志望動機
【事務職の仕事内容とは】種類や志望動機の作成ポイントも紹介
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事務職の種類とは
事務職といっても仕事内容にはさまざまな種類があります。同じ事務職と呼ばれる人でも全く違う専門性を持っており、各分野で欠かせない職業です。よく知られている事務職が一般事務と呼ばれる職種で、他には営業事務や貿易事務、秘書など事務職になります。
おのおの役割が異なり、その仕事をするために必要なスキルが変わってきます。そして仕事内容は全く異なりますが、どれも業務を円滑にするために重要な仕事であることは違いありません。そんな事務職について本記事では各役割の違いをわかりやすく紹介します。
一般事務：各部署の補佐を担う
一般事務の仕事内容は、主に契約書などの各種資料作成、データ集計、ファイリング、会社内での電話・メール対応、来客対応です。各会社、配属される部署により業務の範囲は異なりますが、社内での事務作業をおこなうため営業事務などに比べると専門性は高くありません。
しかし、職場によっては営業事務の範囲まで任されることもあり、庶務や経理も担う場合もあります。一般事務は、単純な作業をしているイメージを持たれがちですが、営業担当や同じ職場のメンバーがよりスムーズに業務を進められるようサポートします。
OA事務と一般事務の違いについて、知りたい人はこちらの記事もチェックしてみてください。
経理事務：お金のやり取り全般
経理事務は日々の現金の支払いや受け取り、伝票の仕分け・処理、帳簿作成、経費の生産などをおこないます。必要な書類の作成・確認・整理をして、企業のお金のやり取りを正確に処理します。また、銀行へ行き振り込みをしたり、お金を引き出すことも経理の仕事です。企業においてのお金のやり取り全般をおこなうのが、経理事務の仕事となります。
日々の経理の仕事に加えて、より大きな金額を扱う重要な仕事を任される場合もあります。月次補助・月次決算補助・決算などは簿記や商法、法人税法など、会計や法律の専門的スキルが必要です。経理事務は、人事や総務、営業事務などと業務が重なることも多く、企業によって担当する仕事は異なります。請求書の作成は営業事務がおこなうこともありますが、経理事務が担当するケースもあります。
人事・労務事務：採用の手続き
人事・労務事務は社員の採用や退職、異動の手続きや給与の支払いに関する業務を中心におこないます。新しく社員を採用した時の社会保険の手続き、社員名簿の管理、勤怠管理、給与計算などが主な仕事です。新入社員に労働条件を詳しく説明して、雇用契約書などの手続きや、各保険の加入などを担当することもあります。
また、業務で社員が怪我をしてしまった時の労災保険の手続きや、結婚・出産におけるお祝い金の支払いなども仕事のひとつです。ほかにも、社員の研修をするための資料作成や当日のサポート、制度変更に伴う社内への告知、社員の引っ越しや結婚の際の情報の更新なども人事・労務事務の仕事です。企業の人事に関する幅広い業務をおこなうこととなります。
総務事務：備品や設備の管理
企業での仕事をスムーズにおこなえるようにサポートするのが、総務事務の仕事です。企業で社員が使用している筆記用具や消耗品は、毎日の業務に欠かせません。定期的に残量を確認したり、社員からの注文を受けたりして、在庫の管理をおこないます。
また、デスクや椅子、パソコン、プリンタなどオフィスに必要なOA機器などの注文・管理も総務の仕事です。定期的にメンテナンスを依頼したり、交換・新規購入などもおこないます。
ほかにも、オフィスを快適に保つのも総務事務の大切な仕事のひとつです。清掃業者の手配、空調・照明設備の管理、防災設備管理などをおこない、働く環境を整えます。企業がオフィスビルに入居している場合は、ビル全体の防災活動である防災訓練などのスケジュールを把握して社員へ告知します。
営業事務：営業のサポート
営業事務の仕事内容は、営業担当者のサポート役として資料作成や電話・メール対応を行います。具体的には、資料・書類作成では社内の会議用の資料、顧客用のプレゼン資料、提案書、請求書、見積書などの専門的な資料です。
資料作成をするためパソコンのスキルや営業活動に関する数字への理解が必要になります。加えて、商品の在庫や納期の確認といった社内・社外ともに営業担当者が円滑に営業活動を行えるようサポートします。
一般事務と違う点では、顧客といった社外の人との関わりが多いことから、よりビジネスマナーやコミュニケーションスキルが重要視されています。
法務事務：契約書類のチェック
法務事務は、契約書のチェックと管理が主な仕事です。企業で顧客と取引する際は必ず契約書が必要となりますが、その都度新しい書類を作成するのは時間がかかります。そのため、企業ではあらかじめ複数の書類形式をテンプレートとして用意しておき、状況に合わせてカスタマイズをおこない契約書を作成しています。
法務事務は、それらの書類を発行する際、不備がないか、カスタマイズした項目に間違いがないか、法律的な問題はないかなど、最終的な確認をします。また、必要に応じて用意してあるテンプレートの更新や新規作成もおこないます。ほかにも、法的トラブルや労災、知的財産権、顧問弁護士とのやり取り、社内マニュアルの作成などを任されることもあります。
貿易事務：専門性が必要
貿易事務の仕事内容は、輸出入に関する商社やメーカーでの事務業務となります。具体的には、輸出に関する業務として輸出通関書類作成、通関手配、運送便の手配、L/C(荷為替手形に付いた信用状)買取などで、輸入に関する業務として輸入通関手配や商品の納入管理、関税納付と消費税納付など専門性が高い仕事です。
輸出入に関わるあらゆる方への連絡や関係者との調整が多くあります。企業により業務の幅が異なりますので、志望する企業がどのような範囲で業務をおこなっているか確認する必要があります。また、海外とのやり取りが多いため英語のスキルが必須です。
秘書：会社の役員の補佐
会社役員の補佐をおこなう事務職とは、秘書と呼ばれる人です。秘書の仕事内容は会社の役員の業務をサポートすることで、個人に付く場合やチームに付く場合があります。他には秘書課・秘書室に所属したり、兼務秘書という仕事もあります。
具体的に、個人つきの秘書とは一人の上司に付く秘書です。秘書課・秘書室などがある企業では、秘書課・秘書室に所属して複数名でチームとして業務のサポートをおこないます。チーム付き秘書とは、特定のチームについてチームの業務が効率的に進むようにサポートする役割をする秘書です。
秘書の業務内容ですが、主に電話･メール･来客対応となります。電話であれば上司宛の電話の一次受け付けで、メールであれば全てのメールをチェックし、自分で返信できるものか上司の判断が必要なものかの分類をし処理します。
学校事務：学生とのコミュニケーションも発生
学校事務は、大学等で学生や教授に関わる事務をおこなう仕事です。大学では、オープンキャンパス、入学や卒業、通常の授業、試験、就職活動等、様々なイベントや行事があります。学校事務の担当は、これらが円滑におこなわれるように地道な作業をするのはもちろん、他の学校と差別化できるように企画をおこなうこともあります。
例えば、キャリアセンター等ではキャリアコンサルタントの資格をもった職員が直接生徒の相談にのったり、外部の講師を招いて就職活動成功のための講座を企画したりしています。その他、履修やテストに関する事務手続きもしているため、学生と直接コミュニケーションをとることも多い職種です。
医療事務：資格を有しレセプト作業が主
医療事務は、主に病院やクリニックの受付で患者の一次応対をしたり、医療費の計算や請求業務をしたりする、事務の中でも専門性が求められる仕事です。基本的には医療事務の資格を取得する必要があります。
この職種に必要な要素としては、コミュニケーション能力と、スピードと正確性があります。まずコミュニケーション能力でいうと、病院に来るのは基本的に体調がよくない人に対して、気持ちよく安心してもらえる対応をすることが求められます。加えて、医療費等の重要な計算を、待ち時間を伸ばさないように正確にスピーディーにやらなければなりませんので、慎重さも必要となります。
事務職の概要
事務職は一般職といわれるように業務が幅広く、種類も多いためイメージするのが難しい仕事です。また、基本的に各部署のサポートがメインとなるため、詳しくどのような業務内容なのかを理解していない人も少なくありません。
事務職の中にもさまざまな仕事があり、働く場所によって内容は異なるとあまり知られていません。総合職との違いや志望動機のポイントなども深く理解されていないケースがあります。
事務という職種が総合職とどう違い、事務職になるためには何が必要なのか、また気になる事務職の給料について詳しくみていきましょう。
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事務職と総合職は別の職種
総合職とは、将来の幹部候補としての役割があります。幹部として企業によってはさまざまな職種を経験してもらうため、転勤や職種転換があります。数年ごとでローテーションする場合もあるようです。ただし、適正によっては最初から同じ職種を続けることもあります。
各部署のメンバーが円滑に仕事ができるようにするため、資料作成や環境整理といった裏方から支える役割が事務職です。総合職と比べると負う責任が少なく、基本給はその分低くなっています。また、転勤や異動の可能性も少ないです。
基本的な仕事内容
事務職の基本的な仕事内容は、「メインで業務をおこなう職種の人のサポートや管理」です。例えば、秘書業務は役員や重役のスケジュールの管理や予定の手配、営業事務であれば、営業にいくための資料の作成や出張の手配等、会社で利益をとってきたりメインで活動をしている人たちが、より活動に専念できるよう、その活動に付随するタスクを積極的に担うことが求められます。
そのため、「サポートだから指示を待てばいい」という姿勢ではなく、「この人は次にこういった仕事をするはず。それならば、自分はこの業務をしておいたほうがいい」といった具合に、自分からサポートする相手を考えて動けると、評価されやすくなります。
書類の作成・処理・ファイリング
事務職の代表的な仕事の一つは、書類の作成・処理・ファイリングです。企業が様々な営業活動をするにあたり、書類の作成というのは必ず必要になってきます。例えば、営業が営業先に売り込みに行くには、売り込むための書類、契約書、請求書、等様々な書類が必要になります。病院で言えば、患者に請求するものと、保険者に診療報酬を請求するものが必要になります。
これらを手続きの先を読んで作成するのはもちろんですが、書類は「作って終わり、出して終わり」ではないため、必要な時に引き出せるようにファイリングをしておくのも重要となっています。ジャンル別、日程別等、その書類の種類によりより検索しやすい方法で保管をしておくのが重要です。
備品の発注・管理
次に代表的な仕事は、備品の発注や管理です。企業が営業活動を行っていると、それに関する備品の発注や管理も必要となってきます。例えば、会社全体で言えば、文房具、資料を印刷する紙、通信機器等の備品は日々消費されたり、使用されたりします。こういったものは、一人ひとりが手配していては非常に効率が悪いですので、部署ごと、会社ごとに事務担当がまとめて管理・発注をするのが通常です。
特に在庫が一定数必要なものは定期的に点検して補充する必要がありますので、曜日を決めて、そこまで減った分を発注する等、ルールを決めて行うことも多いです。このようなルールを自分で設定することで、在庫不足で社員の手間をかけないようにするのも重要な点です。
データ入力
続けて、事務職がする代表的な仕事の一つは、データ入力です。企業が行う営業活動では、日々様々なデータが発生します。それは、名刺交換した相手の会社の情報、取引するものの量、受発注するための数の把握等様々です。こういったものを一元管理できるよう、データ入力をすることは効率的に営業活動をするのに必須となっています。
データ入力は「正確さ」が命ですので、正確に入力できると同時に、間違いがあった時に見つけられるようなダブルチェックも事務職が工夫すべき点です。また、スピードも生産性を上げるためには必要ですので、データ入力を担当する事務職は、日々タイピングのスピードを上げておくと事務職をしていくにあたり、スキルアップに繋がります。
電話・来客対応
最後に紹介する事務職としての代表的な仕事は、電話・来客対応です。企業の営業活動では、日々様々な会社や個人とのやり取りがあります。その時、電話や訪問において最初にコミュニケーションをとるのも、事務職の大切な仕事のひとつです。
電話や来客というと、「初めのコニュニケーションだけだし、無難にやっておけば」と思われるかもしれませんが、その初めの印象というのが、会社へのイメージそのものとなります。電話や来客で対応する事務職の印象がよければ、「この会社は対応のよさそうな会社だ」と思われますし、ぞんざいであれば「この会社を利用するのはやめよう」ともなります。そのため、自分が会社の顔であると認識し、対応することが大切です。
平均年収は320万円
転職会議による事務職の平均年収は321万円です。年齢ごとに多少変わりますが、他の職種に比べて年齢による年収差が少ないのは特徴です。総じてあまり「年収が高い」というような職種とはいえませんが、貿易事務、秘書、医療事務等、語学や資格をプラスして専門性を高めることで、年収は上げられます。
また、さらなるキャリアアップを狙う場合、営業事務から営業に転向するなど、自分がサポートしていた職種に自分がチャレンジするという方法もあります。基本的な心持ちとして、「誰にでもできる仕事」と思わず、自分の得意分野を伸ばし、「より職場に貢献するために、自分は何ができるのか」という視点で考え、行動をすると認められやすくなります。
事務職に求められる能力
事務職は書類の作成や処理、データ入力、電話・来客対応などをおこないます。また、それぞれの分野に応じて専門的な知識やスキルが必要なこともあります。主に女性から人気がある職種のひとつで、残業時間を自分でコントロールしやすい、資格がなくても未経験からチャレンジ可能な場合が多いなどのメリットがあります。
事務職として働くには、コミュニケーション能力の高さや基本的なパソコンスキル、ビジネスマナーが求められます。企業が必要とする人物像を理解し、自分の強みを効果的にアピールしていきましょう。
コミュニケーション能力の高さ
事務職は、コミュニケーション能力の高さが重要です。企業によっては資格やスキルよりも重要視している場合もあります。事務職は社内外で多くの人と接する機会があり、電話や来客の応対のほか、書類のやり取りのため顧客と直接話をすることも多いでしょう。業務をスムーズにおこなうためには、相手の意図を読み取り、用件を分かりやすく確実に伝えなければなりません。
社内では他の社員のサポート的な役割を担うことが多く、通常の業務以外の仕事を頼まれたり、書類作成の依頼をされたりします。自分の仕事をしながら、周りの業務がスムーズに回るようにフォローする必要があるため、気配りや柔軟さも重要です。他の社員と良好な関係を築くことも、事務職として仕事をしていく上でのポイントになります。
基本的なパソコンスキル
書類作成やデータ入力、メール対応など事務職では多くの業務でパソコンを使うことになります。ほとんどの企業で使われているWordやExcelは最低限のスキルとして身に付けておく必要があります。表計算をおこなうExcelは事務職で頻繁に使うため、関数などより高いレベルが求められます。企業によってよく使う機能は決まっているため、業務をおこないながら覚えていけば問題ありませんが、入力されている関数を理解できる程度の知識は必要です。
Wordでは、書類の作成がスムーズにおこなえればOKですが、文字入力の早さや正確さはもちろん、見やすさや分かりやすさも大切になります。企業独自の経理専用ソフトや勤怠管理ソフトを利用している場合もありますので、その時の状況に合わせて柔軟に対応できるように、基本的なパソコンスキルを身に付けておきましょう。
パソコンスキルを自己PRする方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。
ビジネスマナー
事務職は電話対応や来客対応で人と接する機会が多く、会社の顔として認識されるため相手に失礼にならないような基本的なビジネスマナーが求められます。挨拶、正しい言葉遣い、身だしなみなどのビジネスマナーは顧客や取引先だけでなく、社内の人と関わる時にも大切になります。メールや電話など独自のマナーもありますので覚えておきましょう。
ビジネスマナーは、相手と気持ちよくやり取りをおこなうために必要なスキルです。社会人として理解しておきたいビジネスマナーは、書籍や研修などで学ぶことができますのでチェックしてみてください。ビジネスマナーは事務職だけでなく就活をおこなう際にも必要になるため、しっかりと身に付けておくとよいでしょう。
事務職志望の学生に有利な資格
ここからは事務職を志望するにあたってどのような資格が有利なのか、どのような資格を勉強するといいのかを説明していきます。事務職といっても一般的な資格から専門的な資格もあります。専門的な事務職に就く場合は、その専門的な分野の資格を持っておくと就職活動の際には有利になります。
事務職には企業によって役割が大きく異なる場合があるので、自分がどのような企業に志望するのか、どのような業務内容の事務職に進むのかを考えて資格を選ぶ必要があります。また資格取得で学んだ内容を仕事で活かすという考え方を持つことが重要です。
事務職の志望動機が書けない時は、志望動機作成ツールを活用しよう
事務職の志望動機は、内容が薄いと人事に採用されません。選考を突破するには、志望動機を作り込む必要があります。
そこで活用したいのが志望動機作成ツールの「志望動機ジェネレーター」です。 このツールを使えば、簡単な質問に答えていくだけで、理想的な流れの志望動機が完成します。
ぜひ活用して採用される事務職の志望動機を完成させましょう。
TOEICなどの英語スキル
TOEICは英語によるコミュニケーションスキルを評価するための成果共通の検定で、TOEICが他の資格と違うところは合格･不合格判定ではなくスコアで表示される点です。TOEICで高得点を取ると、「英語での会話ができる」だけでなく英語の読解力を持っている証にもなります。
ただし高得点を取って終わりではなく、継続して学ぶことで業務で役立つ英語を身につけられ、成果にも繋がります。
貿易事務など海外の企業と取引をしたり、貿易関係でなくとも業務上海外企業との関わりがある企業の事務を志望する場合は必須であり、現在では企業のグローバル化が進んでおり幅広い業界で注目されている資格といえます。
秘書技能検定
秘書技能検定とは、ビジネスマナーや一般常識に関する資格で、知名度はとても高いです。ビジネスマナーだけでなく立ち振る舞いや言葉遣いなど、事務職としてのスキルの証明になります。事務職は社外との関わりも多いため、ビジネスマナーなどで企業のイメージをマイナスにすることは避けなければいけませんので、そのためにも必要です。
秘書検定は1級から準1級、2級、3級とあり、3級は初級編といったところです。2級は一般的な内容となっており、その先の準1級などは専門的な範囲なってくるためまずは2級取得を目指します。
秘書検定取得のために学んだ内容は、秘書を目指す人以外にも社会人として役に立つ技能を身につけられます。
簿記検定
簿記検定といわれる日商簿記検定は、企業のお金の流れに関する損益計算書や貸借対照表などの財務諸表などを学ぶことから、一般事務だけでなく営業事務やさまざまな事務職で活躍できます。2級まで取得していると経理事務などでも非常に有利な資格で事務職を志望するのであれば取得しておきたい資格です。
日商簿記は4級から1級までありますが、2級で企業の現場で使えるスキルが身に付きやすく簿記2級以上を募集要項にしている企業も少なくありません。しかし、企業の経理や財務に関する内容になるため、4級や3級などからしっかりと学び取得していく必要があります。
事務職は企業を支える柱になる重要な仕事
事務職について仕事内容から有利な資格までを紹介してきました。事務職というと社内での定型的な業務であまり目立つ職種ではないというイメージも強いですが、各部署のメンバーがスムーズに業務を進め、業績を上げていくためには必要な職種です。
事務職は企業で必要なお金や人材、物資を取り扱う存在であり、そのどれかが欠けても企業としては成り立ちません。経理関係ではミスが企業にとって多大な損失になる場合もあるので非常に責任もあります。
また、貿易事務のように海外とのやり取りが頻繁にあるような場合ですと、英語のスキルが必須になります。このように事務職にも色々な業務内容があり、やりがいという点では他の職種に劣らない職種であるといえます。