就活のマナー

【就活メールの返信例文5選】連絡の際に注意すべきマナー6つ

就活時に企業にメールを返信する時のマナー

就活ではメールでやりとりをする機会も多く、企業からのメールに返信しなければならないことも多いです。企業に対してメールを送信するときにもさまざまなマナーがありますが、それは返信の場合も同じです。

メールの返信にもさまざまなマナーがあり、それが守れていなければマイナスの印象を与えてしまいますので注意しましょう。メールマナーはたくさんありますが、自分から送る場合と返信の場合では、マナーが違っている点もありますので注意が必要です。

好印象を獲得するためにもしっかりと返信のマナーを知っておくことが大切ですし、素早く返信をすることも大切です。メール返信時の基本的なマナーや返信が遅れたときの対処法を知り、就活のメールを攻略していきましょう。

メールの返信をする時に注意すべきポイント5つ

就活ではメールも評価の対象としてみられていますので、メールのやりとりをするときにはマナーなどに充分に注意しなければなりません。マナーが守れていなければマイナスの印象を与えてしまい、選考でも不利になってしまいます。

せっかく面接で好印象を残せても、メールマナーが悪ければ評価を下げられてしまうこともありますので注意が必要です。企業からのメールに返信するときには注意すべきポイントが5つありますので、それらを踏まえて上手に返信しましょう。

①返信は24時間以内に送る

企業からのメールには素早く返信することが大切であり、できるだけ早く送るのがベストです。メールに気がつけばすぐに返信しても構いませんし、たとえメールが送られてきてから1分後に返信したとしてもマイナスの印象を与えることはありません。

返信が早いことで企業への優先度の高さが伝わりますし、返信は早ければ早いほど好印象になります。反対に返信が遅いと、企業への優先度が低いと思われる可能性がありますので注意が必要です。

返信は早めにすることが大切ですが、就活では忙しく動き回っていることも多く、メールに気づけない場合もあります。早めに返信するといっても数時間以内ではなく、遅くても24時間以内に送ればマイナスの印象を与えることはありません。

②基本何時に返信しても問題はない

電話で企業に連絡する場合は、電話に出やすい日中の時間を狙って連絡する必要がありますが、メールはそうではありません。メールの場合は、基本的に何時に返信しても問題はないでしょう。プライベートな時間にメールが届いていたとしても、企業の方は勤務中など好きなタイミングで内容を確認することができます。

ただし、マナーに厳しい企業であれば、送信時間によっては非常識だと捉え、マイナスの評価を与えてしまう場合もあります。緊急の場合は仕方ありませんが、そうした余計なリスクを避けるのであれば、日中に送るのが無難です。真夜中にメールを送るのは気が引けるという人は、朝方に送れば問題ありません。

③返信する時の件名は変更しない

就活のメールでは、用件が分かるように件名に内容を簡潔にまとめるのがマナーですが、それは自分から最初に送るときのみです。自分から送る場合はメールの内容が伝わるように件名を工夫する必要がありますが、返信時の件名は基本的に変えないようにしましょう。

件名を変えて返信してしまうと、前後の流れが分かりづらくなってしまい、何に対しての返信なのかが分からなくなってしまいます。また返信のメールであることを分かりやすくするためにも、「Re:」はつけたままにして、件名もそのままにしておくことが大切です。「Re:」を消してしまうと、返信かどうかが分かりづらくなります。

「Re:」は基本的に残し、何度も返信を繰り返して多くなり過ぎた場合のみ適宜消去しましょう。

④お礼は初めに書く

企業から返信のメールが届き、そのメールに対して返信する場合は、お礼を初めに書いてから本題に移るようにしましょう。最初にお礼を伝えておくことで、より丁寧な印象をアピールするとができ、印象もよくなります。

「お忙しい中ご返信ありがとうございます。」や「ご丁寧にご返信いただきありがとうございます。」などと書けばお礼の気持ちを伝えることができます。また、最初にお礼を伝えればそれで終わりではなく、メールの本文でもお礼の気持ちを伝えることが大切です。

お礼の言葉を複数回述べることで、より強く感謝の気持ちを伝えることができますし、好感度を上げることができます。企業からの返信に対しては重ねてお礼の言葉を述べるようにし、好印象を与えていきましょう。

⑤宛名は正式名称で記載する

返信の際にも宛名は必須であり、これは正式名称で記載しなければなりません。例えば株式会社を(株)と略すのはNGであり、省略表現は失礼にもなるため注意が必要です。また、企業名も通称ではなく、正しい表現で記載し、前株か後株かも間違えないようにしましょう。

宛名はできるだけ詳細に記載することが大切であり、可能なら担当者名まで記載します。担当者の名前が分からない場合は、部署宛てとして構いません。この場合は敬称は御中となり、担当者個人にする場合は様をつけます。

宛名は社内でメールを振り分ける際に見られるため、正しく記せていないとマイナス評価になりやすく、特に注意しなければなりません。

⑥署名は必ずつける

就活のメールでは署名を必ずつけることが大切であり、基本的には毎回のメールに署名をつけるようにしましょう。署名は本人確認のためにも必要なものですし、ビジネスメールではマナーとして求めらているものです。

何度もやりとりが続いている場合でも署名は必須ですので、忘れずにつけるようにしましょう。より好印象を与えるのであれば、できれば新規用と返信用の署名を分けてつけることが大切です。返信用は新規の署名に比べ、最小限の情報だけを載せ簡略化しているものです。

新規の署名では大学名、氏名、住所、連絡先など項目が多いですが、返信用の場合は大学名、氏名、連絡先などに簡略化しても構いません。署名を使い分けることで、メールマナーへの理解度の高さをアピールすることができます。

メールのマナーを見直そう

就活中は、企業にメールを送る機会が多くあります。就活で送るメールは、ビジネスマナーをきちんと守ることが大切です。メールのマナーは社会人として必要なスキルでもあるため、就活中から身に付けておくといいでしょう。

メールのマナーを身に付けるために目を通しておきたいのが「就活マナーマニュアル」です。就活に必要なマナーが網羅されており、メールのマナーについても詳しく掲載されています。無料でダウンロードでき、日程調整などのメール例も紹介しているため、確認しておくと役立ちます。

メールの返信が遅れた場合の対処法

企業からのメールには素早く返信することが大切であり、基本的には24時間以内に返信しなければなりません。しかしメールに気がつかなかったり、読んでいても返信する時間がなく、返信が遅れてしまうこともあります。

就活は忙しいですし、企業に素早くメールの返信ができない場合も多いため、返信が遅れたときの対処法を知っておくことが大切です。メールの返信が遅れてしまった場合は、それにもしっかりと対処し、マイナスの印象を与えないようにしましょう。

お詫びのメールを入れる

メールの返信が遅れ、24時間以内に返信できなかった場合は、本文にてお詫びのメールを入れることが大切です。感謝の気持ちを伝える場合は。初めにお礼を述べますが、お詫びの場合も初めに謝罪の気持ちを伝える必要があります。

最初にお詫びをしておくことで、マイナスの印象を避けることができますし、丁寧な印象を与え、プラスに働く可能性もあります。お詫びを伝える場合は言い訳をせず、返信が遅れてしまったことを素直に謝ることが大切です。

「返信が遅れてしまい、大変申し訳ございません」など、謝罪の気持ちをシンプルに伝えるようにしましょう。お詫びの言葉が回りくどくなったり、言い訳をしてしまうと印象が悪くなりますので注意が必要です。

すぐに回答ができないメールに対しては保留を伝える

企業への返信が遅れる場合、メールは読んだものの、すぐに返信できる内容ではなかったということもありえます。自分の気持ちが決まっていなければ返信できないメールもありますので、回答に時間がかかりすぐに返信ができない場合は、もう少し時間がほしいことを伝えましょう。

メールの返信はすぐにおこない、返事を伝えることが大切ですが、答えが決まっていない場合は仕方ありません。何もいわずに勝手に答えを保留にするとマイナスの印象を与えるため、必ず保留の旨を伝えることが大切です。

保留を伝える場合は「少し考える時間を頂いてもよろしいでしょうか?」と企業に断りを入れておきましょう。保留はいつまでもできるわけではありませんので、保留をしてから1週間以内には返信することが大切です。

シチュエーションごとの返信メール例文

実際にどのようにメールの返信をすべきか知るためにも、シチュエーションごとの例文をチェックしていきましょう。就活では幅広いシーンで企業からメールが届き、場面ごとにどのように返信すべきかは異なります。

基本のマナーは同じですが、詳細なポイントが違うため、細部にまで注目することが大切です。細かいポイントを押さえて、どのようなシーンでも素早く、適切に返信できるようになりましょう。

面接の日程調整の返信メール

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度はお忙しい中、面接の日程を調整して頂き、ありがとうございます。

○月○日の○時より、貴社面接に伺いたいと思いますので、当日は何卒よろしくお願い致します。

署名

面接の日程調整をしてもらった場合は、まずはスケジュールを変更してもらったことへのお礼を伝えましょう。その上で、変更後のスケジュールであるなら、参加できると明確に意思表示することが大切です。

この時連絡ミスを防ぐためにも、企業が提示してきた日時を記載しながら、参加できると伝えましょう。何月何日何時からのものに参加するのか、きちんと表示した上で、当日への意気込みを記して締めくくります。

面接の日程変更の依頼メール

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は次回面接へのご案内を頂き、誠にありがとうございます。

私事で大変恐縮ではございますが、ご指定頂いた○月○日は、ゼミの研究発表会があるため、参加が難しいです。

大変申し訳ございませんが、別の日時にご変更頂くことは可能でしょうか。以下が参加可能なスケジュールでございます。

・○月○日 終日
・○月△日 9時~15時
・○月×日 終日

お忙しいところ大変恐縮ではございますが、何卒よろしくお願い致します。

署名

日程の変更を依頼する場合は、指定された日時で参加できないことへの謝罪と、参加できない理由を述べます。その上で、いつなら参加できるか希望日を提示しましょう。希望日はできるだけ多いほうがよく、少なくとも3つ以上は提示することが大切です。

選考通過連絡のお礼メール

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。

先日は面接をして頂き、誠にありがとうございます。次回選考でも力を発揮できるよう、今後とも精進していきますので、何卒よろしくお願い致します。

署名

選考通過のお礼メールは、まずは面接をしてもらったことへのお礼を伝え、それから選考通過への感謝へと移りましょう。選考通過へのお礼だけでも問題ありませんが、面接実施についても触れることで、より丁寧に感謝の気持ちを表すことができます。

また、ただ感謝を伝えて終わりにせず、次回選考への参加の意気込みや熱意をアピールすることも大切です。選考への意気込みを述べることで、次回選考参加への意思表示にもなります。

内定のお礼メール

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

貴社の一員として春から頑張りたいと思いますので、今後もご指導のほど、何卒よろしくお願い致します。

この度は、本当にありがとうございました。

署名

内定通知へのお礼メールでは、感謝の気持ちを伝えるだけではなく、内定承諾の意思表示をしても構いません。内定承諾の意思表示をするなら、就職に向けてさらに努力を続けていくといったフレーズを用いるとよいでしょう。

また、内定を受けるかどうかまだ悩んでいるなら、先にお礼だけ伝えて、後日改めて意思表示をするようにしましょう。

内定辞退のお詫びメール

○○株式会社 人事部 採用担当○○様

いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○と申します。
この度は内定のご連絡を頂き、誠にありがとうございます。

大変申し訳ございませんが、一身上の都合により内定を辞退させて頂きたく、ご連絡致しました。

選考を通して様々な方にお世話になったにもかかわらず、期待を裏切ることになってしまい、大変申し訳ございません。

末筆ではございますが、貴社ますますのご活躍をお祈り申し上げます。

署名

内定辞退を伝える場合も、まずは内定をもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。そこから辞退の旨を伝えることで、より丁寧なメールとなります。なぜ内定を辞退するのか理由も述べ、これまでの感謝の気持ちを伝えて締めくくりましょう。

就活では正しいマナーで返信メールを送ろう

就活では企業とメールでやりとりをする機会も多く、メールマナーが正しく守れるかどうかで、就活がスムーズに進むかが決まります。メールマナーが正しく守れていればプラスの印象を与え、選考でも有利になりますが、マナーが守れていないと選考でも不利になってしまいます。

メールは記録に残るものですし、ミスをしてしまえば企業の人に何度も見られる可能性も高いので注意が必要です。メールマナーは就活をスムーズに進めるだけではなく、就職後の社会人生活の中でも必要なものです。

メールマナーを身に付けることは無駄なことではありませんし、就活のうちに身に付けておく必要があります。正しいメールマナーを身に付けて企業からのメールにも返信し、好印象を与えて就活をスムーズに進めていきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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