履歴書

【履歴書をコピーで提出するのはNG?】手書きがいいとされる理由

履歴書のコピーは提出しないのが常識

「履歴書を会社ごとに書くのは面倒だな」と感じる就活生は多くいることでしょう。「一度書いてそれをコピーして提出したい」と考える人もいることでしょう。しかし、履歴書をコピーしたものは提出しないのが常識です。

なぜ履歴書のコピーは提出してはいけないのでしょうか。ここでは履歴書のコピーがNGとなる理由から履歴書の書き方、履歴書の保管方法まで、就活における履歴書のマナーを説明していきます。

誤ったマナーで作成された履歴書を提出してしまうと、採用担当者の方に良くない印象を与えてしまう恐れがあります。気づかぬうちに選考にマイナスの影響が出てしまうこともあるのです。正しいマナーで履歴書の作成を行うことの出来るよう、しっかりと学んでいきましょう。

履歴書の正しい作成方法をマスターしよう

履歴書を作成する際は、誤字脱字に気を付けること以外にも基本的なルールやマナーを守る必要があります。履歴書には細かいルールや書き方が存在するため、きちんと守られているか作成前後にチェックすることが大切です。

そこでぜひ活用したいのが「履歴書作成マニュアル」です。履歴書の書き方に悩んでいる就活生におすすめです。無料でダウンロードできるので、実際に履歴書を作成する際のお手本としても持っておいて損はありません。

コピーした履歴書を提出しない方がいい理由

「履歴書のコピーを提出するのはNG」だということは多くの就活生が知っていることでしょう。ところが、何故コピーを提出するのがNGなのかを正確に知っている人は少ないのではないでしょうか。

なぜNGなのかを理解することで、履歴書を作成する際に注意しなければならないマナーが見えてくるのです。ここからは、コピーがNGとなる理由を3つ紹介し、説明していきます。しっかりと押さえ、履歴書作成における注意点を理解しましょう。

志望動機が他社と被る

履歴書のコピーがNGとなる理由として、志望動機が他社と被ることが挙げられます。履歴書には志望動機を書く欄が必ず存在します。コピーした履歴書を使用してしまうと、同じ志望動機を別の企業にも送ることになるのです。

「どの企業にもあてはまりそうな志望動機を書いておけばいいのでは?」と考える人もいるかもしれませんが、同じ業界の企業でも、企業ごとにそれぞれカラーがあり、志望動機が企業ごとで異なるのは当然のことです。

どの企業にも当てはまりそうな志望動機を書くと、「本当に当社のことを理解しているのか」と志望度を疑われてしまうでしょう。「面倒だから」という理由でコピーを使用すると、このような点でマイナスの評価を受けてしまう可能性が高いのです。

手抜きをしたと思われる

履歴書のコピーがNGとなる理由として、手抜きをしたと思われてしまう可能性が挙げられます。コピーを使用することで自身の負担を減らすことは出来るでしょう。しかし、企業の採用担当者は「手抜きをされた」と感じてしまう可能性が高いのです。

企業の採用担当者は、自社の入社への意欲が高く、仕事に邁進してくれる人材を獲得したいと考えています。本当に入社したいと思っているのであれば、気持ちを込めて履歴書を作成するものです。履歴書の作成において、直筆で書くのを面倒だという理由でコピーを利用する就活生に企業の採用担当者は魅力を感じないでしょう。手抜きをすると、その分内定が遠のいてしまいます。面倒だからと手抜きをせずに、心を込めて作成するようにしましょう。

コンビニでのコピーは紙質を選べない

就活では何枚も履歴書を書くことになるため、節約のために市販されていた履歴書をコピーして使いたいという人もいるでしょう。しかし、市販品の履歴書を複製してしまうと商標権などを違反してしまう可能性があります。

また、ネットなどには権利フリーの履歴書などもありますが、そうしたものをコンビニなどでコピーすると紙質を選ぶことができません。普通のコピー用紙は履歴書に使うには薄いため、新卒の就活生が使う履歴書としてはふさわしくないでしょう。また、インクのずれや擦れなども発生しやすいため、公的な書類はきちんと市販品を使った方が良いといえます。

手書きの履歴書が好まれる理由

「履歴書は手書きで作成したほうがいい」ことは多くの就活生の共通認識となっています。手書きで作成するメリットは果たしてどこにあるのでしょうか。ここでは、履歴書を手書きで作成することによるメリットを2つ挙げて説明していきます。

履歴書も単なる自身の学歴を述べるだけではなく、それに合わせて自身をアピールすることが出来れば内定に近づくことが出来ます。以下の内容をしっかりと押さえ、履歴書の作成に役立てましょう。

志望企業への誠意・熱意が感じられる

履歴書において手書きが好ましいといわれる理由として、志望企業への誠意・熱意を伝えられる点が挙げられます。採用担当者は、毎年採用シーズンには数多くの履歴書を見ています。そのため「これは流して書いているな」、「これは気持ちを込めて書いてくれているな」など、文体から就活生の姿勢を読み取る能力が長けています。

熱意を込めて作成すれば、その気持ちを面接官に伝えることが出来るのです。特別に綺麗に書く必要があるわけではありません。丁寧に気持ちを込めて書くことが重要なのです。企業への熱意を伝えることの出来るよう、気持ちを込めて作成するようにしましょう。

個性や人柄があらわれる

履歴書を手書きで作成することで、個性や人柄を表現することが出来ます。履歴書は手書きであるため、全体のレイアウトなど就活生の個性や人柄を発揮できる点が多々あります。履歴書をどのようなレイアウトで作成するのか、履歴書の文字を丁寧に書いているか、などで自身の人柄を採用担当者に伝えることが出来るのです。

読みやすい字で書かれている履歴書であれば、「几帳面な性格なのかな」と採用担当者はイメージすることが出来ます。文字が詰まりすぎていたり、行間が広すぎたりしていない、読みやすいレイアウトの履歴書であれば「相手への気遣いの出来る人」だという印象を与えることが出来るのです。履歴書の作成の際には、自分の個性、人柄をしっかりとアピールできるよう、書き方にも気を配るようにしましょう。

Web履歴書が求められる場合もある

履歴書は手書きがいいと考える企業もありますが、もちろんWeb履歴書の提出を求める企業もあります。近年はメールではなくチャットを活用する企業も増え、取引の簡略化が進んでいるといえるでしょう。企業側はWeb履歴書を就活生に求めることで、Web上でいつでも履歴書を確認することができます。

就活生にとっても、履歴書を書く手間が省けます。手書きの履歴書は郵送が必要になる場合も多いため、そうした郵送の手間も省けるのです。ITなどの業界に関わらず、Web履歴書に対して前向きな企業も多くあります。企業の社風や履歴書の書き方に注意して上手に取り入れることが大切です。

提出した履歴書はコピーして保管すべき

履歴書を提出する際には、コピーを保管しておくことが賢明です。「コピーは提出するのがNGなのに何のためにコピーを保管するのか」と考える人もいることでしょう。

たしかにコピーを提出することは上述の通りの理由でNGです。しかし、提出は出来ないですが、さまざまな点において役立てることが出来るのです。以下、履歴書のコピーを保管しておくメリットについて解説していきます。これらのポイントを押さえて、効率よく就職活動を進められるようにしましょう。

面接時に話す内容が矛盾しないようにするため

履歴書のコピーを保管しておく理由として、面接時に話す内容が矛盾しないようにすることが挙げられます。面接の準備を進める中で、「志望動機を履歴書では何て書いたんだっけ?」と忘れてしまうことがあります。

もちろん面接において、履歴書と全く同じことを話す必要があるわけではありません。しかし、履歴書に書いた内容と矛盾が生じてしまうことは問題です。ここで矛盾が生じてしまうと、「本心はどちらにあるんだ?」と疑われてしまい、最悪の場合、面接での発言全てを疑われてしまう恐れもあるのです。

面接の直前になって「履歴書に何を書いたか思い出せない」と慌ててしまい、落ち着かなくなってしまうことを防ぐためにも、作成した履歴書はコピーを行い、保管しておくことが重要なのです。

新たに履歴書を作成するときに迷わずに済む

履歴書のコピーを保管しておくメリットとして、新たな履歴書を作成するときに迷わずに済むことが挙げられます。初めて履歴書を作成した際、「趣味って何を書けばよいのだろう?」、「学歴の欄に書く入学、卒業年度は和暦でいうと何年だっけ?」など、多くの点で四苦八苦しながら、かなりの時間をかけて作成した人も多いでしょう。

履歴書を書くことに初めから慣れている就活生はいません。初めての作成の際に四苦八苦してしまうことは当然のことなのです。しかし、慣れるまで毎回同じように四苦八苦しながら書くのは非効率です。四苦八苦しながら作成した履歴書のコピーを手元に保管しておくことで、それを参考にしながら作成を進めることが可能になるのです。

履歴書をコピーしたものは保管しておこう

ここまで見てきたように、履歴書のコピーを企業に提出するのは、かえって内定を遠ざけてしまう行為であり、避けたほうが賢明なことです。しかし一方で、履歴書のコピーを保管しておくことは、就職活動を効率的に進めるにあたって重要なポイントとなります。

SPIの勉強から自己PRの作成、志望動機のブラッシュアップなど、就活はやらなければならないことがたくさんあります。その中でさまざまな企業の面接を受けていくことになるので、効率よく進めなければ時間が足りなくなってしまうでしょう。履歴書作成で迷う時間を少しでも省くことの出来るよう、作成した履歴書のコピーを手元に置いておき、ここで学んだ知識を活かして作成を進めるようにしましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

記事についてのお問い合わせ