ES(エントリーシート)

【エントリーシートの封筒の選び方】郵送する際の正しいマナー

エントリーシートの正しい郵送方法とは

就職活動では、履歴書やエントリーシートを郵送で提出するケースが多いです。最近はEメールなどでの提出を求める企業も増えてきてはいますが、それでもまだ郵送するケースの方が多いです。

ところが就活生にとって、書類を郵送するというのはあまり馴染みがありません。普段、書類を郵送する機会があまりないため、最初から正しい郵送方法を把握している就活生は多くないはずです。

しかし、だからといって郵送方法をきちんと確かめずに送ってしまうことは非常に危険です。企業の採用担当者は限られた情報からあなたのことを知ろうとしているため、誤った郵送方法をしてしまうと、「事前に確認なしで仕事をする人」という印象になります。そうならないよう、正しい郵送方法を確認していきましょう。

封筒の種類と準備するもの

封筒を郵送する際、まず始めに注意したいのが「封筒の種類」と「準備物」です。封筒は採用担当者に最初に目に付くものです。そのため、封筒の印象が悪いとその時点で不利になってしまう可能性があります。

続いて、封筒に入れる書類などの準備物にも注意が必要です。封筒に入れる書類に抜けがあってはならないのはもちろんですが、「何を入れるべきか」を相手の視点で改めて考えて準備しておくことが重要です。それでは具体的に封筒・準備物についてみていきましょう。

封筒は書類を折らずに済むものを選ぶ

封筒は企業の採用担当者が最初に目にするものです。封筒を見る時点から、「あなたがどういう人か」という審査がスタートすると考えてください。封筒に大げさにこだわる必要はもちろんありませんが、それでも見る側に出来る限りの配慮をしておくことは大切です。

まずサイズについては、「書類を折らなくてもいいサイズ」にしましょう。企業から提出を求められる書類は基本的にA4サイズです。履歴書の場合はA3サイズが多いですが、履歴書のみ半分に折ることが可能なので安心してください。

A4の書類が入る封筒のサイズとしては「角2号」と「角形4号」があります。定形外ではありますが、これらのサイズを選ぶようにしてください。また、封筒の色は白にしましょう。茶封筒よりも丈夫で印象もよいです。

準備するもの5点

・封筒
・選考書類
・送付状(添え状)
・クリアファイル
・切手

選考書類を企業に送る際には、上記5点の準備物を揃え、抜けがないように封筒に入れましょう。就職活動や実際のビジネスで、大切な書類を送る際に添え状がないのは失礼にあたります。忘れることなく準備しましょう。

また、書類が濡れるのを防ぎ、受け取った担当者が管理しやすいよう、クリアファイルに入れて送るのも大切な気遣いです。書類をクリアファイルに入れる際には、上から送付状、履歴書、エントリーシート、その他の書類という風に、担当者が目を通す順番に入れるようにしてください。切手は料金不足がないよう用意します。

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封筒の書き方

選考書類を送る際には、封筒の書き方も重要です。特殊な書き方を要求されることはありませんが、封筒の書き方一つからも、「丁寧に仕事をする人か」、「相手に配慮できる人か」といった点は伝わります。

そこでここからは、封筒の書き方を紹介します。正しい封筒の書き方をマスターし、採用担当者に好印象を与えて就活をスタートさせましょう。

 住所と宛名は略さずに書く

封筒の宛先は縦書きが基本となります。住所や宛名は略すことなく、必ず正式名称を書くようにしましょう。住所は郵便番号が正しければ、県名や市町村名は記載しなくても届きますが、省略せずに全て書くのがマナーです。番地を書く時には「1-2-3」とはせずに「一丁目二番地三号」と書きます。縦書きになるため、数字ではなく漢数字がよいでしょう。

住所が長すぎて書くのが困難な場合は、ビル名などで改行してバランスを整えます。企業名が長い場合もあるかもしれませんが、(株)などの省略形式は使用せずに「〇〇株式会社」と正式名にしましょう。住所や企業名、部署名などにアルファベットや記号が含まれている場合にも、横書きではなく縦書きとするのが一般的です。

御中や様の使い方に気を付ける

「御中」や「様」などの敬称は混乱しやすいので、十分に注意しましょう。宛先が個人の場合には氏名の下に「様」をつけます。また、企業や部署宛てに送る場合には企業名・部署名の下に「御中」を使います。これは基本的なビジネスマナーになりますので、覚えておきましょう。たまに個人名の下に「御中」とつけてしまう人がいますが、これは間違いです。

企業からの指示で「人事宛て」に送るようにいわれたら「人事部御中」と書きます。「人事部担当宛て」に送るなら「人事部担当者様」とするとよいでしょう。

「御中」と「様」を併用することはありませんので、注意してください。また「殿」は、団体から個人に送る際に使われることが多く、目上の人に対しては失礼になりますので、使わないようにしましょう。

封筒の裏側の差出人欄は文字の大きさと位置に気を付ける

封筒の裏側には、差出人として自分の住所・氏名・大学名を書きます。全て縦書きにして、宛名を書く時と同じように、省略せずに正式名称で記載しましょう。封筒の中央の線を中心にして、住所と名前を左右に書きます。表の宛先よりも少し小さめの文字を意識してみてください。アパートでは部屋番号なども忘れずに書きましょう。

氏名は住所よりも少し大きめの文字にします。氏名の左側に少し小さめの文字で大学名、学部名、学科名を記載してください。封筒の左端には日付も書いておきます。全体的なバランスに注意することがポイントです。文字が大きすぎたり、小さすぎたりしないように気をつけて、あらかじめ書く位置を決めておくとよいでしょう。

封筒に文字を書く時はサインペンを使おう!

封筒に文字を書く際には、油性のサインペンを使うことがベストとされています。「書ければ何でもいい」と考える人もいるかも知れませんが、実は筆記具の種類も大切です。

封筒の文字を書く際は、企業に届くまでに雨などで濡れてにじんでしまったり、文字が消えてしまうのを避けなければなりません。郵送の途中で文字がにじんだり消えてしまうことは「自分の責任ではない」と思えるかも知れませんが、事前の配慮で避けることが可能です。

文字がにじんだり消えてしまえば、当然印象は悪くなります。そのため水性ペンの使用は避けましょう。また、大切な書類や封筒は、「後から修正可能」な場合、信用がなくなります。フリクションペンなど、消すことのできる筆記具の使用も避けるようにしてください。

送付状(添え状)の書き方

送付状の記載内容

①日付け
②宛名
③差出人名
④タイトル
⑤本文
⑥記書き

送付状の書き方ですが、まず①の日付は右上に「投函日」を記入します。続いて②の宛名を左詰めで書きます。会社名・部署名・担当者名の3点を書くようにしてください。その下に③の差出人名を右詰めで書きます。大学名・学部学科名・氏名・住所・電話番号・Eメールアドレスを記載してください。

④のタイトルは、中央に書きます。「応募書類の送付につきまして」などとするのが一般的です。本文は「拝啓」・時候のあいさつで書き始め、「敬具」で締めます。書類を送付する旨、志望する気持ちを端的に書きましょう。

⑤の「記書き」は中央に「記」と書き、送付書類を箇条書きにし、右下に「以上」と書きます。送付状はビジネスで何かを送付する際に必須ですが、不要としている企業もあります。そのような場合には送らない方がよいでしょう。

送付状の例文

20〇〇年〇月〇日

〇〇株式会社
人事部 採用担当者様

住所
連絡先
メールアドレス
氏名

「応募書類の送付につきまして」

拝啓
貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
私は〇〇大学〇〇学部〇〇学科の〇〇と申します。この度、貴社の求人に応募させていただきたく、下記の書類を送付いたします。ご検討の上、ぜひとも面談の機会をいただけますと幸いです。
ご査収の程、よろしくお願い申し上げます。

【送付書類】
・エントリーシート 1枚

以上

右上に宛名、その下の左側に自分の住所、連絡先、氏名を記載します。左の一番上に日付も忘れずに記入しましょう。タイトルを「応募書類の送付につきまして」として、大きめの文字で中央に入れます。ビジネス書類になりますので、挨拶を入れ、正しい言葉遣いになるように注意してください。同封の書類が分かるように、内容と枚数も書きましょう。

エントリーシートを手渡しする場合

郵送ではなく、「エントリーシートを持参してください」という指示を出す企業もあります。その場合、封筒や添え状を用意する必要はありません。ただし、エントリーシートを裸のままで持参して提出するのは好印象ではありません。

手渡しする場合にも、相手への配慮という点には気を配るようにしましょう。基本的な考え方は封筒で郵送する時と同じです。書類が折れたり濡れたりしないこと、担当者が受け取った後のエントリーシートを管理しやすいように配慮します。

クリアファイルにエントリーシートを挟んで提出するのがベストです。もし企業側でクリアファイルが不要な場合、担当者が判断して、クリアファイルを返してくれるでしょう。

封筒に切手を貼るときの注意点

封筒に切手を貼るときの注意点は、「料金不足にしない」ことです。そのためには、郵便局の窓口で重さを測ってもらい、その上で切手を購入するようにしてください。

切手の料金は重さによって決まります。「このぐらいだろう」という目分量で切手を貼り、料金が不足していた場合、不足分は受取人が支払うことになっています。つまり、あなたの不注意で企業が不足分を負担することになり、これは企業に対して非常に失礼です。

会社に就職すると、お客様や取引先に書類を郵送する機会がありますが、このような送り方をする人に仕事を任せられるでしょうか。一つひとつすべて試されているという視点で切手も慎重に用意するようにしてください。

エントリーシートは期日に余裕を持って郵送しよう

就職活動では、エントリーシートの送り方も非常に重要です。書類の送付の仕方からも、あなたの仕事に対する姿勢が伝わってしまうからです。相手への配慮を心がけ、正しい方法で丁寧に送付しましょう。

送付には封筒、エントリーシートだけでなく、送付状・クリアファイル・切手も必要です。これらの準備物を、正しい方法で封筒に入れることが大切です。封筒は正しい書き方で丁寧に書くことはもちろんですが、字がにじんだり消えたりしないよう、油性のサインペンを使用しましょう。

手渡しする場合、封筒や送付状は不要ですが、クリアファイルに丁寧に挟んで提出すると好印象です。最後に、期日ギリギリだと送付する際のミスが起こりやすいです。エントリーシートは期日に余裕を持って郵送するようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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