【エントリーシートの封筒の選び方】郵送する際の正しいマナー

エントリーシートの正しい郵送方法とは

就職活動では、履歴書やエントリーシートを郵送で提出するケースが多いです。最近はEメールなどでの提出を求める企業も増えてきてはいますが、それでもまだ郵送するケースの方が多いです。

ところが就活生にとって、書類を郵送するというのはあまり馴染みがないでしょう。普段、書類を郵送する機会があまりないため、最初から正しい郵送方法を把握している就活生は多くないでしょう。

しかし、だからといって郵送方法をきちんと確かめずに送ってしまうことは非常に危険です。企業の採用担当者は限られた情報からあなたのことを知ろうとしているため、誤った郵送方法をしてしまうと、「事前に確認なしで仕事をする人」という印象になります。そうならないよう、正しい郵送方法を確認していきましょう。

封筒の種類と準備するもの

封筒を郵送する際、まず始めに注意したいのが「封筒の種類」と「準備物」です。封筒は採用担当者に最初に目に付くものです。そのため、封筒の印象が悪いとその時点で不利になってしまう可能性があります。

続いて、封筒に入れる書類などの準備物にも注意が必要です。封筒に入れる書類に抜けがあってはならないのはもちろんですが、「何を入れるべきか」を相手の視点で改めて考えて準備しておくことが重要です。それでは具体的に封筒・準備物についてみていきましょう。

封筒は書類を折らずに済むものを選ぶ

封筒は企業の採用担当者が最初に目にするものです。封筒を見る時点から、「あなたがどういう人か」という審査がスタートすると考えてください。封筒に大げさにこだわる必要はもちろんありませんが、それでも見る側に出来る限りの配慮をしておくことは大切です。

まずサイズについては、「書類を折らなくてもいいサイズ」にしましょう。企業から提出を求められる書類は基本的にA4サイズです。A4サイズが封入できる「角形2号」または「角形A4号」の封筒を選びましょう。

おすすめは角形2号の封筒です。角形A4号の封筒サイズでもA4サイズのエントリーシートを封入できますが、クリアファイルに送付状や履歴書を入れると封筒にゆとりがほとんどありません。角形2号は程よいゆとりがあることで人事担当者が応募書類を取り出しやすくなります。人事担当者に対する細かな気遣いをすることで好印象を与えることができます。

また封筒の色は白がおすすめです。封筒の色には茶色と白色の2種類あり、どちらを用いても問題はありません。しかし市販されている履歴書にも同封されていることの多い白色を用いた方が無難です。封筒の色は白色を選択するとよいでしょう。

白い角形2号の封筒はコンビニ・100均・文房具店・書店などで購入することができます。金額は300～500円程度です。コンビニ・100均だと4枚入り、文房具店・書店では5~10枚入りを販売していることが多いです。必要な枚数に合わせて購入するとよいでしょう。

以下の記事では封筒の選び方や適切なサイズについて詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

• 【応募書類を入れる封筒のサイズと書き方】正しい郵送方法で好印象を

準備するもの5点

選考書類を企業に送る際には、上記5点の準備物を揃え、抜けがないように封筒に入れましょう。就職活動や実際のビジネスで、大切な書類を送る際に添え状がないのは失礼にあたります。忘れることなく準備しましょう。

また書類が濡れるのを防ぎ、受け取った担当者が管理しやすいよう、クリアファイルに入れて送るのも大切な気遣いです。書類をクリアファイルに入れる際には、上から送付状、履歴書、エントリーシート、その他の書類のように、担当者が目を通す順番に入れるようにしてください。切手は料金不足がないよう用意します。

封筒の書き方

選考書類を送る際には、封筒の書き方も重要です。特殊な書き方を要求されることはありませんが、封筒の書き方一つからも、「丁寧に仕事をする人か」、「相手に配慮できる人か」といった点は伝わります。

そこでここからは、封筒の書き方を紹介します。正しい封筒の書き方をマスターし、採用担当者に好印象を与えて就活をスタートさせましょう。

 住所と宛名は略さずに書く

封筒の宛先は縦書きが基本となります。住所や宛名は略すことなく、必ず正式名称を書くようにしましょう。住所は郵便番号が正しければ、県名や市町村名は記載しなくても届きますが、省略せずに全て書くのがマナーです。番地を書く時には「1-2-3」とはせずに「一丁目二番地三号」と書きます。縦書きになるため、数字ではなく漢数字がよいでしょう。

住所が長すぎて書くのが困難な場合は、ビル名などで改行してバランスを整えます。企業名が長い場合もあるかもしれませんが、(株)などの省略形式は使用せずに「〇〇株式会社」と正式名にしましょう。住所や企業名、部署名などにアルファベットや記号が含まれている場合にも、横書きではなく縦書きとするのが一般的です。

御中や様の使い方に気を付ける

「御中」や「様」などの敬称は混乱しやすいので、十分に注意しましょう。宛先が個人の場合には氏名の下に「様」をつけます。また、企業や部署宛てに送る場合には企業名・部署名の下に「御中」を使います。これは基本的なビジネスマナーになりますので、覚えておきましょう。たまに個人名の下に「御中」とつけてしまう人がいますが、これは間違いです。

企業からの指示で「人事宛て」に送るようにいわれたら「人事部御中」と書きます。「人事部担当宛て」に送るなら「人事部担当者様」とするとよいでしょう。

「御中」と「様」を併用することはありませんので、注意してください。また「殿」は、団体から個人に送る際に使われることが多く、目上の人に対しては失礼になりますので、使わないようにしましょう。

封筒の裏側の差出人欄は文字の大きさと位置に気を付ける

封筒の裏側には、差出人として自分の住所・氏名・大学名を書きます。全て縦書きにして、宛名を書く時と同じように、省略せずに正式名称で記載しましょう。封筒の中央の線を中心にして、住所と名前を左右に書きます。表の宛先よりも少し小さめの文字を意識してみてください。アパートでは部屋番号なども忘れずに書きましょう。

氏名は住所よりも少し大きめの文字にします。氏名の左側に少し小さめの文字で大学名、学部名、学科名を記載してください。封筒の左端には日付も書いておきます。全体的なバランスに注意することがポイントです。文字が大きすぎたり、小さすぎたりしないように気をつけて、あらかじめ書く位置を決めておくとよいでしょう。

ペンは油性ボールペンを使うことがおすすめ

ペンは芯径が1.0ミリ程度の油性ボールペンを使うことがおすすめです。封筒は雨などにより水に濡れてしまう可能性があります。その際水性ペンで記入していると封筒に文字が滲んでしまいます。インクが滲まない油性ボールペンを用いるほうが良いでしょう。

またフリクションタイプの消せるボールペンは、文字が消えてしまう可能性があります。アクシデントを防ぐためにも使用は避けましょう。

送付状（添え状）の書き方

送付状の書き方ですが、まず①の日付は右上に「投函日」を記入します。続いて②の宛名を左詰めで書きます。会社名・部署名・担当者名の3点を書くようにしてください。その下に③の差出人名を右詰めで書きます。大学名・学部学科名・氏名・住所・電話番号・Eメールアドレスを記載してください。

④のタイトルは、中央に書きます。「応募書類の送付につきまして」などとするのが一般的です。本文は「拝啓」・時候のあいさつで書き始め、「敬具」で締めます。書類を送付する旨、志望する気持ちを端的に書きましょう。

⑤の「記書き」は中央に「記」と書き、送付書類を箇条書きにし、右下に「以上」と書きます。送付状はビジネスで何かを送付する際に必須ですが、不要としている企業もあります。そのような場合には送らない方がよいでしょう。

送付状の例文

右上に宛名、その下の左側に自分の住所、連絡先、氏名を記載します。左の一番上に日付も忘れずに記入しましょう。タイトルを「応募書類の送付につきまして」として、大きめの文字で中央に入れます。ビジネス書類になりますので、挨拶を入れ、正しい言葉遣いになるように注意してください。同封の書類が分かるように、内容と枚数も書きましょう。

エントリーシートを手渡しする場合

郵送ではなく、「エントリーシートを持参してください」という指示を出す企業もあります。その場合、封筒や添え状を用意する必要はありません。ただし、エントリーシートを裸のままで持参して提出するのは好印象ではありません。

手渡しする場合にも、相手への配慮という点には気を配るようにしましょう。基本的な考え方は封筒で郵送する時と同じです。書類が折れたり濡れたりしないこと、担当者が受け取った後のエントリーシートを管理しやすいように配慮します。

クリアファイルにエントリーシートを挟んで提出するのがベストです。もし企業側でクリアファイルが不要な場合、担当者が判断してクリアファイルを返却してくれるでしょう。

封筒に切手を貼るときの注意点

郵送で書類を提出する方法は2つあります。1つ目に郵便局の窓口から発送する方法。2つ目に切手を貼りポストに投函する方法です。

どちらの場合も郵送料金は郵便物の大きさと重さにより変わります。郵便物の大きさは「角形2号」の場合定形外郵便物・規格内になります。定形外郵便物・規格内の料金は以下の表の通りで、50gごとに料金が加算されます。

つまりエントリーシートを郵送で提出する場合、郵便物の大きさは「角形2号」。重さは封筒・クリアファイル・送付状・書類・その他応募書類の総量は50g～80gなので140円です。

提出する応募書類を2~3枚追加する場合でも100gを超えることは少ないため、料金は140円と覚えておくと良いでしょう。

エントリーシートは期日に余裕を持って郵送しよう

就職活動では、エントリーシートの送り方も非常に重要です。書類の送付の仕方からも、あなたの仕事に対する姿勢が伝わります。相手への配慮を心がけ、正しい方法で丁寧に送付しましょう。

送付には封筒、エントリーシートだけでなく、送付状・クリアファイル・切手も必要です。これらの準備物を、正しい方法で封筒に入れることが大切です。封筒は正しい書き方で丁寧に書くことはもちろんですが、字がにじんだり消えたりしないよう、油性のサインペンを使用しましょう。

手渡しする場合、封筒や送付状は不要ですが、クリアファイルに丁寧に挟んで提出すると好印象です。

期日ギリギリだと送付する際のミスが起こりやすいでしょう。エントリーシートは期日に余裕を持って郵送するようにしましょう。

記事についてのお問い合わせ