【内定承諾書にお礼状は必要なのか】書き方のポイントや例文をご紹介

内定承諾書とは

内定承諾書を企業に返送するときに、お礼状が必要なのか悩む人は多いです。内定承諾書は内定契約を受け入れることを示す書類であり、企業に提出することで内定が決定したことになります。内定承諾書の提出の方法は企業によってさまざまですが、企業から郵送で届いたものを返送することが多いです。

返送する際にはさまざまなマナーが必要になりますが、内定承諾書を送る場合はお礼状を送るべきかどうかが重要になります。お礼状は必須ではないため、同封していないからといって内定が取り消されるものではありません。お礼状を同封する必要性があるかを知っていきましょう。

内定承諾書にお礼状の添付は必要なのか

内定承諾書を提出する際、お礼状の同封はマストではありませんが、熱意を感じて好感度がアップすることは確かです。企業とは就職後に長く関わることになりますし、入社後の仕事をスムーズに進めるためにも、少しでも印象をよくしておいた方がいいでしょう。ルールで決められているわけではありませんが、これからお世話になる挨拶の意味も込めて書いておくことがおすすめです。

内定承諾書に同封するお礼状の書き方ポイント

内定承諾書を返送するときにお礼状は必須ではありませんが、送ることで好感度を上げられるため、できれば送っておきましょう。お礼状は感謝の気持ちを伝えるものなので、内容は自由に書くことができますが、最低限の形式やマナーは決まっています。書き方のポイントを正しく理解しておくことで感謝の気持ちが伝わり、好印象を与えやすくなります。

お礼状は手書きが基本

お礼状を作成する場合、手書きが基本です。パソコンで作成するよりも、手書きの方が丁寧な印象を与えることができます。手書きで作成するのは手間がかかりますが、その分熱意も伝わり好感度はさらに上がります。しかし、手書きで書くのがどうしても苦手ならパソコンで作成しても構いません。

パソコン作成が必ずしも悪いわけではなく、お礼の気持ちも伝わるでしょう。ただ、より気持ちを伝えたいのであれば、手書きがおすすめです。たとえ字が汚くても丁寧に書いていれば気持ちは伝わるため、お礼状は可能な限り手書きで作成しましょう。

シンプルな便箋を用意

お礼状は企業に宛てるものなので、フォーマルさを意識したシンプルな便箋を用意しましょう。キャラクターデザインや、色や柄が派手なものは就活で使用するお礼状としては不向きです。お礼状は内容がよければいいわけではなく、どのような用紙に記してあるかも大切です。

基本的に無地の便箋を選びましょう。手書きをする場合の筆記用具はボールペンでOKです。筆ペンなどで書いてもいいですが、苦手な場合は無理せずボールペンを使用しましょう。便箋が汚れ内容に丁寧に扱うことが大切です。

挨拶から感謝の気持ちなどを書く

お礼状の内容は企業に感謝の気持ちが伝わればいいので自由度が高いですが、基本的な形式は決まっているため注意しましょう。お礼状の基本的な形式としては、拝啓から始まり、挨拶・感謝＆今後の抱負・結び・名前・宛名などになります。

お礼状は手紙の形式を守って書く必要があるため、最初は拝啓、最後は敬具で締めることが大切です。また、時候の挨拶が必要ですが、文言は時期によって変わります。お礼状を送る時期によって書くべき言葉が変わるため注意が必要です。

本文では感謝の気持ちを伝えるだけではなく、入社後の抱負なども書いておきましょう。お礼を伝えるだけではなく、入社後のやる気の高さを示すことでさらに好印象を与えることができます。

内定承諾書に同封するお礼状の例文

お礼状の内容に困っている人は多いです。お礼状は最低限の形式については決められているものの、内容は自由に決めることができます。書きやすくもありますが、内容が決まっていないことで難しく感じる人も多いです。お礼状は自分の正直な気持ちを述べることが大切ですが、難しい場合は例文を参考にお礼状を作成していきましょう。

例文①

例文①では、猛暑の候という時候のあいさつが使用されています。猛暑の候は7月に使用する挨拶です。7月以外にお礼状を送る場合は、別の挨拶を使用しましょう。お礼状は感謝の気持ちを伝えることが大切なので、文中では重ねてお礼を伝えてください。

挨拶後に内定のお礼を言い、さらに締めのあいさつの前にも感謝の気持ちを伝えておきましょう。お礼を伝えるだけではなく、今後の抱負を伝えることも大切です。例文のように「今後も精進を続ける」など、就職に向けて努力する旨を伝えましょう。

例文②

例文②では、残暑の候が時候のあいさつとして使用されています。これは8月の挨拶です。あいさつ文の後は基本的な構成は同じで、感謝の気持ちを伝え、今後の抱負を伝えていきます。

残された学生生活を目一杯楽しむことも抱負のひとつなので、お礼状で伝えても問題はありません。4月から企業でお世話になる旨を伝え、入社に向けての意欲の高さを伝えることが大切です。敬具と締めた後は日時を記入しますが、これは作成時ではなく、ポスト投函時の日時になるため間違えないようにしましょう。

内定承諾書を郵送するときのマナー

内定承諾書を企業へ郵送する場合は、注意点があります。内定承諾書は、あなたが社会人になるための手続きの一環として企業に提出するものなので、それにふさわしいマナーを理解して郵送しましょう。これまでエントリーシートや履歴書などを郵送した経験があるかもしれませんが、内定が決まったからといって油断してはいけません。ここからは、内定承諾書を郵送するときのマナーについてご紹介していきます。

白い封筒を使用する

内定承諾書を郵送するときのマナー1つ目は、白い封筒を使用することです。封筒には白の他に茶色もありますが、茶色は主に事務的な書類を送付するときに使われます。内定承諾書などの、企業に入社の意思を伝える大切な書類の郵送にはふさわしくありません。

また、書類を折らずに郵送できるサイズの封筒を選びましょう。一般的に目にすることの多い長封筒は、何度も折りたたむことで折れ線がついてしまい不向きです。内定承諾書にかかわらず、正式な書類を送付する際は白色で折りたたまずに入るサイズの封筒を使用するよう心がけてください。

封筒の表に「内定承諾書在中」と書く

マナー2点目は、封筒の表に「内定承諾書在中」と書くことです。企業には日々多くの郵送物が届きます。それらすべてに優先順位をつけて開封、処理するのは大変手間がかかる作業であり、届いた順に処理されることが通常です。担当者が不在、多忙などの理由により長期間放置される郵送物もあるため、内定承諾書を郵送する際は大切な書類が入っていることを知らせるためにも「内定承諾書在中」と記入しておきましょう。

書き方は、封筒表面の左端下部に、朱色のボールペンで記入します。さらに周囲を四角で囲えば、さらに重要な書類であることをアピールできます。郵便物を受け取った人は大切な書類であると認識してくれますし、担当者は優先的に開封してくれるでしょう。

書類をクリアファイルに入れる

マナーの3つ目は、書類をクリアファイルに入れることです。内定承諾書、お礼状、封筒はすべて紙製なので雨に濡れたり折れ曲がってしまったりすることもあります。不可抗力であったとしても印象が悪くなってしまうこともあり、場合によっては書類の効力を失ってしまうことにもなりかねません。

プラステック製のクリアファイルで保護することでこのリスクを回避できるだけでなく、入社の意思を示す大切な書類を大切に扱うという一種の入社意欲のアピールにもつながります。しかし、現状はほとんどの就活生がクリアファイルに入れて内定承諾書を郵送しているため、クリアファイルに入れずに郵送すると配慮に欠けるというイメージを与える危険性があると考えたほうがいいでしょう。

内定承諾書はお礼状を添えてなるべく早く返送しよう

企業から内定をもらえば、内定承諾書が送られてきます。それにサインをして返送することで内定が確定するため、返送しようかどうか悩む人は多いです。内定承諾書の返送とともに悩むことが多いのがお礼状です。

お礼状は必須ではありませんが、同封しておくことで好印象を与えることができるため、可能な限り同封しましょう。内定承諾書の返送には悩んでしまうことも多いですが、返送は早めにおこなうことが大切です。

返送が遅いと企業に迷惑をかけてしまいますし、お礼状を同封しても感謝の気持ちが伝わりづらくなってしまう場合もあります。好印象を与えるためにも、内定承諾書はお礼状を添えてなるべく早く返送しましょう。

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