就活のマナー

【企業からの電話への対応方法】不在着信に折り返す際のポイント

企業からの電話は最初は誰でも緊張するもの

就活では企業と電話でやり取りをする機会も多く、企業からの電話に緊張してしまう人も多いです。しかし多くの就活生は企業からの電話に対して緊張していますし、最初は誰でも緊張しますので、それほど深く気にする必要はありません。何の緊張もせずに適当に電話に出てしまうよりも、緊張感を持って電話に出る方が良いですし、緊張している方が真剣さが伝わる場合もあります。

緊張すること自体は問題はありませんが、緊張によって何らかのミスをしてしまわないよう注意が必要です。緊張によってミスをしてしまい、場合によってはそれがマイナスの印象につながってしまうこともあります。企業からの電話の上手な対処法を知っておき、電話にも緊張せずに出られるようにしましょう。

企業からの電話への対応方法

企業からの電話に緊張せずに対処するためには、電話に対してどのように対応すればいいのか、その方法を知っておきましょう。企業からの電話はプライベートの電話とは違って、対応方法にも充分に気をつけなければなりません。友達と電話をしているつもりで対応してしまうと失礼にあたることも多いですし、それがマイナスの評価になってしまう可能性があります。まずは電話の正しい対応方法を知り、企業からの電話にも上手に対応していきましょう。

落ち着いて電話できる環境を整える

企業から電話がかかってくれば、落ち着いて電話できる環境を整えることが大切です。普段の電話の何倍も緊張してしまうため、静かな環境へ移動したり、すぐにメモがとれるよう準備をしておきましょう。企業から電話がかかってくれば、すぐに出なければならないと感じ、焦って通話ボタンを押してしまう人は多いですが、これが緊張してしまう原因でもあります。

何の準備も整っていないのにいきなり電話に出てしまうと、対応が後手に回ってしまい、しなければならないことばかりを考え、焦ってしまいます。電話がかかってくればまずは深呼吸して、準備を整えてから電話に出ることが大切です。焦ったまま電話に出ると、緊張のあまり何を話していたかわからなくもなりますので、まずは落ち着くことを意識しましょう。

第一声は明るく

就活では印象が大切であり、それは電話でも同じです。電話でも最初の印象が大切ですので、第一声を明るくするという点を意識しておきましょう。電話に出た時の声が小さいと暗い印象を与えてしまいますのでNGです。ハキハキと答えて明るい印象を与えるのが大切であり、できるだけ大きく明瞭な声を出す必要があります。

企業から電話がかかってきれば緊張してしまいますし、緊張が原因で暗い声になってしまう人は多いので注意しなければなりません。電話の場合は相手の顔が見えませんし、声の調子だけで印象は大きく違ってしまいます。暗い声だと不機嫌に思われてしまう可能性もあり印象が良くありませんので、明るい声を出して好印象を与えていきましょう。

完璧でなくてもいいので敬語で話す

企業からの電話には、完璧でなくてもいいので敬語で話すことを心がけましょう。電話での対応も選考の評価の参考とされることは多く、言葉遣いがきちんとできていなければ、マイナスの評価になってしまう可能性があります。また電話のやり取りの中で適切な敬語を使う以外にも、電話に出るまで時間がかかった場合などは「お待たせいたしました」などの気遣いが添えられるとよいです。

敬語だけを使っていれば電話のやり取りは完璧なわけではなく、細かいところに気遣いの気持ちを見せることも大切です。電話口で相手の声が聞き取りにくいのでれば、「電波の状況が良くないようなのですが」など細かい点もしっかりと丁寧に対応することを心がけましょう。

言われたことはすべてメモを取る

企業からの電話では緊張してしまい、話すことで精いっぱいになることも多いですが、言われたことはすべてメモを取るようにしましょう。企業から電話がかかってくるのは、学生に対して何か伝えたいことがあるからです。用もなく連絡することはありませんし、電話で連絡する場合は緊急性が高かったり、重要度が高いことである可能性も高いです。

せっかく電話で上手に対応しても、内容を忘れてしまっては意味がないので、必ずメモをとっておく必要があります。メモを取っておらず、用件がわからなかったからといって、再度折り返しては企業に手間をかけますし、印象も良くありません。一度の連絡でスムーズにやり取りができるように、細かい点までしっかりとメモを取りましょう。

相手が切るのを待つ

一連のやりとりをメモして、相手の要件が終われば電話を切りますが、このとき自分から切らないようにしなければなりません。企業からの電話を自分が先に切ってしまうと失礼にあたる場合が多く、マイナスの印象を与えてしまう可能性があります。また要件が終わってすぐに電話を切ってしまうと、早く切りたい、電話を面倒に思っているなどの印象を与えてしまいます。

態度が悪いと評価される可能性もありますので、相手が電話を切るまで待つことが大切です。要件が終わり、締めの挨拶をしてからも通話終了のボタンは押さずにそのまま待ちましょう。数秒待てば企業から切りますので、相手が切るまではきちんと待ち、電話が切れたのを確認してからしまいましょう。

電話の受け方例

学生:  もしもし。○○大学の○○です。

人事: ○○株式会社人事部の○○です。面接の件でお電話いたしました。ただいまお時間よろしいでしょうか

学生:  いつもお世話になっています。問題ないです

人事: 選考の結果、○○さんにはぜひ二次面接に進んでいただきたいと考えております。○日○時からのご都合はよろしいでしょうか。

学生:  はい。○日の○時より面接ですね。承知いたしました。

人事: 場所は△△の2階です。◯日○時に受付までお越しください。

学生:  承知致しました。△△の2階ですね。当日はよろしくお願いします。お電話いただきありがとうございました。失礼します。

企業からの電話を受ける場合は、きちんと自己紹介をしておくのも大切です。企業側では誰に発信しているかはわかっていますが、万が一にも番号を間違えている可能性もありますし、担当者が名乗ればそれに続いて自分も名乗るようにしましょう。このときただ名乗るだけではなく、「いつもお世話になっております」などのあいさつを含めることも大切です。

これはビジネスマンの間で使用されるあいさつであり、これができるかどうかで評価は大きく変わります。相手の要件を聞いている間もしっかりとあいづちを打ち、しっかり聞いているというアピールが大切です。要件が終われば最後に必ず復唱し、「当日はよろしくお願いします」など簡単にあいさつをして相手が電話を切るのを待ちましょう。

電話に出れなかった場合の対応

就活は他の企業の説明会や面接を受けるなどで、企業からの電話にすぐに出られないこともあります。電話に出られなかった場合は、そのままにしておくのではなく、後ほど折り返しの電話をかけることが大切です。留守電が残っていれば、それを聞いて次の指示を待ち、留守電がなければ速やかに折り返しの電話をかけましょう。

また折り返しの電話をかける前に、そもそも何の用件で電話をかけてきたのかを、ある程度想像しておくことが大切です。企業からの電話がかかってくる理由に心当たりがある場合は、必要なものを用意してから折り返しの電話をかけるのがマナーです。とりあえず折り返しの電話をかけたものの、話が全く進まないのでは意味がありませんので、必ず心当たりを確認してから電話しましょう。

企業からの電話に折り返す際のポイント

企業からの電話がかかってきて、それに出られなければ折り返しの電話をかけることが大切ですが、折り返しの電話にもいくつかポイントがあります。「とにかく折り返さなければ」と、焦って連絡をしても上手な対応ができない場合もありますので、しっかりとポイントを踏まえて電話をすることが大切です。折り返しの電話も当然選考の評価の対象になっていますので、一挙手一投足に注意しなければなりません。ポイントを知って、折り返しの電話でも好印象を与えていきましょう。

できるだけ早く折り返す

企業からの電話に出られず、折り返しての電話をかける場合は、できるだけ早く折り返すことが大切です。気づいたら折り返す、もしくは企業の営業時間内を狙って折り返すようにしましょう。気づいたときが営業時間内であれば、すぐに折り返し、用件を確認することが大切です。営業時間外であれば電話に出られないことも多いので、翌朝一番などで電話をかけるようにしましょう。

ビジネスでは常に時間を意識して行動しなければならず、何事も素早く、迅速におこなわなければなりません。連絡一つとっても早いことが好まれますし、折り返しの電話が早いことで、企業への優先度の高さを伝えることができます。素早い折り返しが志望度の高さのアピールにもなりますので、可能な限りすぐに電話しましょう。

電話をもらっていた旨を伝える

不在着信に気づけば素早く折り返しの電話をすべきですが、折り返し電話をする場合は連絡をもらっていた旨を伝えるのが大切です。最初に電話をもらっていたものの、出られなかった旨を伝えておけば話が伝わりやすくなり、やりとりをスムーズに進められます。このとき何時頃電話をもらっていたのかを伝えることが大切であり、留守電にメッセージが吹き込まれていた場合はその旨も伝えておきましょう。

何時ごろに誰から何の要件で電話があったと伝えれば、企業側でも取り次ぎがしやすくなります。電話をもらっていたことを伝えないとやりとりに時間がかかってしまいますし、企業にも迷惑がかかりますので、電話があったことは必ず伝えるようにしましょう。

電話に出られなかったことの謝罪も忘れずに

折り返しの電話をする場合には、できるだけ素早く、そして電話に出られなかったことの謝罪も忘れずにすることが大切です。就活をしていればどうしても出られないこともありますが、謝罪しておくのがマナーです。謝罪もなしにいきなり本題に入ってしまうと、非常識な印象を与えてしまいますので、注意しなければなりません。折り返しで電話に出られなかったことを謝罪しておけば、より丁寧な対応にもなりますし、印象も良くなります。

電話に出られないことがマイナスの印象を与えることはありませんが、それでも一発で電話に出られるに越したことはありません。すべての電話に一発で出られれば印象も良いですが、そうでない場合でも謝罪を付け加えることで印象を良くすることはできます。

企業からの電話に折り返す際の例文

学生:  お忙しいところ恐れ入ります。◯◯大学の◯◯と申します。さきほど◯◯様からお電話をいただいたので、折り返させていただきました。△△課の◯◯様をお願いできますでしょうか。

人事: お電話代わりました。◯◯です。

学生:  お忙しいところ恐れ入ります。さきほどお電話いただいた、◯◯大学の◯◯と申します。さきほどはお電話ありがとうございました。ただいまお時間よろしいでしょうか。

人事: 大丈夫です

学生:  ありがとうございます。

上記は、企業からの電話に出られなかった場合や、留守電に折り返すときの会話例です。挨拶をして大学名と名前を名乗ったら、電話をもらっていたので折り返したということを相手に伝えましょう。担当へ代わってもらったあとにも、もう一度大学名と名前を名乗ります。また、電話をしてくれたことに対してお礼を述べるようにしましょう。

企業からの電話は無視しない

企業からの連絡手段としては、電話以外にもメールなどが挙げられますが、あえて電話ですることにはさまざまな意味があります。より早く確実に情報を伝えたい場合であれば電話をしますし、その場で返答を求めたい場合も電話で連絡をします。電話での連絡は重要度が高い場合も多いので、無視せずに必ず出なければなりません。また企業によっては非通知で電話をかけてくる場合もありますので、就活中は、非通知でも出るべきです。

非通知の場合は折り返しの電話をかけることができませんし、一度で出れなければ連絡がスムーズにいかないことも多いです。就活中は非通知や知らない番号であっても必ず出るようにし、いつ企業から電話があってもいいように準備しておきましょう。

就活マナーの基本を知っておこう

就活では、守らなければならないマナーが数多く存在します。電話をする際にも気を付けるべきポイントがいくつかありますので、事前に知っておかなければなりません。電話対応がうまくできないと、社会人としての振る舞いができていないと評価されてしまいます。

就活の未来では、就活マナーマニュアルを公開しています。無料の資料となっていますので、
就活マナーマニュアルを参考にしてしっかりとした電話応対のマナーを身に着けておきましょう。服装・面接についてのマナーを知っておきたい人にもおすすめです。

企業からの電話には数をこなして慣れていこう!

就活では企業から電話がかかってくることが多く、電話の対応に苦手意識を持つ人は多いです。しかし誰でも最初は緊張するものですし、緊張したとしても失礼のないように丁寧に対応していれば問題はありません。大切なのは丁寧に対応すること、そして電話の内容を忘れないことです。最初のうちは最低限のマナーを守り、しっかりとメモを取ることができていれば、それで問題はありません。

最初から上手に対応できる人はいませんし、慣れるためにはとにかく数をこなすことが大切です。最初は緊張する電話も数をこなして慣れてくれば、緊張せずに対応することができます。電話の対応はいずれ慣れるものですので、しっかりとポイントを踏まえ、企業からの電話にも恐れずに対応していきましょう。

監修者プロフィール

ソーシャルリクルーティングのプロフィール画像
吉川 智也
(よしかわ・ともや)
1988年北海道生まれ。大学卒業後、2010年に株式会社マイナビに入社、2011年に新人賞金賞を受賞。IT・小売・外食などサービス業界の企業を中心に、300社以上の採用活動を支援してきた経験をもとに、各大学のエントリーシート・履歴書などの就活講座の講師も務め、年間3,000名以上に対して講演を実施。
現在はポート株式会社で、キャリアアドバイザーグループの責任者として、年間約5,000名の学生の就活相談に乗り、さまざまな企業への内定に導いている。

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