履歴書をPDFで提出する時の作り方｜メールで送信する方法も紹介

PDFなどデータで履歴書の提出を求める企業も多い

最近では、紙媒体での書類管理を行わない、いわゆるペーパーレスの企業も増えてきています。というのも、紙の書類はかさばるので保管するのに場所をとってしまいます。

また、きちんと整理しないと、あるいは整理していても目的の書類がなかなか見つからないといったデメリットがあるのです。それに比べて、データ管理だと「資料室」のような物理的なスペースが不要となり、必要なデータの検索も簡単にでき、非常に効率よく仕事が進むようになります。

そういった企業では、当然ですが応募者の履歴書もデータで管理するため、PDFのようなデータ形式での履歴書の提出が求められるのです。では、データで履歴書の提出を求められた場合どうすればよいのか、詳しく見ていきましょう。

履歴書のダウンロードができるサイト

マイナビでダウンロードできる履歴書、マイナビジョブ20’sは、フォーマットの履歴書とJIS規格の履歴書の２種類がダウンロードできるようになっています。2つの違いは、JIS規格は一般的に使われている履歴書なので学歴や資格の他に自己PRや志望動機などの一般的な必要項目が記入できるタイプです。

マイナビジョブ20’s独自の履歴書は、記入できる項目は同じですが自己PR・特技・趣味の項目が単独でスペースが広く取られているため、JIS規格の方では書ききれない自分のアピールポイントが記入できます。自分自身のエピソードを深く掘り下げて企業にアピールできる履歴書を作ることが可能です。

履歴書Doでダウンロードできる履歴書は一般的なJIS規格のタイプと、学生が就職活動やアルバイトでの応募の際にも使用できるタイプがダウンロードできるようになっています。学生向けの履歴書は得意科目・専攻科目・趣味・特技、クラブやスポーツなどのサークル活動、自己PRの4つがバランスよく取られていて、学校内での活動や得意な科目などに対して強くアピールできる履歴書です。

本人の希望の欄には必ず連絡の取れる時間帯や、企業が複数の職種を募集している際には自分の希望している職種を記入するようにして、もし記入することが無い場合も特に無しとは書かず、貴社の規定に準じますと一言添えるようにして空欄にすることは絶対に避けましょう。

アピールしたい項目の記入欄が広いものを選ぶ

履歴書は市販のものもサイトからダウンロードするタイプのものでも、自分がどのような立場であり、どこをアピールしたいのかによって使い分ける必要があります。例えば就活生が学生であれば、職歴はほとんどの人はない状態ですので、それ以外の得意な分野や趣味、志望動機、自己PRの欄が広くとってある履歴書が望ましいです。

学生時代の勉学や、活動で頑張った事、部活動やアルバイトに関してなどが存分にPR出来ます。また、今まで就職や将来のために資格取得に力を注いできた人は、資格欄が広く多めにとってあるものを選択しましょう。以前の職場で会社に貢献してきた事や賞を頂いたことなどを強調していきたい場合は、職歴の欄が多くとってあるものがいいです。

オススメはJIS規格

各サイトで様々な独自の規格のものがダウンロードできるようになっていますが、一番にオススメするのは一般的なJIS規格です。企業の方から履歴書の規格を指定されていなければインターネットからダウンロードしたものを使用しても構わないと思いますが、やはりJIS規格が一般的に標準とされているためJIS規格を使用したほうが無難だと言えます。

ただ、自分がどうしてもここだけは企業にアピールしたいポイントが書ききることができないようであれば他の規格を使用したほうがいいですが、企業の方から履歴書はJIS規格という指定があった場合には必ずJIS規格のものを使用しましょう。

国家基準に準拠して作られている

JIS規格とは「Japanese Industrial Standards」の略で、日本工業規格という日本国家で定められている標準規格のことで、一つの製品ごとに対して一定の標準として形を定めて差が出ないようにしているものです。一般的にコンビニエンスストアなどで売られている市販のものは、この規格に従って作られているもので、サイズはB4サイズやA3サイズ、A4サイズなど様々なタイプのものがあります。

記入する項目は規格により定められていて、氏名・性別・生年月日・満年齢、住所・電話番号・メールアドレス・連絡先・学歴・職歴資格・免許志望の動機・本人の希望・自己PRなどの項目が定められて作られています。

PDFでの履歴書の作成手順

PDF形式で履歴書を提出するよう求められた場合、パソコンで履歴書を作成するのがおすすめです。日本にある多くの企業では「履歴書は手書きで書くもの」という意見は根強いですが、絶対ではありません。

履歴書の提出をデータで求めてくるほ、どペーパーレス化や効率化の進んだ企業であるなら、パソコンで作成した履歴書は簡単に受け入れられるでしょう。ここでは、パソコンで作成した履歴書を電子メールで送るまでの流れを説明していきます。

①履歴書の形式をダウンロード・記入

まずは履歴書の形式、いわゆるフォーマットをダウンロードしましょう。手元に紙媒体の履歴書しかないからと言って、WordやExcelなどでお手製の履歴書を作成する必要はありません。

WordやExcelの表・罫線などを駆使して履歴書を再現するというのは、それはそれですごいのですが、わざわざそんな面倒なことをしなくても大丈夫です。インターネットで検索すれば、いくつかのサイトで無料ダウンロードができます。ここで注意してほしいのは、ダウンロードするのは「Word」か「Excel」形式の履歴書をダウンロードすることです。PDFはあくまでも提出する時の形式です。

白紙の履歴書をPDF形式でダウンロードしても、専用のソフトを使わなければパソコンでは編集できません。パソコンで履歴書の内容を入力する場合は、WordかExcelのファイルをダウンロードして入力しましょう。

②写真屋で証明写真のデータをもらう

履歴書で使う写真を撮る際、スピード写真を利用される方も多くいると思いますが、写真スタジオで撮影した場合はお願いするとCD-Rに保存したデータを受け取ることができます。パソコンで履歴書を作る際にパソコンに取り込んで使用することができるのでとても便利です。

さらに表情や姿勢についてのアドバイスをもらえ、印象もよく見えるように肌の色などの補正もお願いできます。スピード写真機より金額など少し高くなってしまいますが、メリットの方が多いので写真スタジオでの撮影はおすすめです。

証明写真のサイズについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 【証明写真の正しいサイズとは】間違えた時の対処法も紹介

印刷後に写真を貼る方法もある

写真屋で写真を撮影する時間がない人や、近場のスピード写真などでさっと撮影を済ませたい人もいるでしょう。スピード写真のメリットは、写真館などと比べると安価で、かつスピーディに撮影ができること、そして近場で撮影ができることです。近所のコンビニやスーパーの入り口付近、あるいは大学敷地内にもスピード写真の撮影機はあるため、手軽ですぐに写真が手に入る便利さは魅力です。

スピード写真で撮影した写真を使いたい場合は、写真以外の欄をパソコンで完成させた履歴書を印刷し、それに写真を貼り付けるという方法もあります。こうすることで、印刷するプリンターやインク、用紙の質などで写真の画質や発色が損なわれる心配がないというメリットもあります。

③ファイル名には日付と氏名を明記

企業の採用担当者には、あなた以外の応募者から多数のメールやファイルが送られていきます。採用担当者が管理しやすくなるようにファイル名には、一目で内容がわかるように名前と送信日を記入するようにしましょう。

さらに履歴書に記入した志望動機等の内容は、企業ごとに覚えておく必要があるので、自分自身で内容を見直したりする際にも送信した日付などでわかりやすく管理しておくと次の段階の準備も効率良く進める事ができます。

④データにパスワードを設定する

メールなどで履歴書のPDFデータ等を送信する際はファイルに必ずパスワードを設定してください。履歴書の内容は自分自身の個人情報になり、相手先のメールアドレスを間違えて全く無関係の第三者のメールアドレスに送ってしまった場合、パスワードを設定してない状態で送ってしまうと中身が簡単に閲覧されてしまう危険性があります。

必ずPDFファイルにはパスワードを設定しましょう。パスワードを設定していない状態で送信することで、採用担当者にデータの取扱い方が雑な、ITリテラシーの低い学生という印象を持たれないように、ファイル添付したメールとは別にパスワードを明記したものを送るようにしましょう。

PDFの履歴書をメールで送る方法

履歴書をPDF形式に変換するところまで完成したらすぐに企業に送信したいところですが、メールで送信する際にもしっかりとビジネスマナーを守って送ることが重要です。

採用担当者が管理しやすいような件名や内容はもちろんですが、挨拶の文面も忘れずに記入しないといけません。上記でも説明いたしましたが、履歴書の個人情報のセキュリティーの観点からパスワード付きのPDFを添付したメールだと安全です。

件名は目的と氏名を入れて簡潔に

面接官に履歴書が届いたという事をいち早く理解してもらうために、メールの内容は要件を簡潔にして、具体的に書くようにすることが重要です。企業には数多くの就活生からのメールが送られてくるため、長々とした挨拶よりも一番に伝えなければいけないことを文章にして担当者が管理しやすくなるようにしましょう。

履歴書を送信する時のメール例文

メールの文面を複雑にしてしまうと、採用担当者に面倒と思われることもあるのでこの例文のように簡潔に書きましょう。文面の流れとしては、宛先→自分自身の情報→挨拶→要件→締めの挨拶という流れがシンプルでわかりやすく、さらに段落ごとに改行を入れてスペースを作ることでスッキリと読みやすくなります。

添付したファイルにパスワードを設定している場合には「添付したファイルにはパスワードを設定しておりますので、後ほど別のメールにて送信致します」などのその旨を伝える文面も必ず追加するようにしてください。

署名を忘れずにいれる

上記のように企業に送付する文面を作り終えたら、最後は忘れずに自分の署名と連絡先のメールアドレス、電話番号など必ず記入しましょう。文中の名乗る箇所で名前は書いていたとしても、最後の署名は必ず入れてから送信するように心がけましょう。

そして、これらの署名やアドレスなどの決まった内容のものは、メールの設定機能を使用してテンプレートを作成しておくと間違えなく入力する事が出来ますし、入れ忘れも防ぐことが出来ます。

せっかく丁寧に作成した履歴書やメールの本文だとしても、一体誰からの連絡なのかがわからなくなってしまうと、受け取った企業側も困惑してしまいますし、手間を掛けてしまうことになりかねません。最後の最後までしっかりとメールマナーを守り、応募完了としていきたいものです。

署名の作成方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

• 【就活メールの署名の書き方】設定方法の解説とテンプレート集

誤字脱字に注意する

メールを全て書き終えた後で、今一度内容の確認と誤字脱字がないかどうかも確認しましょう。メール機能にスペルチェック機能が付いている場合は、活用するのがおすすめです。宛先企業のメールアドレス、担当者のいる部署名、役職名、担当者名、そして会社名と株式会社などの位置と付け忘れがないかも再度確認してみましょう。

もし間違った内容を送ってしまったり、アドレスが違っていて他の人にメールが届いてしまうと、自分の個人情報だけではなく相手企業の情報も同時に漏れてしまうことになります。誤送信は、実際会社に入ってかも神経を尖らして気を付けなければならない大切なことです。

今からミスが出ていては、採用者側にも悪いイメージを与えてしまうかもしれません。誤字脱字も同じ理由から最大限避けたいものですので、十分注意してメールをするように心がけましょう。

手書きの履歴書をスキャンしてデータで送る方法もある

応募先の企業から履歴書について特に指定されなかった場合には、手書きで記入した履歴書をスキャンして応募することも一つの手だと言えます。相手に自分の熱意をしっかり伝えたい時に使用すると、相手にも丁寧な印象を残しやすいです。

ただし、手書きの履歴書をスキャンする際に必ず気をつけなければいけない点が書類の方向がまっすぐを向いていているか、記入した文字や顔写真が鮮明に映し出されているのか細かく確認しないといけません。

応募する企業によっては、パソコンで作る方が有利なこともありますので、相手先の企業の業種やどういう人間を欲しがっているのか特性をしっかり調べ、どちらの作成方法が有利なのか選択するといいでしょう。

手書きだと修正できずやり直しになる

履歴書を手書きしたことのある人ならわかると思いますが、手書きの欠点は「修正ができないこと」です。履歴書で修正液や修正テープの使用はご法度であるため、誤字や脱字などがあればその時点で全て書き直しになってしまいます。

1枚の履歴書のために、何度も書き直して時間も用紙も無駄にしてしまうこともしばしばあります。それだけ手間と熱意をかけた書類とも言えますが、デメリットの方が大きいと感じる人は多いでしょう。それに比べて、データの履歴書であれば何度でも入力のし直しができます。

さすがに提出した後には修正できませんが、提出するまでならパソコン上で何度でも書き直しができ、推敲を重ねられるのがパソコン作成の大きなメリットといえます。

PDFで作成した履歴書を印刷する際はA3用紙にする

パソコンで作成した履歴書を印刷して提出したい場合は、A3サイズで印刷しましょう。履歴書で使われるA3というのは、A3サイズの用紙を二つ折りにするタイプの履歴書で、A版やA4と呼ばれることもあります。

最近では、多くの書類がA4サイズで管理されているので、A版の規格に合わせた方が企業側も管理しやすいです。そのため、作成した履歴書を印刷する際には印刷サイズをA３に指定し、A3サイズの用紙に印刷して、二つに折って提出するようにしましょう。A4用紙２枚やA4両面で印刷してしまうと、バラバラになったり見づらかったりするため、やはりA3サイズが最善といえます。

履歴書のサイズについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。

• 履歴書はA4を使うべき？就活生が迷いやすいサイズについて解説

プリンターがない場合はコンビニで印刷する

一般的な家庭用プリンターでは、A３サイズは印刷できないことが多いです。また、一人暮らしの学生だとプリンターを持っていない人もいるでしょう。そんなときは、大学やコンビニのプリンターが使えます。

大学には、レポートの印刷や資料のコピー用に業務用の印刷機が置いてあることが多く、現金や電子マネー支払いで利用できます。そしてコンビニにも業務用の印刷機があり、コピーだけでなくプリンターやFAXとしても使えます。大学もコンビニも、USBメモリにPDF化した履歴書のデータを入れて接続すれば印刷ができるため、非常に便利です。

このとき、モノクロ印刷にすると写真までモノクロで印刷されてしまいます。写真をデータで取り込んですでに貼り付けてある場合は、フルカラー印刷を選ぶように注意しましょう。

履歴書をPDFで送る際は書式のダウンロードから始める

志望企業から履歴書をデータで送るよう求められたら、まずは無料サイトで書式のダウンロードをしましょう。

一度履歴書の書式をダウンロードしておけば、次に受ける企業がデータ提出でも紙媒体提出でも、何度も使うことができます。ExcelやWord、PowerPointなどの表機能を駆使して自作するのは、手間がかかる上にミスのもとになるため、あまりお勧めはできません。

できる限り余計な手間を省いて、就活や学業にしっかりと時間を割けるようにしましょう。パソコンでの履歴書作成にはじまり、提出時の注意点やメールマナーに至るまで、社会人としてのスキルやビジネスマナーはもうすでに試されているといえます。「社会人になってから教わろう」ではなく「社会人になる前に学ぼう」という姿勢でいましょう。

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