【二次面接のメール返信】書き方のポイントを例文付きで解説

二次面接前後のメールは採用に近づくため重要

就活を成功させるためには、二次面接前後に送るメールを工夫することが大切です。就活ではさまざまなものが評価の対象として見られており、面接中だけではなく、面接以外での企業とのやりとりも評価されています。企業とはメールでやりとりをする機会も多いですが、そのメールのマナーなども見られています。そのため、正しいメールマナーを身に付けておくことが大切です。

二次面接は就活の中でも最も通過することが難しい面接であり、ここで不合格になってしまう人は多いです。二次面接を通過することで採用に向けて大きく前進することができるため、しっかりと対策を進めておく必要があります。企業とのメールのやりとりで好印象を与え、難関の二次面接を通過していきましょう。

面接日程のメールには基本的に返信する

一次面接が終わると、面接の合否結果や二次面接への案内、日程調整等の連絡が企業から届きます。電話で連絡が来ることが多いですが、企業によってはメールにて連絡が来ることもあります。

企業からメールが届いたら、基本的には返信をしなければなりません。返信がなければ、企業側も次の選考の日程を決めることができません。また、そもそも応募者が次の選考に進む意思があるのかどうかさえ判断できなくなってしまいます。

せっかく一次面接を通過することができても、メールの返信をしない応募者は、企業に迷惑をかけ印象が悪くなってしまいます。面接の不合格の連絡、いわゆる「お祈りメール」以外の連絡には返信をするようにしましょう。

面接日程への返信のポイント

二次面接を有利に進めるためには、面接前のメールのやりとりから工夫をしておく必要があります。面接の前には、企業から面接日程のメールが送られてきますが、これに対しても上手に返信することで好印象を与えることができます。面接開始前に好印象を与えておけば、面接本番でも高評価を獲得しやすくなりますし、選考を有利に進めることが可能です。返信の仕方一つで印象は大きく変わります。面接日程メールの返信にも注意を払い、好印象を与えていきましょう。

日時は確認のため繰り返して記入する

面接日程のメールに返信する場合は、日時は確認のため繰り返して記入することが大切です。企業によって面接日程メールの内容は違い、複数の選択肢から希望日を選んで返信する場合もあれば、企業から事前に日程が指定されて送られてくる場合もあります。複数から選ぶときはもちろん希望する日時を記入する必要がありますが、企業から指定されている場合も確認のために日時と場所を記入することが大切です。

日時と場所をしっかりと記入しておくことで連絡ミスを防ぐことができ、面接の日時を間違えることがありません。また繰り返し記入し確認しておくことで、丁寧な印象を与えることができますし、細かい気遣いまでできると好印象が与えられる場合もあります。

指定日に参加できない場合は可能な日時を提案

企業から面接の日程が指定されている場合は、スケジュールが合わなければ参加することはできません。しかし日程が合わないからといって、すぐに参加を諦めてしまうのは非常にもったいないため、指定日に参加できない場合は可能な日時を提案しましょう。指定日に参加できない場合は、参加できない理由を伝えて、参加可能な日時を複数提示することが大切です。

理由によっては企業も別日程を検討してくれる場合もありますし、面接が受けられる可能性も高まります。また参加可能な日時を自分から提示しなければやりとりに時間がかかりますし、企業にも手間をかけさせてしまうでしょう。参加可能な予定日は少なくとも3つは候補を提示し、最後にお詫びも添えておくようにしましょう。

メールに返信するときのマナー

企業からメールが送られてくれば、それに対して返信する必要がありますが、メールの返信にはさまざまな注意点があります。特に何も考えずに漠然とメールを返信しているだけだとマイナスの印象を与えてしまう可能性があるため、注意しなければなりません。

メールには送信時だけではなく、返信のマナーもありますし、それが守れているかどうかで評価は大きく変わります。メール返信時の注意点を正しく理解して、マイナス評価とならないようにしましょう。

24時間以内に返信する

企業からメールで連絡がきたら、すぐに返信をしなければなりません。遅くとも、受け取った24時間以内には返信をするようにしましょう。

就活時期、企業は多くの応募者と面接をおこなわなければなりません。メールの返信が遅れてしまえば、企業は面接の予定を立てづらくなり、それだけ迷惑を被ることになります。また、返信があまりにも遅いと、採用担当者は志望度が低いのではないかと疑うでしょう。なぜなら、志望度が高い企業へは、優先して返信をするだろうと考えるためです。

もし、日程調整がすぐにできない状況にあるのであれば、その旨をしっかりと伝えたうえで「〇日までの返信でもよろしいでしょうか」と連絡するようにしましょう。返信が遅れる場合は、何らかのアクションを起こさなければなりません。

件名は変えない

就活中のメールは件名にも注意が必要であり、件名は本文の内容を簡潔にまとめたものをつけることが大切です。件名がついていないと何のメールか分かりませんし、企業でもチェックに手間がかかってしまいます。内容をまとめた件名をつけて送ることで、企業でも管理がしやすくなります。しかし、これは自分からメールを送信する場合のみです。

自分から送信する場合は件名を設定する必要がありますが、企業からのメールに返信する場合は件名は変えないようにしましょう。件名を変えてしまうと、何のやりとりなのか分からなくなってしまうため、件名はそのまま使用することが大切です。どんなメールでも企業からのものは、履歴のある件名で返信するようにしましょう。

相手の本文は残す

メールソフトの多くは、受信したメールに返信をすると、相手のメールの本文が引用される設定になっています。この相手の本文は、削除しないように注意しましょう。

就活生の中には、何気なく相手の本文を削除してしまう人もいますが、ビジネスシーンでは残したままでやり取りをします。相手の本文を残しておくことで、それまでのやりとりの内容をすぐに確認でき、過去のメールを見返す手間を省くことができます。

特に、企業は多くの就活生とメールで連絡を取り合っています。それまでのやりとりが残っていないと、何の用件で連絡を取ったのかをわざわざ確認しなければなりません。お互いの手間を省くために、引用された相手の本文は削除しないようにしましょう。

本文の形式は「宛先→挨拶→本文→締め→署名」

企業からのメールの返信は簡潔でわかりやすいメールにすることが大切です。本文の形式は「宛先→あいさつ→本文→締め→署名」となります。最初に宛先を記し、誰宛てのメールであるのかを明確にします。次にあいさつをして、自身の身分を明かしてから本文に移りましょう。宛先やあいさつを飛ばしていきなり本文に入ってしまうのはマナー違反のため、注意してください。

本文では伝えたいことを簡潔にまとめることが大切です。回りくどく書かずに、シンプルで簡単に書くようにしてください。本文が終わればあいさつの言葉などで締めとし、最後に署名をつけます。署名はビジネスメールには必要なものです。大学名、学部学科名、氏名、連絡先などを記した署名を作成しておきましょう。

二次面接後はお礼メールを送ろう

二次面接を通過するためには、面接終了後にお礼メールを送っておくことも大切です。お礼メールは面接のお礼を記したものであり、必須ではありませんが、送ることで好印象を与えることができます。

お礼メールを送ることでプラスに働くことも多いです。しかし、ただ送ればいいわけではなく、注意点を守って送ることが大切です。注意点を守らずにお礼メールを送ってもプラスの評価が得られず、意味がない場合もあります。注意点を守って評価されるお礼メールを送りましょう。

送るタイミングは当日か翌日の午前中

お礼メールは面接終了後にできるだけ早く送ることが大切です。送るタイミングは面接終了後の当日か翌日の午前中までです。当日中に送ることができれば、さらに印象がよいですが、難しい場合は翌日の朝一で送るようにしましょう。素早くお礼メールを送ることで、企業に対しての優先度の高さをアピールすることができますが、早く送るべき理由はそれだけではありません。

お礼メールは合否が決定する前に素早く送らなければ、意味がなくなってしまうため注意が必要です。合否が決定してからお礼メールを送っても、結果が覆ることはありません。お礼メールは少しでも合格に近づけるためのものです。合否の判断材料となるうちに素早く送るようにしましょう。

テンプレート通りはNG

メールには基本的なマナーがあり、テンプレートがあるため、それを使用することで効率よくメールを作成することができます。就活中はミスを減らすためにもテンプレートのメールを使用することが多いですが、お礼メールはテンプレート通りはNGです。お礼メールであっても基本的なマナーは守らなければなりませんが、それ以外の部分は自由に記入することができます。

テンプレート通りにお礼の気持ちを伝えても、事務的なメールと処理されるだけで好印象を与えることはできません。お礼メールは面接で伝えられなかったことや、自分の熱意を付け加えることで、好印象を与えることができます。テンプレート通りではなく、自分の言葉で自分の気持ちを含めて作成しましょう。

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参考にしたいメールの例文

就活中は企業とメールのやりとりをする機会も多いですが、どのように返信していいのか分からず困っている人も多いです。企業からのメールに返信しようと思っても、なかなか送るべき内容が思い浮かばず、メールの作成に時間がかかっている人も少なくありません。

就活ではメールの作成以外にもしなければならないことはたくさんありますし、メールに時間をかけすぎると、就活をスムーズに進めることができなくなります。返信メールの例文を参考にして、企業からのメールにも素早く返信していきましょう。

例文①指定の日時で問題ない場合

日時決めのメールでは、まずは宛先を明記し、あいさつと自己紹介をしてから本文へと移ります。本文に移る前に、面接合格のお礼などを伝えておくと好印象を与えることができます。本文ではいつ、どこでおこなわれる面接に参加したいのかを明確に伝えることが大切です。

同じ日時、別の場所で面接がおこなわれる可能性もあります。面接場所も記しておきましょう。日時を指定すれば、当日に向けての意気込みを記すことで、好印象を与えることができます。最後は忘れず署名を付けましょう。

例文②指定の日に参加できないため日程調整をする場合

指定された日に参加できない場合は、その旨を伝えたうえで、参加可能な日程を提示するようにしましょう。提示する日程は、複数の候補を挙げなければなりません。それにより、採用担当者は再度日程調整をしやすくなります。幅広い日時を提案することがマナーといえます。

また、最後にお詫びの文を入れるようにしましょう。採用担当者も、忙しい中で日程調整をおこなっています。そのため、お詫びの一言があるかないかでも、応募者への印象が変わってきます。

例文③候補日を挙げるように言われた場合

企業側から、希望の日時を提示するようにいわれる場合もあります。その際は、複数の候補日を挙げるようにしましょう。また、できる限り幅広い日時を提案することで、採用担当者もスムーズに日程調整をすることができます。少なくとも3つ以上の候補日を提示するとよいでしょう。

また、企業とのスケジュールが合わない可能性も考え、再度日程調整が可能であることを伝えるようにしましょう。最後に相手を気遣う一言をいれると、より印象のよいメールになります。

例文④お礼メール

お礼メールを送る場合も、基本的な文章の形式は変わりません。宛先、あいさつと進んでから本文へと移りましょう。お礼メールは難しく考える必要はなく、自分が感じたままにお礼の気持ちを述べることが大切です。

テンプレート通りではなく、自分の言葉でお礼を伝えることで、より気持ちを伝えることができます。単にお礼を伝えるだけではなく、面接中に何が気になったか、印象深かったことは何かなどを伝え、具体的に感謝の気持ちを述べていきましょう。

二次面接のメールはマナーを守って採用に繋げよう

多くの就活生にとって二次面接は難関となることが多く、なかなか突破できずに悩んでいる人は多いです。二次面接は内定が目前に迫っていることが多く、一次面接よりも評価の基準などが厳しくなる場合も多いです。しっかりと対策をしておかなければ通過することはできません。念入りに準備を進めておく必要があります。

面接の対策を進めることも大切ですが、それだけではなく企業との面接前後のメールのやりとりも工夫することが大切です。メールマナーが守れているかも評価のポイントであり、正しいメールマナーが身に付いていることで、選考を有利に進めることができます。メールマナーは細部まで見られています。細かい部分もしっかり注意を払い、完璧なメールで二次面接の通過を目指しましょう。

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