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近況報告メールを内定先に送ろう！
内定をもらったあと、入社までの間に企業から近況報告をメールで提出するよう求められることがあります。どのような挨拶から入り、どのような書式で作成していくのが良いのでしょうか。また、企業が近況報告を求める意図とはどんなことなのでしょう。
普段の生活では、近況報告メールを企業宛てに作成する機会は、殆どの人がないと言えるでしょう。内定が決まっているのだから少し砕けた感じが良いのか、それともビジネスマナーがあるのか、などの疑問にお答えし、企業宛ての近況報告の書き方をご紹介します。
企業が近況報告を求める理由
企業は、入社までの間に内定者へフォローをすることがあります。近況報告を受けることで、内定者が感じている不安を把握したり、内定辞退の防止に繋げたり、内定者のモチベーションを維持したり、卒業が出来るのかを知るといった、企業側の様々な意図があります。
この様に、面接などでは知り得なかった新しい情報や参考になる内容を得られることがあるため、この近況報告を大事に取り扱っている企業が昨今多くなってきているようです。
大切なことは企業側が知りたいことに沿って近況報告が出来ることと、的外れな報告とならぬようにすることです。相手が何を欲しているかを察することも、能力の内になります。
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近況報告メールに記したい項目
- 学校の授業や単位の取得状況
- 卒論や研究課題の進捗状況
- クラブ活動や日常生活の様子
- 旅行の予定
- 健康状態
- 入社までの間の過ごし方や心がけていること
企業が知りたいことは、単位が取れる見込みはあるのか、または既に取れているのか、卒論などは提出期限に間に合う状況か、インフルエンザや病気などに感染していないか、怪我はないか、ということです。
また、旅行の予定がある場合は、旅行先や時期は入社に影響があるかどうかも知りたいところです。旅行先でトラブルにあったり健康に影響があったりするかどうか、そういったことで入社日に間に合わないことが無いよう計画性があるか、内定者をよく知る手がかりにしています。
健康管理や自己管理が出来るどうかということも、今後働いていく上では重要な能力となります。これらの近況報告で、入社後にどのような教育が必要であるかの判断材料にもしています。
近況報告メールの内容と構成
- 宛名
- 〇〇〇株式会社 ○○部○○課 ○○ 〇〇様
- ②挨拶
- ７月に内定を頂きました、△△△大学の○○ ○○です。面接の際にはお世話になり大変ありがとうございました。
- ③報告事項
- 1.【学校生活のこと】授業単位もすべて無事に取れまして、最近ではこれまでに興味のあった△△や□□などの授業に参加し残りの学生生活を有意義に過ごしています。
2.【卒論のこと】卒論のテーマは「〇〇〇について」です。あと少しで完成に近付けるのですが、もう少し粘ってみようと頑張っているところです。提出期限の〇〇月〇〇日の前までには提出が出来るよう、日々奮闘しております。
3.【生活のこと】インフルエンザが流行っておりますが、今現在は感染症などにはかからずに健康に過ごしております。また、仕事に活かせればと思い〇〇の資格取得を目指して勉強を始めまして、毎日が充実しています。
- ④結び
- 以上、簡単ではございますが、近況のご報告をさせていだたきました。〇〇様のご健勝をお祈りしております。 △△△大学 □□学部 ○○ ○○
企業へのメールでは特殊文字は使いません。特殊文字を使用し見た目で個性を出そうとはしない方が良いでしょう。必要なことを端的にまとめてわかりやすくした方が、印象が良くなります。また、各項目ごとにタイトルを付けたり、行を空けると、まとまりが出て読みやすくなります。
メールの件名の書き方については、こちらの記事で詳しく解説しています。
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報告項目の書き方と例文
書き方の解説や注意点を参考にして、実際に文章を作成してみましょう。伝えたいことの要点をあらかじめ明確にしておき、わかりやすい文章にするように心がけてください。面識があるとはいえ、カジュアルなイメージにならない様な言葉を選ぶようにしましょう。
あまり堅苦しくなり過ぎる必要はありませんが、節度を持った社会人という印象を与えられるように、企業に対してふさわしい文面にすることが大切です。
授業や卒論進捗状況を記す例文
現在、卒業に必要な単位はほぼ取れておりますが、残りの△△単位が取れる見込みは〇〇月○○日です。予定通りに単位を取得しその後も実りある学生生活にするために、早起きをし健康的な毎日を過ごしています。
ここで日にちや、予定日までの日数を加えることがポイントになります。企業としては、本当に卒業が出来るのかということが知りたいのです。全ての単位の取得がまだならば、具体的な日にちが添えてあると安心を与えられます。
ただ、その日にちがあまりにも卒業間近では計画性がないと思われてしまいます。予定はギリギリにはせず、日にちに余裕をもって単位を取れるようにしましょう。
課外活動を記す例文
私は週に2～3日ほど試食販売のアルバイトをしています。食品売り場で商品のプレゼンをして販売につなげるお仕事です。お客様の心をつかんで販売に繋げていくスキルは、入社後にも活かせると思います。アルバイトは退職予定の２月末までしっかりと続けていく所存です。
アルバイトで働いた経験は、職種が合えばそのまま即戦力として仕事に活かせることもあります。職種が違っていても一定期間働いていた経験は、仕事に対する姿勢や培ったノウハウなど、身に付いているものがあります。それらを今後どのような場面で役立てるかなどを考え、簡潔に伝えましょう。アルバイトがいつまでなのかもはっきりと伝えると、企業側も安心します。
アピールを記す例文
少し前に改めて英会話を身に付けるためオンラインレッスンを始めました。入社後に少しでもお役に立てればと思い、現在も楽しくレッスンに参加しております。日常的な会話は、ほぼ出来るようになってきており、勉強の成果を感じております。
入社後のことを意識して生活している事、入社できる日を楽しみにしていることなどが伝わる内容にします。そして、仕事で役に立てる自分の能力をアピールし、努力をしている姿勢を示せるよう、工夫してまとめていきます。仕事を意識した早起きの習慣をアピールすることも良いでしょう。
メールの締めとなる「結び」
以上、簡単ではございますが、私の近況のご報告を申し上げます。末筆ながら、〇〇様のご健勝をお祈りしております。
結びはシンプルにします。長々となかなか終わらない文章は見た目にも美しくありませんし、読む側にも時間を掛けさせてしまうことになります。よって、簡潔に結びます。
そして、担当者の方への気遣いの一文を添えると良い印象で締めくくれます。この他にも、「〇〇様のご多幸をお祈り申し上げます。」「来週の新人研修で、またお会いできることを楽しみにしています。」なども良いでしょう。
就活メールの返信例文については、こちらの記事で詳しく解説しています。
送信する前に最低3回は推敲しよう
近況報告メールを作成出来たら、何度も何度も読み返し推敲しましょう。お勧めは声に出して読んでみることです。声に出すことで、耳から入ってきた文章をもう一度頭で考えることが出来ます。これを繰り返すことが大切です。
必要ない表現が入っていないか、カットできる箇所はあるか、言葉が不足している箇所はないか、もっと簡潔にできているか、などをチェックして、よりダイレクトに伝わる文章に仕上げていきます。少なくとも3回はチェックしましょう。
そして、近況報告メールは最短で送るように心がけてください。迅速な対応が出来るかどうかも、企業は判断しています。送信を先延ばしにしていたら、ある日企業側から内定を取り消されてしまった事例もあるのです。
慌てることはありませんが、近況報告を求められたら出来るだけ早めに送りましょう。期限があってもギリギリにならぬ様に、もちろん期限を過ぎることは決して無いように、充分に気を付けてください。
近況報告メールを送って企業に好印象を与えよう
近況報告メールは、報告内容が評価に直結することも多いので注意が必要です。就職までの最後の学生生活を有意義に過ごせているかどうかで、与える印象は違ってきますし、何をして過ごしているかで評価も異なってきます。
就職前に評価を下げてしまうのはよくありませんので、少しでも好印象を与えることが大切です。大変だった就活が終わり、就職までの自由な期間を謳歌している人は多いですが、近況報告では遊んでいるだけの報告はNGといえます。近況報告メールを通して、仕事に対する意欲を伝えるような内容を心がけましょう。