きます。記入する日付は書類を作成した日付ではなく、ポストに投函する日付を記入します。
事前にカバーレターを作成し、時間をおいて提出する場合は、投函日が決まってから日付を記入するのがよいでしょう。
3.宛名・宛先を記入する
採用担当者の氏名と部署・役職に加えて、応募先の企業名・住所を記入します。採用担当者の名前や部署などが分からない場合は、「Mr.Sir/Madam」や「To Whom It May Concern」と記入します。
住所は、建物名・部屋番号・番地・市区町村・都道府県・郵便番号の順に記入します。都道府県・市区町村などの英語表記が分からない場合は、企業に問い合わせることや企業のホームページを確認しましょう。
4.担当者名を記入する
「Dear」と文頭に入れて、採用担当者の氏名を書きます。フルネームだとより丁寧な印象を与えることができるでしょう。
また担当者の名前が分からない場合には「To Whom It May Concern」「Dear Hiring Manager」などと相手を特定しない書き方もありますが、避けたほうが無難です。できる限り企業に問い合わせて担当者の名前をあらかじめ確認しておきましょう。
5.件名を記入する
件名には、書類を送付する目的を記入します。「RE:（コロン）」は「主題・件名」「～について」という意味で、英文メールや英文レターでよく使われる表現です。「Reply」の意味ではありません。覚えておくとよいでしょう。
件名に記入する内容は「応募したい職種」を伝えましょう。希望する職種に、求人番号が振られている場合もあるでしょう。求人番号がある場合には忘れずに記入しましょう。
6.応募経緯や希望職種を記入する
本文にまず記入するものは、応募職種と応募の経緯です。どの職種に応募しているのか、どのようにして求人情報を知ったのかを端的に伝えるとよいでしょう。
また企業名や応募職種を明記し、そのカバーレターが他社の応募書類の使いまわしでないことが分かるようにすることも大切です。アメリカ人の中には、カバーレターを使いまわす人もいるからです。
また、企業名や応募職種を明記することで、志望度の高さを採用担当者に伝えることもできるでしょう。忘れずに企業名や応募職種を明記しましょう。
文章量は、2～3行程度にまとめるのが一般的です。長すぎたり、短すぎないよう2～3行程度にまとめましょう。
7.志望動機を記入する
本文に次に記入するものは、英文履歴書・職務経歴書（レジュメ）に書くことができない、志望動機や自己PRを記入します。応募職種にいかに自分がふさわしいのかをアピールするのが目的です。
レジュメの内容から、特に強調したい能力やスキルをピックアップして、熱意や意欲が伝わるようにまとめるとよいでしょう。記入する際のポイントは具体的な実績を交えることです。例えば、大学での成績や学外活動で表彰された経歴などがあれば、記入しておきましょう。
志望動機や自己PRのポイントが複数ある場合は、パラグラフを分けると読みやすくなります。それぞれ2～3行程度でまとめるとよいでしょう。
8.感謝を記入する
本文に最後に記入するものは、感謝を記入します。カバーレターを読むために時間を費やしてもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。
また併せて面接を受けたい意思を示し、いつどのようにコンタクトが取れるのかを伝えましょう。最後まで希望職種への意欲を示すことで、働きたいという熱意を伝えることができます。
文章量は、2～3行程度にまとめるのが一般的です。熱意をこめすぎ長すぎないよう2～3行程度にまとめましょう。
9.結びの言葉を記入する
英文で手紙を書くときは、文末に結びの言葉を入れるのが一般的です。日本の手紙の「敬具」にあたる部分です。
カバーレターでも「Yours sincerely」や「Yours faithfully」「Best regards」「Cordially」などの締めの言葉を記入しましょう。本文から1～2行間隔を空けて書きます。記入漏れが多い項目なので、注意してください。
10.署名を記入する
そのカバーレターが確かに自分が書いたものだということを証明するために、自筆で署名をし、そのあとにタイピングでフルネームを記入します。
11.同封書類を記入する
最後に「Enclosure」という言葉で区切って、同封書類の案内を行います。レジュメしか送らない場合は続けて「Resume」と書いておきましょう。
同封物が2種類以上ある場合は、「Enclosures」と複数形を用います。間違えないように覚えておくとよいでしょう。
カバーレターの提出前に確認しておきたいこと3選
カバーレターの提出前に確認しておきたいことを3つご紹介します。初めて英文を作成する方や、カバーレターを初めて作成する方が間違えやすいものです。応募書類を提出する前に確認しておくと良いでしょう。それでは1つずつ詳しく解説していきます。
1.自分の連絡先は正確に記入できているか
氏名、住所、電話番号、メールアドレスなどの自分の連絡先が正確に記入できているかを確認しておきましょう。
住所のスペルミスや記入順を間違えていると、企業からの書類が届かない事態になりかねません。企業から届く書類は重要なものが多いため、届かないことを避けるためにも住所のスペルや順番には注意しておきましょう。
2.スペルや文法は正しく使えているか
スペルミスや文法ミスは厳禁です。スペルや文法に間違いがあれば「見直さずに提出した」や「意欲が高くない」と判断されかねません。
日本人の感覚ではケアレスミスですが、英語を母国語としている方にとっては大きな違和感でしょう。提出前にスペルや文法が正しく使えているかをチェックしておきましょう。
英語の堪能な友達に確認してもらうことや、文法チェックをしてくれるサービスもあります。「スペルチェック」などと検索すると出てくるので、是非活用してみてください。
3.文頭は大文字で記入しているか
文頭を大文字にすることも、英文を作成慣れていないと間違えることが多いでしょう。冒頭でもお伝えしたようにカバーレターは手紙形式で記入します。
そのため文頭は大文字にする必要があります。スペルミスや文法と同様に、日本人の感覚ではケアレスミスですが、英語を母国語としている方にとっては大きな違和感でしょう。
提出前に文頭が大文字になっているか見返すとよいでしょう。
正しくカバーレターを記入して合格に近づこう
冒頭の繰り返しになりますが、カバーレターと送付状は「役割」が大きく異なります。カバーレターでは志望動機や自己PRも記入する必要があるため、応募書類の中でも重要な書類と言えるでしょう。
カバーレターの書き方のステップに従って記入し、注意点にて提出前に確認することで正しく記入したカバーレターを作成することができます。正しくカバーレターを作成して書類選考を突破しましょう。