就活のマナー

【採用メールの返信方法】例文を使って書き方をより詳しくご紹介

採用通知には好感の持てるお礼メールで返信しよう

企業から合格の採用通知が届いたら、企業の担当者にお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。

メールで合格通知が届いた場合は、お礼のメールを送るようにすると好印象です。しかし「お礼といってもどのようなことを書けばいいのかわからない」という就活生も多いのではないでしょうか。

本記事では、メールでお礼をする方法についてご紹介していきます。是非参考にしてみてください。

メールを返信する際の注意点

メールで採用の通知が来た時、どのようにメールを返信すればいいのでしょうか。もちろん、メールを送るときに注意しなければならないマナーがあります。

マナーの守られたお礼メールを送ることで、社会人としてのマナーができている人材だと好印象になるでしょう。まずはメールを返信する際に何を注意すればいいのかや、覚えておくべきマナーを確認していきましょう。

できるだけ24時間以内に返信する

採用の連絡が届いたら、できるだけ早めにお礼メールを返信しましょう。一般的には連絡が来た当日中に返信することが理想です。しかしどうしても当日は用事などで返信ができない場合は、24時間以内にメールを送ることがビジネスマナーです。

例えば、1週間後にお礼メールを送った場合、常識がないと思われたり時間にルーズだと認識され、印象が悪くなる可能性があります。もし24時間以内に送れなかった場合、お礼メールの文にお詫びの言葉を入れて返信しましょう。

入社または辞退の意思をはっきり伝える

企業から内定の連絡が来たものの「辞退したい」とき、どうやって伝えればいいのか悩む方は多いでしょう。自分が入社するか辞退するかは中途半端な受け答えではいけません。

中途半端な伝え方では、企業側に意思がはっきり伝わらず手間を取らせてしまう可能性があります。また場合によっては入社する方向で企業が準備を進めていることもあるでしょう。入社するか、辞退するかの意思ははっきりと企業に伝えましょう。

「採用していただき大変ありがたいのですが、こちらの都合で誠に申し訳ありませんが辞退させていただきます」とお詫びの言葉を添え、辞退する意思をはっきり伝えるようにしましょう。

辞退する場合の伝え方例

「採用していただき大変ありがたいのですが、こちらの都合で誠に申し訳ありませんが辞退させていただきます」

「内定につきまして、慎重に検討いたしました結果、辞退させていただきます。」

「先日は内定の連絡をいただきありがとうございました。 誠に身勝手で申し訳ありませんが、一身上の都合により、貴社の内定を辞退させていただきくご連絡を差し上げました。」

誤字脱字に注意する

採用通知への返信は誤字脱字がないか、十分チェックしてから返信をするようにしましょう。誤字脱字があるだけで、入社後も軽微なミスをする人間と思われてしまう可能性があります。必ず送信前に誤字脱字を確認しましょう。

おすすめの確認方法は、出来上がったメールの文字を拡大し音読をするようにしましょう。目で見て発声することにより、確認の精度が向上します。さらに指でなぞりながら音読すれば誤字脱字は防げるでしょう。

また、メールの冒頭に記載する企業名や担当者名は本文中の誤字脱字より失礼に当たるため、特に注意する必要があります。

企業名は「株式会社」が前か後ろかを確認しましょう。また担当者名は「高」と「髙」などの字体に気を付けることが大事です。企業名や担当者名の誤字脱字を防ぐ方法として、相手から送られてきたメールの署名をコピー&ペーストする方法が有効です。是非試してみてください。

簡潔にまとめて読みやすいメールにする

採用通知への返信に限らず、メールは内容を簡潔にまとめて、読みやすい丁寧な文章にすることが大切です。同じ内容でも文章の書き方によって、相手からの印象が変わるからです。

特に一文が長く何を伝えたいのかが明確ではない文章は、ビジネスメールではNGです。採用担当者は就活生以外にも、様々な人と日々メールでやり取りをしています。そんな忙しい時に、一文が長い文章を読むことはストレスに感じるでしょう。

そのため採用担当者への配慮と、自分の意思をわかりやすくはっきり伝えるために一文を短くするしましょう。

一文を短くするためには、ワンセンテンス・ワンメッセージを心がけることが効果的です。つまり伝えたいことだけを一文にまとめ、後の文章で補足の説明や理由を伝えるのです。

文頭に伝えたいことを明確化することで、採用担当者は何についてその後の文章が書かれているのかを簡単に認識することができます。そのため結果的にわかりやすく伝わりやすい文章が作成できます。是非試してみてください。

またどうしても長くなってしまう場合は、読点を有効に使いましょう。ただし、むやみやたらに読点を打つと、かえって読みにくい文章になってしまいます。基本的には1つの文章を短くすることを意識しましょう。

以下の記事ではメールのマナーを場面別に分けて解説しています。併せて確認してください。

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好印象な返信メールのポイント3つ

いつ採用通知が来てもいいように今のうちから返信メールのポイントを覚えておくと安心です。返信メールを送る際ポイントが3つあります。それでは順番に見ていきましょう。

①件名:変更せず返信する

採用通知メールに返信する場合、件名は変更しません。企業から送られてきた件名のまま返信しましょう。

返信メールを送付する際には、件名を変えることがマナーのように感じられます。しかし採用担当者は就活生や取引先と、日々膨大な数のメールでやり取りをしています。そのためタイトルを変えると採用担当者がメールに気づかない可能性があるのです。「Re:」の形で件名を変更せずに返信しましょう。

例えば、「採用通知について」と企業からメールが届いた場合には件名を変更せず「Re:採用通知について」の形で返信しましょう。

また企業からのメールに返信する場合は、件名は原則変えずに使用しますが、名前と学校名は件名に入れても失礼ではありません。

件名をそのまま使用することで、メールの内容は把握しやすいです。さらに名前と学校名を付け加えることで、誰からの返信なのかを瞬時に理解できるでしょう。是非件名に名前と学校名を追記して、返信しましょう。

・件名を変更せずに返信する場合(送られてきた件名→返信の件名)

「選考の結果について」→「Re:選考の結果について」

・件名に名前と学校名を入れる場合(送られてきた件名→返信の件名)

「選考の結果について」→「選考の結果について_就活 未来_〇〇大学」

②宛名と署名:忘れずに入れる

メールの本文には手紙を書く時と同じように宛名と署名を書くことがマナーです。宛名には担当者の名前だけでなく社名・部署・役職も書くようにしましょう。また署名は自分の名前だけではなく大学名・連絡先(電話番号・メールアドレス)・住所を記入します。間違えないように、覚えておくとよいでしょう。

宛名は本文の前に書きます。署名は、一般的に本文の最後に記載することが多いです。また、件名に自分の大学名と名前を書いた場合でも、署名を記載し忘れないように注意してください。メールを書く際はルールをしっかり守るようにしましょう。

宛名の例

株式会社○○
○○部○○課
○○課長 ○○様

署名の例

***********************************

○○大学○○学部○○学科○○専攻
【名前】○○ ○○
【自宅住所】 〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○1-2
【電話番号】○○○-○○○-○○○○
【メールアドレス】○○○○@○○○○ .jp

***********************************

③本文:採用とその連絡への感謝を伝える

企業から採用の連絡をもらったら、担当者へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。書き方としては、「採用していただきありがとうございました」だけでは少し物足りないでしょう。

採用の通知が来て嬉しい気持ちも添えた文面にすると、感謝の気持ちが伝わりやすくなります。また面接のお礼や面接中などで印象に残った言葉、さらに今後の抱負などを含めた内容を入れればより印象の良いメールになります。

メールの受け取り手である採用担当者も、自分自身の想いを持って採用活動をおこなってきたはずです。内定した学生からの感謝の気持ちや、やる気溢れる内容のメールを受け取れば、きっと喜んでくれるでしょう。本文の例は下の見出しでご紹介します。是非参考にしてみてください。

返信メールの例文

ここからは採用メールの返信の例文をご紹介していきます。返信する際の参考にしてみてください。

入社する場合の返信メールでは、採用していただいた感謝の気持ちと、面接していただいたことへのお礼を伝えます。辞退する場合は、申し訳ない気持ちを丁寧に伝えつつ、メールでの連絡になったことをしっかりとお詫びするようにしましょう。

入社する際の返信メールの例文

件名:採用のお礼  ○○大学【名前】

株式会社○○
○○部○○課
○○課長 ○○様

大変お世話になっております。
貴社より内定の通知を頂戴しました○○大学○○学部の【名前】です。

この度は採用内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
また先日は私のために面接の時間をいただきましたこと、
重ねてお礼申し上げます。
採用の通知をいただき誠にうれしい気持ちでいっぱいです。

面接で「○○○○」のお話を伺い感銘受けたことを今でも覚えております。
私も○○様に教わった事を忘れず、
貴社の社員に相応しい人間となるよう今から努力していく所存でございます。

まだまだ至らない部分もあると存じますが、
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

***********************************

○○大学○○学部○○学科○○専攻
【名前】○○ ○○
【自宅住所】 〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○1-2
【電話番号】○○○-○○○-○○○○
【メールアドレス】○○○○@○○○○ .jp

***********************************

返信メールのポイントをまとめてみましょう。まず最初に宛名です。宛名は会社名や名前を一列にせずバランスを見て改行を入れましょう。

そして本文にはまず最初に伝えたいことを書きます。入社する場合は採用していただいた感謝の気持ち、そして面接していただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。

次に自身の抱負や面接中、またはその他に連絡をした際お世話になったことなど何かあれば書きましょう。そして最後に挨拶をして署名を書きます。

最も重要なことは、「文章を長くしすぎない」「わかりやすく見やすく改行・句読点を打つ」「丁寧に気持ちを伝える」です。この3つに注意をしてお礼メールを送りましょう。

辞退する際の返信メールの例文

件名:内定辞退のご連絡  ○○大学【名前】

株式会社○○
○○部○○課
○○課長 ○○様

大変お世話になっております。○○大学○○学部の【名前】です。
この度は採用の通知をいただき誠にありがとうございます。

このような光栄な通知をいただき誠に恐縮ではございますが、
一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

面接後に自分の適性などを改めて検討したところ、
他の企業への入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような結果になってしまったこと、
また貴社に大変ご迷惑おかけしてしまったことを心よりお詫び申し上げます。

本来、直接訪問しお詫び申し上げなければいけないところ、
メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

***********************************

○○大学○○学部○○学科○○専攻
【名前】○○ ○○
【自宅住所】 〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○1-2
【電話番号】○○○-○○○-○○○○
【メールアドレス】○○○○@○○○○ .jp

***********************************

辞退する場合は謙虚な態度でいることが大切です。まずは挨拶、自己紹介、そして採用通知のお礼を伝えましょう。それから辞退する旨を伝えます。次にどうして辞退するのか、そして申し訳ない気持ちを丁寧にそして簡潔に伝えましょう。

さらにメールでの連絡になったことをしっかりと詫びることも大切です。最後に相手の企業の発展をお祈りすることがビジネスマナーとなっています。辞退する場合は「丁寧に謙虚な文書で」「お礼とお詫びの気持ちを簡潔に」「末筆」の3点に注意してメールを作成するようにしましょう。

電話での採用通知の場合に返信メールは必要か

採用の連絡は書類での郵送やメールだけではなく、電話で連絡が来る場合もあります。電話で連絡がきた場合は、その場でお礼を伝えるでしょう。その場でお礼を言っているので「お礼メールは送らなくてもいいのではないか」と思う方も多いのではないでしょうか。

結論を言えば、お礼メールは送っても送らなくてもどちらでも構いません。しかし電話では、焦りや緊張からうまく伝えることができずに終わってしまうことも起こりえます。では実際どうすればいいのか詳しくご説明していきます。

その場でお礼を伝える時の例文とポイント

【電話で話すときのポイント】

  • 明るくハキハキとした声で話す
  • 姿勢を正しくする
  • 言葉遣いは丁寧に
  • 受け答えははっきりと簡潔に
  • 語尾は伸ばさない

電話で話をする場合、小さい声では何を言っているかわかりません。電話では自分の顔は見えませんが、相手が目の前にいるときのように話すことが大切です。

姿勢が悪いと自然と声が小さくなったり油断して言葉遣いが悪くなってしまうこともあります。また「えっと~」「あ~、はい」など言葉の前後に変に付け加えたり語尾を伸ばしたりするのはあまり良い印象をもたれません。

そしてお礼を言うタイミングですが、まずは相手の話をしっかり聞き、受け答えしましょう。働く意思の有無を聞かれた時には「ありがとうございます。ぜひお受けします」とまずは簡潔にお礼の一言だけにしておきましょう。

そして相手の話を全て聞き、最後に「この度は内定のご連絡いただき誠にありがとうございます。入社後は期待に応えられるよう精一杯頑張りますので、これからよろしくおねがいします。」と簡潔にお礼と意気込みを伝えるようにすると良い印象を与える事が出来るでしょう。

改めてお礼のメールを送ると好印象に

電話での採用通知であっても、改めてお礼のメールを送ると良い印象を与えることができます。電話ではうまく伝えられなかったことをしっかり伝えられるからです。またお礼メールを送る場合当日中に連絡することは大切ですが、電話をもらってすぐではなく30分から1時間程度時間を空けてから連絡するようにしましょう。

またあまりに早い返信は、テンプレートで作成したのではないかと変に誤解されてしまう恐れがあります。30分から1時間程度時間を空けることでよい文章も作りやすくなりますので、焦らず落ち着いて行動するようにしましょう。

電話での採用通知を受けた際の受け答え例文

企業: 〇〇株式会社採用担当の〇〇です。先日は最終面接お疲れさまでした。社内選考の結果、〇〇様は内定とさせていただきます。入社の意思があれば、今後のスケジュール等の詳細をメールにてご連絡いたします。

内定者:はい!ありがとうございます!是非、御社に入社したいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。御社の一員になることを自覚し、残りの学生生活を過ごしたいと思います。それでは、詳細のご連絡お待ちしております。よろしくお願いいたします。

採用の連絡が電話で来た場合にも、慌てることがないように準備しておきましょう。まずは、入社の意思があることをはっきりと伝えましょう。簡単に入社への意気込みなどを言えると好印象です。全体的に明るくハキハキと話すようにしましょう。

また、会社から口頭で連絡事項がある場合があるので、静かな場所でメモを取れるようにしましょう。外出中の場合は電話をかけ直しても問題ありません。

採用メールにお礼状で返すのはありか

採用メールが届くと当日中にお礼メールを返すのがマナーですが、企業へ感謝の気持ちを伝えるための方法はお礼メールだけではありません。お礼メール以外にもお礼状を送ることでも感謝の気持ちを伝えることはできます。

そこでここからは、採用メールに対してお礼状で返すのはマナー違反になるのかについて解説していきます。是非参考にしてみてください。

お礼状でもOK

採用メールに対して感謝の気持ちを伝えるのであれば、お礼メールだけではなくお礼状でもOKです。最も大切なのはきちんと感謝の気持ちが伝わることであり、お礼状に変えたからといって失礼にあたることはありません。またお礼状の場合は手書きで作成すれば、より感謝の気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象を与えることもできます。

そのためお礼メールよりも好印象になる場合も多いですし、お礼状は有効な手段であると言えます。お礼状の場合は内容はもちろん、郵送マナーなどにも注意しなければなりません。郵送のマナーが正しくできていないと、マイナスの印象に繋がるので注意が必要です。お礼状を送る場合は、封筒の選び方や書き方などにも気をつけましょう。

以下の記事ではお礼状の書き方について詳しく解説しています。併せて確認してみてください。

素早く伝えるために先にお礼メールを送る

採用に対してのお礼としてお礼状を送るのはOKですが、採用メールをもらえば素早くお礼をするのがマナーです。そのため、最も良いのはお礼メールを送った後にお礼状を送ることです。お礼状の場合は郵送になりますので、どれだけ素早く送ったとしても企業に到着するのは2~3日後になってしまいます。

速達を利用すれば当日か翌日中には届けることができますが、そこまでする必要はありません。まずはメールでお礼の気持ちを伝えておくのがポイントです。

お礼メールを送り、その後お礼状を送ることで感謝の気持ちは伝わりやすく好印象を与えることができます。採用メールに対してのお礼はスピードも大切ですので、先にメールでお礼をしてからお礼状を出すことを心がけましょう。

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採用通知への返信メールで好印象を与えよう

メールは人の顔や声が見えない分、文章表現に気をつけなければ気持ちが伝わりません。かといって長々と書くのもマナー違反です。簡潔に丁寧な文章を心掛けましょう。そしてメールを送る前はもちろん文章をよく確認してください。せっかくいい文章が書けても誤字があれば台無しです。またメールアドレスが間違っていてもいけません。

内定は終わりではなく始まりです。せっかくのスタートが台無しでは先が不安になってしまいます。社会人としての第一歩としてきちんとしたお礼メールを作成し、良いスタートを踏み出しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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