内定後

【採用通知への正しい返信メールの書き方を徹底解説】例文を使ってより詳しくご紹介!

採用通知には好感の持てるお礼メールで返信しよう

お礼メールはビジネスマナーだということをご存知でしたでしょうか。企業から合格の採用通知が届いたら企業の担当者にお礼の気持ちを伝えるようにしましょう。

採用通知は郵送で送られて送られて来ることも多いです。採用の通知の中に企業に提出する書類が入っており、その提出書類と一緒に手紙でお礼の気持ちを伝える方法でも構いません。しかしお礼といってもどのような事を書けばいいのかわからない人が多いのではないでしょうか。本記事では、書類ではなくメールでお礼をする方法についてご紹介していきます。

メールを返信する際の注意点

書類やメールで採用の通知が来た時、どのようにメールを返信すればいいのでしょうか。もちろんメールを送るときに注意しなければならないマナーがあります。いくら採用されたからとはいえ、相手はこれから一緒に仕事をする上司です。

しっかりとしたお礼メールを送ることで社会人としてのマナーができている人材だと好感度を上げることができます。まずはメールを返信する際、何を注意すればいいのか、マナーを覚えていきましょう。

できるだけ24時間以内に返信する

採用の連絡が届いたら、できるだけ早めにお礼メールを返信することが大事です。一般的には連絡が来た当日中に返信することが理想ですが、どうしても当日は用事などで返信できない場合でも、24時間以内に返信することがビジネスマナーです。

書類で送られてきた場合、企業側は遅くても2日以内に届くということはわかっています。そのため、例えば1週間後にお礼メールを送った場合、常識がないと思われたり時間にルーズだと認識され、印象が悪くなる可能性があります。もし24時間以内に送れなかった場合、お礼メールの文にお詫びの言葉を入れて返信しましょう。

入社または辞退の意思をはっきり伝える

企業から採用の連絡が来たけれど、「辞退したい」と思ったとき、どうやって伝えればいいのか悩む方は多いでしょう。自分が入社するか辞退するかは中途半端な受け答えではいけません。中途半端な言い方では企業側は入社するのかしないのかわからず困ってしまいます。

採用通知が来たからといって入社は強制ではありません。しかし、辞退するからといって連絡をしないことは社会人として良くない行動です。辞退する場合は早めに連絡しましょう。

また辞退する理由ははっきり言う必要はありませんが、理由によってはトラブルになる恐れもあります。「採用していただき大変ありがたいのですが、こちらの都合で誠に申し訳ありませんが辞退させていただきます」とお詫びの言葉を添え、辞退する意思をはっきり伝えるようにしましょう。

誤字脱字に注意する

採用通知への返信は誤字脱字がないか、十分チェックしてから返信をするようにしましょう。誤字脱字があるだけで、入社後も軽微なミスをする人間と思われてしまう可能性があります。チェックポイントを押さえて誤字脱字を未然に防ぎましょう。メールの誤字脱字の確認する際、黙読だけでは不十分です。出来上がったメールの文字を拡大し、音読をするようにしましょう。目で見て発声することにより、確認の精度が向上します。さらに指でなぞりながら音読すれば誤字脱字は防げるでしょう。また、メールの冒頭に記載する企業名や担当者名は本文中の誤字脱字より失礼なため、特に注意する必要があります。企業名は、「株式会社」が前か後ろかを確認しましょう。担当者名は「高」と「髙」などの字体を確認しましょう。企業名や担当者名の誤字脱字を防ぐ方法として、相手から送られてきたメールの署名をコピー&ペーストする方法が有効です。

簡潔にまとめて読みやすいメールにする

採用通知への返信に限らず、メールは簡潔にまとめて、読みやすい丁寧な文章にすることが大事です。同じ内容でも文章の書き方によって、相手からの印象が変わります。1つの文章は長くし過ぎないようにしましょう。1つの文章が長いと情報量が多くなり、本当に伝えたいことが不明確になってしまいます。どうしても長くなってしまう場合は、読点を有効に使いましょう。ただし、むやみやたらに読点を打つと、かえって読みにくい文章になってしまいます。基本的には1つの文章を短くすることを意識しましょう。また、メールは適宜改行するようにしましょう。画面上の改行されていない文章を読むのは疲れますし、本当に伝えたいことが伝わりにくくなってしまいます。1つの内容ごとに改行しましょう。

3つのポイントで好印象な返信メールを書こう

採用通知が来たらすぐに返信することが大切ですが、それではどのように返信すればよいのでしょうか。焦っておかしな文面で送ってしまってはいくら早く返信しても常識がないと思われてしまいます。

いつ採用通知が来てもいいように今のうちから返信メールのポイントを覚えておくと安心です。返信メールを送る際ポイントが3つあります。まずはこのポイントを押さえておきましょう。

ポイント①:件名はできるだけわかりやすく

件名は、お礼の返信メールだと一目見てすぐにわかるように書かなければなりません。件名とは相手にどのような内容のメールかを知らせるためのものです。相手は忙しい中たくさんメールが来ている可能性があります。企業は件名を見て仕事の優先度を決める場合があります。相手の仕事の迷惑にならないよう配慮する意味で、件名はわかりやすく書くことが大切です。

わかりやすく件名を書くポイントとして、用件を短く書く必要があります。「採用のお礼」と用件について書いてもいいですし、「内定ありがとうございます」と一言お礼を入れるのもわかりやすくて良いでしょう。辞退する場合は「採用辞退のご連絡」と件名に辞退する旨をきちんと入れるようにしましょう。

ポイント②:宛名と著名を必ず入れる

メールの本文には手紙を書く時と同じように宛名と署名を書くことがマナーとなっています。宛名には担当者の名前だけでなく社名・部署・役職も書くようにしましょう。著名は自分の名前だけではなく大学名・連絡先(電話番号・メールアドレス)・住所を書きましょう。

宛名は本文の前に書きます。著名は宛名のすぐ下に書いても構いませんが、一般的には本文の最後に署名することが多いです。また件名に自分の大学名と名前を書いた場合でも、本文に著名することを忘れないように注意してください。メールを書く際はルールをしっかり守るようにしましょう。

ポイント③:採用とその連絡への感謝を伝える

企業から採用の連絡をもらったら担当者へ感謝の気持ちを伝えることが大切です。書き方としては、「採用していただきありがとうございました」だけでは少し物足りないでしょう。

採用の通知が来て嬉しい気持ちも添えた文面にすると感謝の気持ちが伝わりやすくなります。また面接のお礼や面接中などで印象に受けた言葉、さらに今後の抱負などを含めた内容を入れればより印象の良いメールになります。

メールの受け取り手である採用担当者も、自分自身の想いを持って採用活動を行ってきたはずです。内定した学生からの感謝の気持ちや、やる気溢れる内容のメールを受け取れば、きっと喜んでくれるでしょう。

入社する際の返信メールの例文

件名:採用のお礼  ○○大学【名前】

株式会社○○
○○部○○課
○○課長 ○○様

大変お世話になっております。
貴社より内定の通知を頂戴しました○○大学○○学部の【名前】です。

この度は採用内定の通知をいただき誠にありがとうございました。
また先日は私のために面接の時間をいただきましたこと、
重ねてお礼申し上げます。
採用の通知をいただき誠にうれしい気持ちでいっぱいです。

面接で「○○○○」のお話を伺い感銘受けたことを今でも覚えております。
私も○○様に教わった事を忘れず、
貴社の社員に相応しい人間となるよう今から努力していく所存でございます。

まだまだ至らない部分もあると存じますが、
今後ともご指導のほどよろしくお願いいたします。

まずは取り急ぎメールにてお礼申し上げます。

***********************************

○○大学○○学部○○学科○○専攻
【名前】○○ ○○
【自宅住所】 〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○1-2
【電話番号】○○○-○○○-○○○○
【メールアドレス】○○○○@○○○○ .jp

***********************************

返信メールのポイントをまとめてみましょう。まず最初に宛名です。宛名は会社名や名前を一列にせずバランスを見て改行を入れましょう。

そして本文にはまず最初に伝えたいことを書きます。入社する場合は採用していただいた感謝の気持ち、そして面接していただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。次に自身の抱負や面接中、またはその他に連絡をした際お世話になったことなど何かあれば書きましょう。そして最後に挨拶をして署名を書きます。

最も重要なことは、「文章を長くしすぎない」「わかりやすく見やすく」「丁寧に気持ちを伝える」です。この3つに注意をしてお礼メールを送りましょう。

辞退する際の返信メールの例文

件名:内定辞退のご連絡  ○○大学【名前】

株式会社○○
○○部○○課
○○課長 ○○様

大変お世話になっております。○○大学○○学部の【名前】です。
この度は採用の通知をいただき誠にありがとうございます。

このような光栄な通知をいただき誠に恐縮ではございますが、
一身上の都合により辞退させていただきたくご連絡差し上げました。

面接後に自分の適性などを改めて検討したところ、
他の企業への入社を決意いたしました。

貴重なお時間を割いていただいたにもかかわらず、
このような結果になってしまったこと、
また貴社に大変ご迷惑おかけしてしまったことを心よりお詫び申し上げます。

本来、直接訪問しお詫び申し上げなければいけないところ、
メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

最後になりますが、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

***********************************

○○大学○○学部○○学科○○専攻
【名前】○○ ○○
【自宅住所】 〒○○○-○○○○
○○県○○市○○町○○1-2
【電話番号】○○○-○○○-○○○○
【メールアドレス】○○○○@○○○○ .jp

***********************************

辞退する場合は謙虚な態度でいることが大切です。まずは挨拶、自己紹介、そして採用通知のお礼を伝えましょう。それから辞退する旨を伝えます。次にどうして辞退するのか、そして申し訳ない気持ちを丁寧にそして簡潔に伝えましょう。

さらにメールでの連絡になったことをしっかりと詫びることも大切です。最後に相手の企業の発展をお祈りすることがビジネスマナーとなっています。辞退する場合は「丁寧に謙虚な文書で」「お礼とお詫びの気持ちを簡潔に」「末筆」の3点に注意してメールを作成するようにしましょう。

不採用通知へのメール返信は必要か

残念ながら不採用通知が来た時に、それでも返信をした方が良いか、それともしなくて良いか悩む就活生も多いでしょう。しなかったら失礼にあたるのではないかとついつい考えてしまう部分です。

しかし基本的に、不採用通知に対しては返信をする必要はありません。失礼にも当たりませんから出さなくても良いです。ただ、中には返信しても良いケースがあるのも忘れてはいけません。返信しなくても良いケースと、した方が良いケースをご紹介します。

一次・二次の段階であれば特に必要ない

一般的には、一次、二次の段階で不採用通知が来ても、返信をする必要はありません。不採用通知の文面の最後には「○○様の今後のご活躍をお祈り申し上げます。」と書かれています。

これは結びの言葉であり、この時点で先方とのやりとりは終わっていると考えて良いでしょう。このことから、不採用通知に対して返信はしなくてもかまわないと言えます。もちろん返信してもかまいませんし問題はありません。

しかし人事も一人一人の人間に対し丁寧に不採用通知を送ってはいないと考えてください。不採用通知に返信しても、そのことが逆転ホームランとなり採用になるという奇跡やドラマティックな展開はほとんどなく期待しない方が良いです。

採用担当にお世話になった場合は返信してもOK

不採用通知が来たとき、志望企業先相談に乗ってもらった人が居たり、会社訪問で担当してくれた人、個人的にお世話になった人が居るなら返信した方が良いでしょう。目的は感謝の気持ちを伝えることです。

他に、最終面接後で不採用通知が来た時も返信をした方が良いでしょう。一次、二次で落ちた時は逆転の可能性は低いですが、最終面接まで残ったなら、あと一歩で採用という所まで到達していたと言えます。

珍しいケースですが、企業側の事情で声をかけてもらえる可能性があります。しかし過度に期待はしない方が良いでしょう。どちらにしても個人的にお世話となった人への感謝、そして最終面接まで残ったのでしたら返信メールをしても問題ありません。

不採用通知への返信メールの例文

株式会社◯◯◯

◯◯部 ◯◯様

 

この度はご多忙の中、貴重な面接のお時間を頂き誠にありがとうございました。

選考結果につきましては誠に残念ですが、謙虚にこの結果を受け止めたいと思います

今後もこの経験を活かし、貴社と同じ業界で仕事ができますよう、就職活動に励みたいと思っております。

末筆ながら貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。

 

署名

○○ ○○

不採用通知への返信メールで、長文はNGです。読むのが大変な長文メールでは、人事担当者が「嫌がらせか?」と思うかもしれません。絶対止めた方が良いのは、自分を採用しなかったことについて恨みやつらみを延々と書き連ねることでしょう。

本気度が高ければ落胆も大きく、自分を認めてくれなかった志望企業への怒りや憎しみが湧いてしまうのも仕方ないと言えます。だからと言って恨みやつらみを書いても企業は相手にしてくれません。もちろん、脅すようなことをすれば犯罪であり、警察沙汰にもなりかねません。返信メールについては謙虚さや、面接への感謝の言葉を中心に書いていきましょう。

電話での採用通知の場合に返信メールは必要か

採用の連絡は書類での郵送やメールだけではなく、電話でくることももちろんあります。電話で連絡がきた場合、もちろんその場でお礼を伝えるでしょう。その場でお礼を言っているので「お礼メールは送らなくてもいいのではないか」と思う方も多いでしょう。

結論を言えば、お礼メールは送っても送らなくてもどちらでも構いません。しかし電話では、焦りや緊張からうまく伝えることができずに終わってしまうことも起こりえます。では実際どうすればいいのか詳しくご説明していきます。

その場でお礼を伝える時の例文とポイント

【電話で話すときのポイント】

  • 明るくハキハキとした声で話す
  • 姿勢を正しくする
  • 言葉遣いは丁寧に
  • 受け答えははっきりと簡潔に
  • 語尾は伸ばさない

電話で話をする場合、小さい声では何を言っているかわかりません。電話では自分の顔は見えませんが、相手が目の前にいるときのように話すことが大切です。姿勢が悪いと自然と声が小さくなったり油断して言葉遣いが悪くなってしまうこともあります。また「えっと~」「あ~、はい」など言葉の前後に変に付け加えたり語尾を伸ばしたりするのはあまり良い印象をもたれません。

そしてお礼を言うタイミングですが、まずは相手の話をしっかり聞き、受け答えしましょう。働く意思の有無を聞かれた時には「ありがとうございます。ぜひお受けします」とまずは簡潔にお礼の一言だけにしておきましょう。そして相手の話を全て聞き、最後に「この度は内定のご連絡いただき誠にありがとうございます。入社後は期待に応えられるよう精一杯頑張りますので、これからよろしくおねがいします。」といった感じで簡潔にお礼と意気込みを伝えるようにすると良い印象を与える事が出来るでしょう。

改めてお礼のメールを送ると好印象に

電話での採用通知であっても、改めてお礼のメールを送ると良い印象を与えることができます。電話ではうまく伝えられなかったことをしっかり伝えることが大切です。またお礼メールを送る場合、当日中に連絡することは大切ですが、電話をもらってすぐではなく、一呼吸時間をおいてから連絡するようにしましょう。

担当者は合否関係なく、他の応募者へ電話している可能性があります。メールなのであまり迷惑にはなりませんが、忙しい中、変に気を遣うせてしまうかもしれません。

またあまりに早い返信は、テンプレートで作成したのではないかと変に誤解されてしまう恐れもあります。一呼吸置くことでよい文章も作りやすくなりますので、焦らず落ち着いて行動するようにしましょう。

電話での採用通知を受けた際の受け答え例文

会社: 〇〇株式会社採用担当の〇〇です。先日は最終面接お疲れさまでした。社内選考の結果、〇〇様は内定となりました。入社の意思があれば、今後のスケジュール等の詳細をメールにてご連絡いたします。

 

内定者:はい!ありがとうございます!是非、御社に入社したいと考えておりますので、よろしくお願いいたします。御社の一員になることを自覚し、残りの学生生活を過ごしたいと思います。それでは、詳細のご連絡お待ちしております。よろしくお願いいたします。

採用の連絡が電話で来た場合にも慌てることがないように準備しておきましょう。まずは入社の意思があることをはっきりと伝えましょう。簡単に入社への意気込みなどを言えると好印象です。全体的に明るくハキハキと話すようにしましょう。また、会社から口頭で連絡事項がある場合があるので、静かな場所でメモを取れるようにしましょう。外出中の場合は電話をかけ直しても問題ありません。

採用メールにお礼状で返すのはありか

採用メールが届けば、素早くお礼メールを返すのがマナーですが、企業へ感謝の気持ちを伝えるための方法はお礼メールだけではありません。お礼メール以外にもお礼状を送ることでも感謝の気持ちを伝えることはできますし、そもそもお礼メールを送るのは採用に対しての感謝の気持ちを伝えるためです。

気持ちさえ伝われば方法は何でもいいのではないかと考える人もいますが、実際にはどうなのかを知っておく必要があります。採用メールに対してお礼状で返すのは、ありなのかなしなのかを知っておきましょう。

お礼状でもOK

採用メールに対して感謝の気持ちを伝えるのであれば、お礼メールだけではなくお礼状でもOKです。最も大切なのはきちんと感謝の気持ちが伝わることであり、お礼状に変えたからといって失礼になることはありません。またお礼状の場合は手書きで作成すれば、より感謝の気持ちが伝わりやすく、丁寧な印象を与えることもできます。

お礼メールよりも好印象になる場合も多いですし、お礼状は有効な手段であると言えます。お礼状の場合は内容はもちろん、郵送マナーなどにも注意しなければなりません。郵送のマナーが正しくできていないと、マイナスの印象に繋がるので注意が必要です。お礼状を送る場合は、封筒の選び方や書き方などにも気をつけましょう。

素早く伝えるために先にお礼メールを送る

採用に対してのお礼としてお礼状を送るのはOKですが、採用メールをもらえば素早くお礼をするのがマナーです。そのため最も良いのはお礼メールを送った後にお礼状を送ることです。お礼状の場合は郵送になりますので、どれだけ素早く送ったとしても企業に到着するのは2~3日後になってしまいます。

速達を利用すれば当日か翌日中には届けることができますが、そこまでする必要はありませんので、まずはメールでお礼の気持ちを伝えておくのがポイントです。お礼メールを送り、その後お礼状を送ることで感謝の気持ちは伝わりやすいですし、さらに好印象を与えることができます。採用メールに対してのお礼はスピードも大切ですので、先にメールでお礼をしてからお礼状を出すことを心がけましょう。

採用通知への返信メールで好印象を与えよう

  •  採用通知が来たらすぐに返信メールを送る
  •  内定、辞退共にメールは丁寧・簡潔に感謝の気持ちや抱負をきちんと伝える
  • ルールを守った本文構成でメールを作成する

お礼メールは社会に出るうえで大切なビジネスマナーです。きちんと出来るか出来ないかで、企業からの印象は大きく変化します。

しかしメールは人の顔や声が見えない分、文章表現に気をつけなければ気持ちが伝わりません。かといって長々と書くのもマナー違反です。簡潔に丁寧な文章を心掛けましょう。そしてメールを送る前はもちろん文章をよく確認してください。せっかくいい文章が書けても誤字があれば台無しです。またメールアドレスが間違っていても大変です。

内定は終わりではなく始まりです。せっかくのスタートが台無しでは先が不安になってしまいます。社会人としての第一歩としてきちんとしたお礼メールを作成し、良いスタートを踏み出しましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也 (よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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