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就活中の不在着信は折り返すべきなのか
就活では企業から電話がかかってくることも多いですが、場合によっては不在着信に対して折り返しの電話をかけなければならないこともあります。しかしここで悩むのが、「不在着信に対して折り返すべきなのか」です。不在着信が入っているシチュエーションもさまざまであり、ただ着信の履歴だけが残っている場合もあれば、留守電などに伝言が入っている場合もあります。
留守電がなければ折り返しの必要があり、留守電が入っていれば折り返しの必要はないのではないかと考える人は多いですが、実際にどうしていいかわからない場合も多いでしょう。就活中の不在着信には折り返すべきなのか、その対処法なども知って、就活を上手に進めていきましょう。
就活中の不在着信へは折り返し電話をしよう
大前提として、就活中の不在着信へは折り返し電話をするようにしましょう。企業から電話がかかってきているということは、何かしらの用事があるはずであり、折り返し電話をして用件を聞かなければなりません。
企業は他の学生にも連絡をしなければならない場合が多く、再度電話をかけるのが難しいこともありますので、就活生から折り返すのがマナーです。しかしすべての場合で折り返しが必要はわけではありません。場合によっては折り返しが必要ない場合もあるので、それも覚えておきましょう。
留守番電話に「折り返し不要」と入っていた場合
不在着信があった場合は留守番電話に何らかのメッセージが残されていることがほとんどですが、留守番電話に「折り返し不要」と入っていた場合は折り返しは不要です。折り返しはしなくて良いですが、メールアドレスを知っている場合はメールを一本入れておくと好印象になります。折り返し不要の場合は本当に連絡が必要なく、折り返しの電話をすることで担当者に時間をかけさせてしまい、かえって迷惑になることもあります。
メールであれば担当者の手を止めることはありませんし、留守番電話を確認したことも伝わりますので好印象です。用件さえ理解していれば問題はありませんが、確認した旨をメールしておくことで丁寧さをアピールできますので、メールを入れるようにしましょう。
留守番電話に「再度電話します」と入っていた場合
留守番電話に「再度電話します」と入っていた場合は、自分から折り返し電話をする方が印象が良いです。忙しくて電話をする時間がなく、再度かかってきた電話に出たとしても印象が悪くなることはありませんが、好印象を与えるためには自分から折り返した方が無難です。また企業から再度電話がある場合は、2回目は確実に出なければなりませんし、2回目も連絡がつかないと印象が悪くなってしまうでしょう。
自分から折り返せば連絡がつかない印象を与えることもありませんし、企業に対しての優先度の高さも伝わり好印象です。再度電話すると留守番電話に入っている場合は、連絡しなければならない用件が残っていますので、自分から折り返して用件を聞きましょう。
不在着信のみでメッセージが無かった場合
企業によってはメッセージを残さない場合もあります。メッセージが残されていない場合であっても、折り返し連絡をするようにすると相手の印象もよくなるのですぐに連絡をしましょう。企業側から連絡してくるということは、少なくとも用事があるということであり、最終的に連絡をする必要があります。お互いの手間を省くという意味でも、折り返し連絡するということは効率的です。自分から折り返さなければほぼ確実に再度かかってくるので、もう一度かかってきた際はお詫びの言葉を入れつつ出るようにしましょう。
場合によっては、企業以外の電話番号から連絡があることがあります。これは会社支給の携帯からかけている可能性があるので、就活中は見慣れない電話番号にも折り返すのが望ましいです。
メールも確認しておく
企業から不在着信があった場合は、留守電だけではなくメールやSMSなども確認しておきましょう。留守電にメッセージが残っていない場合は、メールやSMSにメッセージが残されている場合もありますし、それも確認してから折り返すことが大切です。内容によっては折り返し電話が不要な場合もありますし、早とちりして折り返しの電話をすることで、企業に迷惑がかかる可能性もあります。
不在着信があれば必ずしも折り返すのが正しいとは限りませんので、まずは留守電以外の方法で企業からのメッセージがきていないかを確認しておくことが大切です。メッセージを確認せずに折り返すことで、注意が足りていないと思われ、印象が悪くなることもありますので注意しましょう。
留守番電話の設定をしていなかった場合
就活中はいつ企業から電話がかかってくるかわかりませんし、留守番設定は必須です。企業からの電話は一度で取ることがベストですが、説明会や選考などで電話に出れないことも多いです。出られない場合でも留守番設定をしておけば対処できますので、企業からの印象も良くなります。
万が一留守番設定をしていない、あるいはし忘れていた場合は、着信番号を調べるなどして、必要であれば折り返しの電話をしましょう。就活中は企業から電話がかかってくることも多いですし、知らない番号からの着信は企業からである可能性が高いです。知らない番号でも直近に企業とのやり取りがあればかけ直すべきです。知らないからといって無視するのは絶対にNGですので、必ずかけ直すようにしましょう。
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不在着信への折り返し電話の3つのポイント
不在着信があっても留守番電話に折り返し不要とメッセージがあれば折り返しの必要はありません。しかし、それ以外の場合は折り返し電話をしなければなりません。折り返し電話をするときには3つのポイントがありますので、それらを知っておきましょう。
電話はただ折り返せばいいのではなく、注意点を守って電話をすることが大切です。ポイントが守れていないと相手に失礼になってしまったり、印象が悪くなる可能性もありますので充分に注意しましょう。
①静かな環境で電話をする
不在着信へ折り返しの電話をする場合は、静かな環境で電話をするようにしましょう。不在着信に気がつけばできるだけ早く折り返すことが大切ではありますが、電話をする場所は選ばなければなりません。雑踏の中や居酒屋などがやがやしていて、お互いの声が聞き取りにくい環境で電話をするのは失礼です。
街中であれば一本路地に入ったり、店の中に居る場合は、店から出て電話をするなど、できるだけ静かな環境を探して電話をする必要があります。周囲の騒音は電話越しでも意外と聴こえていますし、うるさい場所で電話をしているとなれば「マナーが身に付いていない」と印象が悪くなってしまいます。電話内容を聞き逃してしまう可能性もありますので、折り返し電話は静かな場所でしましょう。
②メモを取る準備をする
不在着信に折り返し電話をする場合は、メモを取る準備をすることもポイントです。電話の内容を聞き逃すことがないように、メモを取り相手が話す内容を復唱できるようにしておきましょう。電話で話している内容は会話をしているうちはいいですが、電話を切った途端に何の話をしていたのかわからなくなってしまうことはよくあります。
電話の内容を忘れてしまったからといって、再度電話をかけるのは失礼ですし、マナー違反です。電話の内容は一度で聞き取り、間違いのないように覚える必要がありますので、メモの用意は必須です。連絡ミスを起こさないためにも、些細なことでもしっかりとメモをして、必ず復唱しながら内容を確認しておきましょう。
③折り返す時間帯は11〜16時頃
不在着信に気がつけば、早めに折り返し電話をすることが大切ですが、最も良いのは11〜16時頃の時間帯で折り返すことです。折り返しの電話は早ければそれだけでいいのではなく、忙しい時間帯は避けて連絡することが大切です。企業で最も忙しい時間帯は始業と終業の間近であり、この時間帯は業務に追われて電話に出ることが難しい場合もあります。
ゆっくりと話すことができませんし、担当者が動き回っていて連絡がつかない場合も多いので、業務が落ち着いている日中の時間帯に連絡することが大切です。始業と終業時間を避ければ落ち着いて電話ができますし、担当者にもつながりやすくなります。企業を気遣い、忙しい時間帯は避けて折り返しの電話をしましょう。
折り返すタイミングについて、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。
電話をしたときに話す内容
不在着信に折り返しの電話すれば、用件は何かを聞かなければなりませんが、いきなり用件を聞くのは失礼にあたります。電話の仕方にもさまざまなマナーがありますし、あいさつなどをしてから本題に移らなければなりません。
またいきなり用件を尋ねても、企業側でも何の電話か判別がつかず、混乱を招いてしまう可能性もあります。余計な混乱を招かず、スムーズに連絡がを取るためにも、折り返しの電話をする場合は事前に話す内容を考えておきましょう。
自己紹介をする
折り返しの電話をすれば、まずは自己紹介をしましょう。電話がつながれば必ず名前、大学名などを伝え、誰からの連絡であるかを伝える必要があります。企業には毎日たくさんの電話がかかってきますし、取引のある相手以外にも、新規で電話がかかってくることも多いです。電話では声しかわかりませんし、声だけで誰かを判別することは困難です。
また就活生全員を覚えているわけでもありませんので、自己紹介をして就活生であることを伝える必要があります。自己紹介をせずに本題に移ろうとするのは失礼ですし、場合によってはイタズラ電話として対処される可能性もあるでしょう。企業に不信感を与えないためにも、最初に必ず自己紹介をして身元を明かしましょう。
不在着信があり折り返している旨を伝える
自己紹介をすれば、不在着信があり折り返している旨を伝えましょう。学生が企業に連絡する理由はさまざまであり、折り返し以外でも学生から電話がかかってくる場合もあります。ただ学生から電話がかかってきただけでは用件が分かりませんので、折り返している旨を伝えて担当者につなげてもらいましょう。
企業内ではそれぞれが仕事を抱えていますし、部署などが違えばお互いの仕事内容については詳細まで把握していない場合も多いです。同じ部署であってもそれぞれが抱えている仕事の詳細を知らない場合もありますので、必ず留守番電話に連絡のあった担当者に直接つないでもらう必要があります。担当者が席を外している場合は、どれくらいで戻るかを聞き、再度電話しましょう。
電話に出られなかった旨を謝罪する
担当者につながったら第一に電話に出られなかったことを謝罪することが大切です。就活中は忙しいですし、着信に気がつかなかったり、他の企業の選考を受けているなど電話に出らないこともあります。電話に出られなくても仕方のない状況も多いですし、電話に出られないこと自体が悪い印象を与えることはありません。
しかし折り返しの電話をかける場合は、電話に出られなかったことを謝罪するのがマナーであり、謝罪をしておくことで丁寧さをアピールすることができます。丁寧に対応することで企業に対する真剣度も伝わりますし、マナーが身に付いていることも伝わります。自己紹介、折り返しである旨、電話に出られなかった謝罪を伝えてから用件に移りましょう。
自分からかけた場合は自分で電話を切るのがマナー
電話でのやり取りが終われば電話を切りますが、自分から切るのはマナー違反であると考えている人は多いです。確かに電話のマナーとしては、相手が切るまで待つというものもありますが、これは相手からかかってきた場合のみ適用されるものです。自分からかけた場合は相手が切るのを待つのではなく、自分から切るのがマナーですので、間違えないようにしましょう。
自分からかけたにも関わらず、相手に電話を切らせてしまうと、企業に手間をかけさせることになります。細かいポイントではありますが、見ている人は見ていますので、細部まで注意することが大切です。電話を切る場合も用件が終わってすぐに切るのではなく、ある程度余韻を持たせてから切るようにしましょう。
留守電に切り替わったら必ずメッセージを残す
時間帯を選んで電話をしていたとしても、企業では突然忙しくなることもありますし、電話に出られないこともあります。電話をかけてもなかなかつながらない場合は、留守番電話に切り替わりますが、このとき必ずメッセージを残すようにしましょう。留守電にメッセージを残すのに慣れていない人も多く、切ってしまう人も多いですがこれはNGです。
企業では発信者番号が通知され、記録されていることもありますし、誰がかけてきたのか確認できる場合もあります。留守電だからと切ってしまうと印象が悪くなりますので、必ずメッセージを残さなければなりません。留守電には大学名と氏名、折り返しの電話であること、用件などを簡潔に残し、再度電話することもメッセージに入れておきましょう。
正しいマナーを守っていれば、すぐに電話に出れなくても大丈夫
企業からの電話にすぐに出れず、不在着信になってしまうと、担当者からの心象が悪くなってしまうのでは…と不安になるかもしれません。しかし、人事も、就活生が忙しいのは十分承知しています。
正しいマナーを守って、丁寧に折返しの電話をかけましょう。正しいマナーで電話を書けられれば、逆に好印象を与えるチャンスでもあります。
不在着信への折り返し電話の例文
いつもお世話になっております。○○大学経済学部の○○（名前）と申します。人事部の○○様よりお電話を頂いており、折り返しご連絡を致しました。○○様はいらっしゃいますでしょうか？
はい、〇〇です。
お忙しいところ失礼致します。○○大学経済学部の○○（名前）です。先ほどお電話を頂いておりましたが、出られず申し訳ございませんでした。
不在着信に折り返す場合は、まずはあいさつをし、自己紹介をします。企業へのあいさつは「いつもお世話になっております」などです。大学名や氏名を伝えて、折り返し電話であることを伝えて担当者につないでもらいます。
担当者につながれば再度あいさつをしてから、電話に出られなかった謝罪をしましょう。担当者につないでもらった場合は、「いつもお世話になっております」ではなく「お忙しいところ失礼致します」などの方が、より丁寧さをアピールできます。
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担当者が不在だと言われた場合の例文
自分が折り返した際に採用担当者が在中していれば、相手の用件を聞くだけです。話の内容をしっかりと聞いて把握すれば、無難に折り返しの電話を終えることができます。しかし、採用担当者がいなければこちらが話を進めていく必要があります。
しっかりと受け答えができないと、企業の人の手を煩わせてしまいます。採用担当者につないでほしいという旨を伝えた結果、不在ですといわれても動揺せずにしっかりと対応できるようにしておきましょう。
例文①：いつ戻るか教えてもらった場合
申し訳ありません、◯◯は現在席を外しております。
それでは◯◯様はいつごろお戻りでしょうか。
おそらく本日の××時ごろになると思います。
わかりました、教えてくださりありがとうございます。それではその時間に改めて連絡させていただきます。本日はお忙しいところ、時間を割いていただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
いつ戻るか聞いたあと、その時間あたりに連絡する旨を伝えましょう。確認をするという意味で、「××時頃に改めて連絡します」と伝えても問題ありません。要件を確認したあとは、しっかりと相手に時間を割いてくれたことにお礼を述べて、折り返しの連絡を終えましょう。
例文②：こちらから連絡するといわれた場合
申し訳ありません、◯◯は現在席を外しております。
それでは◯◯様はいつごろ戻られるかお分かりになりますでしょうか。
おそらく本日の××時ごろになると思います。〇〇が戻り次第、改めてご連絡させていただきます。
ありがとうございます。ですがお手数をおかけしますので、その時間にこちらから改めて連絡させていただきます。本日はお忙しいところ、時間を割いていただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
相手が連絡するといっても厚意に甘えず、こちらから折り返し連絡するようにしましょう。ただこちらがかけ直すという答えに対し、相手がこちらから連絡しますという返答であれば、相手の都合もあるので担当者からの連絡を待つといいでしょう。
例文③：いつ戻るか分からない場合
申し訳ありません、◯◯は現在席を外しております。
それでは◯◯様はいつごろ戻られるかお分かりになりますでしょうか。
申し訳ありません、把握しておりません。〇〇が戻り次第、改めてこちらからご連絡させていただきます。
ありがとうございます。ですがお手数をおかけしますので、こちらから改めて連絡させていただきます。本日はお忙しいところ、時間を割いていただきありがとうございました。それでは失礼いたします。
いつ戻るかわからない場合は、基本的に向こうから折り返しをする旨の返事をもらいます。もし午前に連絡をもらった場合は時間を空けてこちらから再度連絡してみるといいでしょう。再度連絡する際には、時間帯に気をつけてください。
誰からの連絡か不安ならネットで検索してみる
就活期間に携帯にかかってくる電話は、基本的に企業からの連絡であることが多いですが、就活とは関係のない電話がかかってくる場合もあります。不在着信の記録があって、どこから連絡があったのかわからず不安があるのであれば、不在着信のあった番号にかけなおす前にネットで番号を検索にかけてみましょう。
企業の電話番号であれば基本的にヒットしますし、迷惑電話の類であっても基本的にヒットします。検索してもヒットしない見知らぬ番号だった場合は、担当者の携帯である可能性が高いです。もし担当者の名刺をもらっているのであれば、かけ直す前に名刺の番号を確認するのも手段の一つです。しかし、会社支給の携帯を使用している場合、名刺の番号と異なる場合もあるので気をつけてください。
就活中の不在着信は折り返し電話をした方が安心
就活中は企業と電話でやりとりをすることも多いですし、忙しく動き回っているため一度で出られないことも多いです。不在着信があり、留守番電話に折り返し不要のメッセージが入っていない限り、基本的には折り返し電話をしましょう。折り返しの電話をしておけば、万が一にも連絡ミスが起こることはありませんし、少しでもリスクを減らすことができ安心することができます。
また企業から再度連絡を待つのではなく、折り返し電話をすることで好印象が与えられる場合も多いため、就活を有利に進めるためにも折り返し電話は必須です。企業からの電話はなるべく一度で出ることが大切ですが、出られず不在着信がある場合は、積極的に折り返すようにしましょう。
電話への対応方法について、こちらの記事でもさらに詳しく解説しています。